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Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer un control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia , la eficiencia y la productividad .

La gestión del tiempo implica exigencias relacionadas con el trabajo , la vida social , la familia , las aficiones , los intereses personales y los compromisos. El uso eficaz del tiempo ofrece a las personas más opciones para gestionar sus actividades. [1] La gestión del tiempo puede verse facilitada por una serie de habilidades, herramientas y técnicas, especialmente a la hora de llevar a cabo tareas, proyectos y objetivos específicos en un plazo determinado.

Inicialmente, el término gestión del tiempo abarcaba únicamente las actividades empresariales y laborales, pero con el tiempo el término se amplió para incluir también las actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en la gestión de proyectos , ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto.

Perspectivas culturales sobre la gestión del tiempo

Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra. Por ejemplo, una visión lineal del tiempo es una forma de concebir el tiempo como un flujo de un momento a otro de manera lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en Estados Unidos, junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. [2] Las personas en estas culturas tienden a otorgar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que darían como resultado una pérdida de tiempo. [2] Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más "monocrónicas", o que prefieran hacer solo una cosa a la vez.

Otra visión cultural del tiempo es la visión del tiempo multiactivo. En las culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. [2] Las culturas multiactivas son "policrónicas" o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta visión del tiempo multiactivo es predominante en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. [2] En estas culturas, las personas suelen dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar mucha importancia a terminar conversaciones sociales. [2] En los entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones y, en cambio, se centran en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad por encima de la eficiencia. [3]

Una última visión cultural del tiempo es la visión cíclica del tiempo. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con los acontecimientos. Dado que los días, los meses, los años, las estaciones y los acontecimientos suceden en sucesos regulares y repetitivos, el tiempo se considera cíclico. En esta visión, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde, por lo que hay una cantidad ilimitada de él. [2] Esta visión cíclica del tiempo prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en las culturas con conceptos cíclicos del tiempo centrarse en completar las tareas correctamente, por lo que la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar según sus planes. [3] La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a comprender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global. [4]

Neuropsicología

La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera eficaz puede ser resultado del trastorno por déficit de atención e hiperactividad (TDAH). [5] Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para gestionar muchos proyectos simultáneos y problemas para llevar a cabo un proyecto. [6]

Establecer prioridades y objetivos

Estos objetivos se registran y pueden desglosarse en un proyecto , un plan de acción o una simple lista de tareas. Para las tareas individuales o para los objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia. Se pueden fijar plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un cronograma o un calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, como se indica a continuación:

Análisis ABC

El método ABC para la gestión del tiempo desarrollado por Alan Lakein implica categorizar las tareas en tres etiquetas: A, B y C.

A Tareas
Se trata de las tareas más urgentes y de máxima prioridad. Incluyen trabajos que deben completarse con prontitud, como proyectos con fecha límite.
Tareas B
Estas tareas son importantes, pero no necesariamente tienen una fecha límite específica. Deben completarse lo antes posible.
Tareas C
Éstas son las tareas menos importantes. Se pueden realizar cuando el tiempo lo permite y no requieren atención inmediata.

Análisis de Pareto

El principio de Pareto es la idea de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden lograr haciendo el 20% de las tareas. [7] Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad. [8]

El método Eisenhower

Una "caja de Eisenhower" básica para ayudar a evaluar la urgencia y la importancia. Los elementos pueden ubicarse en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.

El "Método Eisenhower" o "Principio Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". [9] Eisenhower no se atribuyó esta idea a sí mismo, sino que se la atribuyó a un "ex presidente de universidad" (no identificado) [10]

Utilizando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, [11] [12] y luego se colocan en cuadrantes correspondientes en una Matriz de Eisenhower (también conocida como "Caja de Eisenhower" o "Matriz de Decisión de Eisenhower" [13] ). Las tareas en los cuadrantes se manejan luego de la siguiente manera.

  1. Las tareas del cuadrante Importante/Urgente se realizan de forma inmediata y personal [14] por ejemplo, crisis, plazos, problemas. [13]
  2. Las tareas del cuadrante Importante/No urgente tienen una fecha de finalización y se realizan personalmente, [14] por ejemplo, relaciones, planificación, recreación. [13]
  3. Las tareas del cuadrante no importantes/urgentes se delegan, [14] por ejemplo interrupciones, reuniones, actividades. [13]
  4. Las tareas del cuadrante Sin importancia/No urgentes se descartan, [14] por ejemplo, pérdidas de tiempo, actividades agradables, trivialidades. [13]

Implementación de objetivos

Una lista de tareas (también llamada lista de cosas por hacer o "cosas por hacer") es una lista de tareas que se deben completar, como tareas domésticas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o complemento a la memoria .

Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, la gestión empresarial , la gestión de proyectos y el desarrollo de software . Pueden incluir más de una lista.

Cuando se cumple uno de los elementos de una lista de tareas, se marca o tacha la tarea . El método tradicional es escribir estas cosas en una hoja de papel con un bolígrafo o un lápiz , normalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o en software .

La escritora Julie Morgenstern sugiere algunos consejos sobre qué hacer y qué no hacer en la gestión del tiempo, entre los que se incluyen:

En la actualidad, existen numerosos equivalentes digitales, incluidas las aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de los PDA . También existen varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.

Organización de la lista de tareas

Las listas de tareas suelen estar organizadas en diarios y en niveles. El sistema de niveles más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o un archivo de tareas) para registrar todas las tareas que la persona debe realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día transfiriendo tareas de la lista general de tareas pendientes. Una alternativa es crear una "lista de cosas que no se deben hacer", para evitar tareas innecesarias. [15]

Las listas de tareas a menudo se priorizan de las siguientes maneras.

Varios escritores han destacado las posibles dificultades que entrañan las listas de tareas como las siguientes:

Aplicaciones de software

Muchas empresas utilizan software de seguimiento de tiempo para rastrear el tiempo de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., por ejemplo, el software de gestión de bufetes de abogados .

Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten varios usuarios. Permiten que una persona asigne tareas a otros usuarios y utilice el software para comunicarse y priorizar tareas.

Las aplicaciones de listas de tareas pueden considerarse como un gestor de información personal ligero o un software de gestión de proyectos .

Las aplicaciones de listas de tareas modernas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y ordenamiento de la lista de tareas y pueden permitir asociar notas arbitrariamente largas para cada tarea. [ cita requerida ]

Sistemas de gestión del tiempo

Los sistemas de gestión del tiempo suelen incluir un reloj de control o una aplicación web que se utiliza para hacer un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de gestión del tiempo ofrecen a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y gestionar el tiempo de los empleados. De este modo, los empleadores pueden gestionar los costes laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.

GTD (Hacer las cosas bien)

El método Getting Things Done , creado por David Allen , consiste en terminar las tareas pequeñas inmediatamente y dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas para comenzar a completarlas ahora. [24] La idea central de GTD es alentar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de ver y gestionar. "La verdad es que se necesita más energía para mantener algo dentro de la cabeza que fuera", dice Allen. [24]

Pomodoro

La " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo fue concebida originalmente a finales de los años 80 y se fue perfeccionando gradualmente hasta que se definió en 1992. La técnica debe su nombre a un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano) que utilizó inicialmente Cirillo durante su época universitaria. El "Pomodoro" se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y se define tradicionalmente como de 30 minutos de duración, que consiste en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el "Pomodoro ideal" es de 20 a 35 minutos de duración. [ cita requerida ]

Conceptos relacionados

La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.

Véase también

Referencias

  1. ^ Stella Cottrell (2013). Manual de técnicas de estudio de Stella Cottrell (Universidad de Leeds). Palgrave Macmillan. pp. 123+. ISBN 978-1-137-28926-1.[ enlace muerto permanente ]
  2. ^ abcdef Communications, Richard Lewis (lingüista de renombre internacional). "Cómo entienden el tiempo las diferentes culturas". Business Insider . Consultado el 4 de diciembre de 2018 .
  3. ^ ab Pant, Bhaskar (23 de mayo de 2016). "La forma en que las distintas culturas perciben los plazos varía". Harvard Business Review . Consultado el 4 de diciembre de 2018 .
  4. ^ Duranti, Giancarlo; Di Prata, Olvers (2009). "Todo es cuestión de tiempo: ¿tiene el mismo significado en todo el mundo?".
  5. ^ "NIMH – Trastorno por déficit de atención e hiperactividad". www.nimh.nih.gov . Archivado desde el original el 2016-12-29 . Consultado el 2018-01-05 .
  6. ^ Hallowell, Edward M. ; Ratey, John J. (1994). Distraídos: reconocer y afrontar el trastorno por déficit de atención desde la infancia hasta la edad adulta. Touchstone. págs. 73–76. ISBN 9780684801285. Consultado el 30 de julio de 2013 .
  7. ^ "La regla 80/20 y cómo puede cambiar tu vida". Forbes . Archivado desde el original el 17 de noviembre de 2017. Consultado el 16 de septiembre de 2017 .
  8. ^ Ferriss, Timothy. (2007). La semana laboral de 4 horas: escapar del horario de 9 a 5, vivir en cualquier lugar y unirse a los nuevos ricos (1.ª ed.). Nueva York: Crown Publishers. ISBN 978-0-307-35313-9.OCLC 76262350  .
  9. ^ Dwight D. Eisenhower (19 de agosto de 1954). Discurso pronunciado en la Segunda Asamblea del Consejo Mundial de Iglesias. Archivado desde el original el 2 de abril de 2015. Evanston, Illinois. (consultado el 31 de marzo de 2015).
  10. ^ Los antecedentes de la cita de Eisenhower y las citas sobre cómo fue retomada en los medios de comunicación posteriormente se detallan en: O'Toole, Garson (9 de mayo de 2014). "Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante". Quote Investigator . Archivado desde el original el 11 de abril de 2015.
  11. ^ Fowler, Nina (5 de septiembre de 2012). "Aplicación de la semana: Eisenhower, la lista de tareas que te ayudará a concentrarte en tus tareas". Venture Village .
  12. ^ Drake Baer (10 de abril de 2014), "Dwight Eisenhower dio una idea importante sobre la productividad", archivado el 2 de abril de 2015 en Wayback Machine , Business Insider (consultado el 31 de marzo de 2015)
  13. ^ abcde McKay; Brett; Kate (23 de octubre de 2013). "La matriz de decisiones de Eisenhower: cómo distinguir entre tareas urgentes e importantes y lograr un progreso real en su vida". La vida de un hombre, desarrollo personal . Archivado desde el original el 22 de marzo de 2014. Consultado el 22 de marzo de 2014 .
  14. ^ abcd "El método Eisenhower". fluent-time-management.com . Archivado desde el original el 3 de marzo de 2014.
  15. ^ abc Morgenstern, Julie (2004). Gestión del tiempo desde dentro hacia fuera: el sistema infalible para tomar el control de su agenda y de su vida (2.ª ed.). Nueva York: Henry Holt/Owl Books. pág. 285. ISBN 0-8050-7590-9.
  16. ^ Mackenzie, Alec (1972). La trampa del tiempo (3.ª ed.). AMACOM, una división de la American Management Association. pp. 41–42. ISBN 081447926X.
  17. ^ LeBoeuf, Michael (1979). Trabajando con inteligencia . Warner Books. págs. 52-54. ISBN 0446952737.
  18. ^ Nightingale, Earl (1960). "Sesión 11. La mayor aventura de hoy". Lead the Field (programa de audio sin abreviar). Nightingale-Conant. Archivado desde el original el 8 de enero de 2013.
  19. ^ Lakein, Alan (1973). Cómo controlar su tiempo y su vida . Nueva York: PH Wyden. ISBN 0-451-13430-3.
  20. ^ "Programación y gestión del tiempo para estudiantes disléxicos". Dislexia en la universidad . Archivado desde el original el 26 de octubre de 2005. Consultado el 31 de octubre de 2005 .— Listas ABC y consejos para estudiantes disléxicos sobre cómo gestionar listas de tareas pendientes
  21. ^ Horton, Thomas. Nueva York La paradoja del director ejecutivo (1992)
  22. ^ "La tiranía de lo urgente", ensayo de Charles Hummel, 1967
  23. ^ "86 expertos revelan sus mejores consejos para la gestión del tiempo". Archivado desde el original el 3 de marzo de 2017 . Consultado el 3 de marzo de 2017 .
  24. ^ ab Hammersley, Ben (28 de septiembre de 2005). «Conoce al hombre que puede poner orden en tu universo». The Guardian . Londres: Guardian News and Media Limited . Consultado el 5 de marzo de 2010 .
  25. ^ Project Management Institute (2004). Guía de los Fundamentos de Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) . Project Management Institute. ISBN 1-930699-45-X.

Lectura adicional