La gestión del tiempo implica exigencias relacionadas con el trabajo , la vida social , la familia , las aficiones , los intereses personales y los compromisos. El uso eficaz del tiempo ofrece a las personas más opciones para gestionar sus actividades. [2] La gestión del tiempo puede verse facilitada por una serie de habilidades, herramientas y técnicas, especialmente a la hora de llevar a cabo tareas, proyectos y objetivos específicos en un plazo determinado. [3]
Inicialmente, el término gestión del tiempo abarcaba únicamente las actividades empresariales y laborales, pero con el tiempo el término también abarcó las actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en la gestión de proyectos , ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto.
Perspectivas culturales sobre la gestión del tiempo
Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra. Por ejemplo, una visión lineal del tiempo es una forma de concebir el tiempo como un flujo de un momento a otro de manera lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en Estados Unidos junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. [4] Las personas en estas culturas tienden a otorgar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que darían como resultado una pérdida de tiempo. [4] Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más monocrónicas o prefieran hacer solo una cosa a la vez.
Otra visión cultural del tiempo es la visión del tiempo multiactivo. En las culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. [4] Las culturas multiactivas son "policrónicas" o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta visión del tiempo multiactivo es predominante en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. [4] En estas culturas, las personas suelen dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar mucha importancia a terminar conversaciones sociales. [4] En los entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones y, en cambio, se centran en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad por encima de la eficiencia. [5]
Una última visión cultural del tiempo es la visión cíclica del tiempo. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con los acontecimientos. Dado que los días, los meses, los años, las estaciones y los acontecimientos suceden en sucesos regulares y repetitivos, el tiempo se considera cíclico. En esta visión, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde, por lo que hay una cantidad ilimitada de él. [4] Esta visión cíclica del tiempo prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en las culturas con conceptos cíclicos del tiempo centrarse en completar las tareas correctamente, por lo que la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar según sus planes. [5] La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a comprender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global. [6]
Neuropsicología
La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera eficaz puede ser resultado del trastorno por déficit de atención e hiperactividad (TDAH). [7] Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para gestionar muchos proyectos simultáneos y problemas para llevar a cabo un proyecto. [8]
Establecer prioridades y objetivos
Estos objetivos se registran y pueden desglosarse en un proyecto , un plan de acción o una simple lista de tareas. Para las tareas individuales o para los objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia. Se pueden fijar plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un cronograma o un calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, como se indica a continuación:
Análisis ABC
El método ABC para la gestión del tiempo desarrollado por Alan Lakein implica categorizar las tareas en tres etiquetas: A, B y C.
A Tareas
Se trata de las tareas más urgentes y de máxima prioridad. Incluyen trabajos que deben completarse con prontitud, como proyectos con fecha límite.
Tareas B
Estas tareas son importantes, pero no necesariamente tienen una fecha límite específica. Deben completarse lo antes posible.
Tareas C
Éstas son las tareas menos importantes. Se pueden realizar cuando el tiempo lo permite y no requieren atención inmediata.
Análisis de Pareto
El principio de Pareto es la idea de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden lograr haciendo el 20% de las tareas. [9] Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad. [10]
El método Eisenhower
Una "caja de Eisenhower" básica para ayudar a evaluar la urgencia y la importancia. Los elementos pueden ubicarse en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.
El "Método Eisenhower" o "Principio Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". [11] Eisenhower no se atribuyó esta idea a sí mismo, sino que se la atribuyó a un "ex presidente de universidad" (no identificado) [12]
Utilizando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, [13] [14] y luego se colocan en cuadrantes correspondientes en una Matriz de Eisenhower (también conocida como "Caja de Eisenhower" o "Matriz de Decisión de Eisenhower" [15] ). Las tareas en los cuadrantes se manejan luego de la siguiente manera.
Las tareas del cuadrante Importante/Urgente se realizan de forma inmediata y personal [16], por ejemplo, crisis, plazos, problemas. [15]
Las tareas del cuadrante Importante/No urgente tienen una fecha de finalización y se realizan personalmente, [16] por ejemplo, relaciones, planificación, recreación. [15]
Las tareas del cuadrante no importantes/urgentes se delegan, [16] por ejemplo interrupciones, reuniones, actividades. [15]
Las tareas del cuadrante Sin importancia/No urgentes se descartan, [16] por ejemplo, pérdidas de tiempo, actividades agradables, trivialidades. [15]
Implementación de objetivos
Una lista de tareas (también llamada lista de cosas por hacer o "cosas por hacer") es una lista de tareas que se deben completar, como tareas domésticas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o complemento a la memoria .
Cuando se cumple uno de los elementos de una lista de tareas, se marca o tacha la tarea . El método tradicional es escribir estas cosas en una hoja de papel con un bolígrafo o un lápiz , normalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o en software .
La escritora Julie Morgenstern sugiere algunos consejos sobre qué hacer y qué no hacer en la gestión del tiempo, entre los que se incluyen:
Identifique todo lo que es importante haciendo una lista de tareas.
Crear "un oasis de tiempo" para que uno pueda gestionarlo.
Decir que no".
Establecer prioridades.
No lo dejes todo
No pienses que una tarea crítica se realizará en tu tiempo libre . [17]
En la actualidad, existen numerosos equivalentes digitales, incluidas las aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de los PDA . También existen varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.
Organización de la lista de tareas
Las listas de tareas suelen estar organizadas en diarios y por niveles. El sistema por niveles más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o un archivo de tareas) para registrar todas las tareas que la persona debe realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día transfiriendo tareas de la lista general de tareas pendientes. Una alternativa es crear una "lista de cosas que no se deben hacer" para evitar tareas innecesarias. [17]
Las listas de tareas a menudo se priorizan de las siguientes maneras.
Se atribuye a la consultora Ivy Lee (1877-1934) una lista diaria de cosas por hacer, numeradas en orden de importancia y realizadas en ese orden una a la vez según lo permita el tiempo diario, como el consejo más provechoso recibido por Charles M. Schwab (1862-1939), presidente de la Bethlehem Steel Corporation. [18] [19] [20]
Un defensor temprano de la priorización "ABC" fue Alan Lakein , en 1973. En su sistema, los elementos "A" eran los más importantes ("A-1" el más importante dentro de ese grupo), "B" el siguiente más importante, "C" el menos importante. [21]
Un método particular de aplicación del método ABC [22] asigna "A" a las tareas que deben realizarse en un día , "B" a una semana y "C" a un mes .
Para priorizar una lista de tareas diarias, se registran las tareas en orden de mayor prioridad o se les asigna un número después de que se enumeran ("1" para la mayor prioridad, "2" para la segunda prioridad, etc.) que indica en qué orden se deben ejecutar las tareas. El último método es generalmente más rápido, ya que permite registrar las tareas más rápidamente. [17]
Otra forma de priorizar las tareas obligatorias (grupo A) es poner la más desagradable primero. Cuando se hace, el resto de la lista resulta más fácil. Los grupos B y C pueden beneficiarse de la misma idea, pero en lugar de hacer la primera tarea (que es la más desagradable) de inmediato, les da motivación para hacer otras tareas de la lista para evitar la primera.
Varios escritores han destacado las posibles dificultades que entrañan las listas de tareas como las siguientes:
La gestión de la lista puede sustituir a su implementación. Esto puede deberse a la postergación de la actividad de planificación, lo que es similar a la parálisis por análisis . Como ocurre con cualquier actividad, hay un punto en el que los resultados disminuyen.
Para seguir siendo flexible, un sistema de tareas debe tener en cuenta los desastres. Una empresa debe estar preparada para ellos. Incluso si se trata de un desastre pequeño, si nadie se toma el tiempo para afrontarlo, puede hacer metástasis y causar daños a la empresa. [23]
Para evitar quedar atrapado en un patrón derrochador, el sistema de tareas también debe incluir sesiones regulares (mensuales, semestrales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar ineficiencias y garantizar que el usuario se dirige en la dirección que realmente desea. [24]
Si no se dedica regularmente algún tiempo a alcanzar objetivos a largo plazo, la persona puede quedar atrapada en un patrón perpetuo de espera de planes a corto plazo, como permanecer en un trabajo determinado mucho más tiempo del planeado originalmente. [25]
Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten varios usuarios. Permiten que una persona asigne tareas a otros usuarios y utilice el software para comunicarse y priorizar tareas.
Las aplicaciones de listas de tareas modernas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y ordenamiento de la lista de tareas y pueden permitir asociar notas arbitrariamente largas para cada tarea. [ cita requerida ]
Sistemas de gestión del tiempo
Los sistemas de gestión del tiempo suelen incluir un reloj de control o una aplicación web que se utiliza para hacer un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de gestión del tiempo ofrecen a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y gestionar el tiempo de los empleados. De este modo, los empleadores pueden gestionar los costes laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
GTD (Hacer las cosas bien)
El método Getting Things Done , creado por David Allen , consiste en terminar las tareas pequeñas inmediatamente y dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas para empezar a completarlas ahora. [26] La idea central de GTD es animar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de ver y gestionar. "La verdad es que se necesita más energía para mantener algo dentro de la cabeza que fuera", afirma Allen. [26]
Pomodoro
La " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo fue concebida originalmente a finales de los años 80 y se fue perfeccionando gradualmente hasta que se definió en 1992. La técnica debe su nombre a un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano) que utilizó inicialmente Cirillo durante su época universitaria. El "Pomodoro" se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y se define tradicionalmente como de 30 minutos de duración, que consiste en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el "Pomodoro ideal" es de 20 a 35 minutos de duración. [ cita requerida ]
Conceptos relacionados
La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.
Retorno del tiempo invertido : la gestión eficaz del tiempo es esencial para maximizar el retorno del tiempo invertido (ROTI). Al priorizar las tareas y organizar los horarios, las personas pueden asegurarse de asignar tiempo a las actividades que generan el mayor valor.
Gestión de proyectos : La gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de la gestión de proyectos y se conoce más comúnmente como planificación y programación de proyectos . La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones centrales de la gestión de proyectos. [27]
La gestión de la atención se relaciona con la gestión de los recursos cognitivos y, en particular, del tiempo que los humanos destinan su mente (y organizan las mentes de sus empleados) para realizar algunas actividades.
El bloqueo de tiempo es una estrategia de gestión del tiempo que aboga específicamente por asignar bloques de tiempo a tareas específicas para promover una mayor concentración y productividad.
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