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Conocimiento administrativo

La gestión del conocimiento ( KM ) es el conjunto de métodos relacionados con la creación, el intercambio, el uso y la gestión del conocimiento y la información de una organización. [1] Se refiere a un enfoque multidisciplinario para lograr los objetivos organizacionales haciendo el mejor uso del conocimiento. [2]

Una disciplina establecida desde 1991, [3] KM incluye cursos impartidos en los campos de administración de empresas , sistemas de información , gestión, biblioteca y ciencias de la información . [3] [4] Otros campos pueden contribuir a la investigación de KM, incluida la información y los medios, la informática , la salud pública y las políticas públicas . [5] Varias universidades ofrecen títulos de maestría dedicados a la gestión del conocimiento.

Muchas grandes empresas, instituciones públicas y organizaciones sin fines de lucro tienen recursos dedicados a esfuerzos internos de KM, a menudo como parte de sus departamentos de estrategia comercial , TI o gestión de recursos humanos . [6] Varias empresas consultoras brindan asesoramiento sobre KM a estas organizaciones. [6]

Los esfuerzos de gestión del conocimiento normalmente se centran en objetivos organizacionales como la mejora del desempeño, la ventaja competitiva , la innovación , el intercambio de lecciones aprendidas , la integración y la mejora continua de la organización. [7] Estos esfuerzos se superponen con el aprendizaje organizacional y pueden distinguirse de éste por un mayor enfoque en la gestión del conocimiento como un activo estratégico y en fomentar el intercambio de conocimientos . [2] [8] La KM es un facilitador del aprendizaje organizacional. [9] [10]

El escenario más complejo para la gestión del conocimiento se puede encontrar en el contexto de la cadena de suministro , ya que involucra a múltiples empresas sin una relación de propiedad o jerarquía entre ellas, siendo denominada por algunos autores como conocimiento transorganizacional o interorganizacional. Esa complejidad aumenta aún más con la industria 4.0 (o cuarta revolución industrial ) y la transformación digital , a medida que surgen nuevos desafíos tanto del volumen como de la velocidad de los flujos de información y la generación de conocimientos. [11]

Historia

Los esfuerzos de gestión del conocimiento tienen una larga historia, incluyendo discusiones en el trabajo, aprendizaje formal , foros de discusión , bibliotecas corporativas, capacitación profesional y programas de tutoría. [2] [10] Con el mayor uso de computadoras en la segunda mitad del siglo XX, se han implementado adaptaciones específicas de tecnologías como bases de conocimiento , sistemas expertos , repositorios de información , sistemas de apoyo a decisiones grupales , intranets y trabajo cooperativo respaldado por computadora. para mejorar aún más esos esfuerzos. [2]

En 1999 se introdujo el término gestión del conocimiento personal ; se refiere a la gestión del conocimiento a nivel individual. [12]

En la empresa, las primeras colecciones de estudios de casos reconocían la importancia de las dimensiones de estrategia, proceso y medición de la gestión del conocimiento . [13] [14] Las lecciones clave aprendidas incluyen que las personas y las normas culturales que influyen en sus comportamientos son los recursos más críticos para la creación, difusión y aplicación exitosa del conocimiento; los procesos de aprendizaje cognitivo, social y organizacional son esenciales para el éxito de una estrategia de gestión del conocimiento; y la medición, la evaluación comparativa y los incentivos son esenciales para acelerar el proceso de aprendizaje e impulsar el cambio cultural. [14] En resumen, los programas de gestión del conocimiento pueden generar beneficios impresionantes para individuos y organizaciones si tienen un propósito, son concretos y están orientados a la acción.

Investigación

La KM surgió como disciplina científica a principios de los años 1990. [15] Inicialmente contó con el apoyo de profesionales individuales, cuando Skandia contrató a Leif Edvinsson de Suecia como el primer director de conocimientos (CKO) del mundo . [16] Hubert Saint-Onge (anteriormente de CIBC , Canadá), comenzó a investigar la KM mucho antes. [2] El objetivo de los CKO es gestionar y maximizar los activos intangibles de sus organizaciones. [2] Poco a poco, los CKO se interesaron por los aspectos prácticos y teóricos de la KM y se formó un nuevo campo de investigación. [17] La ​​idea de KM ha sido adoptada por académicos, como Ikujiro Nonaka ( Universidad Hitotsubashi ), Hirotaka Takeuchi (Universidad Hitotsubashi), Thomas H. Davenport ( Babson College ) y Baruch Lev ( Universidad de Nueva York ). [3] [18]

En 2001, Thomas A. Stewart , ex editor de la revista Fortune y posteriormente editor de Harvard Business Review , publicó un artículo de portada destacando la importancia del capital intelectual en las organizaciones. [19] La disciplina KM ha ido avanzando gradualmente hacia la madurez académica. [2] Primero, hay una tendencia hacia una mayor cooperación entre académicos; Las publicaciones de un solo autor son menos comunes. En segundo lugar, el papel de los profesionales ha cambiado. [17] Su contribución a la investigación académica disminuyó del 30% de las contribuciones totales hasta 2002, a sólo el 10% en 2009. [20] En tercer lugar, el número de revistas académicas sobre gestión del conocimiento ha ido creciendo constantemente, llegando actualmente a 27 medios. [21] [22]

Existen múltiples disciplinas de KM; Los enfoques varían según el autor y la escuela. [17] [23] A medida que la disciplina maduró, aumentaron los debates académicos sobre la teoría y la práctica, que incluyen:

Independientemente de la escuela de pensamiento , los componentes centrales de la GC incluyen aproximadamente personas/cultura, procesos/estructura y tecnología. Los detalles dependen de la perspectiva . [28] Las perspectivas de KM incluyen:

Se ha cuestionado la relevancia práctica de la investigación académica en KM [35] y se ha sugerido que la investigación acción tiene más relevancia [36] y la necesidad de traducir los hallazgos presentados en las revistas académicas a una práctica. [13]

Dimensiones

Existen diferentes marcos para distinguir entre diferentes "tipos de" conocimiento. [10] Un marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento tácito y el conocimiento explícito . [32] El conocimiento tácito representa conocimiento internalizado del que un individuo puede no ser consciente, como por ejemplo realizar tareas particulares. En el extremo opuesto del espectro, el conocimiento explícito representa el conocimiento que el individuo mantiene conscientemente en un enfoque mental, en una forma que puede comunicarse fácilmente a otros. [17] [37]

La espiral del conocimiento descrita por Nonaka y Takeuchi

Ikujiro Nonaka propuso un modelo ( SECI , por Socialización, Exteriorización, Combinación, Interiorización) que considera una interacción en espiral entre el conocimiento explícito y el conocimiento tácito. [38] En este modelo, el conocimiento sigue un ciclo en el que el conocimiento implícito se "extrae" para convertirse en conocimiento explícito, y el conocimiento explícito se "reinternaliza" en conocimiento implícito. [38]

Hayes y Walsham (2003) describen el conocimiento y la gestión del conocimiento como dos perspectivas diferentes. [39] La perspectiva del contenido sugiere que el conocimiento se almacena fácilmente; porque puede estar codificado, mientras que la perspectiva relacional reconoce los aspectos contextuales y relacionales del conocimiento que pueden hacer que el conocimiento sea difícil de compartir fuera del contexto específico en el que se desarrolla. [39]

Las primeras investigaciones sugirieron que la KM necesita convertir el conocimiento tácito internalizado en conocimiento explícito para compartirlo, y el mismo esfuerzo debe permitir a los individuos internalizar y hacer personalmente significativo cualquier conocimiento codificado recuperado del esfuerzo de KM. [6] [40]

Investigaciones posteriores sugirieron que la distinción entre conocimiento tácito y conocimiento explícito representaba una simplificación excesiva y que la noción de conocimiento explícito es contradictoria en sí misma. [12] Específicamente, para que el conocimiento se haga explícito, debe traducirse en información (es decir, símbolos fuera de nuestra cabeza). [12] [41] Más recientemente, junto con Georg von Krogh y Sven Voelpel , Nonaka volvió a su trabajo anterior en un intento de hacer avanzar el debate sobre la conversión del conocimiento. [4] [42]

Un segundo marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento incorporado de un sistema externo a un individuo humano (por ejemplo, un sistema de información puede tener conocimiento incorporado en su diseño) del conocimiento incorporado que representa una capacidad aprendida de los sistemas nervioso y endocrino de un cuerpo humano . [43]

Un tercer marco propuesto distingue entre la creación exploratoria de "nuevo conocimiento" (es decir, innovación) versus la transferencia o explotación de "conocimiento establecido" dentro de un grupo, organización o comunidad. [39] [44] Los entornos colaborativos, como las comunidades de práctica o el uso de herramientas informáticas sociales, se pueden utilizar tanto para la creación como para la transferencia de conocimientos. [44]

Estrategias

Se puede acceder al conocimiento en tres etapas: antes, durante o después de las actividades relacionadas con la KM. [31] Las organizaciones han probado incentivos para la captura de conocimiento , incluido hacer obligatorio el envío de contenido e incorporar recompensas en los planes de medición del desempeño . [45] Existe una considerable controversia sobre si tales incentivos funcionan y no ha surgido ningún consenso. [7]

Una estrategia de gestión del conocimiento implica gestionar activamente el conocimiento (estrategia de empuje). [7] [46] En tal caso, los individuos se esfuerzan por codificar explícitamente su conocimiento en un depósito de conocimiento compartido, como una base de datos , así como por recuperar el conocimiento que necesitan y que otros individuos han proporcionado (codificación). [46] Otra estrategia consiste en que individuos soliciten conocimientos a expertos asociados con un tema en particular de forma ad hoc (estrategia de extracción). [7] [46] En tal caso, los expertos proporcionan información al solicitante (personalización). [32] Cuando se habla de gestión estratégica del conocimiento, la forma del conocimiento y las actividades para compartirlo define el concepto entre codificación y personalización. [47] La ​​forma del conocimiento significa que es tácito o explícito . Los datos y la información pueden considerarse explícitos y los conocimientos técnicos pueden considerarse tácitos. [48]

Hansen et al. definió las dos estrategias (codificación y personalización). [49] Codificación significa un método orientado al sistema en la estrategia de gestión del conocimiento para gestionar el conocimiento explícito con objetivos organizacionales. [50] La estrategia de codificación es una estrategia centrada en los documentos, donde el conocimiento se codifica principalmente como un método de "personas a documentos". La codificación se basa en una infraestructura de información, donde el conocimiento explícito se codifica y almacena cuidadosamente. [49] La codificación se centra en recopilar y almacenar conocimientos codificados en bases de datos electrónicas para hacerlos accesibles. [51] Por lo tanto, la codificación puede referirse tanto al conocimiento tácito como al explícito. [52] Por el contrario, la personalización anima a las personas a compartir sus conocimientos directamente. [51] Personificación significa una estrategia de gestión de conocimientos orientada a los seres humanos cuyo objetivo es mejorar los flujos de conocimiento a través de redes e integraciones relacionadas con el conocimiento tácito con el intercambio y la creación de conocimiento. [50] La tecnología de la información desempeña un papel menos importante, ya que sólo facilita la comunicación y el intercambio de conocimientos.

Las estrategias genéricas de conocimiento incluyen la estrategia de adquisición de conocimiento , la estrategia de explotación de conocimiento, la estrategia de exploración de conocimiento y la estrategia de intercambio de conocimiento . Estas estrategias tienen como objetivo ayudar a las organizaciones a aumentar su conocimiento y ventaja competitiva . [53]

Otras estrategias e instrumentos de gestión del conocimiento para las empresas incluyen: [7] [26] [32]

Motivaciones

Múltiples motivaciones llevan a las organizaciones a emprender la GC. [37] Las consideraciones típicas incluyen: [32] [57]

tecnologías KM

La tecnología de gestión del conocimiento (KM) se puede clasificar en:

Estas categorías se superponen. El flujo de trabajo, por ejemplo, es un aspecto importante de los sistemas de gestión de contenidos o documentos, la mayoría de los cuales tienen herramientas para desarrollar portales empresariales. [7] [59]

Los productos de tecnología KM patentados, como HCL Notes (anteriormente Lotus Notes), definían formatos propietarios para correo electrónico, documentos, formularios, etc. Internet impulsó a la mayoría de los proveedores a adoptar formatos de Internet. Las herramientas de código abierto y gratuitas para la creación de blogs y wikis ahora permiten capacidades que antes requerían costosas herramientas comerciales. [36] [60]

KM está impulsando la adopción de herramientas que permiten a las organizaciones trabajar a nivel semántico, [61] como parte de la Web Semántica . [62] Algunos comentaristas han argumentado que después de muchos años la Web Semántica no ha logrado una adopción generalizada, [63] [64] [65] mientras que otros comentaristas han argumentado que ha sido un éxito. [66]

Barreras del conocimiento

Al igual que la transferencia y el intercambio de conocimientos, el término "barreras del conocimiento" no está definido de manera uniforme y su significado difiere según el autor. [67] Las barreras del conocimiento pueden estar asociadas con altos costos tanto para las empresas como para los individuos. [68] [69] [70] Las barreras del conocimiento parecen haber sido utilizadas desde al menos tres perspectivas diferentes en la literatura: [67] 1) Falta de conocimiento sobre algo como resultado de barreras para compartir o transferir conocimiento. 2) Conocimiento insuficiente en función de la cantidad de educación en un determinado campo o tema. 3) El sistema de percepción de un individuo o grupo de humanos único carece de puntos de contacto adecuados o no adapta la información entrante para usarla y transformarla en conocimiento.

Retención de conocimientos

La retención del conocimiento es parte de la gestión del conocimiento. Ayuda a convertir la forma tácita de conocimiento en una forma explícita. Es un proceso complejo que tiene como objetivo reducir la pérdida de conocimiento en la organización. [71] La retención del conocimiento es necesaria cuando los trabajadores expertos abandonan la organización después de una larga carrera. [72] Retener el conocimiento evita perder capital intelectual. [73]

Según DeLong (2004) [74] las estrategias de retención de conocimientos se dividen en cuatro categorías principales:

Los proyectos de retención de conocimientos suelen presentarse en tres etapas: toma de decisiones, planificación e implementación. Existen diferencias entre los investigadores en cuanto a los términos de las etapas. Por ejemplo, Dalkir habla de captura, intercambio y adquisición de conocimiento y Doan et al. introduce el inicio, la implementación y la evaluación. [75] [76] Además, Levy introduce tres pasos (alcance, transferencia, integración) pero también reconoce una "etapa cero" para el inicio del proyecto. [72]

Auditoría de conocimientos

Una auditoría de conocimiento es una evaluación integral de los activos de conocimiento de una organización, incluidos su conocimiento explícito y tácito, capital intelectual, experiencia y habilidades. El objetivo de una auditoría de conocimiento es identificar las fortalezas y brechas de conocimiento de la organización y desarrollar estrategias para aprovechar el conocimiento para mejorar el desempeño y la competitividad. La auditoría del conocimiento ayuda a garantizar que las actividades de gestión del conocimiento de una organización vayan en la dirección correcta. También reduce la toma de decisiones incorrectas. El término auditoría del conocimiento se utiliza a menudo indistintamente con auditoría de la información, aunque la auditoría de la información tiene un alcance ligeramente más limitado. [77] [78]

Los requisitos y la importancia de una auditoría de conocimientos pueden variar ampliamente entre diferentes industrias y empresas. Por ejemplo, dentro de la industria del desarrollo de software, las auditorías de conocimiento pueden desempeñar un papel fundamental debido a la naturaleza inherentemente intensiva en conocimiento del trabajo. Esto contrasta con sectores como el manufacturero, donde los activos físicos suelen desempeñar un papel más importante. La diferencia surge del hecho de que en las empresas de desarrollo de software, las habilidades, la experiencia y el capital intelectual a menudo eclipsan el valor de los activos físicos. [79]

Las auditorías de conocimiento brindan oportunidades para que las organizaciones mejoren su gestión de los activos de conocimiento, con el objetivo de mejorar la eficacia y eficiencia organizacional. Al realizar una auditoría del conocimiento, las organizaciones pueden crear conciencia sobre los activos de conocimiento como factores primarios de producción y activos de capital críticos en la economía del conocimiento actual. El proceso de auditoría del conocimiento permite a las organizaciones obtener una comprensión más profunda de sus activos de conocimiento. Esto incluye identificar y definir estos activos, comprender su comportamiento y propiedades y describir cómo, cuándo, por qué y dónde se utilizan en los procesos de negocio. [79]

Protección del conocimiento

La protección del conocimiento se refiere a comportamientos y acciones tomadas para proteger el conocimiento de comportamientos oportunistas no deseados, por ejemplo, apropiación o imitación del conocimiento. [80]

La protección del conocimiento se utiliza para evitar que el conocimiento esté disponible o sea útil involuntariamente para los competidores. La protección del conocimiento puede ser, por ejemplo, una patente, un derecho de autor, una marca registrada, un plazo de entrega o un secreto mantenido por una empresa o un individuo. [81]

Métodos de protección del conocimiento.

Existen varios métodos para la protección del conocimiento y esos métodos a menudo se dividen en dos categorías según su formalidad: protección formal y protección informal. [82] [83] [84] [85] Ocasionalmente se introduce una tercera categoría, la protección semiformal, que incluye contratos y secretos comerciales. [84] [85] [86]   Estos métodos semiformales también suelen clasificarse bajo los métodos formales.

Las organizaciones suelen utilizar una combinación de métodos de protección del conocimiento formales e informales para lograr una protección integral de sus activos de conocimiento. [85] Los mecanismos formales e informales de protección del conocimiento son de naturaleza diferente y tienen sus ventajas e inconvenientes. En muchas organizaciones, el desafío es encontrar una buena combinación de medidas que funcionen para la organización. [83]

Métodos formales

Las prácticas formales de protección del conocimiento pueden adoptar diversas formas, como instrumentos legales o procedimientos y estructuras formales, para controlar qué conocimiento se comparte y cuál se protege. [82] Los métodos formales de protección del conocimiento incluyen, por ejemplo: patentes, marcas registradas, derechos de autor y licencias. [82] [84] [87]

Las soluciones técnicas para proteger el conocimiento también entran en la categoría de protección del conocimiento formal. La protección formal del conocimiento desde el punto de vista técnico incluye restricciones de acceso técnico y protección de canales de comunicación, sistemas y almacenamiento. [83]

Si bien el conocimiento puede llegar a ser público de una forma u otra, son necesarios mecanismos formales de protección para evitar que los competidores lo utilicen directamente para su propio beneficio. [83] Los métodos formales de protección son particularmente eficaces para proteger el conocimiento establecido que puede codificarse e incorporarse en productos o servicios finales. [87]

métodos informales

Los métodos informales de protección del conocimiento se refieren al uso de mecanismos informales, como prácticas de gestión de recursos humanos o secreto, para proteger los activos de conocimiento. Hay una cantidad notable de conocimientos que no pueden protegerse mediante métodos formales y para los cuales una protección más informal podría ser la opción más eficiente. [88]

Los métodos informales de protección del conocimiento pueden adoptar diversas formas, tales como: secreto, normas y valores sociales, complejidad, plazos de entrega y gestión de recursos humanos. [82] [87] [89] [88]

Los métodos informales de protección del conocimiento protegen los activos de conocimiento, por ejemplo, dificultando que personas externas accedan y comprendan el conocimiento dentro de los límites de la organización. [89] Los métodos informales de protección son más eficaces para proteger conocimientos complejos o difíciles de expresar, articular o codificar. [89] [88]

Equilibrar la protección del conocimiento y el intercambio de conocimientos

El equilibrio entre el intercambio de conocimientos y su protección es un dilema crítico al que se enfrentan las organizaciones hoy en día. [90] [83] Si bien compartir conocimientos puede conducir a la innovación, la colaboración y la ventaja competitiva, proteger el conocimiento puede evitar que se utilice indebidamente, se apropie indebidamente o se pierda. [90] [83] [91] Por lo tanto, la necesidad de aprendizaje organizacional debe equilibrarse con la necesidad de proteger la propiedad intelectual de las organizaciones, especialmente mientras cooperan con socios externos. [90] [92] El papel de la seguridad de la información es crucial para ayudar a las organizaciones a proteger sus activos y al mismo tiempo permitir los beneficios del intercambio de información. [83] [91] Al implementar estrategias efectivas de gestión del conocimiento, las organizaciones pueden proteger la valiosa propiedad intelectual y al mismo tiempo fomentar el intercambio de conocimientos relevantes entre equipos y departamentos. [90] Este acto de equilibrio activo requiere una cuidadosa consideración de factores como el nivel de apertura, la identificación de áreas centrales de conocimiento y el establecimiento de mecanismos apropiados para la transferencia de conocimiento y la colaboración. [90] Encontrar el equilibrio adecuado entre el intercambio de conocimientos y su protección es una cuestión compleja que requiere una comprensión matizada de las compensaciones involucradas y el contexto en el que se comparte o protege el conocimiento. [90] [92]

Riesgos de protección del conocimiento

La protección del conocimiento no puede considerarse sin sus riesgos. A continuación se enumeran cuatro de los principales riesgos asociados con la protección del conocimiento:

En conclusión, proteger el conocimiento es crucial para promover la innovación y la creatividad, pero no está exento de riesgos. La sobreprotección, la apropiación indebida, las reclamaciones por infracción y la protección inadecuada son riesgos asociados con la protección del conocimiento. Los individuos y las organizaciones deben tomar medidas para proteger su propiedad intelectual y al mismo tiempo considerar los riesgos y beneficios potenciales de dicha protección.

Ver también

Referencias

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