En archivística , un fondo es un grupo de documentos que comparten el mismo origen y que se han producido naturalmente como consecuencia del funcionamiento diario de una agencia, individuo u organización. [1] Un ejemplo de fondo podrían ser los escritos de un poeta que nunca fueron publicados o los registros de una institución durante un período específico.
Los fondos son parte de un nivel jerárquico de sistema de descripción en un archivo que comienza con los fondos en la parte superior. Los niveles posteriores se vuelven más descriptivos y estrechos a medida que se desciende en la jerarquía. Las descripciones de niveles van desde fondos hasta series , archivos y luego niveles de elementos . Entre el nivel de fondo y de serie existe a veces un nivel de subfondo o subfondo , y entre el nivel de serie y de archivo a veces hay un nivel de subserie . [2] [3]
En el campo de las ciencias archivísticas, existe un amplio consenso en que el término fondos se originó en la práctica archivística francesa poco después de la Revolución Francesa, cuando Natalis de Wailly , jefa de la Sección Administrativa de los Archivos Nacionales de Francia, escribió la Circular núm. 14, que estableció la idea de que los fondos mantienen juntos registros del mismo origen porque antes de este anuncio los registros se clasificaban de manera arbitraria e inconsistente. [4] En la misma Circular núm. 14, Wailly también acuñó la idea de respeto de los fondos , que significaba que los archiveros debían dejar la disposición de los fondos tal como la originó la persona o agencia que creó los registros. [5] Sin embargo, Luciana Duranti ha encontrado pruebas de que la idea se originó en Nápoles y otros lugares antes de la Circular núm. 14 en 1814. [6] Independientemente de su origen, el respeto de los fondos se extendió rápidamente por Europa después de la publicación del Manual para la organización y descripción de archivos, comúnmente conocido como el Manual holandés , en 1898 y el Primer Congreso Internacional de Archiveros en 1910. [4]
El término fondos creado por Wailly no era tan preciso como debería haber sido y dejaba mucho espacio para la interpretación de fondos . Debido a esto, los archiveros prusianos dictaron regulaciones para la organización de los archivos en 1881. Estas regulaciones proporcionaron una imagen más clara de los fondos como registros públicos que "deben agruparse según su origen en organismos administrativos públicos", y este principio se denominó Provenienzprinzip , o , como se le conoce más comúnmente hoy en día entre el mundo de habla inglesa, procedencia . [7] La procedencia es la creencia de que los archiveros deben conservar un grupo de registros obtenidos como una unidad en sí misma y no fusionarlos con otros documentos. [8] La procedencia también se denomina a veces historial de custodia , ya que tiene en cuenta las diferentes personas u organizaciones que poseían estos registros antes de que el archivo los obtuviera y la forma en que los organizaron. [9] El respeto de los fondos a menudo se confunde con lo mismo que la procedencia, pero las dos ideas, aunque estrechamente relacionadas, se diferencian en que la procedencia se refiere a mantener obras de personas u organizaciones específicas separadas de otras, mientras que el respeto de los fondos se suma a esto manteniendo o recreando también el orden original del creador. Las ideas de respect des fonds y fonds transformaron el mundo de los archivos y todavía se utilizan en la actualidad.
En la práctica archivística moderna, la idea de fondo todavía existe hoy, principalmente en Europa y América del Norte. Sin embargo, a veces el fondo se modifica ligeramente para adaptarse a otras prácticas de archivo. Por ejemplo, en Gran Bretaña se utiliza el término grupo de archivos en lugar de fondos, y en los Archivos Nacionales de Estados Unidos se prefiere el término grupo de registros . Los grupos discográficos a menudo se comparan con fondos, pero en realidad pueden estar compuestos por más de un fondo o ni siquiera por un fondo completo . [10] En la teoría archivística australiana, se reconoce el principio de respeto de los fondos , pero la teoría se centra en las series como nivel descriptivo primario y en la existencia de múltiples procedencias. [11] Fondo no debe confundirse con el término colección de documentos , que se utiliza para agregaciones de documentos reunidos en función de alguna característica compartida por un coleccionista , pero no es creado por el coleccionista y, a menudo, no sigue la procedencia. [12]
A medida que los archivos se digitalizan cada vez más (escanean y almacenan en una computadora) y se trasladan a una plataforma electrónica, la idea de que un fondo exista en una base de datos en línea está cambiando. Un catálogo electrónico no clasifica sus elementos en el nivel de descripción del fondo para seguir los procedimientos de procedencia a menos que se le indique que lo haga, y tampoco clasifica automáticamente los elementos en un orden cronológico para seguir las prácticas relativas al fondo . También está el tema de los artículos que nacen digitales , que son artículos que han sido creados electrónicamente y no están sujetos automáticamente a la jerarquía de un artículo físico. [13] La práctica de implementar fondos en una base de datos electrónica presenta nuevos desafíos para mantener un fondo unido tanto electrónica como físicamente. Como dice Jefferson Bailey, "la lógica de la base de datos no es lineal y no existe un orden original porque el orden depende de la consulta". [4] En el contexto digital, algunos archivos han optado por describir sus fondos a nivel de fondo o de serie, o si un archivo opta por hacer una descripción a nivel de archivo y elemento, los fondos se pueden mantener juntos implementando metadatos y garantizando que el Los metadatos tienen información sobre las relaciones entre elementos para vincular el elemento y sus descripciones de nivel superior. [14] Los fondos en un archivo digital es una cuestión que seguirá evolucionando a medida que los archivos digitales sigan evolucionando, y queda por ver cómo evolucionarán los fondos en este contexto.