La ciencia de archivo , o estudios de archivo , es el estudio y la teoría de la construcción y conservación de archivos , que son colecciones de documentos, grabaciones , fotografías y otros materiales diversos en formatos físicos o digitales.
Para construir y curar un archivo, es necesario adquirir y evaluar los materiales y poder acceder a ellos más adelante. Con este fin, la archivística busca mejorar los métodos para evaluar , almacenar, preservar y procesar (organizar y describir) colecciones de materiales. [1]
Un registro de archivo conserva datos que no pretenden cambiar. Para ser valiosos para la sociedad, los archivos deben ser dignos de confianza. Por lo tanto, un archivero tiene la responsabilidad de autenticar los materiales de archivo, como los documentos históricos , y garantizar su confiabilidad, integridad y usabilidad. Los registros de archivo deben ser lo que dicen ser; representar con precisión la actividad para la que fueron creados; presentar una imagen coherente a través de una variedad de contenidos; y estar en condiciones utilizables en un lugar accesible. [2]
A un curador de archivo se le llama archivero ; La curación de un archivo se llama administración de archivos .
La archivística surgió de la diplomacia , el análisis crítico de los documentos . [3] [4]
En 1540, Jacob von Rammingen (1510-1582) escribió el manuscrito del manual de archivo más antiguo conocido. Era un experto en registros ( Registraturen ), la palabra alemana para lo que más tarde se conoció como archivos . [5]
Rammingen elaboró un registro para el ayuntamiento de Augsburgo . Sin embargo, al no poder asistir a la reunión del consejo, describió por escrito la estructura y gestión de los archivos. Aunque este no es el primer trabajo sobre archivística (el propio Rammingen hace referencia a literatura anterior sobre mantenimiento de registros), los manuales anteriores generalmente no se publicaban. La archivística no tuvo un comienzo formal. El manual de Jacob von Rammingen se imprimió en Heidelberg en 1571. [5]
Tradicionalmente, la archivística ha implicado el estudio de métodos para conservar artículos en instalaciones de almacenamiento con clima controlado. Es también el estudio de la catalogación y adhesión , de la recuperación y manipulación segura. La llegada de los documentos digitales junto con el desarrollo de las bases de datos electrónicas ha provocado que este campo reevalúe sus medios y fines. [6] Si bien generalmente se asocia con museos y bibliotecas , el campo también puede pertenecer a personas que mantienen colecciones privadas o archivos comerciales. La ciencia de los archivos se enseña en colegios y universidades, generalmente bajo el paraguas de ciencias de la información o junto con un programa de historia.
Una lista de pensadores fundamentales en los estudios de archivos podría incluir: el archivero estadounidense Theodore Schellenberg y el archivero británico Sir Hilary Jenkinson . Algunos pensadores importantes sobre archivos del siglo pasado incluyen: el archivero y estudioso canadiense Terry Cook , el archivero sudafricano Verne Harris , la estudiosa de archivos australiana Sue McKemmish , la profesora y estudiosa de archivos de UCLA Anne Gilliland , la profesora y estudiosa de archivos de la Universidad de Michigan Margaret Hedstrom , estudiosa de archivos estadounidense y el miembro de la facultad de la Universidad de Pittsburgh, Richard Cox, la académica y profesora de archivos italiana de la Universidad de Columbia Británica, Luciana Duranti , y el académico estadounidense de museos y archivos, David Bearman.
No existe un conjunto universal de leyes o estándares que gobiernen la forma o misión de las instituciones de archivos. [7] Las formas, funciones y mandatos de los programas e instituciones de archivos tienden a diferir según la ubicación geográfica y el idioma, la naturaleza de la sociedad en la que existen y los objetivos de quienes tienen el control de los archivos. [7] En cambio, los estándares actuales que se han proporcionado y que se siguen más ampliamente, como el estándar ICA, el estándar ISO y el estándar DIRKS , actúan como pautas de trabajo para que los archivos los sigan y adapten de la manera que mejor se adapte a sus respectivas necesidades. .
Tras la introducción de la tecnología informática en los depósitos de archivos, a partir de la década de 1970, los archiveros reconocieron cada vez más la necesidad de desarrollar estándares comunes para la práctica descriptiva, con el fin de facilitar la difusión de la información descriptiva de los archivos. [8] El estándar desarrollado por archiveros en Canadá, Reglas para la descripción de archivos , también conocido como RAD, se publicó por primera vez en 1990. Como estándar, RAD tiene como objetivo proporcionar a los archiveros una base consistente y común para la descripción de material de archivo dentro de un fondos , basados en principios archivísticos tradicionales. [9] Un estándar comparable utilizado en los Estados Unidos es Describing Archives: A Content Standard , también conocido como DACS. [10] Estos estándares existen para proporcionar a los archiveros las herramientas para describir y hacer accesible al público el material de archivo. [11]
Los metadatos comprenden datos contextuales pertenecientes a un registro o agregado de registros. Para compilar metadatos de manera consistente, a fin de mejorar la capacidad de descubrimiento de los materiales de archivo para los usuarios, así como respaldar el cuidado y la preservación de los materiales por parte de la institución archivística, los archiveros buscan estándares apropiados para varios tipos de metadatos para diferentes propósitos, incluyendo administración, descripción, preservación y almacenamiento y recuperación digital. Por ejemplo, los estándares comunes utilizados por los archiveros para estructurar metadatos descriptivos, que transmiten información como la forma, extensión y contenido de los materiales de archivo, incluyen la catalogación legible por máquina (formato MARC), la descripción de archivo codificada (EAD) y el núcleo Dublin . [12]
La procedencia en ciencias de archivo se refiere al "origen o fuente de algo; información sobre los orígenes, custodia y propiedad de un artículo o colección". [13] Como principio fundamental de los archivos, la procedencia se refiere al individuo, familia u organización que creó o recibió los elementos de una colección. En la práctica, la procedencia dicta que los registros de diferentes orígenes deben mantenerse separados para preservar su contexto. [13] Como metodología, la procedencia se convierte en un medio para describir registros a nivel de serie.
La descripción de registros a nivel de serie para garantizar que los registros de diferentes orígenes se mantengan separados proporcionó una alternativa a la catalogación de manuscritos a nivel de ítem. [14] La práctica de la procedencia tiene dos conceptos principales: " respeto de los fondos " y " orden original ". " Respect des fonds " surgió de la convicción de que los registros que ingresan a un archivo tienen una conexión esencial con la persona u oficina que los generó y utilizó; Los archiveros consideran que todos los documentos que se originan en una unidad administrativa particular (ya sea anterior o aún existente) son una agrupación de archivos separada, o " fondos ", y tratan de preservar y describir los registros en consecuencia, prestando especial atención a la evidencia de cómo fueron organizados y mantenidos en el momento de su creación. [15] : 167–168 "Orden original", se refiere a mantener registros "lo más cerca posible en el mismo orden de clasificación obtenido en las oficinas de origen", otorga credibilidad adicional a los registros conservados y a sus " fondos " de origen. [14] Los registros deben mantenerse en el mismo orden en que se colocaron en el curso de la actividad oficial del organismo de que se trate; Los registros no deben reorganizarse artificialmente. Es más probable que los registros mantenidos en su orden original revelen la naturaleza de las organizaciones que los crearon y, lo que es más importante, el orden de actividades de las que surgieron. [dieciséis]
No es infrecuente que consideraciones prácticas de almacenamiento impliquen que sea imposible mantener físicamente el orden original de los registros. En tales casos, sin embargo, se debe respetar intelectualmente el orden original en la estructura y disposición de los instrumentos de localización .
Después de la Revolución Francesa , surgió en la sociedad francesa una nueva apreciación por los registros históricos. Los registros comenzaron a "adquirir la dignidad de monumentos nacionales", [17] y su cuidado fue confiado a estudiosos que se formaban en las bibliotecas . [16] El énfasis estaba en la investigación histórica, y parecía obvio en ese momento que los registros debían organizarse y catalogarse de una manera que "facilitara todo tipo de uso académico". [17] [16] Para apoyar la investigación, se establecieron colecciones sistemáticas artificiales, a menudo organizadas por tema, y se catalogaron registros en estos esquemas. [15] Al abordar los documentos de archivo desde una perspectiva bibliotecológica , los registros se organizaban según esquemas de clasificación y su contexto original de creación con frecuencia se perdía u oscurecía. [16] Esta forma de organización de archivos ha llegado a conocerse como la "tradición de los manuscritos históricos".
El principio del " respeto de los fondos " y del "orden original" fue adoptado en Bélgica y Francia alrededor de 1840 y se extendió por toda Europa durante las décadas siguientes. [15] Tras el auge de los archivos estatales en Francia y Prusia , el creciente volumen de registros modernos que ingresaban al archivo hizo imposible la adhesión a la tradición manuscrita; no había suficientes recursos para organizar y clasificar cada registro. La procedencia recibió su expresión más aguda en el "Manual para la disposición y descripción de archivos", un texto holandés publicado en 1898 y escrito por tres archiveros holandeses, Samuel Muller, Johan Feith y Robert Fruin. Este texto proporcionó la primera descripción del principio de procedencia y argumentó que el "orden original" es un rasgo esencial de la disposición y descripción de los archivos. [18]
Complementando el trabajo de los archiveros holandeses y apoyando el concepto de procedencia estaban los historiadores de la época. A través de la investigación asistida por clasificación basada en temas, los historiadores comenzaron a preocuparse por la objetividad en su material fuente. Para sus defensores, la procedencia proporcionó una alternativa objetiva a los esquemas de clasificación generalmente subjetivos tomados de la biblioteconomía . Los historiadores sintieron cada vez más que los registros debían mantenerse en su orden original para reflejar mejor la actividad de la que surgieron.
Aunque el orden original es un principio generalmente aceptado, ha habido cierto debate sobre su aplicabilidad al archivo personal . [15] El orden original no siempre es ideal para archivos personales. [16] Sin embargo, algunos archiveros insisten en que los registros personales se crean y mantienen por la misma razón que los archivos organizacionales y deben seguir los mismos principios. [dieciséis]
La preservación , tal como la define la Sociedad de Archiveros Estadounidenses (SAA), es el acto de proteger materiales del deterioro físico o la pérdida de información, idealmente de forma no invasiva. [19] El objetivo de la preservación es mantener la mayor originalidad posible conservando al mismo tiempo toda la información que el material tiene para ofrecer. Tanto los principios científicos como las prácticas profesionales se aplican a esta técnica para que sea máximamente efectiva. En un sentido archivístico, la preservación se refiere al cuidado de todos los agregados dentro de una colección. La conservación puede incluirse en esta práctica y, a menudo, estas dos definiciones se superponen. [11]
La preservación surgió con el establecimiento de los primeros archivos centrales. En 1789, durante la Revolución Francesa , se crearon los Archives Nationales y más tarde, en 1794, se transformaron en un archivo central. [15] Este fue el primer archivo nacional independiente y su objetivo era preservar y almacenar documentos y registros tal como estaban. Esta tendencia ganó popularidad y pronto otros países comenzaron a establecer archivos nacionales por las mismas razones, para mantener y preservar sus registros tal como fueron creados y recibidos. [11]
El cambio cultural y científico reforzó el concepto y la práctica de la preservación. A finales del siglo XVIII se crearon en Europa muchos museos, bibliotecas y archivos nacionales; garantizando así la preservación de su patrimonio cultural . [11]
La preservación, al igual que la procedencia, tiene que ver con la representación adecuada de los materiales de archivo. Los archiveros se preocupan principalmente por mantener el registro, junto con el contexto en el que se produjo, y hacer que esta información sea accesible para el usuario. [11]
Tout ensemble es una definición relacionada con la preservación. Esta definición abarca la idea de contexto y la importancia de mantener el contexto. Cuando un registro se elimina de sus compañeros, pierde su significado. Para preservar un registro debe conservarse en su totalidad original o de lo contrario puede perder su significado. Esta definición se relaciona con el principio de procedencia y respeto de los fondos , ya que de manera similar enfatiza la idea del registro original. [11]
Los metadatos son clave para la preservación del contexto dentro de la archivística. Los metadatos, tal como los define la SAA, son "datos sobre datos". [12] Estos datos pueden ayudar a los archiveros a localizar un registro específico o una variedad de registros dentro de una determinada categoría. Al asignar metadatos apropiados a registros o agregados de registros, el archivero preserva con éxito la totalidad del registro y el contexto en el que fue creado. Esto permite una mejor accesibilidad y mejora la autenticidad. [20]
El mantenimiento físico es otra característica clave de la preservación. Existen muchas estrategias para preservar los archivos adecuadamente: realojar los elementos en contenedores libres de ácido, almacenarlos en áreas con clima controlado y copiar elementos deteriorados. [11]
La preservación digital implica la implementación de políticas, estrategias y acciones para garantizar que los documentos digitalizados sigan siendo precisos y accesibles a lo largo del tiempo. Debido a las nuevas tecnologías emergentes, los archivos comenzaron a expandirse y requerir nuevas formas de preservación. Las colecciones de archivos se ampliaron para incluir nuevos medios como microfilmes , archivos de audio , archivos visuales , imágenes en movimiento y documentos digitales. Muchos de estos nuevos tipos de soportes tienen una esperanza de vida más corta que el papel. [11] La migración de formatos no impresos más antiguos a formatos no impresos más nuevos es necesaria para la preservación de los medios digitales para que puedan seguir siendo accesibles. [20]
Los metadatos son una parte importante de la preservación digital, ya que preservan el contexto, el uso y la migración de un registro digital. De manera similar a la preservación tradicional, los metadatos son necesarios para preservar la autenticidad y accesibilidad de un registro. [20]
Generalmente se puede acceder a los materiales conservados en archivos digitales especificando sus metadatos o mediante una búsqueda basada en contenido, como la búsqueda de texto completo, cuando se utilizan enfoques de recuperación de información específicos . Por lo general, devuelven resultados clasificados en términos de su relevancia para las consultas de los usuarios. Los métodos novedosos de recuperación de archivos de documentos pueden utilizar otros factores de clasificación, como la relevancia contemporánea y la analogía temporal. [21]
En 2002, la revista Archival Science publicó una serie de artículos que analizaban los sistemas de poder en la práctica, la teoría y el mantenimiento de registros de los archivos. [22] Este enfoque fue descrito en 2017 por Punzalan , Caswell y Sangwand como "estudios de archivos críticos". [23] Los estudios críticos de archivos aplican la teoría crítica a la ciencia de los archivos, con el objetivo de desarrollar e implementar prácticas de archivo que incluyan más plenamente cuestiones relacionadas con la raza, la clase, el género, la sexualidad y la capacidad. [23] Por ejemplo, incluye documentación de actos racistas y hace referencia a omisiones pasadas de los mismos. [23] Existen sinergias entre los estudios críticos de archivos y las humanidades digitales , para trabajar para resistir la opresión. [24]
Los estudios de archivos han centrado una preocupación renovada en el reconocimiento y la representación de los archivos indígenas, comunitarios y de derechos humanos. [25] La práctica archivística está cada vez más alerta a las implicaciones coloniales e imperialistas. [25] Desde 2016, el concepto de "aniquilación simbólica" se ha utilizado para describir la desaparición de comunidades por falta sistemática o implícita de representación o subrepresentación en los archivos. Inicialmente Caswell lo adaptó a la literatura de archivo a partir de usos feministas de la aniquilación simbólica . [26] Esta ausencia también se puede encontrar en las políticas de archivo, así como en las prácticas de descripción y anotación. [26] La preservación y el uso de un lenguaje y descripciones precisos de los archivos comunitarios garantiza que no se descuiden los valores de la comunidad y contribuye a debates críticos sobre archivos sobre omisiones en la documentación histórica. [26]
Hughes-Watkins ha demostrado que las principales instituciones archivísticas tienden a preservar contenidos homogéneos y eurocéntricos dentro de la práctica archivística, con una importante falta de atención a otras perspectivas diversas. [27]
En 2002, la Sociedad de Archiveros Estadounidenses publicó directrices para un programa de posgrado en estudios de archivos. [28] Las directrices fueron revisadas y reaprobadas por última vez en 2016. [29]
Hay cursos formales de estudio en ciencias de archivo disponibles a nivel de maestría y doctorado. Una maestría suele ser un programa profesional de dos años que se centra en la adquisición de una base de conocimientos sobre habilidades archivísticas (incluidos registros digitales y sistemas de acceso) [30] , mientras que un doctorado tiene un alcance más amplio e incluye una investigación crítica de sus prácticas archivísticas, con graduados Por lo general, se preparan para carreras en investigación y docencia. [31] Los estudiantes de ciencias de archivo pueden tener formación académica en áreas como antropología , economía , historia , derecho , biblioteconomía , estudios de museos o ciencias de la información . [31]
Las asociaciones profesionales de archiveros buscan fomentar el estudio y el desarrollo profesional:
Las asociaciones regionales profesionales más pequeñas brindan más desarrollo profesional local. Estos incluyen los Archiveros de Nueva Inglaterra, la Sociedad de Archiveros de las Montañas Rocosas, la Sociedad de Archiveros de Ohio, la Sociedad de Archiveros de Carolina del Norte y la Conferencia de Archivos Regionales del Atlántico Medio.
