El término e-procurement ( compras electrónicas , a veces también conocido como intercambio de proveedores ) es un término colectivo utilizado para referirse a una gama de tecnologías que pueden emplearse para automatizar los procesos internos y externos asociados con las compras , el abastecimiento estratégico y las compras . [1]
Entre los ejemplos de contratación electrónica se incluyen las subastas electrónicas, las licitaciones electrónicas, la emisión automatizada de órdenes de compra y los procesos relacionados de recepción y facturación, los pedidos por Internet, el uso de tarjetas de compra [1] y el uso de sistemas de información y redes como el intercambio electrónico de datos y los sistemas de planificación de recursos empresariales [2] .
La contratación electrónica se puede utilizar en los mercados entre empresas , entre empresas y consumidores y entre empresas y gobiernos . [3]
Un proyecto indio se refiere a la contratación electrónica como una "cadena de valor", que consiste en la gestión de solicitudes, la información electrónica, la licitación electrónica, la subasta electrónica, la gestión de proveedores, la gestión de catálogos, la integración de órdenes de compra , el estado de los pedidos, la notificación de envío, la facturación electrónica , el pago electrónico y la gestión de contratos. La gestión de solicitudes es el flujo de trabajo involucrado en la preparación de las licitaciones. Esta parte de la cadena de valor es opcional, y cada departamento de contratación define su proceso de solicitud. En la contratación de obras, la aprobación administrativa y la sanción técnica se pueden obtener en formato electrónico. En la contratación de bienes, la actividad de generación de solicitudes se realiza en línea. El resultado final de la etapa se toma como insumo para emitir el NIT. [3]
Otros elementos de la contratación electrónica pueden incluir solicitud de información , solicitud de propuesta , solicitud de cotización , RFx (las tres anteriores juntas) y eRFx (software para gestionar proyectos RFx). [4]
Junto con el aumento del uso de las compras electrónicas, surgen necesidades de estandarización . En la actualidad , existe un marco estándar basado en un lenguaje de marcado extensible y abierto desarrollado a nivel mundial y construido sobre una rica herencia de experiencia en comercio electrónico. Consta de cinco capas: mensajería, registro y repositorio, protocolo de colaboración, componentes centrales y procesos de negocios . [5]
Fue utilizado por primera vez por IBM en el año 2000, cuando la compañía lanzó su Sistema y Método de Gestión de Reabastecimiento , [6] diseñado por el ingeniero de comunicaciones mexicano Daniel Delfín, [7] quien entonces era el director de compras en la planta de producción más grande de IBM, y programado por Alberto Wario, un programador de TI. [8] El sistema fue diseñado para resolver el complejo proceso de compras de IBM para la planta en Guadalajara , México , entonces la planta de producción de computadoras personales más grande del mundo, con un valor de producción de 1.6 mil millones de dólares al año. Tres años después de que se implementó el sistema, la producción de la planta creció a 3.6 mil millones de dólares, [9] después de lo cual, la compañía utilizó el sistema en sus plantas de producción secundarias, y luego vendió licencias a empresas externas en todo el mundo. [10]
Jari Tavi identificó tres etapas en la evolución de la tecnología de contratación electrónica: los sistemas iniciales eran funcionales para los profesionales de la contratación pero no abordaban las necesidades de los usuarios; una segunda generación utilizaba tecnología basada en la web y apuntaba a apoyar a los usuarios finales y a satisfacer las necesidades de los equipos de contratación, pero carecía de flexibilidad y facilidad de uso . La tercera generación aseguró una mayor flexibilidad y facilidad de uso centradas en el usuario que habían faltado anteriormente. [11]
En la Unión Europea , la contratación electrónica para el sector público se introdujo por primera vez con las Directivas 2004/17/CE y 2004/18/CE del 31 de marzo de 2004. Estas directivas, que se revisaron posteriormente en 2014, [12] [13] establecieron el marco para la transparencia y la igualdad de oportunidades en la contratación pública, incluido el uso obligatorio de la comunicación electrónica para publicar oportunidades, la estandarización de los procesos de contratación, los procedimientos electrónicos de presentación de ofertas, el manejo de objeciones, etc. para todas las contrataciones públicas realizadas en la UE por encima de ciertos umbrales.
El intercambio de información no participa directamente en el proceso de compra, sino que este proceso precede a la compra. Es el proceso de recopilación y distribución de información de compras tanto desde como hacia partes internas y externas, utilizando la tecnología de Internet. [ cita requerida ] El intercambio de información se refiere al grado en que se comunica información crítica y exclusiva a un socio de la cadena de suministro, lo que aumenta la eficiencia y el rendimiento de la cadena de suministro . En el intercambio de información , también se considera la calidad de la información. Esto incluye la precisión, la puntualidad, la adecuación y la credibilidad de la información intercambiada. [ 14 ]
Este proceso ocurre especialmente en la planificación de recursos empresariales (ERP). [ cita requerida ]
La licitación electrónica ("e-Tendering") es un proceso para enviar y recibir ofertas por medios electrónicos, en lugar del antiguo método basado en papel. En lugar de insertar documentos en un sobre y enviarlos por correo, ambas partes intercambian ahora las ofertas de forma segura a través de Internet. También reduce el tiempo y agiliza las operaciones de licitación, haciendo que el proceso sea más rápido. [15]
La subasta electrónica es el proceso de realizar una subasta para vender activos, recursos naturales u otros bienes mediante una licitación competitiva en línea. En comparación con la subasta física, la subasta electrónica proporciona una transparencia total y permite que participen más partes. [16]
Se produce cuando la autoridad contratante pretende controlar los costos, impulsar la excelencia en el servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del proceso de contratación. Los departamentos de gestión de contratos suelen establecerse para garantizar la negociación más eficaz. [17]
La gestión del catálogo es un proceso estratégico que comienza cuando los proveedores publican electrónicamente su cartera de productos y los productos se ponen a disposición de los compradores para que puedan adquirir bienes y servicios electrónicamente, y aparece durante la gestión del catálogo de productos para garantizar la calidad de los datos de los productos en todos los canales de venta. El contenido de los productos puede ser alojado por el proveedor o el comprador. [18]
A diferencia de la licitación electrónica, la compra electrónica se utiliza en la adquisición de bienes y servicios de bajo valor y gran volumen. Simplifica electrónicamente el proceso de compra de dichos bienes y servicios. Para este tipo de adquisición, los catálogos son uno de los componentes clave que se utilizan a menudo. Los componentes clave de este sistema suelen ser complejos y, por lo tanto, a menudo es necesario desarrollar el sistema. El proceso comienza con la publicación de los artículos en línea por parte de los proveedores y continúa con la selección electrónica, el pedido, la recepción y termina con el pago por parte del comprador. [19]
Proceso de creación y aprobación de solicitudes de compra, tanto de realización de pedidos de compra como de recepción de bienes y servicios solicitados, mediante el uso de un sistema de software basado en tecnología de Internet que mejora enormemente el rendimiento de la cadena de suministro . Cuando se habla de pedidos electrónicos, los bienes y servicios solicitados generalmente no están relacionados con el producto, es decir, son indirectos. En el caso de la Planificación de Recursos Empresariales (ERP), los bienes y servicios solicitados están relacionados con el producto. Tanto el sistema de software de soporte como el sistema de catálogo de pedidos están diseñados para que los utilicen todos los empleados de una organización. [ cita requerida ]
La facturación electrónica es cualquier método mediante el cual se presenta electrónicamente una factura a un cliente para su pago. [20] En las empresas más grandes, los departamentos de cuentas por pagar son responsables de que las facturas se aprueben, procesen y paguen. [21]
Este tipo de gestión consiste en la gestión de cuentas por cobrar, pagos, liquidaciones de contratos, variaciones de contratos, garantías de cumplimiento y actividades de auditoría y control, y a diferencia de su forma clásica, la gestión electrónica de contratos es su mejora electrónica. [19]
La contratación electrónica en el sector público está surgiendo a nivel internacional. Por ello, se han puesto en marcha iniciativas en Bangladesh , Mongolia , Ucrania , India , Singapur , Estonia , Reino Unido , Estados Unidos , Malasia , Indonesia , Australia y la Unión Europea . [22]
Las organizaciones del sector público utilizan la contratación electrónica para contratos con el fin de lograr beneficios como una mayor eficiencia y ahorro de costos (más rápido y más barato) en las contrataciones gubernamentales [23] y una mayor transparencia (para reducir la corrupción) en los servicios de contratación. [24] [25] La contratación electrónica en el sector público ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. La Ley 590 de la Sesión Legislativa Ordinaria de 2008 de Luisiana exige que las subdivisiones políticas adopten disposiciones para la recepción de ofertas electrónicas.
Los proyectos de contratación electrónica suelen formar parte de los esfuerzos generales de gobierno electrónico del país para servir mejor a sus ciudadanos y empresas en la economía digital. Por ejemplo, el GeBIZ de Singapur se implementó como uno de los programas en el marco de su plan maestro de gobierno electrónico. [26] El G6 de Adquisiciones lidera el uso de instrumentos de contratación electrónica en las contrataciones públicas .
Un ejemplo de reforma exitosa es el sistema Prozorro de Ucrania , resultado de la colaboración entre el gobierno ucraniano, el sector empresarial y la sociedad civil. Este sistema fue desarrollado por la organización internacional anticorrupción Transparencia Internacional Ucrania, con la ayuda de voluntarios, ONG, la comunidad empresarial y organismos estatales de Ucrania , el fondo WNISEF, el BERD y otros socios. [27]
Este campo está poblado por dos tipos de proveedores: los grandes proveedores de planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrecen la contratación electrónica como uno de sus servicios, y los servicios más asequibles centrados específicamente en la contratación electrónica.
La implementación de un sistema de adquisiciones electrónicas beneficia a todos los niveles de una organización. Los sistemas de adquisiciones electrónicas ofrecen una mejor visibilidad y control de los gastos y ayudan a los funcionarios financieros a hacer coincidir las compras con las órdenes de compra, los recibos y las órdenes de trabajo. [ cita requerida ] Un sistema de adquisiciones electrónicas también gestiona las licitaciones a través de un sitio web. Un ejemplo es el 'Sistema de Gestión de Adquisiciones (SAM)' que el 30 de julio de 2013 combinó información del antiguo Registro Central de Contratistas y la Solicitud de Representaciones y Certificaciones en Línea (ORCA), [28] en los Estados Unidos. [29]
En el caso de las contrataciones públicas, los beneficios pueden ser la eficiencia, la transparencia, la equidad, la justicia y el estímulo a las empresas locales. Como las contrataciones electrónicas aumentan la competencia, reducen los costos de transacción y tienen el potencial de minimizar el tiempo y los errores en el proceso de licitación, se logra la eficiencia. Debido a la mayor accesibilidad y apertura de Internet, más personas pueden obtener información antes, lo que aumenta la transparencia. La neutralidad respecto de la ubicación y el tiempo garantiza la equidad y la justicia. [30]
Debido a que el proveedor obtiene más información sobre el cliente que en el caso de una estructura de gestión de la cadena de suministro normal, la principal desventaja de la contratación electrónica podría ser el incentivo del proveedor para aprovecharse del cliente. [31]
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