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Descripción archivística codificada

La descripción archivística codificada ( EAD ) es un estándar para codificar información descriptiva relativa a registros archivísticos. [1]

Descripción general

Los registros de archivo se diferencian de los elementos de una colección de biblioteca porque son únicos, generalmente inéditos y no están disponibles en ningún otro lugar, y porque existen como parte de una colección que los unifica. [2] Por estas razones, la descripción de archivo implica un análisis jerárquico y progresivo que enfatiza la estructura intelectual y el contenido de la colección y no siempre se extiende al nivel de los elementos individuales dentro de ella. [3]

Tras el desarrollo de tecnologías a mediados y finales de la década de 1980 que permitieron la codificación descriptiva de hallazgos legibles por máquina, se hizo posible considerar el desarrollo de ayudas digitales para la búsqueda de archivos. [1] El trabajo sobre un estándar de codificación para la descripción de archivos comenzó en 1992 en la Universidad de California, Berkeley , y en 1998 se lanzó la primera versión de EAD. [4] Se lanzó una segunda versión en 2002, y la última versión, EAD3, se lanzó en agosto de 2015. [5] La Sociedad de Archivistas Estadounidenses y la Biblioteca del Congreso son responsables conjuntas del mantenimiento y desarrollo de EAD. [6]

En la actualidad, archivos, bibliotecas, museos, bibliotecas nacionales y sociedades históricas de todo el mundo utilizan el EAD. [1] Mediante un sistema estandarizado de codificación de las descripciones de los instrumentos de búsqueda de archivos, el EAD permite a los usuarios localizar fuentes primarias que se encuentran geográficamente alejadas. [7] En su nivel más alto, un instrumento de búsqueda de EAD incluye información de control sobre la descripción, así como una descripción de la colección en sí. [8] El EAD3 se revisó en 2018 para abordar las preocupaciones relacionadas con la facilidad de acceso a las descripciones de archivos y su capacidad para interactuar con otros sistemas. [5] [9]

Ejemplo de elementos en la biblioteca de etiquetas EAD3

Antecedentes y necesidad

Los archivos, por su propia naturaleza, son diferentes de las bibliotecas. Mientras que las bibliotecas contienen elementos individuales, como libros y revistas, de los que existen múltiples copias idénticas, los archivos contienen registros que son únicos e interrelacionados. [10] Los archivos representan las actividades de una persona, familia u organización que se crean y acumulan naturalmente en el curso de sus actividades ordinarias. [10] Por lo tanto, a diferencia de los elementos de una biblioteca, todos los elementos de una colección de archivo comparten una relación. [2] El conjunto de los registros de una organización, familia o individuo se han creado y acumulado como un subproducto de la existencia de la organización o individuo y, por lo tanto, comparten un origen común, al que los archivistas se refieren como su procedencia ; la procedencia se refiere tanto al origen de un elemento o colección como a su custodia y propiedad. [11] Los archivistas se refieren al conjunto de registros de un individuo u organización como su fondo ; el fondo es, por lo tanto, un todo conceptual que refleja el proceso de producción o acumulación de registros que comparten una función o actividad común y exhiben una unidad natural. [11] Un fondo puede contener desde un elemento hasta millones de elementos, y puede consistir en cualquier formato, incluidos manuscritos, gráficos, dibujos, mapas, audio, vídeo o registros electrónicos. [10]

Debido a que los materiales publicados difieren de manera significativa y fundamental de las colecciones de materiales interrelacionados y únicos que se encuentran en los archivos, existen diferencias significativas en la descripción bibliográfica y archivística. [10] Una descripción bibliográfica representa un elemento publicado individual, se basa en el elemento físico y se deriva de él, y por lo tanto se considera a nivel de elemento. [3] La descripción archivística, por el contrario, representa una colección o un fondo, que a menudo contiene elementos individuales de varios medios, que comparten un origen o procedencia común. [12] Por lo tanto, la descripción de los materiales archivísticos implica un análisis jerárquico y progresivo complejo. [3] Comienza describiendo el conjunto, luego desciende a los subcomponentes; la descripción con frecuencia no se extiende al nivel de elemento. [13] De esta manera, la descripción archivística se centra en la estructura intelectual y el contenido de la colección en lugar de sus características físicas. [14]

Un instrumento de búsqueda es una herramienta que ayuda a los usuarios a encontrar materiales dentro de un archivo mediante la descripción de su contenido. [11] La mayoría de los instrumentos de búsqueda proporcionan tipos de información similares, incluyendo, como mínimo, un título que conecta el instrumento de búsqueda con el creador de la colección; un resumen del material contenido en el instrumento de búsqueda; antecedentes y contexto de la colección, incluidas las principales figuras involucradas; e información sobre la custodia de la colección, así como cualquier condición o restricción con respecto a su uso. [15]

La naturaleza única de los registros de archivo y la distribución geográfica de las colecciones individuales han representado un desafío para quienes desean localizarlos y acceder a ellos durante más de 150 años. [7] Sin embargo, con el advenimiento de la informática en red internacional y los catálogos en línea, surgió la posibilidad de hacer que las colecciones de archivo se puedan buscar en línea. [13]

Historia

El EAD se originó en la reunión anual de la Sociedad de Archivistas Estadounidenses de 1993 en Nueva Orleans y fue dirigido por Daniel Pitti en la Universidad de California, Berkeley . [16] El objetivo del proyecto era crear un estándar de datos para describir archivos, similar a los estándares MARC para describir materiales bibliográficos. La versión inicial 1.0 de EAD se lanzó en el otoño de 1998. [17] Este estándar permite a los archivos , museos , bibliotecas y repositorios de manuscritos enumerar y describir sus fondos de una manera que sea legible por máquina y, por lo tanto, fácil de buscar, mantener e intercambiar. [18] Desde su inicio, muchos archivos y colecciones especiales lo han adoptado.

Además del trabajo de desarrollo y mantenimiento realizado por la Sociedad de Archivistas Estadounidenses y la Biblioteca del Congreso, el Grupo de Bibliotecas de Investigación (RLG) ha desarrollado y publicado un conjunto de pautas de implementación de "Mejores prácticas" [19] para EAD, que establece elementos y atributos obligatorios, recomendados y opcionales. RLG también ha proporcionado una especie de centro de intercambio de recursos de búsqueda en formato EAD, conocido como ArchiveGrid . Las bibliotecas miembro proporcionan a RLG la URL de sus recursos de búsqueda; RLG recopila automáticamente datos de los recursos de búsqueda, los indexa y proporciona una interfaz de búsqueda para el índice, lo que brinda a los investigadores la capacidad de buscar en las colecciones de varios cientos de instituciones con una sola consulta. RLG también ha desarrollado el "RLG Report Card", [20] un programa de control de calidad automatizado que analizará una instancia de EAD e informará sobre cualquier área en la que se desvíe de las pautas de mejores prácticas.

El Subcomité Técnico de la SAA para la Descripción Archivística Codificada, que incluye representación internacional, emprendió una revisión del estándar EAD en 2010. [21] La última versión, EAD3, se publicó en agosto de 2015. [22]

Adopción

Varios repositorios en los Estados Unidos , Canadá , el Reino Unido , Francia , Australia y otros lugares han adoptado e implementado el EAD con distintos niveles de sofisticación técnica. Uno de los esfuerzos más ambiciosos es el Archivo en Línea de California , un catálogo colectivo de más de 5000 instrumentos de búsqueda EAD que cubren manuscritos e imágenes de instituciones de todo el estado. La Biblioteca Nacional Francesa Francois Mitterrand publica más de 90 000 instrumentos de búsqueda EAD que cubren archivos y manuscritos. [ cita requerida ]

Conjunto de elementos EAD

El esquema XML del estándar EAD especifica los elementos que se deben utilizar para describir una colección de manuscritos, así como la disposición de dichos elementos (por ejemplo, qué elementos son obligatorios o cuáles están permitidos dentro de qué otros elementos). El conjunto de etiquetas EAD tiene 146 elementos y se utiliza tanto para describir una colección en su totalidad como para codificar un inventario detallado de varios niveles de la colección. Muchos elementos EAD han sido, o pueden ser, mapeados a estándares de contenido (como DACS e ISAD(G) ) y otros estándares estructurales (como MARC o Dublin Core ), lo que aumenta la flexibilidad e interoperabilidad de los datos. [23]

La EAD 1.0 era una definición de tipo de documento (DTD) SGML . La EAD 2002, la segunda versión de la EAD, se finalizó en diciembre de 2002 y se puso a disposición como una DTD XML . La última versión de la EAD, la EAD3, está disponible tanto como esquema XML como como DTD. [24]

Partes de un instrumento de búsqueda EAD

Nota: Los ejemplos de esta sección son EAD2 y pueden no ser válidos para el esquema EAD3.

eadheader

Nota: En la versión actual de EAD3 1.0, el elemento eadheader ha sido reemplazado por el elemento de control. [25]

La primera sección de un instrumento de búsqueda codificado con EAD es el eadheader. Esta sección contiene el titley opcional subtitlede la colección e información detallada sobre el instrumento de búsqueda en sí: quién lo creó, cuándo se creó, su historial de revisiones , el idioma en el que está escrito el instrumento de búsqueda, etc. El eadheaderen sí tiene una serie de atributos obligatorios que corresponden a varias normas ISO, como ISO 3166-1 para códigos de país e ISO 8601 para formatos de fecha.

Los eadheaderelementos y sus elementos secundarios se pueden asignar a otros estándares para facilitar el intercambio de información. A menudo se asignan a elementos Dublin Core como Creador, Autor, Idioma. Por ejemplo, en el siguiente extracto, el relatedencoding="DC"atributo del eadheaderelemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a Dublin Core; el elemento secundario <author encodinganalog="Creator">indica que el elemento EAD <author>se asigna al elemento Dublin Core <creator>.

Ejemplo de un eadheader:

<eadheader audience= "internal" countryencoding= "iso3166-1" dateencoding= "iso8601" langencoding= "iso639-2b" relatedencoding= "DC" repositorioencoding= "iso15511" scriptencoding= "iso15924" > <eadid countrycode= "us" identifier= "bachrach_lf" mainagencycode= "NSyU" > bachrach_lf </eadid> <filedesc> <titlestmt> <titleproper encodinganalog= "Título" > Documentos de Louis Fabian Bachrach </titleproper> <subtitle> Un inventario de sus documentos en la Universidad Blank </subtitle> <author encodinganalog= "Creador" > Mary Smith </author> </titlestmt> <publicationstmt> <publisher encodinganalog= "Editorial" > Universidad Blank </publisher> <date encodinganalog= "Fecha" normal= "1981" > 1981 </date> </publicationstmt> </filedesc> <profiledesc> <creation> John Jones <date normal= "2006-09-13" > 13 de septiembre de 2006 </date> </creation> <langusage> <language encodinganalog= "Idioma" langcode= "eng" > Inglés </language> </langusage> </profiledesc> </eadheader>

archdesc

La archdescsección contiene la descripción del material de la colección en sí. En primer lugar, la Identificación Descriptiva o didelemento contiene una descripción de la colección en su conjunto, incluido el creador (que puede ser una persona o una organización), el tamaño (normalmente expresado en pies lineales), las fechas de inclusión, los idiomas y un resumen o una breve descripción. Al igual que en el eadheadercaso anterior, los elementos pueden asignarse a los estándares correspondientes; los elementos de esta sección suelen asignarse a elementos MARC. Por ejemplo, en el extracto siguiente, el relatedencoding="MARC21"atributo del archdescelemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a MARC21; el elemento secundario <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: ">indica que el unittitleelemento se asigna al campo MARC 245, subcampo a.

Ejemplo:

<archdesc level= "collection" type= "inventory" relatedencoding= "MARC21" > <did> <head> Resumen de la colección </head> <repository encodinganalog= "852$a" label= "Repositorio: " > Blank University </repository> <origination label= "Creador: " > <persname encodinganalog= "100" > Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992 </persname> </origination> <unittitle encodinganalog= "245$a" label= "Título: " > Documentos de Samuel C. Brightman </unittitle> <unitdate encodinganalog= "245$f" normal= "1932/1992" type= "inclusive" label= "Fechas inclusivas: " > 1932-1992 </unitdate> <physdesc encodinganalog= "300$a" label= "Cantidad: " > <extent> 6 pies lineales . </extent> </physdesc> <abstract encodinganalog= "520$a" label= "Resumen: " > Documentos del periodista estadounidense , incluyendo correspondencia de guerra , escritos de humor político y político , y material de educación para adultos . </abstract> <unitid encodinganalog= "099" label= "Identificación: " countrycode= "us" repositoriocode= "NSyU" > 2458163 </unitid> <langmaterial label= "Idioma: " encodinganalog= "546" > <language langcode= "eng" > Inglés </language> </langmaterial> </did> </archdesc>

Pueden seguir varios elementos descriptivos adicionales, didincluidos:

La segunda sección, y normalmente la más grande, de la archdesces la dsc, que contiene un inventario completo de la colección dividida en fragmentos intelectuales progresivamente más pequeños. EAD ofrece dos opciones: el celemento que se puede anidar dentro de sí mismo hasta un nivel ilimitado, y un conjunto de elementos contenedores numerados c01a través c12de los cuales solo se pueden anidar numéricamente (es decir, a c01puede contener solo a c02; a c02puede contener solo a c03, y así sucesivamente). Tenga en cuenta que los elementos cy se refieren a subdivisiones intelectuales del material; el contenedor físico real se especifica utilizando el elemento . El inventario puede llegar a un nivel tan detallado como se desee. El ejemplo siguiente muestra un inventario hasta el nivel de carpeta.c0#container

Ejemplo de inventario:

<dsc type= "combined" ><head> Inventario </head> <c01> <did> <unittitle> Correspondencia </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Adams, Martha </unittitle> <unitdate normal= "1962/1967" > 1962-1967 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "folder" > 1 </container> </did> </c02> <c02> <did> <unittitle> Barnett, Richard </unittitle> <unitdate normal= "1965" > 1965 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "folder" > 2 </container> </did> </c02> ...etc </c01> <c01> <did> <unittitle> Escritos </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Cuentos </unittitle> < unitdate normal= "1959/1979" > 1959-1979 </unitdate> <container type= "box" > 5 </container> <container type= "folder" > 1-9 </container> </did> </c02> </c01> </dsc>

Citando EAD

Se han realizado algunos estudios sobre cómo citar archivos EAD con granularidad variable. En particular, Buneman y Silvello [26] propusieron un sistema basado en reglas para crear automáticamente fragmentos de citas que se utilizarán como referencias al citar datos XML; un estudio de caso se basa en EAD. Además, Silvello [27] propuso un marco que, aprendiendo de ejemplos, crea automáticamente referencias con un nivel diferente de granularidad para archivos XML. Este marco se ha probado en la colección de archivos EAD de la Biblioteca del Congreso.

Crítica

Un estudio de usuarios [28] que analiza los patrones de interacción de los usuarios con los instrumentos de búsqueda destacó que "[éstos] se centran en las reglas de descripción en lugar de en facilitar el acceso y el uso de los materiales que enumeran y describen", y que muchos usuarios de archivos tienen serios problemas al utilizar instrumentos de búsqueda. Los patrones de interacción de los usuarios más comunes y frecuentes con los instrumentos de búsqueda son de navegación y, por lo tanto, requieren navegar por la jerarquía de archivos para comprender los datos de archivo. [29]

Algunos críticos afirman que la EAD restringe la interacción de los investigadores porque varias operaciones son imposibles o ineficientes. [30] Por ejemplo, es problemático:

Además, el EAD permite varios grados de libertad en la práctica de etiquetado, lo que puede resultar problemático en el procesamiento automático de archivos EAD, ya que es difícil saber de antemano cómo una institución utilizará los elementos jerárquicos. Se ha subrayado que solo los archivos EAD que cumplen estrictas directrices de mejores prácticas se pueden compartir y buscar. [35]

Véase también

Referencias

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