La gestión del tiempo es el proceso de planificar y ejercer un control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia , la eficiencia y la productividad .
La gestión del tiempo implica exigencias relacionadas con el trabajo , la vida social , la familia , las aficiones , los intereses personales y los compromisos. El uso eficaz del tiempo ofrece a las personas más opciones para gestionar sus actividades. [1] La gestión del tiempo puede verse facilitada por una serie de habilidades, herramientas y técnicas, especialmente a la hora de llevar a cabo tareas, proyectos y objetivos específicos en un plazo determinado.
Inicialmente, el término gestión del tiempo abarcaba únicamente las actividades empresariales y laborales, pero con el tiempo el término se amplió para incluir también las actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en la gestión de proyectos , ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto.
Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra. Por ejemplo, una visión lineal del tiempo es una forma de concebir el tiempo como un flujo de un momento a otro de manera lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en Estados Unidos, junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. [2] Las personas en estas culturas tienden a otorgar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que darían como resultado una pérdida de tiempo. [2] Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más "monocrónicas", o que prefieran hacer solo una cosa a la vez.
Otra visión cultural del tiempo es la visión del tiempo multiactivo. En las culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. [2] Las culturas multiactivas son "policrónicas" o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta visión del tiempo multiactivo es predominante en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. [2] En estas culturas, las personas suelen dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar mucha importancia a terminar conversaciones sociales. [2] En los entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones y, en cambio, se centran en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad por encima de la eficiencia. [3]
Una última visión cultural del tiempo es la visión cíclica del tiempo. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con los acontecimientos. Dado que los días, los meses, los años, las estaciones y los acontecimientos suceden en sucesos regulares y repetitivos, el tiempo se considera cíclico. En esta visión, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde, por lo que hay una cantidad ilimitada de él. [2] Esta visión cíclica del tiempo prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en las culturas con conceptos cíclicos del tiempo centrarse en completar las tareas correctamente, por lo que la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar según sus planes. [3] La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a comprender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global. [4]
La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera eficaz puede ser resultado del trastorno por déficit de atención e hiperactividad (TDAH). [5] Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para gestionar muchos proyectos simultáneos y problemas para llevar a cabo un proyecto. [6]
Estos objetivos se registran y pueden desglosarse en un proyecto , un plan de acción o una simple lista de tareas. Para las tareas individuales o para los objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia. Se pueden fijar plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un cronograma o un calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, como se indica a continuación:
El método ABC para la gestión del tiempo desarrollado por Alan Lakein implica categorizar las tareas en tres etiquetas: A, B y C.
El principio de Pareto es la idea de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden lograr haciendo el 20% de las tareas. [7] Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad. [8]
El "Método Eisenhower" o "Principio Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". [9] Eisenhower no se atribuyó esta idea a sí mismo, sino que se la atribuyó a un "ex presidente de universidad" (no identificado) [10]
Utilizando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, [11] [12] y luego se colocan en cuadrantes correspondientes en una Matriz de Eisenhower (también conocida como "Caja de Eisenhower" o "Matriz de Decisión de Eisenhower" [13] ). Las tareas en los cuadrantes se manejan luego de la siguiente manera.
Una lista de tareas (también llamada lista de cosas por hacer o "cosas por hacer") es una lista de tareas que se deben completar, como tareas domésticas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o complemento a la memoria .
Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, la gestión empresarial , la gestión de proyectos y el desarrollo de software . Pueden incluir más de una lista.
Cuando se cumple uno de los elementos de una lista de tareas, se marca o tacha la tarea . El método tradicional es escribir estas cosas en una hoja de papel con un bolígrafo o un lápiz , normalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o en software .
La escritora Julie Morgenstern sugiere algunos consejos sobre qué hacer y qué no hacer en la gestión del tiempo, entre los que se incluyen:
En la actualidad, existen numerosos equivalentes digitales, incluidas las aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de los PDA . También existen varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.
Las listas de tareas suelen estar organizadas en diarios y en niveles. El sistema de niveles más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o un archivo de tareas) para registrar todas las tareas que la persona debe realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día transfiriendo tareas de la lista general de tareas pendientes. Una alternativa es crear una "lista de cosas que no se deben hacer" para evitar tareas innecesarias. [15]
Las listas de tareas a menudo se priorizan de las siguientes maneras.
Varios escritores han destacado las posibles dificultades que entrañan las listas de tareas como las siguientes:
Muchas empresas utilizan software de seguimiento de tiempo para rastrear el tiempo de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., por ejemplo, el software de gestión de bufetes de abogados .
Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten varios usuarios. Permiten que una persona asigne tareas a otros usuarios y utilice el software para comunicarse y priorizar tareas.
Las aplicaciones de listas de tareas pueden considerarse como un gestor de información personal ligero o un software de gestión de proyectos .
Las aplicaciones de listas de tareas modernas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y ordenamiento de la lista de tareas y pueden permitir asociar notas arbitrariamente largas para cada tarea. [ cita requerida ]
Los sistemas de gestión del tiempo suelen incluir un reloj de control o una aplicación web que se utiliza para hacer un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de gestión del tiempo ofrecen a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y gestionar el tiempo de los empleados. De este modo, los empleadores pueden gestionar los costes laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
El método Getting Things Done , creado por David Allen , consiste en terminar las tareas pequeñas inmediatamente y dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas para empezar a completarlas ahora. [24] La idea central de GTD es animar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de ver y gestionar. "La verdad es que se necesita más energía para mantener algo dentro de la cabeza que fuera", afirma Allen. [24]
La " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo fue concebida originalmente a finales de los años 80 y se fue perfeccionando gradualmente hasta que se definió en 1992. La técnica debe su nombre a un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano) que utilizó inicialmente Cirillo durante su época universitaria. El "Pomodoro" se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y se define tradicionalmente como de 30 minutos de duración, que consiste en 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el "Pomodoro ideal" es de 20 a 35 minutos de duración. [ cita requerida ]
La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.
Evanston, Illinois. (consultado el 31 de marzo de 2015).
