La ciencia archivística , o estudios archivísticos , es el estudio y la teoría de la construcción y conservación de archivos , que son colecciones de documentos, grabaciones , fotografías y varios otros materiales en formatos físicos o digitales.
Para crear y conservar un archivo, es necesario adquirir y evaluar los materiales, y poder acceder a ellos posteriormente. Con este fin, la archivística busca mejorar los métodos de evaluación , almacenamiento, conservación y procesamiento (ordenación y descripción) de colecciones de materiales. [1]
Un registro de archivo conserva datos que no están destinados a cambiar. Para ser de valor para la sociedad, los archivos deben ser confiables. Por lo tanto, un archivista tiene la responsabilidad de autenticar los materiales de archivo, como los documentos históricos , y garantizar su fiabilidad, integridad y facilidad de uso. Los registros de archivo deben ser lo que dicen ser; representar con precisión la actividad para la que fueron creados; presentar una imagen coherente a través de una variedad de contenidos; y estar en condiciones de uso en un lugar accesible. [2]
A un curador de archivo se le llama archivista ; la conservación de un archivo se llama administración de archivo .
La archivística surgió de la diplomática , el análisis crítico de los documentos . [3] [4]
En 1540, Jacob von Rammingen (1510-1582) escribió el manuscrito del primer manual archivístico conocido. Era un experto en registros ( Registraturen ), la palabra alemana para lo que más tarde se conocería como archivos . [5]
Rammingen elaboró un registro para el ayuntamiento de Augsburgo . Sin embargo, como no pudo asistir a la reunión del ayuntamiento, describió por escrito la estructura y la gestión de los archivos. Aunque no se trata del primer trabajo sobre la archivística (el propio Rammingen hace referencia a la literatura anterior sobre la archivística), los manuales anteriores no solían publicarse. La archivística no tuvo un comienzo formal. El manual de Jacob von Rammingen se imprimió en Heidelberg en 1571. [5]
Tradicionalmente, la archivística se ha ocupado del estudio de los métodos de conservación de objetos en instalaciones de almacenamiento con clima controlado. También se ocupa del estudio de la catalogación y el acceso , de la recuperación y el manejo seguro. La llegada de los documentos digitales , junto con el desarrollo de las bases de datos electrónicas , ha hecho que el campo reevalúe sus medios y fines. [6] Aunque generalmente se asocia con museos y bibliotecas , el campo también puede pertenecer a personas que mantienen colecciones privadas o archivos comerciales. La archivística se enseña en colegios y universidades, normalmente bajo el paraguas de la ciencia de la información o en combinación con un programa de historia.
Una lista de pensadores fundamentales en los estudios archivísticos podría incluir: el archivista estadounidense Theodore Schellenberg y el archivista británico Sir Hilary Jenkinson . Algunos pensadores archivísticos importantes del siglo pasado incluyen: el archivista y académico canadiense Terry Cook , el archivista sudafricano Verne Harris , la archivista australiana Sue McKemmish , la profesora y académica archivística de la UCLA Anne Gilliland , la profesora y académica archivística de la Universidad de Michigan Margaret Hedstrom , el archivista estadounidense y miembro del profesorado de la Universidad de Pittsburgh Richard Cox, la archivista italiana y académica de la Universidad de Columbia Británica Luciana Duranti , y el museo y archivista estadounidense David Bearman.
No existe un conjunto universal de leyes o normas que rijan la forma o la misión de las instituciones archivísticas. [7] Las formas, funciones y mandatos de los programas e instituciones archivísticas tienden a diferir en función de la ubicación geográfica y el idioma, la naturaleza de la sociedad en la que existen y los objetivos de quienes controlan los archivos. [7] En cambio, las normas actuales que se han proporcionado y que son las más ampliamente seguidas, como la norma ICA, la norma ISO y la norma DIRKS , actúan como pautas de trabajo que los archivos deben seguir y adaptar de la manera que mejor se adapte a sus respectivas necesidades.
Tras la introducción de la tecnología informática en los repositorios de archivos, a partir de la década de 1970, los archivistas reconocieron cada vez más la necesidad de desarrollar estándares comunes para la práctica descriptiva, con el fin de facilitar la difusión de la información descriptiva de archivo. [8] El estándar desarrollado por los archivistas en Canadá, Rules for Archival Description , también conocido como RAD, se publicó por primera vez en 1990. Como estándar, RAD tiene como objetivo proporcionar a los archivistas una base coherente y común para la descripción del material de archivo dentro de un fondo , basándose en los principios archivísticos tradicionales. [9] Un estándar comparable utilizado en los Estados Unidos es Describing Archives: A Content Standard , también conocido como DACS. [10] Estos estándares existen para proporcionar a los archivistas las herramientas para describir y hacer accesible el material de archivo al público. [11]
Los metadatos comprenden datos contextuales pertenecientes a un registro o conjunto de registros. Para compilar metadatos de manera consistente, de modo de mejorar la capacidad de descubrimiento de los materiales de archivo para los usuarios, así como apoyar el cuidado y la preservación de los materiales por parte de la institución archivística, los archivistas buscan estándares apropiados para varios tipos de metadatos para diferentes propósitos, incluyendo la administración, descripción, preservación y almacenamiento y recuperación digital. Por ejemplo, los estándares comunes utilizados por los archivistas para estructurar metadatos descriptivos, que transmiten información como la forma, extensión y contenido de los materiales de archivo, incluyen la catalogación legible por máquina (formato MARC), la descripción archivística codificada (EAD) y Dublin Core . [12]
En la ciencia archivística, la procedencia se refiere al "origen o fuente de algo; información sobre los orígenes, la custodia y la propiedad de un elemento o colección". [13] Como principio fundamental de los archivos, la procedencia se refiere al individuo, la familia o la organización que creó o recibió los elementos de una colección. En la práctica, la procedencia dicta que los registros de diferentes orígenes deben mantenerse separados para preservar su contexto. [13] Como metodología, la procedencia se convierte en un medio para describir los registros a nivel de serie.
La descripción de los registros a nivel de serie para garantizar que los registros de diferentes orígenes se mantengan separados, proporcionó una alternativa a la catalogación de manuscritos a nivel de ítem. [14] La práctica de la procedencia tiene dos conceptos principales: " respeto de los fondos " y " orden original ". " Respeto de los fondos " surgió de la convicción de que los registros que ingresan a un archivo tienen una conexión esencial con la persona u oficina que los generó y usó; los archivistas consideran que todos los registros que se originan con una unidad administrativa particular (ya sea anterior o aún existente) son una agrupación archivística separada, o " fondo ", y buscan preservar y describir los registros en consecuencia, con especial atención a la evidencia de cómo se organizaron y mantuvieron en el momento en que se crearon. [15] : 167–168 "Orden original", se refiere a mantener los registros "lo más cerca posible en el mismo orden de clasificación que se obtuvo en las oficinas de origen", da credibilidad adicional a los registros preservados y a sus " fondos " de origen. [14] Los registros deben conservarse en el mismo orden en que fueron colocados durante la actividad oficial del organismo en cuestión; no deben reorganizarse artificialmente. Los registros conservados en su orden original tienen más probabilidades de revelar la naturaleza de las organizaciones que los crearon y, lo que es más importante, el orden de las actividades de las que surgieron. [16]
No es raro que consideraciones prácticas de almacenamiento impidan mantener físicamente el orden original de los registros. Sin embargo, en tales casos, el orden original debe respetarse intelectualmente en la estructura y disposición de los instrumentos de búsqueda .
Después de la Revolución Francesa , surgió en la sociedad francesa una nueva apreciación por los registros históricos. Los registros comenzaron a "adquirir la dignidad de monumentos nacionales", [17] y su cuidado fue confiado a académicos que se habían formado en bibliotecas . [16] El énfasis estaba en la investigación histórica, y parecía obvio en ese momento que los registros debían organizarse y catalogarse de una manera que "facilitara todo tipo de uso académico". [17] [16] Para apoyar la investigación, se establecieron colecciones sistemáticas artificiales, a menudo organizadas por tema, y los registros se catalogaron según estos esquemas. [15] Con los documentos de archivo abordados desde una perspectiva bibliotecaria , los registros se organizaron de acuerdo con esquemas de clasificación y su contexto original de creación con frecuencia se perdió u obscureció. [16] Esta forma de organización de archivos ha llegado a conocerse como la "tradición de los manuscritos históricos".
El principio de " respeto de los fondos " y de "orden original" fue adoptado en Bélgica y Francia alrededor de 1840 y se extendió por toda Europa durante las décadas siguientes. [15] Tras el auge de los archivos estatales en Francia y Prusia , el creciente volumen de registros modernos que ingresaban al archivo hizo imposible la adhesión a la tradición manuscrita; no había suficientes recursos para organizar y clasificar cada registro. La procedencia recibió su expresión más clara en el "Manual para la ordenación y descripción de archivos", un texto holandés publicado en 1898 y escrito por tres archivistas holandeses, Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin. Este texto proporcionó la primera descripción del principio de procedencia y argumentó que el "orden original" es un rasgo esencial de la ordenación y descripción de archivos. [18]
Los historiadores de la época complementaron el trabajo de los archivistas holandeses y apoyaron el concepto de procedencia. Mediante la investigación asistida por clasificación temática, los historiadores comenzaron a preocuparse por la objetividad en su material fuente. Para sus defensores, la procedencia proporcionaba una alternativa objetiva a los esquemas de clasificación generalmente subjetivos tomados de la bibliotecología . Los historiadores sentían cada vez más que los registros debían mantenerse en su orden original para reflejar mejor la actividad de la que surgieron.
Aunque el orden original es un principio generalmente aceptado, ha habido cierto debate sobre su aplicabilidad a los archivos personales . [15] El orden original no siempre es ideal para los archivos personales. [16] Sin embargo, algunos archivistas insisten en que los registros personales se crean y mantienen por la misma razón que los archivos organizacionales y deben seguir los mismos principios. [16]
La preservación , según la definición de la Sociedad de Archivistas Estadounidenses (SAA), es el acto de proteger los materiales del deterioro físico o la pérdida de información, idealmente de una manera no invasiva. [19] El objetivo de la preservación es mantener la mayor originalidad posible mientras se conserva toda la información que el material tiene para ofrecer. Tanto los principios científicos como las prácticas profesionales se aplican a esta técnica para lograr la máxima eficacia. En un sentido archivístico, la preservación se refiere al cuidado de todos los agregados dentro de una colección. La conservación puede incluirse en esta práctica y, a menudo, estas dos definiciones se superponen. [11]
La preservación surgió con el establecimiento de los primeros archivos centrales. En 1789, durante la Revolución Francesa , se establecieron los Archives Nationales y más tarde, en 1794, se transformaron en un archivo central. [15] Este fue el primer archivo nacional independiente y su objetivo era preservar y almacenar documentos y registros tal como estaban. Esta tendencia ganó popularidad y pronto otros países comenzaron a establecer archivos nacionales por las mismas razones, para mantener y preservar sus registros tal como se creaban y recibían. [11]
Los cambios culturales y científicos reforzaron el concepto y la práctica de la conservación. A finales del siglo XVIII se establecieron en Europa numerosos museos, bibliotecas nacionales y archivos nacionales, con lo que se garantizó la conservación de su patrimonio cultural . [11]
La conservación, al igual que la procedencia, se ocupa de la representación adecuada de los materiales de archivo. Los archivistas se ocupan principalmente de mantener el registro, junto con el contexto en el que se produjo, y de hacer que esta información sea accesible al usuario. [11]
Tout ensemble es una definición relacionada con la conservación. Esta definición abarca la idea del contexto y la importancia de mantener el contexto. Cuando un registro se separa de los demás, pierde su significado. Para preservar un registro, debe conservarse en su totalidad original o, de lo contrario, puede perder su significado. Esta definición se relaciona con el principio de procedencia y respeto del fondo , ya que también enfatiza la idea del registro original. [11]
Los metadatos son fundamentales para la preservación del contexto en la archivística. Los metadatos, según la definición de la SAA, son "datos sobre datos". [12] Estos datos pueden ayudar a los archivistas a localizar un registro específico o una variedad de registros dentro de una determinada categoría. Al asignar metadatos apropiados a los registros o conjuntos de registros, el archivista preserva con éxito la totalidad del registro y el contexto en el que se creó. Esto permite una mejor accesibilidad y mejora la autenticidad. [20]
El mantenimiento físico es otra característica clave de la conservación. Existen muchas estrategias para preservar adecuadamente los archivos: reubicar los artículos en contenedores libres de ácido, almacenarlos en áreas con clima controlado y copiar los artículos deteriorados. [11]
La preservación digital implica la implementación de políticas, estrategias y acciones para garantizar que los documentos digitalizados permanezcan precisos y accesibles a lo largo del tiempo. Debido a las nuevas tecnologías emergentes, los archivos comenzaron a expandirse y requirieron nuevas formas de preservación. Las colecciones de archivos se expandieron para incluir nuevos medios como microfilmes , archivos de audio , archivos visuales , imágenes en movimiento y documentos digitales. Muchos de estos nuevos tipos de medios tienen una expectativa de vida más corta que el papel. [11] La migración de formatos no impresos más antiguos a formatos no impresos más nuevos es necesaria para la preservación de los medios digitales para que puedan permanecer accesibles. [20]
Los metadatos son una parte importante de la preservación digital, ya que preservan el contexto, el uso y la migración de un registro digital. De manera similar a la preservación tradicional, los metadatos son necesarios para preservar la autenticidad y la accesibilidad de un registro. [20]
Los materiales conservados en archivos digitales se pueden consultar generalmente especificando sus metadatos o mediante una búsqueda basada en el contenido, como la búsqueda de texto completo cuando se utilizan métodos de recuperación de información especializados . Estos métodos suelen ofrecer resultados clasificados en función de su relevancia para las consultas de los usuarios. Los nuevos métodos de recuperación de archivos de documentos pueden utilizar otros factores de clasificación, como la relevancia contemporánea y la analogía temporal. [21]
En 2002, la revista Archival Science publicó una serie de artículos que analizaban los sistemas de poder en la práctica, la teoría y la conservación de registros archivísticos. [22] Este enfoque fue descrito en 2017 por Punzalan , Caswell y Sangwand como "estudios archivísticos críticos". [23] Los estudios archivísticos críticos aplican la teoría crítica a la ciencia archivística, con el objetivo de desarrollar e implementar prácticas archivísticas que sean más inclusivas en cuestiones relacionadas con la raza, la clase, el género, la sexualidad y la capacidad. [23] Por ejemplo, incluye documentación de actos racistas y hace referencia a omisiones pasadas de los mismos. [23] Existen sinergias entre los estudios archivísticos críticos y las humanidades digitales , para trabajar en la resistencia a la opresión. [24]
Los estudios archivísticos han puesto de relieve una renovada preocupación por el reconocimiento y la representación de los archivos indígenas, comunitarios y de derechos humanos. [25] La práctica archivística está cada vez más atenta a las implicaciones coloniales e imperialistas. [25] Desde 2016, el concepto de "aniquilación simbólica" se ha utilizado para describir la desaparición de comunidades a través de la falta sistemática o implícita de representación o subrepresentación en los archivos. Inicialmente, Caswell lo adaptó a la literatura archivística a partir de los usos feministas de la aniquilación simbólica . [26] Esta ausencia también se puede encontrar en las políticas archivísticas, así como en las prácticas de descripción y anotación. [26] La preservación y el uso de un lenguaje y descripciones precisas de los archivos comunitarios garantiza que no se descuiden los valores comunitarios y contribuye a las discusiones archivísticas críticas sobre las omisiones en la documentación histórica. [26]
Hughes-Watkins ha demostrado que las principales instituciones archivísticas tienden a preservar un contenido homogéneo y eurocéntrico dentro de la práctica archivística, con una falta significativa de atención a otras perspectivas diversas. [27]
En 2002, la Sociedad de Archivistas Estadounidenses publicó las directrices para un programa de posgrado en estudios archivísticos. [28] Las directrices fueron revisadas y aprobadas nuevamente en 2016. [29]
Los cursos formales de estudio en archivística están disponibles a nivel de maestría y doctorado. Una maestría es típicamente un programa profesional de dos años enfocado en adquirir una base de conocimientos de habilidades archivísticas (incluyendo registros digitales y sistemas de acceso) [30] mientras que un doctorado tiene un alcance más amplio e incluye una investigación crítica de sus prácticas archivísticas, y los graduados generalmente se preparan para carreras en investigación y docencia. [31] Los estudiantes de archivística pueden tener antecedentes académicos en áreas como antropología , economía , historia , derecho , bibliotecología , estudios de museos o ciencias de la información . [31]
Las asociaciones profesionales de archivistas buscan fomentar el estudio y el desarrollo profesional:
Las asociaciones regionales profesionales más pequeñas brindan más desarrollo profesional local. Entre ellas se encuentran los Archivistas de Nueva Inglaterra, la Sociedad de Archivistas de las Montañas Rocosas, la Sociedad de Archivistas de Ohio, la Sociedad de Archivistas de Carolina del Norte y la Conferencia Regional de Archivos del Atlántico Medio.
