Una tarjeta de compra (también abreviada como PCard , P-Card o ProCard ) es un tipo de tarjeta de crédito de empresa que permite adquirir bienes y servicios sin utilizar un proceso de compra tradicional. En el Reino Unido, las tarjetas de compra suelen denominarse tarjetas de adquisición.
Las tarjetas de compra se suelen emitir a empleados que deben cumplir con las políticas y los procedimientos de su organización relacionados con el uso de las tarjetas P, lo que incluye revisar y aprobar transacciones de acuerdo con un cronograma establecido (al menos una vez al mes). La organización puede implementar una variedad de controles para cada tarjeta P; por ejemplo, un límite de dólares por compra única, un límite mensual, restricciones de código de categoría de comerciante (MCC), etc. Además, la actividad de la tarjeta P del titular de la tarjeta debe ser revisada periódicamente por alguien independiente del titular de la tarjeta.
Las revisiones periódicas deben formar parte de los esfuerzos continuos de gestión del programa de tarjetas de compra de una organización. Una variedad de factores pueden contribuir a su éxito o, por el contrario, a su estancamiento. Existen errores comunes en los programas de tarjetas de compra que se deben evitar, con el objetivo de desarrollar estrategias de éxito que puedan poner (o mantener) al programa en el camino correcto. [1]
El uso de tarjetas de compra ha experimentado un aumento espectacular en los últimos años y muchas organizaciones gubernamentales las utilizan ahora para eliminar la burocracia y reducir los costes. Por ejemplo, en 2001, el Departamento de Defensa (DOD) tenía 230.000 titulares de tarjetas con un gasto anual de 6.100 millones de dólares. [2] Las organizaciones suelen utilizar las tarjetas de compra para adquirir bienes y servicios de bajo valor, ya que ofrecen un mecanismo para realizar estas transacciones a un coste significativamente inferior al de los métodos tradicionales.
Hay una variedad de soluciones de software disponibles para ayudar a administrar los programas de tarjetas de compra, en particular los resúmenes electrónicos que proporcionan las compañías de tarjetas en lugar de las facturas de compra tradicionales.
Las organizaciones han comenzado a utilizar tarjetas de compra como una forma estratégica de pago en cuentas por pagar (A/P), además de las transacciones tradicionales de alto volumen y bajo valor en dólares. Las organizaciones están reemplazando los cheques por tarjetas de compra y automatizando el pago al proveedor. Este es uno de los usos de las tarjetas de compra que crece más rápidamente. Según los resultados de la encuesta de referencia sobre tarjetas de compra de 2005 (Palmer y Gupta, 2007), [3] las transacciones tradicionales con tarjetas de compra por debajo de los 2.000 dólares crecieron un 1,4% entre 2003 y 2005. El crecimiento más dinámico se produjo en las transacciones de entre 2.000 y 10.000 dólares, lo que representa un crecimiento del 6,1%. Las transacciones de A/P se encuentran dentro de este rango y pueden llegar a los cientos de miles de dólares.
Según la Encuesta de referencia sobre tarjetas de compra de 2005 (Palmer y Gupta, 2007):
El estudio continúa analizando la posibilidad de trasladar un programa de tarjetas de compra a A/P. “La idea básica es utilizar la tarjeta para liquidar transacciones impulsadas por órdenes de compra, como si se utilizara ACH o cheque. La empresa captura los reembolsos asociados a las transacciones con tarjetas de compra y evita el trabajo que implica procesar los pagos con cheque. Aunque estas tarjetas actualmente no se utilizan ampliamente, su popularidad está creciendo”.
Susan Avery (2005) [4] afirma que, según el informe comparativo de tarjetas de compra de Aberdeen Group, los programas de tarjetas de compra de mejores prácticas “no limitan” las compras al gasto tradicional de bienes y servicios de bajo costo y alta transacción. Estas compras incluyen compras fuera de contrato, no tradicionales, sin orden de compra, ad hoc e incidentales. Los programas de tarjetas de compra de mejores prácticas amplían la tarjeta de compra al departamento de cuentas por pagar.
Un obstáculo en la conversión de pago de PCard de A/P es la habilitación del proveedor . Esto a menudo se conoce como habilitación del proveedor de la tarjeta de compra o habilitación del proveedor de PCard. Se debe contactar a cada proveedor e informarle del cambio de pago del cheque a la tarjeta de compra, incluso si el proveedor ya es un proveedor de tarjetas de compra. Algunos bancos ofrecen ayuda en el proceso de conversión (habilitación del proveedor de la tarjeta de compra) y otras empresas de software proporcionan tecnología para hacer que la conversión sea eficiente y fácil para la institución financiera, el cliente y el proveedor. Según una encuesta conjunta de la industria, [5] "En términos de impedir el crecimiento del programa de tarjetas de una organización, el 61% de los encuestados usuarios finales informaron que la resistencia de los proveedores a (o la no aceptación de) los pagos con tarjeta es, como mínimo, un problema. No es sorprendente que el factor de la tarifa de aceptación de la transacción sea abrumadoramente la razón número uno que los proveedores dan a los usuarios finales para resistirse o no aceptar los pagos con tarjeta. Además, casi el 50% de los encuestados afirmó que a veces o con frecuencia se encuentran con proveedores que imponen un recargo junto con la aceptación de la tarjeta. Los usuarios finales emplean diferentes enfoques en respuesta a los desafíos; Por ejemplo, educar a los proveedores sobre los beneficios de los pagos con tarjeta, una tarea que a menudo realiza el personal de gestión del programa y/o de adquisiciones".