Factura

Una factura , factura o factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta e indica los productos , las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor había proporcionado al comprador. ^[1]

Las condiciones de pago suelen estar indicadas en la factura. Estos pueden especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y, a veces, se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. El comprador podría haber pagado ya los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en una factura si ya se ha pagado.

Desde el punto de vista del vendedor, una factura es una factura de venta . Desde el punto de vista del comprador, una factura es una factura de compra . El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o se debe dinero.

Historia

Las facturas aparecen como una de las primeras manifestaciones de registros escritos en la antigua Mesopotamia . ^[2]

Formato

El formato típico de una factura comienza con un encabezado que destaca el término "Factura". Esto suele ir seguido de la información necesaria para establecer el contexto de las transacciones, como el nombre, la dirección y la información de contacto de las partes involucradas (por ejemplo, comprador y vendedor) y fechas importantes, como cuándo se debe recibir el pago. El cuerpo principal de la factura proporciona una lista detallada de los bienes o servicios prestados, especificando descripciones, precios unitarios, cantidades y precios totales para cada artículo. Los elementos financieros adicionales como impuestos , cargos de envío y descuentos se enumeran por separado y se agregan al subtotal para calcular el monto total adeudado. La factura suele concluir con elementos estandarizados u otra información no incluida en el cuerpo previo. Este formato estructurado cumple varias funciones, incluida la facturación, la contabilidad, la auditoría y, en casos de desacuerdo, la evidencia legal para la resolución de disputas. ^[3]^[4]

Encabezamiento

La palabra "factura"
logotipo del vendedor
Número de factura
Información de contacto del vendedor y del comprador
Fecha de la factura
Fecha de vencimiento del pago
Información de envío
Fecha de envío o entrega del bien o servicio;
Condiciones de crédito
Número de orden de compra (o números de seguimiento similares solicitados por el comprador para que se mencionen en la factura);

Cuerpo

Lista de bienes/servicios
Descripción del producto(s);
Precio(s) unitario(s) del(los) producto(s), si corresponde;
Total parcial
Montos de impuestos, si corresponde (por ejemplo, GST o IVA );
Descuentos
Gastos de envío
Monto total adeudado

Pie de página

Detalles de pago (como indicar uno o más métodos de pago aceptables y detalles sobre cargos por pagos atrasados, etc.);
Condiciones de crédito
Detalles fiscales o de registro de la empresa del vendedor, si corresponde, por ejemplo, ABN para empresas australianas o número de IVA para empresas en la UE;
Detalles avanzados (incluido el número de vehículo, el número de LR, la fecha de LR, el modo de transporte , el peso neto , el peso bruto, el peso de tara, el tiempo de salida, el tipo de carga, el nombre del conductor, el número de contacto de la unidad, etc.)

En países donde la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y generalmente un código de referencia que se pasará junto con la transacción que identifica al pagador.

La Unión Europea exige un número de identificación de IVA (impuesto sobre el valor agregado) para las facturas oficiales con IVA, que todas las empresas registradas con IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si las palabras "esta no es una factura con IVA" están presentes en la factura. Dicha factura se denomina factura proforma y no es un sustituto adecuado de una factura con IVA completo para los clientes registrados con IVA. ^[5]

En Canadá, se debe proporcionar el número de registro a efectos del GST para todos los suministros de más de $30 realizados por un proveedor registrado para poder reclamar créditos por impuestos soportados. ^[6]

El Comité de Comercio de la CEPE también proporciona recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional , que implican una descripción más detallada del aspecto logístico de las mercancías y, por lo tanto, pueden ser convenientes para la logística internacional y los procedimientos aduaneros. ^[7]

Variaciones

Existen diferentes tipos de facturas:

Factura pro forma : en el comercio exterior , una factura pro forma es un documento que establece el compromiso del vendedor de proporcionar bienes específicos al comprador a precios específicos. Se suele utilizar para declarar valor en aduana . No es una factura real y, por lo tanto, el vendedor no registra una factura pro forma como una cuenta por cobrar y el comprador no registra una factura pro forma como una cuenta por pagar . El vendedor no emiteuna factura pro forma hasta que el vendedor y el comprador hayan aceptado los términos del pedido . En algunos casos, se emite una factura pro forma para solicitar pagos por adelantado al comprador, ya sea para permitir el inicio de la producción o para garantizar la seguridad de los bienes producidos.
Nota de crédito : si el comprador devuelve la mercancía, el vendedor generalmente emite una nota de crédito por un monto igual o menor que el de la factura y luego reembolsa el dinero al comprador, o el comprador puede aplicar esa nota de crédito a otra factura.
Factura comercial : formulario de declaración de aduanas utilizado en el comercio internacional que describe las partes involucradas en la transacción de envío, las mercancías que se transportan y el valor de las mercancías. ^[8] Es el documento principal utilizado por la aduana y debe cumplir requisitos aduaneros específicos, como el número del Sistema Armonizado y el país de fabricación. Se utiliza para calcular tarifas .
Nota de débito : cuando una empresa no paga o paga menos una factura, es una práctica común emitir una nota de débito por el saldo y los cargos por pagos atrasados adeudados. En su funcionamiento, las notas de débito son idénticas a las facturas.
Factura de autofactura : una factura de autofactura se utiliza cuando un comprador se emite la factura a sí mismo (por ejemplo, de acuerdo con los niveles de consumo que está sacando de un inventario administrado por el proveedor ). ^[9] El comprador (es decir, el emisor) debe tratar la factura como una cuenta por pagar y el vendedor debe tratarla como una cuenta por cobrar. Si hay impuestos sobre la venta, por ejemplo, IVA o GST, es posible que el comprador y el vendedor deban ajustar sus cuentas fiscales de acuerdo con la legislación fiscal. ^[10] Según el artículo 224 de la Directiva del IVA de la UE, los procesos de autofactura sólo podrán utilizarse "si existe un acuerdo previo entre las dos partes y siempre que exista un procedimiento para la aceptación de cada factura" por parte del proveedor. ^[11] Un acuerdo de autofacturación normalmente estipulará que el proveedor tampoco emitirá sus propias facturas de ventas. ^[12]
Liquidación de recibos evaluados (ERS) : ERS es un proceso de pago de bienes y servicios a partir de un albarán en lugar de un documento de factura separado. El beneficiario utiliza los datos del albarán para solicitar los pagos. "En una transacción ERS, el proveedor envía mercancías basándose en un Aviso de envío anticipado (ASN), y el comprador, al recibirlo , confirma la existencia de una orden de compra o contrato correspondiente, verifica la identidad y cantidad de las mercancías y luego paga el proveedor." ^[13]
Hoja de horas : las facturas de servicios por horas emitidas por empresas como abogados y consultores a menudo extraen datos de una hoja de horas. Las empresas de alquiler de equipos operados también pueden generar una factura de hoja de horas , donde la factura será una combinación de cargos basados en hojas de horas y cargos de alquiler de equipos.
Estado de cuenta : un estado de cuenta periódico del cliente incluye el saldo inicial, las facturas, los pagos, las notas de crédito, las notas de débito y el saldo final de la cuenta del cliente durante un período específico. Se puede utilizar un extracto mensual como factura resumida para solicitar un pago único por los cargos mensuales acumulados.
Facturación progresiva utilizada para obtener pagos parciales en contratos extendidos, particularmente en la industria de la construcción (ver Lista de valores )
La Facturación Colectiva también se conoce como facturación mensual en Japón . Las empresas japonesas tienden a tener muchos pedidos con cantidades pequeñas debido al sistema de subcontratación ( Keiretsu ), o a las exigencias de un menor control de inventario ( Kanban ). Para ahorrar el trabajo administrativo, la facturación normalmente se procesa mensualmente.
La facturación continua o facturación recurrente es estándar dentro de la industria de alquiler de equipos, incluido el alquiler de herramientas. Una factura recurrente es aquella que se genera de forma cíclica durante la vigencia de un contrato de alquiler. Por ejemplo, si alquila una excavadora del 1 de enero al 15 de abril, en un ciclo de facturación mensual atrasado, esperaría recibir una factura a finales de enero, otra a finales de febrero, otra a finales de marzo y otra a finales de marzo. Se generará una factura final de alquiler en el momento en que se devuelva el activo. Se adoptaría el mismo principio si se le facturara por adelantado o si se le facturara en un día específico del mes.
La Facturación Electrónica no es necesariamente lo mismo que la facturación EDI . La facturación electrónica en su sentido más amplio abarca EDI, así como mensajes de factura XML y otros formatos como Acrobat/PDF . Históricamente, formatos como PDF no se incluían en la definición más amplia de factura electrónica porque no eran legibles por máquina y no se podían lograr los beneficios de proceso de un mensaje electrónico. Sin embargo, a medida que las técnicas de extracción de datos han evolucionado y las preocupaciones ambientales han comenzado a dominar el argumento comercial para la implementación de la facturación electrónica, ahora se incorporan otros formatos a la definición más amplia.

Electrónico

Algunas facturas ya no están impresas en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Todavía es común que las remesas o facturaciones electrónicas se impriman para mantener registros en papel. Los estándares para la facturación electrónica varían mucho de un país a otro. Los estándares de intercambio electrónico de datos (EDI), como el estándar EDIFACT de las Naciones Unidas , incluyen pautas de codificación de mensajes para facturas electrónicas. El EDIFACT tiene un seguimiento en la factura multisectorial de sintaxis ebXML de UN/CEFACT .

EDIFACTO

El estándar de las Naciones Unidas para facturas electrónicas ("INVOIC") incluye códigos estándar para transmitir información del encabezado (común a toda la factura) y códigos para transmitir detalles para cada una de las partidas (productos o servicios). El estándar "INVOIC" también se puede utilizar para transmitir notas de crédito y débito.

En la Unión Europea se aprobó legislación en 2010 en forma de directiva 2010/45/UE para facilitar el crecimiento de la Factura Electrónica en todos sus estados miembros. Esta legislación atiende a distintos requisitos de IVA y facturación entre países dentro de la UE, además de legislar sobre la autenticidad e integridad de las facturas que se envían electrónicamente. Se estima que sólo en 2011 aproximadamente 5 millones de empresas de la UE habrán enviado facturas electrónicas. ^[14]

Especificación de integración de grupo de aplicaciones abiertas de OAGi

El formato de mensaje XML para facturas electrónicas se ha utilizado desde el inicio de XML en 1998. La Especificación de integración del grupo de aplicaciones abiertas (OAGIS) ha incluido una factura desde 2001. El Grupo de aplicaciones abiertas (OAGi) tiene una relación de trabajo con UN/CEFACT donde OAGi y sus miembros participan en la definición de muchas de las especificaciones de Tecnología y Metodología. OAGi también incluye soporte para estas especificaciones de Tecnología y Metodología dentro de OAGIS.

CEFACT y UBL

Actualmente se están desarrollando dos estándares basados en XML. Uno es la factura intersectorial que está desarrollando el organismo de normalización de las Naciones Unidas UN/CEFACT y el otro es Universal Business Language (UBL), emitido por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). Las implementaciones de facturas basadas en UBL son comunes, sobre todo en el sector público de Dinamarca , ya que fue el primer país donde el uso de UBL fue obligatorio por ley para todas las facturas del sector público. Se están llevando a cabo más implementaciones en los países escandinavos como resultado del proyecto Subset del norte de Europa. También se están implementando en Italia , España y los Países Bajos (UBL 2.0) ^[15] y con la propia Comisión Europea .

El trabajo de NES ha sido transferido al Comité Europeo de Normalización (CEN), el organismo de normalización de la Unión Europea), taller CEN/BII, para la contratación pública en Europa. El resultado de ese trabajo es PEPPOL . Allí se implementan documentos de adquisiciones UBL entre varios países europeos.

Se llegó a un acuerdo entre la UBL y el CEFACT/ONU para la convergencia de los dos estándares de mensajes XML con el objetivo de fusionarlos en uno solo antes de finales de 2009, incluida la provisión de una ruta de actualización para las implementaciones iniciadas en cualquiera de los estándares.

ISDOC

ISDOC es un estándar desarrollado en la República Checa como formato universal para facturas electrónicas. El 16 de octubre de 2008, 14 empresas y el gobierno checo firmaron una declaración para utilizar este formato en el plazo de un año en sus productos.

Factura electrónica

Después de la implantación del Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) en India, se introdujo el concepto de facturación electrónica para empresas con una facturación de más de 5 millones de rupias a partir del 1 de agosto de 2023. Ahora se informan las facturas de empresa a empresa (B2B) para los notificados. categoría de contribuyente. A partir de 2022, las facturas de empresa a consumidor (B2C) están exentas de la facturación electrónica. ^[dieciséis]

Pago

Las organizaciones que compran bienes y servicios generalmente cuentan con un proceso para aprobar el pago de facturas basado en la confirmación de un empleado de que se han recibido los bienes o servicios. ^[17]^[18]^[19]^[20]

Normalmente, al pagar una factura, se enviará un aviso de pago al proveedor para informarle que se ha pagado la factura.

Ver también

Referencias

^ "Definición de FACTURA y significado legal". Diccionario de leyes de Black (2ª ed.). 4 de noviembre de 2011. Archivado desde el original el 10 de marzo de 2023 . Consultado el 10 de marzo de 2023 .
^ McClellan III, James E.; Dorn, Harold (2006). Ciencia y tecnología en la historia mundial: una introducción (2 ed.). Baltimore: Prensa de la Universidad Johns Hopkins. pag. 47.ISBN _ 9780801883606. Archivado desde el original el 6 de enero de 2024 . Consultado el 21 de abril de 2020 . El descubrimiento arqueológico de lo que equivalen a antiguas facturas mesopotámicas (insignias selladas en arcilla) subraya las raíces económicas y utilitarias de la escritura y el cálculo. El ochenta y cinco por ciento de las tablillas cuneiformes descubiertas en Uruk (3000 a. C.), por ejemplo, representan registros económicos, y los registros de templos y palacios egipcios son similares.
^ Ilustración de factura adaptada de Meigs and Meigs Financial Accounting 4th Ed. (McGraw-Hill, 1970), pág.190 ISBN 0-07-041534-X
^ Woodford, William; Wilson, Valeria; Freeman, Suellen; Hombre libre, John (2008). Contabilidad: un enfoque práctico (2 ed.). Educación Pearson . págs. 4-10. ISBN 978-0-409-32357-3.
^ Conn, Frances (15 de agosto de 2017). "Conceptos básicos de la factura con IVA". Contabilidad del tejido de figuras. Archivado desde el original el 1 de agosto de 2020 . Consultado el 12 de mayo de 2019 .
^ Reglamento de información de crédito fiscal soportado (GST/HST), SOR/91-45 Archivado el 21 de julio de 2012 en Wayback Machine , en el s. 3(b)(i)
^ "Recomendación n.º 06: Clave de diseño de facturas alineadas para el comercio internacional (UN/CEFACT; 2000; 7 páginas) ID: ECE/TRADE/148; Tema: Facilitación del comercio y comercio electrónico" (PDF) . Archivado (PDF) desde el original el 17 de abril de 2015 . Consultado el 17 de abril de 2015 .
^ DHL | Mundial | Trámites aduaneros Archivado el 17 de abril de 2015 en Wayback Machine.
^ ControlPay, Autofacturación Archivado el 30 de septiembre de 2015 en Wayback Machine , consultado el 26 de abril de 2018.
^ HMRC (31 de diciembre de 2020). “Autofacturación e IVA”. Archivado desde el original el 7 de noviembre de 2012 . Consultado el 22 de noviembre de 2012 .
^ Directiva consolidada del IVA, 2006, artículo 224
^ "Aviso 700/62 - Autofacturación)". Archivado desde el original el 26 de abril de 2018 . Consultado el 26 de abril de 2018 .
^ "SCM | ¿Qué es la liquidación de recibos evaluados?". Archivado desde el original el 22 de junio de 2007 . Consultado el 22 de junio de 2007 .
^ Los expertos europeos en facturación electrónica Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
^ "Elektronisch factureren" (en holandés). Gobierno de los Países Bajos . Archivado desde el original el 22 de noviembre de 2011 . Consultado el 5 de enero de 2012 .
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^ "Procesamiento de facturas de la Oficina de Transporte del estado de Michigan" (PDF) . Archivado (PDF) desde el original el 16 de diciembre de 2013 . Consultado el 9 de julio de 2013 .
^ Sistema de historial de pagos de facturas comerciales del Departamento de la Marina de EE. UU. Archivado el 3 de julio de 2007 en Wayback Machine.
^ Directrices de contratación comercial - Agencia de gestión de contratos de defensa de EE. UU. Archivado el 26 de junio de 2007 en Wayback Machine.
^ Oficina de Política Federal de Adquisiciones de EE. UU.: mejores prácticas para la administración de contratos Archivado el 12 de junio de 2007 en Wayback Machine.

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