La colaboración de documentos y archivos son las herramientas o sistemas configurados para ayudar a varias personas a trabajar juntas en un solo documento o archivo para lograr una única versión final. Normalmente, es el software que permite a los equipos trabajar en un único documento, como un documento de procesador de textos, al mismo tiempo desde diferentes terminales informáticos o dispositivos móviles . Por lo tanto, la colaboración de documentos o archivos hoy en día es un sistema que permite a las personas colaborar en diferentes ubicaciones utilizando un enfoque habilitado para Internet o " nube " [1] , como para Wikis como Wikipedia .
La colaboración de documentos en un sentido general simplemente se refiere a que más de una persona sea coautora de un documento. [2] Sin embargo, hoy en día la mayoría de las personas, cuando hablan de colaboración de documentos, se refieren a métodos (generalmente basados en Internet) para que un equipo de trabajadores trabajen juntos en un documento electrónico desde terminales de computadora ubicadas en cualquier parte del mundo.
Las primeras colaboraciones de documentos en línea utilizaban el correo electrónico , mediante el cual los comentarios se escribían en el correo electrónico con el documento adjunto. El problema era que no se trataba de una solución centrada en el documento (es decir, los comentarios y las discusiones en torno al documento estaban separados del documento en sí). [3] Hoy en día, las mejores herramientas de colaboración de documentos están más centradas en los documentos. Estos sistemas brindan al usuario una experiencia de colaboración centrada en documentos porque les permiten etiquetar el documento y agregar comentarios de contenido específico, manteniendo un historial y registros de versiones completos y almacenando todos los comentarios y actividades asociados con un documento. [4] Por esta razón, un número cada vez mayor de empresas utilizan menos el correo electrónico y más herramientas para compartir archivos y colaborar en documentos. [5]
La mayoría de los sistemas de colaboración requieren una computadora servidor , que mantiene copias de los documentos para acceso remoto. La computadora servidor puede ser operada por la organización propietaria de los documentos o subcontratada a algún servicio. A esto último se le suele denominar computación en la nube .