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Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento ( GC ) es el conjunto de métodos relacionados con la creación, el intercambio, el uso y la gestión del conocimiento y la información de una organización. [1] Se refiere a un enfoque multidisciplinario para lograr los objetivos organizacionales haciendo el mejor uso del conocimiento. [2]

La gestión del conocimiento es una disciplina establecida desde 1991, [3] que incluye cursos impartidos en los campos de administración de empresas , sistemas de información , gestión, bibliotecas y ciencias de la información . [3] [4] Otros campos pueden contribuir a la investigación en gestión del conocimiento, incluidos la información y los medios, la informática , la salud pública y las políticas públicas . [5] Varias universidades ofrecen maestrías dedicadas a la gestión del conocimiento.

Muchas grandes empresas, instituciones públicas y organizaciones sin fines de lucro tienen recursos dedicados a esfuerzos internos de gestión del conocimiento, a menudo como parte de sus departamentos de estrategia comercial , TI o gestión de recursos humanos . [6] Varias empresas de consultoría brindan asesoramiento sobre gestión del conocimiento a estas organizaciones. [6]

Los esfuerzos de gestión del conocimiento se centran típicamente en objetivos organizacionales como el mejor desempeño, la ventaja competitiva , la innovación , el intercambio de lecciones aprendidas , la integración y la mejora continua de la organización. [7] Estos esfuerzos se superponen con el aprendizaje organizacional y pueden distinguirse de éste por un mayor enfoque en la gestión del conocimiento como un activo estratégico y en el fomento del intercambio de conocimientos . [2] [8] La gestión del conocimiento es un facilitador del aprendizaje organizacional. [9] [10]

El escenario más complejo para la gestión del conocimiento se puede encontrar en el contexto de la cadena de suministro , ya que involucra a múltiples empresas sin una relación de propiedad o jerarquía entre ellas, siendo denominado por algunos autores como conocimiento transorganizacional o interorganizacional. Esta complejidad se ve incrementada adicionalmente por la industria 4.0 (o cuarta revolución industrial ) y la transformación digital , ya que surgen nuevos desafíos tanto por el volumen como por la velocidad de los flujos de información y la generación de conocimiento. [11]

Historia

Los esfuerzos de gestión del conocimiento tienen una larga historia, incluyendo discusiones en el trabajo, aprendizaje formal , foros de discusión , bibliotecas corporativas, capacitación profesional y programas de tutoría. [2] [10] Con el aumento del uso de computadoras en la segunda mitad del siglo XX, se han introducido adaptaciones específicas de tecnologías como bases de conocimiento , sistemas expertos , repositorios de información , sistemas de apoyo a decisiones grupales , intranets y trabajo cooperativo asistido por computadora para mejorar aún más dichos esfuerzos. [2]

En 1999 se introdujo el término gestión del conocimiento personal , que se refiere a la gestión del conocimiento a nivel individual. [12]

En la empresa, las primeras colecciones de estudios de caso reconocieron la importancia de las dimensiones de gestión del conocimiento de la estrategia, el proceso y la medición . [13] [14] Las lecciones clave aprendidas incluyen que las personas y las normas culturales que influyen en sus comportamientos son los recursos más críticos para la creación, difusión y aplicación exitosa del conocimiento; los procesos de aprendizaje cognitivo, social y organizacional son esenciales para el éxito de una estrategia de gestión del conocimiento; y la medición, la evaluación comparativa y los incentivos son esenciales para acelerar el proceso de aprendizaje e impulsar el cambio cultural. [14] En resumen, los programas de gestión del conocimiento pueden producir beneficios impresionantes para las personas y las organizaciones si son intencionales, concretos y orientados a la acción.

La norma de gestión de calidad ISO 9001:2015 publicada en septiembre de 2015 introdujo una especificación para el “conocimiento organizacional” como un aspecto complementario de la gestión de calidad dentro de una organización. [15]

Investigación

La gestión del conocimiento surgió como disciplina científica a principios de los años 1990. [16] Inicialmente, contó con el apoyo de profesionales individuales, cuando Skandia contrató a Leif Edvinsson de Suecia como el primer director de conocimiento (CKO) del mundo . [17] Hubert Saint-Onge (anteriormente de CIBC , Canadá) comenzó a investigar la gestión del conocimiento mucho antes. [2] El objetivo de los CKO es gestionar y maximizar los activos intangibles de sus organizaciones. [2] Poco a poco, los CKO se interesaron en los aspectos prácticos y teóricos de la gestión del conocimiento, y se formó el nuevo campo de investigación. [18] La idea de la gestión del conocimiento ha sido adoptada por académicos, como Ikujiro Nonaka ( Universidad de Hitotsubashi ), Hirotaka Takeuchi (Universidad de Hitotsubashi), Thomas H. Davenport ( Babson College ) y Baruch Lev ( Universidad de Nueva York ). [3] [19]

En 2001, Thomas A. Stewart , ex editor de la revista Fortune y posteriormente editor de Harvard Business Review , publicó un artículo de portada que destacaba la importancia del capital intelectual en las organizaciones. [20] La disciplina de gestión del conocimiento ha ido avanzando gradualmente hacia la madurez académica. [2] En primer lugar, hay una tendencia hacia una mayor cooperación entre académicos; las publicaciones de un solo autor son menos comunes. En segundo lugar, el papel de los profesionales ha cambiado. [18] Su contribución a la investigación académica disminuyó del 30% de las contribuciones generales hasta 2002, a solo el 10% en 2009. [21] En tercer lugar, el número de revistas académicas de gestión del conocimiento ha ido creciendo de forma constante, llegando actualmente a 27 puntos de venta. [22] [23]

Existen múltiples disciplinas de gestión del conocimiento; los enfoques varían según el autor y la escuela. [18] [24] A medida que la disciplina maduró, aumentaron los debates académicos sobre la teoría y la práctica, incluidos:

Independientemente de la escuela de pensamiento , los componentes básicos de la gestión del conocimiento incluyen aproximadamente personas/cultura, procesos/estructura y tecnología. Los detalles dependen de la perspectiva . [29] Las perspectivas de la gestión del conocimiento incluyen:

Se ha cuestionado la relevancia práctica de la investigación académica en gestión del conocimiento [36] y se ha sugerido que la investigación-acción tiene mayor relevancia [37] y es necesario traducir los hallazgos presentados en revistas académicas a la práctica. [13]

Dimensiones

Existen diferentes marcos para distinguir entre distintos "tipos de" conocimiento. [10] Un marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue entre conocimiento tácito y conocimiento explícito . [33] El conocimiento tácito representa el conocimiento internalizado del que un individuo puede no ser consciente, por ejemplo, para realizar tareas particulares. En el extremo opuesto del espectro, el conocimiento explícito representa el conocimiento que el individuo mantiene conscientemente en su foco mental, en una forma que puede comunicarse fácilmente a otros. [18] [38]

La espiral del conocimiento según la describen Nonaka y Takeuchi

Ikujiro Nonaka propuso un modelo ( SECI , por Socialización, Externalización, Combinación, Internalización) que considera una interacción en espiral entre el conocimiento explícito y el conocimiento tácito. [39] En este modelo, el conocimiento sigue un ciclo en el que el conocimiento implícito se "extrae" para convertirse en conocimiento explícito, y el conocimiento explícito se "re-internaliza" en conocimiento implícito. [39]

Hayes y Walsham (2003) describen el conocimiento y la gestión del conocimiento como dos perspectivas diferentes. [40] La perspectiva de contenido sugiere que el conocimiento se almacena fácilmente, porque puede codificarse, mientras que la perspectiva relacional reconoce los aspectos contextuales y relacionales del conocimiento que pueden dificultar su intercambio fuera del contexto específico en el que se desarrolla. [40]

Las primeras investigaciones sugirieron que la gestión del conocimiento debe convertir el conocimiento tácito internalizado en conocimiento explícito para compartirlo, y el mismo esfuerzo debe permitir a los individuos internalizar y hacer personalmente significativo cualquier conocimiento codificado recuperado del esfuerzo de gestión del conocimiento. [6] [41]

Investigaciones posteriores sugirieron que una distinción entre conocimiento tácito y conocimiento explícito representaba una simplificación excesiva y que la noción de conocimiento explícito es contradictoria en sí misma. [12] Específicamente, para que el conocimiento se haga explícito, debe traducirse en información (es decir, símbolos fuera de nuestras cabezas). [12] [42] Más recientemente, junto con Georg von Krogh y Sven Voelpel , Nonaka regresó a su trabajo anterior en un intento de hacer avanzar el debate sobre la conversión del conocimiento. [4] [43]

Un segundo marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento incorporado de un sistema fuera de un individuo humano (por ejemplo, un sistema de información puede tener conocimiento incorporado en su diseño) del conocimiento incorporado que representa una capacidad aprendida de los sistemas nervioso y endocrino de un cuerpo humano . [44]

Un tercer marco propuesto distingue entre la creación exploratoria de "nuevo conocimiento" (es decir, innovación) frente a la transferencia o explotación de "conocimiento establecido" dentro de un grupo, organización o comunidad. [40] [45] Los entornos colaborativos como las comunidades de práctica o el uso de herramientas de computación social pueden utilizarse tanto para la creación como para la transferencia de conocimiento. [45]

Estrategias

Se puede acceder al conocimiento en tres etapas: antes, durante o después de las actividades relacionadas con la gestión del conocimiento. [32] Las organizaciones han probado incentivos para la captura de conocimiento , incluyendo la obligatoriedad de la presentación de contenido y la incorporación de recompensas en los planes de medición del desempeño . [46] Existe una considerable controversia sobre si dichos incentivos funcionan y no ha surgido ningún consenso. [7]

Una estrategia para la gestión del conocimiento implica la gestión activa del conocimiento (estrategia push). [7] [47] En tal caso, los individuos se esfuerzan por codificar explícitamente su conocimiento en un repositorio de conocimiento compartido, como una base de datos , así como recuperar el conocimiento que necesitan que otros individuos han proporcionado (codificación). [47] Otra estrategia implica que los individuos realicen solicitudes de conocimiento a expertos asociados con un tema en particular de forma ad hoc (estrategia pull). [7] [47] En tal caso, los individuos expertos proporcionan información al solicitante (personalización). [33] Cuando se habla de gestión estratégica del conocimiento, la forma del conocimiento y las actividades para compartirlo definen el concepto entre codificación y personalización. [48] La forma del conocimiento significa que es tácito o explícito . Los datos y la información pueden considerarse explícitos y el conocimiento puede considerarse tácito. [49]

Hansen et al. definieron las dos estrategias (codificación y personalización). [50] La codificación significa un método orientado al sistema en la estrategia de gestión del conocimiento para gestionar el conocimiento explícito con objetivos organizacionales. [51] La estrategia de codificación es una estrategia centrada en el documento, donde el conocimiento se codifica principalmente como un método "de personas a documentos". La codificación se basa en la infraestructura de la información, donde el conocimiento explícito se codifica y almacena cuidadosamente. [50] La codificación se centra en la recopilación y el almacenamiento del conocimiento codificado en bases de datos electrónicas para hacerlo accesible. [52] Por lo tanto, la codificación puede referirse tanto al conocimiento tácito como al explícito. [53] Por el contrario, la personalización alienta a los individuos a compartir su conocimiento directamente. [52] La personificación significa una estrategia de gestión del conocimiento orientada al ser humano donde el objetivo es mejorar los flujos de conocimiento a través de redes e integraciones relacionadas con el conocimiento tácito con el intercambio y la creación de conocimiento. [51] La tecnología de la información juega un papel menos importante, ya que solo facilita la comunicación y el intercambio de conocimiento.

Las estrategias genéricas de conocimiento incluyen la estrategia de adquisición de conocimiento , la estrategia de explotación de conocimiento, la estrategia de exploración de conocimiento y la estrategia de intercambio de conocimiento . Estas estrategias tienen como objetivo ayudar a las organizaciones a aumentar su conocimiento y su ventaja competitiva . [54]

Otras estrategias e instrumentos de gestión del conocimiento para las empresas incluyen: [7] [27] [33]

Motivaciones

Existen múltiples motivaciones que llevan a las organizaciones a emprender la gestión del conocimiento. [38] Las consideraciones típicas incluyen: [33] [58]

Tecnologías KM

La tecnología de gestión del conocimiento (KM) se puede clasificar:

Estas categorías se superponen. El flujo de trabajo, por ejemplo, es un aspecto importante de los sistemas de gestión de contenidos o documentos, la mayoría de los cuales tienen herramientas para desarrollar portales empresariales. [7] [60]

Los productos de tecnología de gestión del conocimiento propietarios, como HCL Notes (anteriormente Lotus Notes), definieron formatos propietarios para correo electrónico, documentos, formularios, etc. Internet impulsó a la mayoría de los proveedores a adoptar formatos de Internet. Las herramientas de código abierto y freeware para la creación de blogs y wikis ahora permiten capacidades que antes requerían herramientas comerciales costosas. [37] [61]

La KM está impulsando la adopción de herramientas que permiten a las organizaciones trabajar a nivel semántico, [62] como parte de la Web Semántica . [63] Algunos comentaristas han argumentado que después de muchos años la Web Semántica no ha logrado una adopción generalizada, [64] [65] [66] mientras que otros comentaristas han argumentado que ha sido un éxito. [67]

Barreras del conocimiento

Al igual que la transferencia y el intercambio de conocimientos, el término "barreras del conocimiento" no es un término definido uniformemente y difiere en su significado según el autor. [68] Las barreras del conocimiento pueden estar asociadas con altos costos tanto para las empresas como para los individuos. [69] [70] [71] Las barreras del conocimiento parecen haber sido utilizadas desde al menos tres perspectivas diferentes en la literatura: [68] 1) Falta de conocimiento sobre algo como resultado de barreras para el intercambio o la transferencia de conocimiento. 2) Conocimiento insuficiente basado en la cantidad de educación en un determinado campo o tema. 3) Un sistema perceptivo único de un individuo o grupo de humanos carece de puntos de contacto adecuados o no adapta la información entrante para usarla y transformarla en conocimiento.

Retención de conocimientos

La retención de conocimientos es parte de la gestión del conocimiento. Ayuda a convertir la forma tácita del conocimiento en una forma explícita. Es un proceso complejo que tiene como objetivo reducir la pérdida de conocimiento en la organización. [72] La retención de conocimientos es necesaria cuando los trabajadores expertos en conocimientos abandonan la organización después de una larga carrera. [73] La retención de conocimientos evita la pérdida de capital intelectual. [74]

Según DeLong (2004) [75] las estrategias de retención de conocimiento se dividen en cuatro categorías principales:

Los proyectos de retención de conocimiento suelen presentarse en tres etapas: toma de decisiones, planificación e implementación. Existen diferencias entre los investigadores en cuanto a los términos de las etapas. Por ejemplo, Dalkir habla de captura, intercambio y adquisición de conocimiento y Doan et al. introduce la iniciación, la implementación y la evaluación. [76] [77] Además, Levy introduce tres pasos (alcance, transferencia, integración) pero también reconoce una "etapa cero" para la iniciación del proyecto. [73]

Auditoría de conocimientos

Una auditoría de conocimiento es una evaluación integral de los activos de conocimiento de una organización, incluidos su conocimiento explícito y tácito, capital intelectual, experiencia y habilidades. El objetivo de una auditoría de conocimiento es identificar las fortalezas y las brechas de conocimiento de la organización y desarrollar estrategias para aprovechar el conocimiento para mejorar el desempeño y la competitividad. La auditoría de conocimiento ayuda a garantizar que las actividades de gestión del conocimiento de una organización estén en la dirección correcta. También reduce la toma de decisiones incorrectas. El término auditoría de conocimiento a menudo se usa indistintamente con auditoría de información, aunque la auditoría de información tiene un alcance ligeramente más limitado. [78] [79]

Los requisitos y la importancia de una auditoría de conocimientos pueden variar ampliamente entre diferentes industrias y empresas. Por ejemplo, dentro de la industria del desarrollo de software, las auditorías de conocimientos pueden desempeñar un papel fundamental debido a la naturaleza inherentemente intensiva en conocimientos del trabajo. Esto contrasta con sectores como la fabricación, donde los activos físicos a menudo desempeñan un papel más importante. La diferencia surge del hecho de que en las empresas de desarrollo de software, las habilidades, la experiencia y el capital intelectual a menudo eclipsan el valor de los activos físicos. [80]

Las auditorías de conocimiento brindan oportunidades para que las organizaciones mejoren la gestión de sus activos de conocimiento, con el objetivo de aumentar la eficacia y la eficiencia organizacional. Al realizar una auditoría de conocimiento, las organizaciones pueden generar conciencia sobre los activos de conocimiento como factores primarios de producción y como activos de capital críticos en la economía del conocimiento actual. El proceso de una auditoría de conocimiento permite a las organizaciones obtener una comprensión más profunda de sus activos de conocimiento. Esto incluye identificar y definir estos activos, comprender su comportamiento y propiedades, y describir cómo, cuándo, por qué y dónde se utilizan en los procesos comerciales. [80]

Protección del conocimiento

La protección del conocimiento se refiere a los comportamientos y acciones adoptados para proteger el conocimiento de conductas oportunistas no deseadas, por ejemplo, la apropiación o imitación del conocimiento. [81]

La protección del conocimiento se utiliza para evitar que el conocimiento esté disponible o sea útil para los competidores de manera no intencionada. La protección del conocimiento puede ser, por ejemplo, una patente, un derecho de autor, una marca registrada, un plazo de entrega o un secreto que tenga una empresa o un individuo. [82]

Métodos de protección del conocimiento

Existen varios métodos para la protección del conocimiento y esos métodos a menudo se dividen en dos categorías según su formalidad: protección formal y protección informal. [83] [84] [85] [86] Ocasionalmente se introduce una tercera categoría, la protección semiformal, que incluye contratos y secretos comerciales. [85] [86] [87]   Estos métodos semiformales también suelen incluirse dentro de los métodos formales.

Las organizaciones suelen utilizar una combinación de métodos formales e informales de protección del conocimiento para lograr una protección integral de sus activos de conocimiento. [86] Los mecanismos formales e informales de protección del conocimiento son de naturaleza diferente y tienen sus ventajas y desventajas. En muchas organizaciones, el desafío consiste en encontrar una buena combinación de medidas que funcione para la organización. [84]

Métodos formales

Las prácticas de protección formal del conocimiento pueden adoptar diversas formas, como instrumentos jurídicos o procedimientos y estructuras formales, para controlar qué conocimiento se comparte y cuál se protege. [83] Los métodos de protección formal del conocimiento incluyen, por ejemplo: patentes, marcas registradas, derechos de autor y licencias. [83] [85] [88]

Las soluciones técnicas para proteger el conocimiento también entran en la categoría de protección formal del conocimiento. La protección formal del conocimiento desde el punto de vista técnico incluye restricciones técnicas de acceso y protección de canales de comunicación, sistemas y almacenamiento. [84]

Si bien el conocimiento puede llegar a hacerse público de una forma u otra, son necesarios mecanismos de protección formal para impedir que los competidores lo utilicen directamente para su propio beneficio. [84] Los métodos de protección formal son particularmente eficaces para proteger el conocimiento establecido que puede codificarse e incorporarse en productos o servicios finales. [88]

Métodos informales

Los métodos informales de protección del conocimiento hacen referencia al uso de mecanismos informales, como prácticas de gestión de recursos humanos o el secreto, para proteger los activos de conocimiento. Existe una cantidad considerable de conocimiento que no se puede proteger con métodos formales y para el cual una protección más informal podría ser la opción más eficiente. [89]

Los métodos informales de protección del conocimiento pueden adoptar diversas formas, como: secreto, normas y valores sociales, complejidad, plazos de entrega y gestión de recursos humanos. [83] [88] [90] [89]

Los métodos informales de protección del conocimiento protegen los activos de conocimiento, por ejemplo, dificultando que personas externas accedan y comprendan el conocimiento dentro de los límites de la organización. [90] Los métodos informales de protección son más eficaces para proteger el conocimiento que es complejo o difícil de expresar, articular o codificar. [90] [89]

Equilibrar la protección y el intercambio de conocimientos

El equilibrio entre compartir y proteger el conocimiento es un dilema crítico al que se enfrentan las organizaciones hoy en día. [91] [84] Si bien compartir el conocimiento puede conducir a la innovación, la colaboración y la ventaja competitiva, proteger el conocimiento puede evitar que se use indebidamente, se apropie indebidamente o se pierda. [91] [84] [92] Por lo tanto, la necesidad de aprendizaje organizacional debe equilibrarse con la necesidad de proteger la propiedad intelectual de las organizaciones, especialmente al cooperar con socios externos. [91] [93] El papel de la seguridad de la información es crucial para ayudar a las organizaciones a proteger sus activos y, al mismo tiempo, permitir los beneficios del intercambio de información. [84] [92] Al implementar estrategias efectivas de gestión del conocimiento, las organizaciones pueden proteger la propiedad intelectual valiosa y, al mismo tiempo, alentar el intercambio de conocimiento relevante entre equipos y departamentos. [91] Este acto de equilibrio activo requiere una consideración cuidadosa de factores como el nivel de apertura, la identificación de áreas de conocimiento centrales y el establecimiento de mecanismos apropiados para la transferencia de conocimiento y la colaboración. [91] Encontrar el equilibrio adecuado entre el intercambio de conocimientos y su protección es una cuestión compleja que requiere una comprensión matizada de las compensaciones involucradas y del contexto en el que se comparte o protege el conocimiento. [91] [93]

Riesgos de protección del conocimiento

La protección del conocimiento no puede considerarse sin riesgos. A continuación se enumeran cuatro de los principales riesgos asociados a la protección del conocimiento:

En conclusión, la protección del conocimiento es fundamental para promover la innovación y la creatividad, pero no está exenta de riesgos. La sobreprotección, la apropiación indebida, las demandas por infracción y la protección inadecuada son riesgos asociados a la protección del conocimiento. Las personas y las organizaciones deben tomar medidas para proteger su propiedad intelectual, teniendo en cuenta también los posibles riesgos y beneficios de dicha protección.

Véase también

Referencias

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