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Descripción de archivo codificada

La descripción de archivo codificada ( EAD ) es un estándar para codificar información descriptiva sobre registros de archivo. [1]

Descripción general

Los registros de archivo se diferencian de los elementos de una colección de biblioteca porque son únicos, generalmente inéditos y no disponibles en ningún otro lugar, y porque existen como parte de una colección que los unifica. [2] Por estas razones, la descripción de archivos implica un análisis jerárquico y progresivo que enfatiza la estructura intelectual y el contenido de la colección y no siempre se extiende al nivel de los elementos individuales dentro de ella. [3]

Tras el desarrollo de tecnologías a mediados y finales de la década de 1980 que permitieron la codificación descriptiva de hallazgos legibles por máquina, se hizo posible considerar el desarrollo de ayudas de búsqueda digitales para archivos. [1] El trabajo sobre un estándar de codificación para la descripción de archivos comenzó en 1992 en la Universidad de California, Berkeley , y en 1998 se publicó la primera versión de EAD. [4] Se publicó una segunda versión en 2002 y la última versión, EAD3, se publicó en agosto de 2015. [5] La Sociedad de Archiveros Estadounidenses y la Biblioteca del Congreso son responsables conjuntamente del mantenimiento y desarrollo de EAD. [6]

Actualmente, el EAD se utiliza en archivos, bibliotecas, museos, bibliotecas nacionales y sociedades históricas de todo el mundo. [1] A través de un sistema estandarizado para codificar las descripciones de ayudas de búsqueda de archivos, EAD permite a los usuarios localizar fuentes primarias que están geográficamente remotas. [7] En su nivel más alto, una ayuda de búsqueda EAD incluye información de control sobre la descripción, así como una descripción de la colección misma. [8] EAD3 fue revisado en 2018 para abordar preocupaciones relacionadas con la facilidad de acceso a las descripciones de archivos y su capacidad para interactuar con otros sistemas. [9] [10]

Ejemplo de elementos en la biblioteca de etiquetas EAD3

Antecedentes y necesidad

Los archivos, por su propia naturaleza, son diferentes de las bibliotecas. Mientras que las bibliotecas contienen elementos individuales, como libros y revistas, de los cuales existen múltiples copias idénticas, los archivos contienen registros que son únicos y están interrelacionados. [11] Los archivos representan las actividades de una persona, familia u organización que se crean y acumulan naturalmente en el curso de sus actividades ordinarias. [11] Por lo tanto, a diferencia de los elementos de una biblioteca, todos los elementos de una colección de archivos comparten una relación. [2] Todo el cuerpo de registros de una organización, familia o individuo ha sido creado y acumulado como subproducto de la existencia de la organización o individuo y, por lo tanto, comparte un origen común, al que los archiveros se refieren como su procedencia ; La procedencia se refiere tanto al origen de un artículo o colección como a su custodia y propiedad. [12] Los archiveros se refieren a todo el cuerpo o registros de un individuo u organización como su fondo ; El fondo es, por tanto, un todo conceptual que refleja el proceso de producción o acumulación de registros que comparten una función o actividad común y exhiben una unidad natural. [12] Un fondo puede contener desde un elemento hasta millones de elementos, y puede consistir en cualquier forma, incluidos manuscritos, gráficos, dibujos, mapas, audio, vídeo o registros electrónicos. [11]

Debido a que los materiales publicados difieren de manera significativa y fundamental de las colecciones de materiales únicos e interrelacionados que se encuentran en los archivos, existen diferencias significativas en la descripción bibliográfica y de archivo. [11] Una descripción bibliográfica representa un artículo publicado individual, se basa y se deriva del artículo físico y, por lo tanto, se considera a nivel de artículo. [3] La descripción de archivo, por el contrario, representa una colección o un fondo, que a menudo contiene elementos individuales de diversos medios, que comparten un origen o procedencia común. [13] La descripción de los materiales de archivo, por tanto, implica un complejo análisis jerárquico y progresivo. [3] Comienza describiendo el todo, luego desciende a los subcomponentes; la descripción frecuentemente no se extiende al nivel del artículo. [14] De esta manera, la descripción archivística se centra en la estructura intelectual y el contenido de la colección más que en sus características físicas. [15]

Una ayuda de búsqueda es una herramienta que ayuda a los usuarios a encontrar materiales dentro de un archivo a través de la descripción de su contenido. [12] La mayoría de las ayudas para la búsqueda proporcionan tipos similares de información, incluido, como mínimo, un título que conecta la ayuda para la búsqueda con el creador de la colección; un resumen del material contenido en la ayuda de búsqueda; antecedentes y contexto de la colección, incluidas las principales figuras involucradas; e información sobre la custodia de la colección así como cualquier condición o restricción relativa a su uso. [dieciséis]

La naturaleza única de los registros de archivo y la distribución geográfica de las colecciones individuales ha presentado un desafío para quienes desean localizarlos y acceder a ellos durante más de 150 años. [7] Sin embargo, con la llegada de la informática en red internacional y los catálogos en línea, surgió la posibilidad de hacer que las colecciones de archivos puedan buscarse en línea. [14]

Historia

EAD se originó en la reunión anual de la Sociedad de Archiveros Estadounidenses de 1993 en Nueva Orleans y estuvo dirigida por Daniel Pitti en la Universidad de California, Berkeley . [17] El objetivo del proyecto era crear un estándar de datos para describir archivos, similar a los estándares MARC para describir materiales bibliográficos. La versión inicial 1.0 de EAD se publicó en el otoño de 1998. [18] Este estándar permite a archivos , museos , bibliotecas y depósitos de manuscritos enumerar y describir sus fondos de una manera que sea legible por máquina y, por lo tanto, fácil de buscar. mantener e intercambiar. [19] Desde sus inicios, muchos archivos y colecciones especiales lo han adoptado.

Además del trabajo de desarrollo y mantenimiento realizado por la Sociedad de Archiveros Estadounidenses y la Biblioteca del Congreso, el Grupo de Bibliotecas de Investigación (RLG) ha desarrollado y publicado un conjunto de pautas de implementación de "Mejores Prácticas" [20] para EAD, que establece elementos y atributos obligatorios, recomendados y opcionales. RLG también ha proporcionado una especie de cámara de compensación para encontrar ayudas en formato EAD, conocida como ArchiveGrid . Las bibliotecas miembros proporcionan a RLG la URL de sus ayudas de búsqueda; RLG recopila automáticamente datos de las ayudas de búsqueda, los indexa y proporciona una interfaz de búsqueda para el índice, brindando así a los investigadores la capacidad de buscar en varios cientos de colecciones de instituciones con una sola consulta. RLG también ha desarrollado el "RLG Report Card", [21] un programa automatizado de control de calidad que analizará una instancia de EAD e informará cualquier área en la que se aparte de las pautas de mejores prácticas.

El Subcomité Técnico para la Descripción Codificada de Archivos de la SAA, que incluye representación internacional, se embarcó en una revisión del estándar EAD en 2010. [22] La última versión, EAD3, se publicó en agosto de 2015. [23]

Adopción

Varios repositorios en los Estados Unidos , Canadá , el Reino Unido , Francia , Australia y otros lugares han adoptado e implementado EAD con distintos niveles de sofisticación técnica. Uno de los esfuerzos más ambiciosos es el Archivo en Línea de California , un catálogo colectivo de más de 5,000 ayudas de búsqueda EAD que cubren manuscritos e imágenes de instituciones de todo el estado. La Biblioteca Nacional Francesa Francois Mitterrand publica más de 90.000 ayudas de búsqueda EAD que cubren archivos y manuscritos. [ cita necesaria ]

Conjunto de elementos EAD

El esquema XML del estándar EAD especifica los elementos que se utilizarán para describir una colección de manuscritos, así como la disposición de esos elementos (por ejemplo, qué elementos son necesarios o cuáles están permitidos dentro de qué otros elementos). El conjunto de etiquetas EAD tiene 146 elementos y se utiliza tanto para describir una colección en su conjunto como para codificar un inventario detallado de varios niveles de la colección. Muchos elementos de EAD han sido, o pueden ser, mapeados a estándares de contenido (como DACS e ISAD(G) ) y otros estándares estructurales (como MARC o Dublin Core ), aumentando la flexibilidad y la interoperabilidad de los datos. [24]

EAD 1.0 era una definición de tipo de documento (DTD) SGML . EAD 2002, la segunda encarnación de EAD, se finalizó en diciembre de 2002 y estuvo disponible como XML DTD. La última versión de EAD, EAD3, está disponible como esquema XML y DTD. [25]

Partes de una ayuda de búsqueda EAD

Nota: Los ejemplos de esta sección son EAD2 y es posible que no sean válidos con respecto al esquema EAD3.

eadheader

Nota: En la versión actual de EAD3 1.0, el elemento de encabezado ha sido reemplazado por el elemento de control. [26]

La primera sección de una ayuda de búsqueda codificada con EAD es la eadheader. Esta sección contiene los titleelementos opcionales subtitlede la colección e información detallada sobre la ayuda de búsqueda en sí: quién la creó, cuándo se creó, su historial de revisiones , el idioma en el que está escrita la ayuda de búsqueda, etc. El eadheadermismo tiene una serie de atributos requeridos que se corresponden con varios estándares ISO , como ISO 3166-1 para códigos de países e ISO 8601 para formatos de fecha.

Los eadheaderelementos y sus hijos se pueden asignar a otros estándares para facilitar el intercambio de información. A menudo se asignan a elementos Dublin Core como Creador, Autor e Idioma. Por ejemplo, en el extracto siguiente, el relatedencoding="DC"atributo del eadheaderelemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a Dublin Core; el elemento secundario <author encodinganalog="Creator">indica que el elemento EAD <author>se asigna al elemento Dublin Core <creator>.

Ejemplo de eadheader:

<eadheader audiencia= "internal" countryencoding= "iso3166-1" dateencoding= "iso8601" langencoding= "iso639-2b" relatedencoding= "DC" repositoryencoding= "iso15511" scriptencoding= "iso15924" > <eadid countrycode= "us" identificador = "bachrach_lf" mainagencycode= "NSyU" > bachrach_lf </eadid> <filedesc> <titlestmt> <titleproper encodinganalog= "Title" > Documentos de Louis Fabian Bachrach </titleproper> <subtitle> Un inventario de sus trabajos en Blank University </ subtítulo> <autor encodinganalog= "Creador" > Mary Smith </autor> </titlestmt> <publicationstmt> <publisher encodinganalog= "Publisher" > Blank University </publisher> <fecha encodinganalog= "Fecha" normal= "1981" > 1981 </date> </publicationstmt> </filedesc> <profiledesc> <creación> John Jones <date normal= "2006-09-13" > 13 de septiembre de 2006 </date> </creation> <idioma> <language encodinganalog = "Idioma" langcode= "eng" > Inglés </language> </langusage> </profiledesc> </eadheader>

archdesc

La archdescsección contiene la descripción del propio material de recogida. En primer lugar, la identificación o didelemento descriptivo contiene una descripción de la colección en su conjunto, incluido el creador (que puede ser un individuo o una organización), el tamaño (generalmente expresado en pies lineales), fechas inclusivas, idioma(s) y una resumen o breve descripción. Al igual que con lo eadheaderanterior, los elementos pueden asignarse a los estándares correspondientes; Los elementos de esta sección generalmente se asignan a elementos MARC. Por ejemplo, en el extracto siguiente, el relatedencoding="MARC21"atributo del archdescelemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a MARC21; el elemento secundario <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: ">indica que el unittitleelemento se asigna al campo MARC 245, subcampo a.

Ejemplo:

<archdesc nivel= "collection" type= "inventory" relatedencoding= "MARC21" > <did> <head> Descripción general de la colección </head> <repository encodinganalog= "852$a" label= "Repositorio: " > Blank University </repository> <origination label= "Creador: " > <persname encodinganalog= "100" > Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992 </persname> </origination> <unittitle encodinganalog= "245$a " label= "Título: " > Samuel C. Brightman Papers </unittitle> <unitdate encodinganalog= "245$f" normal= "1932/1992" type= "inclusive" label= "Fechas inclusivas: " > 1932-1992 < /unitdate> <physdesc encodinganalog= "300$a" label= "Cantidad: " > <extensión> 6 pies lineales </extent> </physdesc> <abstract encodinganalog= "520$a" label= "Resumen: " > Artículos del periodista estadounidense que incluyen correspondencia de guerra , escritos políticos y de humor político y material de educación para adultos </abstract> <unitid encodinganalog= "099" label= " Identificación: " countrycode= "us" repositorycode= "NSyU" > 2458163 < /unitid> <langmaterial label= "Idioma: " encodinganalog= "546" > <language langcode= "eng" > Inglés </language> </langmaterial> </did> </archdesc>

A continuación pueden seguir varios elementos descriptivos adicionales, didentre ellos:

La segunda sección, y generalmente la más grande, es archdescla dsc, que contiene un inventario completo de la colección desglosada en partes intelectuales progresivamente más pequeñas. EAD ofrece dos opciones: el celemento que se puede anidar dentro de sí mismo a un nivel ilimitado, y un conjunto de elementos contenedores numerados c01a través c12del cual solo se puede anidar numéricamente (es decir, a c01puede contener solo a c02; a c02puede contener solo a c03, y así sucesivamente). . Tenga en cuenta que los elementos cy se refieren a subdivisiones intelectuales del material; el contenedor físico real se especifica utilizando el elemento. El inventario puede bajar al nivel tan detallado que se desee. El siguiente ejemplo muestra un inventario a nivel de carpeta.c0#container

Ejemplo de inventario:

<dsc type= "combinado" ><head> Inventario </head> <c01> <did> <unittitle> Correspondencia </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Adams, Martha </unittitle> <unitdate normal= "1962/1967" > 1962-1967 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "carpeta" > 1 </container> </did> </c02 > <c02> <did> <unittitle> Barnett, Richard </unittitle> <unitdate normal= "1965" > 1965 </unitdate> <container type= "box" > 1 </container> <container type= "carpeta" > 2 </container> </did> </c02> ...etc </c01> <c01> <did> <unittitle> Escritos </unittitle> </did> <c02> <did> <unittitle> Cortos historias </unittitle> <unitdate normal= "1959/1979" > 1959-1979 </unitdate> <container type= "box" > 5 </container> <container type= "carpeta" > 1-9 </container> </did> </c02> </c01> </dsc>

Citando a EAD

Se han realizado algunos estudios sobre cómo citar archivos EAD con granularidad variable. En particular, Buneman y Silvello [27] propusieron un sistema basado en reglas para crear automáticamente fragmentos de citas que se utilizarán como referencias al citar datos XML; un estudio de caso se basa en EAD. Además, Silvello [28] propuso un marco que, aprendiendo de ejemplos, crea automáticamente referencias en un nivel diferente de tosquedad para archivos XML. Este marco se ha probado en la colección de archivos EAD de la Biblioteca del Congreso.

Crítica

Un estudio de usuarios [29] que analiza los patrones de interacción del usuario con ayudas de búsqueda destacó que "[ellos] se centran en reglas de descripción en lugar de facilitar el acceso y el uso de los materiales que enumeran y describen", y que muchos usuarios de archivos tienen serios problemas. utilizando ayudas de búsqueda. Los patrones comunes y frecuentes de interacción del usuario con ayudas de búsqueda son de navegación y, por lo tanto, requieren explorar la jerarquía de archivos para entender los datos de archivo. [30]

Algunos críticos afirman que la EAD limita la interacción de los investigadores porque varias operaciones son imposibles o ineficientes. [31] Por ejemplo, resulta problemático:

Además, la EAD permite varios grados de libertad en la práctica del etiquetado, lo que puede resultar problemático en el procesamiento automático de archivos EAD, ya que es difícil saber de antemano cómo una institución utilizará los elementos jerárquicos. Se ha subrayado que sólo los archivos EAD que cumplan con estrictas directrices de mejores prácticas se pueden compartir y buscar. [36]

Ver también

Referencias

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