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Una oficina es un espacio donde los empleados de una organización realizan trabajos administrativos para apoyar y lograr los diversos objetivos de la organización. La palabra "cargo" también puede denotar un puesto dentro de una organización con deberes específicos asociados (ver funcionario o funcionario ); este último es un uso anterior, ya que "oficina" originalmente se refería al lugar del deber. En su forma adjetiva , el término "oficina" puede referirse a tareas relacionadas con el negocio . En derecho , una empresa u organización tiene oficinas en cualquier lugar donde tenga presencia oficial, incluso si esa presencia consiste en un silo de almacenamiento , por ejemplo, en lugar de un establecimiento más tradicional con escritorio y silla . Una oficina también es un fenómeno arquitectónico y de diseño , que incluye oficinas pequeñas, como un banco en la esquina de una pequeña empresa o una habitación en la casa de alguien (ver oficina pequeña/oficina en casa ), pisos enteros de edificios y edificios enormes dedicados enteramente a una sola empresa. En términos modernos, una oficina suele ser el lugar donde los trabajadores administrativos desempeñan sus funciones.
En la antigüedad clásica , las oficinas solían formar parte de un complejo palaciego o de un gran templo. En la Alta Edad Media (1000-1300), la cancillería medieval actuaba como una especie de oficina, sirviendo como espacio donde se almacenaban y copiaban registros y leyes. Con el crecimiento de organizaciones grandes y complejas en el siglo XVIII, se construyeron los primeros espacios de oficinas especialmente diseñados. A medida que la Revolución Industrial se intensificó en los siglos XVIII y XIX, las industrias bancaria , ferroviaria , de seguros , minorista , petrolera y telegráfica crecieron dramáticamente, requiriendo muchos empleados. Como resultado, se asignó más espacio de oficinas para albergar sus actividades. El estudio de tiempo y movimiento , iniciado en la industria manufacturera por FW Taylor (1856-1915), condujo al "Escritorio de eficiencia moderna" de 1915. Su parte superior plana, con cajones debajo, fue diseñada para permitir a los gerentes una vista fácil de sus trabajadores. . [1] A mediados del siglo XX, se hizo evidente que una oficina eficiente requería un control adicional sobre la privacidad , y gradualmente el sistema de cubículos evolucionó.
La palabra "oficio" proviene del latín " officium " y sus equivalentes en diversas lenguas romances . Un officium no era necesariamente un lugar, sino que a menudo se refería a los miembros del personal humano de una organización, o incluso a la noción abstracta de un puesto formal como el de un magistrado. La elaborada burocracia romana no tendría igual durante siglos en Occidente después de la caída de Roma , y algunas zonas volvieron parcialmente al analfabetismo. [ cita necesaria ] Más al este, el Imperio Bizantino y los diversos califatos islámicos conservaron una cultura administrativa más sofisticada. [ cita necesaria ]
Las oficinas en la antigüedad clásica solían formar parte de un complejo palaciego o de un gran templo. A menudo había una habitación donde se guardaban los pergaminos y los escribas hacían su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribas aluden a la existencia de tales "oficios". Algunos arqueólogos a veces llaman a estas salas "bibliotecas" debido a la asociación de los pergaminos con la literatura. Sin embargo, estaban más cerca de las oficinas modernas porque los pergaminos estaban destinados a llevar registros y otras funciones administrativas, no a poesía u obras de ficción. [ cita necesaria ]
La Alta Edad Media (1000-1300) vio el surgimiento de la cancillería medieval , que era el lugar donde se escribían la mayoría de las cartas gubernamentales y se copiaban las leyes dentro de un reino. Las habitaciones de la cancillería a menudo tenían paredes llenas de casilleros, construidos para contener trozos de pergamino enrollados para su custodia o referencia inmediata. Este tipo de estructura fue precursora de la estantería moderna. La introducción de la imprenta durante el Renacimiento no afectó significativamente la configuración y el funcionamiento de estas oficinas gubernamentales. [ cita necesaria ]
Las pinturas y tapices medievales suelen mostrar a personas en sus oficinas privadas manipulando libros de registro o escribiendo en rollos de pergamino . Antes de la invención de la imprenta y su distribución más amplia, a menudo no existía una distinción cultural clara entre una oficina privada y una biblioteca privada ; En el mismo escritorio o mesa se leían y escribían libros , así como relatos y cartas personales y profesionales.
Durante el siglo XIII, la palabra inglesa "office" comenzó a aparecer por primera vez cuando se refería a un puesto que involucraba deberes profesionales específicos (por ejemplo, "the office of the..."). Geoffrey Chaucer parece haber usado la palabra por primera vez en 1395. para referirse a un lugar donde se realizan negocios en Los cuentos de Canterbury . [ cita necesaria ]
A medida que el mercantilismo se convirtió en la teoría económica dominante del Renacimiento , los comerciantes tendieron a realizar sus negocios en edificios que a veces también albergaban a personas que realizaban ventas minoristas, almacenamiento y trabajos administrativos. Durante el siglo XV, la densidad de población en muchas ciudades alcanzó un punto en el que los comerciantes comenzaron a utilizar edificios independientes para realizar sus negocios. Comenzó a desarrollarse una distinción entre usos religiosos, administrativos/militares y comerciales de los edificios. [2]
Los primeros espacios de oficinas especialmente diseñados se construyeron en el siglo XVIII para satisfacer las necesidades de organizaciones grandes y en crecimiento, como la Royal Navy y la East India Company . El Antiguo Almirantazgo ( Edificio Ripley ) se construyó en 1726 y fue el primer edificio de oficinas construido expresamente en Gran Bretaña. Además de oficinas, el edificio albergaba una sala de juntas y apartamentos para los Señores del Almirantazgo. En la década de 1770, muchas oficinas dispersas de la Royal Navy se reunieron en Somerset House , el primer bloque construido específicamente para el trabajo de oficina. [3] [ contradictorio ]
La Casa de las Indias Orientales fue construida en 1729 en Leadenhall Street como sede desde la cual la Compañía de las Indias Orientales administraba sus posesiones coloniales indias . La Compañía desarrolló una burocracia muy compleja para la tarea, necesitando miles de empleados de oficina para procesar el papeleo requerido. La Compañía reconoció los beneficios de la administración centralizada y exigió que todos los trabajadores firmaran su entrada y salida en la oficina central todos los días. [4]
A medida que la Revolución Industrial se intensificó en los siglos XVIII y XIX, las industrias bancaria , ferroviaria , de seguros , minorista , petrolera y telegráfica crecieron dramáticamente en tamaño y complejidad. Se necesitaba un número cada vez mayor de empleados para manejar el procesamiento de pedidos, la contabilidad y el archivo de documentos, y estos empleados debían alojarse en espacios cada vez más especializados. La mayoría de los escritorios de la época eran pesados en la parte superior y tenían una apariencia de cubículo, con contenedores de almacenamiento de papel que se extendían por encima del área de trabajo del escritorio, ofreciendo a los trabajadores cierto grado de privacidad.
El precio relativamente alto del terreno en el núcleo central de las ciudades condujo a los primeros edificios de varios pisos, que se limitaron a unos 10 pisos hasta que el uso de hierro y acero permitió estructuras más altas. El primer bloque de oficinas construido expresamente fue el edificio Brunswick, construido en Liverpool en 1841. [5] [ contradictorio ] La invención del ascensor de seguridad en 1852 por Elisha Otis permitió la rápida elevación de los edificios. [2] A finales del siglo XIX, los edificios de oficinas más grandes con frecuencia contenían grandes atrios de vidrio para permitir la entrada de luz al complejo y mejorar la circulación del aire.
En 1906, Sears , Roebuck y Co. habían abierto su sede en un edificio de 3.000.000 de pies cuadrados (280.000 m 2 ) en Chicago, en ese momento el edificio más grande del mundo. [ cita necesaria ] El estudio de tiempo y movimiento , iniciado en la fabricación por FW Taylor y luego aplicado al entorno de oficina por Frank y Lillian Gilbreth , llevó a la idea de que los gerentes debían desempeñar un papel activo en la dirección del trabajo de los subordinados para aumentar la eficiencia del lugar de trabajo. FW Taylor abogó por el uso de planos de planta grandes y abiertos y escritorios orientados hacia los supervisores. [6] Como resultado, en 1915, Equitable Life Insurance Company en la ciudad de Nueva York introdujo el "Modern Efficiency Desk" con una parte superior plana y cajones debajo, diseñado para permitir a los gerentes una fácil vista de los trabajadores. Esto llevó a una demanda de grandes metros cuadrados por piso en los edificios y a un regreso a los espacios abiertos que se veían en los edificios de la revolución preindustrial. [2]
Sin embargo, a mediados del siglo XX, se hizo evidente que una oficina eficiente requería más privacidad para combatir el tedio, aumentar la productividad y fomentar la creatividad. En 1964, la empresa Herman Miller (equipamiento de oficina) contrató a Robert Propst , un prolífico diseñador industrial. A Propst se le ocurrió el concepto de Action Office , que más tarde evolucionó hasta convertirse en el sistema de mobiliario de oficina tipo cubículo . [2]
Las oficinas en Japón han desarrollado características únicas en parte como resultado de la cultura empresarial única del país. Las oficinas japonesas tienden a seguir diseños de planta abierta en una disposición "estilo isla", que promueve el trabajo en equipo y la gestión de arriba hacia abajo. [7] También utilizan uchi-awase (reuniones informales) y ringi-sho (sistemas de consenso) para fomentar la aportación sobre políticas de tantos grupos de la oficina como sea posible. [8]
El objetivo principal de un entorno de oficina [9] es apoyar a sus ocupantes en el desempeño de sus trabajos, preferiblemente con un costo mínimo y con la máxima satisfacción. Diferentes personas que realizan diferentes tareas requerirán diferentes espacios de oficina o espacios que puedan manejar una variedad de usos. Para ayudar en la toma de decisiones en el diseño del lugar de trabajo y de la oficina, se pueden distinguir tres tipos diferentes de espacios de oficina: espacios de trabajo, espacios de reunión y espacios de apoyo. Para empresas nuevas o en desarrollo, las oficinas satélite remotas y las salas de proyectos, u oficinas con servicios , pueden proporcionar una solución simple y proporcionar todos los tipos de espacio anteriores.
Los espacios de trabajo de una oficina se utilizan normalmente para actividades de oficina convencionales, como leer, escribir y trabajar con la computadora. Existen nueve tipos genéricos de espacios de trabajo, [ ¿ según quién? ] cada uno apoyando diferentes actividades.
Oficina abierta : un espacio de trabajo abierto para más de diez personas; Adecuado para actividades que exigen comunicación frecuente o actividades rutinarias que necesitan relativamente poca concentración.
Espacio para equipos : un espacio de trabajo semicerrado para entre dos y ocho personas; Adecuado para trabajos en equipo que exigen comunicación interna frecuente y un nivel medio de concentración.
Cubículo : espacio de trabajo semicerrado para una persona; Adecuado para actividades que exigen concentración media e interacción media.
Office Pod : ideal para fomentar la privacidad en las bulliciosas oficinas diáfanas actuales. Proporciona una forma rentable y eficiente de garantizar la privacidad y la continuidad durante conversaciones, llamadas y videoconferencias.
Oficina privada : un espacio de trabajo cerrado para una persona; Adecuado para actividades que son confidenciales, exigen mucha concentración o incluyen muchas reuniones pequeñas.
Oficina compartida : un espacio de trabajo compacto y semiprivado diseñado para dos o tres personas, que facilita tanto el trabajo concentrado como la colaboración en grupos pequeños.
Sala de equipo : un espacio de trabajo cerrado para cuatro a diez personas; Adecuado para trabajos en equipo que pueden ser confidenciales y exigen comunicación interna frecuente.
Cabina de estudio : un espacio de trabajo cerrado para una persona; Adecuado para actividades de corta duración que exigen concentración o confidencialidad.
Salón de trabajo : un espacio de trabajo tipo salón para dos a seis personas; Adecuado para actividades de corta duración que exigen colaboración y/o permiten una interacción improvisada.
Aterrizar : un espacio de trabajo abierto para una persona; Adecuado para actividades de corta duración que requieren poca concentración y baja interacción.
Los espacios de reunión en una oficina suelen utilizar procesos interactivos, ya sean conversaciones rápidas o lluvias de ideas intensivas. Existen seis tipos genéricos de espacios de reunión, [ ¿ según quién? ] cada uno apoyando diferentes actividades.
Sala de reuniones pequeña : un espacio de reunión cerrado para dos o cuatro personas; adecuado tanto para la interacción formal como informal.
Amplia sala de reuniones : un espacio de reunión cerrado para cinco a doce personas; adecuado para la interacción formal.
Pequeño espacio para reuniones : un espacio de reunión abierto o semiabierto para dos a cuatro personas; adecuado para una interacción breve e informal.
Gran espacio para reuniones : un espacio de reunión abierto o semiabierto para cinco a doce personas; adecuado para una interacción breve e informal.
Sala de lluvia de ideas : un espacio de reunión cerrado para cinco a doce personas; Adecuado para sesiones de lluvia de ideas y talleres.
Punto de encuentro : un punto de encuentro abierto para dos o cuatro personas; adecuado para reuniones informales ad hoc.
Los espacios de apoyo en una oficina se suelen utilizar para actividades secundarias, como archivar documentos o tomar descansos. Existen doce tipos genéricos de espacios de apoyo, [ ¿ según quién? ] cada uno apoyando diferentes actividades.
Espacio de archivo : espacio de soporte abierto o cerrado para el almacenamiento de archivos y documentos de uso frecuente.
Espacio de almacenamiento : un espacio de apoyo abierto o cerrado para el almacenamiento de material de oficina de uso común.
Área de impresión y copia : un espacio de apoyo abierto o cerrado con instalaciones para imprimir, escanear y copiar.
Área de correo : un espacio de apoyo abierto o semiabierto donde los empleados pueden recoger o entregar su correo.
Área de despensa : un espacio de apoyo abierto o cerrado donde los empleados pueden tomar refrigerios y donde se guardan los suministros para la hospitalidad de los visitantes.
Zona de descanso : un espacio de apoyo semiabierto o cerrado donde los empleados pueden tomar un descanso de su trabajo.
Zona de taquillas : un espacio de apoyo abierto o semiabierto donde los empleados pueden guardar sus efectos personales.
Sala de fumadores : espacio cerrado de apoyo donde los empleados pueden fumar un cigarrillo.
Biblioteca : espacio de apoyo semiabierto o cerrado para la lectura de libros, diarios y revistas.
Sala de juegos : un espacio de apoyo cerrado donde los empleados pueden jugar a juegos, como billar o dardos.
Área de espera : un espacio de apoyo abierto o semiabierto donde se puede recibir a los visitantes y esperar su cita.
Espacio de circulación : espacio de apoyo necesario para la circulación en las plantas de oficinas, que conecta todas las funciones principales.
Las salas de lactancia también son espacios de apoyo que son legalmente obligatorios para las empresas en Estados Unidos, a partir de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible de 2010. [ cita necesaria ]
Hay muchas formas diferentes de organizar el espacio en una oficina. Los estilos de gestión y la cultura de empresas específicas son factores importantes en cómo se utilizará en última instancia el espacio de oficina. Un ejemplo de filosofías divergentes en la distribución de oficinas se refiere a cuántas personas trabajarán en la misma habitación. En un extremo, cada trabajador podría tener su propia habitación; en el otro extremo, en una gran oficina diáfana pueden haber decenas o cientos de personas trabajando en la misma sala. Las oficinas diáfanas reúnen a varios trabajadores en el mismo espacio y algunos estudios [ ¿cuáles? ] han demostrado que pueden mejorar la productividad a corto plazo, es decir, dentro de un único proyecto de software . Al mismo tiempo, la pérdida de privacidad y seguridad puede aumentar la incidencia de robo y pérdida de secretos empresariales. [ cita necesaria ] El escritorio del cubículo proporciona un tipo de compromiso entre el plan abierto y las habitaciones individuales , posiblemente hecho más famoso por la serie de dibujos animados de Dilbert , que resuelve la privacidad visual hasta cierto punto, pero a menudo falla en la separación acústica y la seguridad. La mayoría de los cubículos también requieren que el ocupante se siente de espaldas a cualquiera que pueda acercarse. Los trabajadores en oficinas amuralladas normalmente intentan colocar sus asientos y escritorios normales de trabajo de manera que puedan ver a alguien entrar, y si ese objetivo no es factible, algunos instalan pequeños espejos en cosas como monitores de computadora. [ no es lo suficientemente específico como para verificarlo ]
Según la investigación, las oficinas de planta abierta se asocian con un aumento del estrés, un aumento de las comunicaciones electrónicas, una disminución del 70 % en las interacciones cara a cara, un aumento del 25 % en los estados de ánimo negativos y una caída de hasta el 20 % en la productividad debido a a las distracciones. Por el contrario, las tendencias pospandémicas favorecen los "planes de oficina celular" privados, que abordan precauciones de salud y, según se ha informado, mejoran la productividad hasta en un 22%. [10] [11] [12]
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Si bien las oficinas se pueden instalar en casi cualquier lugar y en casi cualquier edificio, algunos requisitos modernos para las oficinas lo hacen más difícil. Estos requisitos pueden ser legales (como niveles de iluminación suficientes) o técnicos (como requisitos para redes de computadoras). Otras necesidades, como la seguridad y la flexibilidad de distribución, han impulsado la creación de edificios especiales dedicados principalmente a uso de oficinas. Un edificio de oficinas, también conocido como bloque de oficinas o centro de negocios, es una forma de edificio comercial que contiene espacios diseñados principalmente para ser utilizados para oficinas.
El propósito principal de un edificio de oficinas es proporcionar un lugar de trabajo y un ambiente de trabajo principalmente para trabajadores administrativos y gerenciales. Estos trabajadores suelen ocupar áreas determinadas dentro del edificio de oficinas y, por lo general, cuentan con escritorios, computadoras y otros equipos que puedan necesitar dentro de sus áreas.
Un edificio de oficinas puede dividirse en secciones para diferentes empresas o puede estar dedicado a una empresa. En cualquier caso, cada empresa suele contar con una zona de recepción, una o varias salas de reuniones, oficinas singulares o diáfanas y salas de servicio como baños.
Muchos edificios de oficinas también cuentan con cocinas y una sala de personal, donde los trabajadores pueden almorzar o tomar un breve descanso. Algunos espacios de oficinas ahora también son espacios de oficinas con servicios , lo que permite a quienes ocupan un espacio o edificio compartir instalaciones.
Las tarifas de alquiler de oficinas y espacios comerciales generalmente se cotizan en términos de costo por área de piso-tiempo, generalmente costo por área de piso por año o mes. Por ejemplo, la tarifa para una propiedad particular puede ser $29 por pie cuadrado por año ($29/pie cuadrado/año) o $290 por metro cuadrado por año ($290/m 2 /año).
En muchos países, el alquiler suele pagarse mensualmente, aunque normalmente se habla en términos de años. [ cita necesaria ]
Ejemplos:
En un arrendamiento bruto , la tarifa cotizada es una tarifa con todo incluido. El inquilino paga una cantidad fija de alquiler por vez y el propietario es responsable de todos los demás gastos, incluidos los pagos de servicios públicos, impuestos, seguros, mantenimiento y reparaciones.
El arrendamiento neto triple es aquel en el que el inquilino es responsable de una parte de diversos gastos, como impuestos a la propiedad, seguros, mantenimiento, servicios públicos, control climático, reparaciones, servicios de limpieza y jardinería.
Los alquileres de oficinas en Estados Unidos todavía se están recuperando de las altas tasas de desocupación que se produjeron tras la depresión de 2008 . [13]
La Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios (BOMA) clasifica el espacio de oficinas en tres categorías: Clase A, Clase B y Clase C. [14] Según BOMA, los edificios de oficinas Clase A tienen los "edificios más prestigiosos que compiten por usuarios de oficinas de primer nivel con alquileres". por encima del promedio de la zona." BOMA afirma que las instalaciones Clase A cuentan con "acabados estándar de alta calidad, sistemas de última generación, accesibilidad excepcional y una presencia definitiva en el mercado". BOMA describe los edificios de oficinas de Clase B como aquellos que compiten "por una amplia gama de usuarios con alquileres en el rango promedio de la zona". BOMA afirma que los edificios de Clase B tienen "sistemas adecuados" y acabados que "son de regulares a buenos para el área", pero que los edificios no compiten al mismo precio que los edificios de Clase A. Según BOMA, los edificios de Clase C están dirigidos a "inquilinos que requieren espacio funcional con alquileres inferiores al promedio de la zona". [15] La falta de detalles deja un margen considerable para ampliar los límites de estas categorías BOMA. A menudo, se modifican aún más agregando el signo más o menos para crear subclases, como Clase A+ o Clase B-. [dieciséis]
[...] Modern Efficiency Desk, fabricado por primera vez en 1915 por Steelcase Inc. para las oficinas de Equitable Assurance en Nueva York. Este escritorio, compuesto por una sencilla mesa rectangular con pequeños cajones, sustituyó a los escritorios tipo armario, con respaldo alto formado por pequeños cajones y cubículos, que dominaban la vida de oficina antes de la Primera Guerra Mundial. En sus nuevos escritorios de eficiencia, los trabajadores de oficina podían ser vigilados, monitoreados y sometidos a estudios de tiempo y movimiento.
