El intercambio electrónico de datos ( EDI ) es el concepto de empresas que comunican electrónicamente información que tradicionalmente se comunicaba en papel, como órdenes de compra, avisos anticipados de envío y facturas. Existen normas técnicas para el EDI para facilitar que las partes realicen transacciones con dichos instrumentos sin tener que hacer arreglos especiales.
El EDI existe al menos desde principios de los años 70 y existen muchos estándares EDI (incluidos X12 , EDIFACT , ODETTE , etc.), algunos de los cuales abordan las necesidades de industrias o regiones específicas. También se refiere específicamente a una familia de normas. En 1996, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología definió el intercambio electrónico de datos como "el intercambio de computadora a computadora de un formato estandarizado para el intercambio de datos. EDI implica una secuencia de mensajes entre dos partes, cualquiera de las cuales puede actuar como originador o destinatario". Los datos formateados que representan los documentos podrán transmitirse del originador al destinatario mediante telecomunicaciones o transportarse físicamente en medios de almacenamiento electrónico." Distinguía la mera comunicación electrónica o el intercambio de datos, y especificaba que "en EDI, el procesamiento habitual de los mensajes recibidos se realiza únicamente por computadora. La intervención humana en el procesamiento de un mensaje recibido generalmente está destinada únicamente a condiciones de error, revisión de calidad y requisitos especiales". situaciones. Por ejemplo, la transmisión de datos binarios o textuales no es EDI como se define aquí a menos que los datos se traten como uno o más elementos de datos de un mensaje EDI y normalmente no estén destinados a la interpretación humana como parte del procesamiento de datos en línea". [1] En resumen, el EDI puede definirse como la transferencia de datos estructurados, mediante estándares de mensajes acordados, de un sistema informático a otro sin intervención humana.
Como muchas otras tecnologías de la información tempranas, el EDI se inspiró en los avances en la logística militar . La complejidad del puente aéreo de Berlín de 1948 requirió el desarrollo de conceptos y métodos para intercambiar, a veces a través de un módem de teletipo de 300 baudios , grandes cantidades de datos e información sobre los bienes transportados. Estos conceptos iniciales dieron forma más tarde a los primeros estándares TDCC (Comité Coordinador de Datos de Transporte) en los EE. UU. [2] Entre los primeros sistemas integrados que utilizaron EDI se encontraban los sistemas de control de carga. Uno de esos sistemas en tiempo real fue el London Airport Cargo EDP Scheme (LACES) en el aeropuerto de Heathrow, Londres, Reino Unido, en 1971. Al implementar el método de entrada directa del comerciante (DTI), permitió a los agentes de transporte ingresar información directamente en el sistema de procesamiento de aduanas . , reduciendo el tiempo de despacho. El aumento del tráfico marítimo y problemas en las aduanas similares a los experimentados en el aeropuerto de Heathrow llevaron a la implementación de sistemas DTI en puertos individuales o grupos de puertos en la década de 1980. [3]
EDI proporciona una base técnica para "conversaciones" comerciales automatizadas entre dos entidades, ya sean internas o externas. El término EDI abarca todo el proceso de intercambio electrónico de datos, incluida la transmisión, el flujo de mensajes, el formato de los documentos y el software utilizado para interpretar los documentos. Sin embargo, los estándares EDI describen el formato riguroso de los documentos electrónicos , y los estándares EDI fueron diseñados, inicialmente en la industria automotriz, para ser independientes de las tecnologías de comunicación y software.
Los documentos EDI generalmente contienen la misma información que normalmente se encontraría en un documento en papel utilizado para la misma función organizacional. Por ejemplo, un fabricante utiliza una orden de envío desde almacén EDI 940 para indicarle a un almacén que envíe un producto a un minorista. Por lo general, tiene una dirección de "envío", una dirección de "facturación" y una lista de números de productos (generalmente un UPC ) y cantidades. Otro ejemplo es el conjunto de mensajes entre vendedores y compradores, como solicitud de cotización (RFQ), oferta en respuesta a RFQ, orden de compra, acuse de recibo de orden de compra, aviso de envío, aviso de recepción, factura y aviso de pago. Sin embargo, el EDI no se limita únicamente a los datos comerciales relacionados con el comercio, sino que abarca todos los campos, como la medicina (por ejemplo, registros de pacientes y resultados de laboratorio), el transporte (por ejemplo, información sobre contenedores y moda), ingeniería y construcción, etc. El EDI se utilizará para crear un nuevo flujo de información empresarial (que antes no era un flujo de papel). Este es el caso de la Notificación Avanzada de Envío (ASN), que fue diseñada para informar al destinatario de un envío, las mercancías que se recibirán y cómo se empaquetan las mercancías. Esto se complementa aún más con el uso en el envío de etiquetas de envío que contienen un código de barras GS1-128 que hace referencia al número de seguimiento del envío. [4]
Algunos conjuntos importantes de estándares EDI: [5]
Muchos de estos estándares aparecieron por primera vez entre principios y mediados de los años 1980. Los estándares prescriben los formatos, juegos de caracteres y elementos de datos utilizados en el intercambio de documentos y formularios comerciales. La lista completa de documentos X12 incluye todos los documentos comerciales principales, incluidas órdenes de compra y facturas.
El estándar EDI prescribe información obligatoria y opcional para un documento en particular y proporciona las reglas para la estructura del documento. Las normas son como códigos de construcción. Así como se pueden construir dos cocinas " según el código " pero tienen un aspecto completamente diferente, dos documentos EDI pueden seguir el mismo estándar y contener diferentes conjuntos de información. Por ejemplo, una empresa de alimentos puede indicar la fecha de vencimiento de un producto, mientras que un fabricante de ropa optaría por enviar información sobre el color y la talla.
El EDI se puede transmitir utilizando cualquier metodología acordada por el remitente y el destinatario, pero a medida que más socios comerciales comenzaron a utilizar Internet para la transmisión, han surgido protocolos estandarizados.
Esto incluye diversas tecnologías como:
Cuando algunas personas compararon los módems de protocolo síncrono de 2400 bit/s, los dispositivos CLEO y las redes de valor agregado utilizadas para transmitir documentos EDI con la transmisión a través de Internet, equipararon las tecnologías ajenas a Internet con el EDI y predijeron erróneamente que el propio EDI sería reemplazado. junto con las tecnologías ajenas a Internet. En la mayoría de los casos, estos métodos de transmisión fuera de Internet simplemente están siendo reemplazados por protocolos de Internet , como FTP, HTTP, telnet y correo electrónico, pero los documentos EDI en sí aún permanecen.
En 2002, el IETF publicó el RFC 3335, que ofrece un método estandarizado y seguro para transferir datos EDI por correo electrónico. El 12 de julio de 2005, un grupo de trabajo del IETF ratificó el RFC4130 para transferencias HTTP EDIINT (también conocido como AS2 ) basadas en MIME , y el IETF preparó un RFC similar para transferencias FTP (también conocido como AS3 ). El EDI a través de servicios web (también conocido como AS4 ) también ha sido estandarizado por el organismo de estándares OASIS. Si bien algunas transmisiones EDI se han trasladado a estos protocolos más nuevos, los proveedores de redes de valor agregado permanecen activos.
A medida que más organizaciones se conectaron a Internet, con el tiempo la mayor parte o la totalidad del EDI se incorporó a Internet. Inicialmente, esto se hacía a través de convenciones ad hoc, como FTP no cifrado de archivos de texto ASCII a una determinada carpeta en un determinado host, permitido sólo desde determinadas direcciones IP. Sin embargo, el IETF ha publicado varios documentos informativos (las "Declaraciones de Aplicabilidad"; ver más abajo en Protocolos ) que describen formas de utilizar protocolos de Internet estándar para EDI.
A partir de 2002, Walmart impulsó AS2 para EDI. [6] Debido a su importante presencia en la cadena de suministro global, AS2 se ha convertido en un enfoque comúnmente adoptado para EDI.
Las organizaciones que envían o reciben documentos entre sí se denominan "socios comerciales" en la terminología EDI. Los socios comerciales acuerdan la información específica que se transmitirá y cómo se debe utilizar. Esto se hace en especificaciones legibles por humanos (también llamadas Pautas de implementación de mensajes). Si bien las normas son análogas a los códigos de construcción, las especificaciones son análogas a los planos. (La especificación también puede denominarse "mapeo", pero el término mapeo generalmente se reserva para instrucciones específicas legibles por máquina dadas al software de traducción. [7] ) Los "centros" comerciales más grandes cuentan con pautas de implementación de mensajes que reflejan sus procesos comerciales. para procesar EDI y generalmente no están dispuestos a modificar sus prácticas comerciales de EDI para satisfacer las necesidades de sus socios comerciales. A menudo, en una empresa grande, estas pautas de EDI se redactarán para que sean lo suficientemente genéricas como para ser utilizadas por diferentes sucursales o divisiones y, por lo tanto, contendrán información que no es necesaria para un intercambio de documentos comerciales en particular. Para otras empresas grandes, pueden crear pautas de EDI separadas para cada sucursal/división.
Los socios comerciales son libres de utilizar cualquier método para la transmisión de documentos (como se describe anteriormente en la sección Protocolos de transmisión). Además, pueden interactuar directamente o a través de un intermediario.
Los socios comerciales pueden conectarse directamente entre sí. Por ejemplo, un fabricante de automóviles podría mantener un grupo de módems al que sus cientos de proveedores deben conectarse para realizar EDI. Sin embargo, si un proveedor hace negocios con varios fabricantes, es posible que necesite adquirir un módem diferente (o dispositivo VPN, etc.) y un software diferente para cada uno.
A medida que el EDI y la tecnología web han evolucionado, han surgido nuevas tecnologías de software de EDI para facilitar el EDI directo (también conocido como punto a punto) entre socios comerciales. El software EDI moderno puede facilitar los intercambios utilizando diferentes protocolos de transmisión de archivos y estándares de documentos EDI, reduciendo costos y barreras de entrada.
Para abordar las limitaciones en la adopción de EDI entre pares, hace décadas se establecieron VAN (redes de valor agregado) . Una VAN actúa como una oficina de correos regional. Recibe transacciones, examina la información "de" y "hasta" y enruta la transacción al destinatario final. Las VAN pueden proporcionar una serie de servicios adicionales, por ejemplo, retransmitir documentos, proporcionar información de auditoría de terceros, actuar como puerta de entrada para diferentes métodos de transmisión y gestionar el soporte de telecomunicaciones. Debido a estos y otros servicios que brindan las VAN, las empresas frecuentemente usan una VAN incluso cuando ambos socios comerciales utilizan protocolos basados en Internet. Las cámaras de compensación de atención médica realizan muchas de las mismas funciones que una VAN, pero tienen restricciones legales adicionales.
Las VAN pueden ser operadas por varias entidades:
Es importante señalar que existen compensaciones clave entre las VAN y el EDI directo [8] y, en muchos casos, las organizaciones que intercambian documentos EDI pueden, de hecho, utilizar ambos en conjunto, para diferentes aspectos de sus implementaciones de EDI. Por ejemplo, en EE. UU., la mayoría de los intercambios de documentos EDI utilizan AS2, por lo que una configuración EDI directa para AS2 puede tener sentido para una organización con sede en EE. UU. Pero agregar capacidades OFTP2 para comunicarse con un socio europeo puede resultar difícil, por lo que una VAN podría tener sentido para manejar esas transacciones específicas, mientras que se utiliza EDI directo para las transacciones AS2.
En muchos sentidos, una VAN actúa como un proveedor de servicios, simplificando gran parte de la configuración para las organizaciones que buscan iniciar el EDI. Debido al hecho de que muchas organizaciones que comienzan con EDI a menudo lo hacen para cumplir con los requisitos de un cliente o socio y, por lo tanto, carecen de experiencia interna en EDI, una VAN puede ser un activo valioso.
Sin embargo, las furgonetas pueden tener costes elevados. Las VAN suelen cobrar una tarifa de transacción por documento o incluso por artículo de línea para procesar transacciones EDI como un servicio en nombre de sus clientes. Esta es la razón predominante por la que muchas organizaciones también implementan una solución de software EDI o eventualmente migran a una para parte o la totalidad de su EDI.
Por otro lado, implementar software EDI puede ser un proceso desafiante, dependiendo de la complejidad del caso de uso, las tecnologías involucradas y la disponibilidad de experiencia en EDI. Además, existen requisitos de mantenimiento continuo y actualizaciones a considerar. Por ejemplo, el mapeo del EDI es una de las tareas de gestión del EDI más desafiantes. Las empresas deben desarrollar y mantener mapas EDI para cada uno de sus socios comerciales (y, a veces, múltiples mapas EDI para cada socio comercial en función de sus requisitos de cumplimiento de pedidos).
El software de traducción EDI proporciona la interfaz entre los sistemas internos y el formato EDI enviado/recibido. Para un documento "entrante", la solución EDI recibirá el archivo (ya sea a través de una red de valor agregado o directamente usando protocolos como FTP o AS2), tomará el archivo EDI recibido (comúnmente denominado "sobre") y validar que el socio comercial que envía el archivo sea un socio comercial válido, que la estructura del archivo cumpla con los estándares EDI y que los campos individuales de información se ajusten a los estándares acordados. Normalmente, el traductor creará un archivo de longitud fija, longitud variable o formato etiquetado XML o "imprimirá" el documento EDI recibido (para entornos EDI no integrados). El siguiente paso es convertir/transformar el archivo que crea el traductor a un formato que pueda importarse a los sistemas empresariales, aplicaciones o ERP de back-end de una empresa. Esto se puede lograr mediante el uso de un programa personalizado, un "mapeador" propietario integrado o un "mapeador" gráfico integrado basado en estándares, utilizando un lenguaje de transformación de datos estándar como XSLT . El último paso es importar el archivo (o base de datos) transformado al sistema back-end de la empresa.
Para un documento "saliente", el proceso de EDI integrado consiste en exportar un archivo (o leer una base de datos) desde los sistemas de información de una empresa y transformar el archivo al formato apropiado para el traductor. Luego, el software de traducción "validará" el archivo EDI enviado para garantizar que cumple con el estándar acordado por los socios comerciales, convertirá el archivo al formato "EDI" (agregando los identificadores y estructuras de control apropiados) y enviará el archivo a la empresa comercial. socio (utilizando el protocolo de comunicación adecuado).
Otro componente crítico de cualquier software de traducción EDI es una "auditoría" completa de todos los pasos para mover documentos comerciales entre socios comerciales. La auditoría garantiza que cualquier transacción (que en realidad es un documento comercial) pueda rastrearse para garantizar que no se pierda. En el caso de un minorista que envía una orden de compra a un proveedor, si la orden de compra se "pierde" en cualquier parte del proceso comercial, el efecto es devastador para ambas empresas. Para el proveedor, no cumple con el pedido porque no lo ha recibido, perdiendo así el negocio y dañando la relación comercial con su cliente minorista. Para el minorista, tienen un corte de existencias y el efecto es pérdida de ventas, reducción del servicio al cliente y, en última instancia, menores ganancias.
En la terminología EDI, "entrante" y "saliente" se refieren a la dirección de transmisión de un documento EDI en relación con un sistema particular, no a la dirección de mercancías, dinero u otras cosas representadas por el documento. Por ejemplo, un documento EDI que le indica a un almacén que realice un envío de salida es un documento de entrada en relación con el sistema informático del almacén. Es un documento de salida en relación con el fabricante o distribuidor que transmitió el documento.
EDI y otras tecnologías similares ahorran dinero a la empresa al proporcionar una alternativa o reemplazar los flujos de información que requieren una gran interacción humana y documentos en papel. Incluso cuando los documentos en papel se mantienen en paralelo con el intercambio EDI, por ejemplo, manifiestos de envío impresos, el intercambio electrónico y el uso de datos de ese intercambio reducen los costos de manejo de clasificación, distribución, organización y búsqueda de documentos en papel. EDI y tecnologías similares permiten a una empresa aprovechar los beneficios de almacenar y manipular datos electrónicamente sin el costo de la entrada manual. Otra ventaja del EDI es la oportunidad de reducir o eliminar errores de entrada manual de datos, como errores de envío y facturación, porque el EDI elimina la necesidad de volver a introducir los documentos en el lado de destino. Una ventaja muy importante del EDI sobre los documentos en papel es la velocidad a la que el socio comercial recibe e incorpora la información en su sistema, lo que reduce en gran medida los tiempos de ciclo. Por esta razón, el EDI puede ser un componente importante de los sistemas de producción justo a tiempo. [9]
Según el informe de Aberdeen de 2008 "Una comparación de la habilitación de proveedores en todo el mundo", sólo el 34% de las órdenes de compra se transmiten electrónicamente en América del Norte. En EMEA , el 36% de los pedidos se transmiten electrónicamente y en APAC , el 41% de los pedidos se transmiten electrónicamente. También informan que la solicitud promedio de papel para realizar un pedido le cuesta a una empresa $37,45 en América del Norte, $42,90 en EMEA y $23,90 en APAC. Con una solicitud de pedido EDI, los costos se reducen a $23,83 en Norteamérica, $34,05 en EMEA y $14,78 en APAC.
Existen algunas barreras para la adopción del intercambio electrónico de datos. Una de las barreras más importantes es el cambio que conlleva en los procesos de negocio. Los procesos comerciales existentes basados en el manejo del papel pueden no ser adecuados para el EDI y requerirían cambios para dar cabida al procesamiento automatizado de documentos comerciales. Por ejemplo, una empresa puede recibir la mayor parte de sus productos mediante envío de 1 o 2 días y todas sus facturas por correo. Por lo tanto, el proceso existente puede suponer que los bienes normalmente se reciben antes de la factura. Con EDI, la factura normalmente se enviará cuando se envíen los bienes y, por lo tanto, requerirá un proceso que maneje una gran cantidad de facturas cuyos bienes correspondientes aún no se han recibido.
Otra barrera importante es el coste en tiempo y dinero de la configuración inicial. Los gastos preliminares y el tiempo que surgen de la implementación, personalización y capacitación pueden resultar costosos. Es importante seleccionar el nivel correcto de integración que coincida con los requisitos comerciales. Para una empresa con relativamente pocas transacciones con socios basados en EDI, puede tener sentido que las empresas implementen soluciones económicas de "copiar y leer", donde el formato EDI se imprime en un formato legible por humanos y las personas, en lugar de las computadoras, responden. a la transacción. Otra alternativa son las soluciones EDI subcontratadas proporcionadas por las "oficinas de servicios" de EDI. Para otras empresas, la implementación de una solución EDI integrada puede ser necesaria, ya que los aumentos en los volúmenes comerciales provocados por el EDI las obligan a volver a implementar sus procesos comerciales de procesamiento de pedidos.
El obstáculo clave para una implementación exitosa del EDI es la percepción que muchas empresas tienen de la naturaleza del EDI. Muchos ven el EDI desde la perspectiva técnica de que el EDI es un formato de datos; Sería más exacto adoptar la visión empresarial de que el EDI es un sistema para intercambiar documentos comerciales con entidades externas e integrar los datos de esos documentos en los sistemas internos de la empresa. Las implementaciones exitosas de EDI tienen en cuenta el efecto que la información generada externamente tendrá en sus sistemas internos y validan la información comercial recibida. Por ejemplo, permitir que un proveedor actualice el sistema de cuentas por pagar de un minorista sin los controles y contrapesos adecuados pondría a la empresa en un riesgo significativo. Las empresas nuevas en la implementación del EDI deben comprender el proceso empresarial subyacente y aplicar el criterio adecuado.
Hay varios mecanismos utilizados en EDI para el reconocimiento , es decir, notificar al remitente que el destinatario recibió y gestionó una transacción entrante: [10]