La gestión del tiempo implica exigencias relacionadas con el trabajo , la vida social , la familia , los pasatiempos , los intereses personales y los compromisos. Usar el tiempo de manera efectiva brinda a las personas más opciones en la gestión de actividades. [1] La gestión del tiempo puede verse favorecida por una variedad de habilidades, herramientas y técnicas, especialmente cuando se realizan tareas, proyectos y objetivos específicos cumpliendo con una fecha de vencimiento.
Inicialmente, el término gestión del tiempo abarcaba sólo actividades comerciales y laborales, pero finalmente el término se amplió para incluir también actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en cualquier gestión de proyectos , ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto.
Visiones culturales de la gestión del tiempo.
Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se gestiona su tiempo. Por ejemplo, una visión del tiempo lineal es una forma de concebir el tiempo como si fluyera de un momento al siguiente de forma lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en Estados Unidos junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. [2] Las personas en estas culturas tienden a otorgar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que resultarían en una pérdida de tiempo. [2] Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más "monocrónicas" o prefieran hacer sólo una cosa a la vez.
Otra vista de tiempo cultural es la vista de tiempo multiactivo. En culturas multiactivas, la mayoría de la gente siente que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. [2] Las culturas multiactivas son "policrónicas" o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta vista de tiempo multiactiva es prominente en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. [2] En estas culturas, las personas a menudo tienden a dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar gran importancia a terminar las conversaciones sociales. [2] En los entornos empresariales, a menudo se presta poca atención a la duración de las reuniones, sino que la atención se centra en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a centrarse en la sinergia y la creatividad más que en la eficiencia. [3]
Una última visión del tiempo cultural es una visión del tiempo cíclica. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con eventos. Debido a que los días, meses, años, estaciones y eventos suceden de forma repetitiva y regular, el tiempo se considera cíclico. Desde este punto de vista, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde y, por lo tanto, hay una cantidad ilimitada. [2] Esta visión del tiempo cíclico prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en culturas con conceptos cíclicos del tiempo concentrarse en completar las tareas correctamente, por lo tanto, la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar según sus planes. [3] La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a comprender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global. [4]
Neuropsicología
La incapacidad excesiva y crónica para gestionar el tiempo de forma eficaz puede deberse al trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH). [5] Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para gestionar muchos proyectos simultáneos y problemas con el seguimiento. [6]
Establecer prioridades y objetivos
Estos objetivos se registran y pueden dividirse en un proyecto , un plan de acción o una simple lista de tareas. Para tareas individuales o para objetivos, se puede establecer una clasificación de importancia, fijar plazos y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, cronograma o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias maneras, de la siguiente manera:
Análisis ABC
El método ABC para la gestión del tiempo es un enfoque sencillo pero eficaz para mejorar las habilidades de gestión del tiempo y de las tareas. Desarrollado por [Alan Lakein], un autor estadounidense, este método implica clasificar sus tareas en tres etiquetas: A, B y C.
A Tareas : Estas son las tareas de mayor prioridad y más urgentes. Incluyen trabajos que deben completarse con prontitud, como proyectos con fechas límite.
Tareas B : Estas tareas son importantes pero no necesariamente están asociadas con una fecha límite específica. Deberían completarse lo antes posible. Los ejemplos incluyen organizar proyectos terminados o manejar trabajos no urgentes pero esenciales.
Tareas C : Estas son las tareas menos importantes de tu agenda. Se podrán realizar cuando el tiempo lo permita. Generalmente tienen poca importancia y no requieren atención inmediata.
Aquí hay 12 formas clave de implementar el método ABC de gestión del tiempo:
Comprenda la importancia : categorice las tareas según su importancia. Diferentes tareas pueden requerir distintas cantidades de tiempo y recursos.
Priorizar según los plazos : al asignar proyectos, tenga en cuenta los plazos. Priorice las tareas que tienen limitaciones de tiempo.
Planifica tus días : asigna tiempo para cada tarea y crea un plan diario.
Estimar la duración de la tarea : comprenda cuánto tiempo llevará cada tarea.
Establezca objetivos INTELIGENTES : haga que sus objetivos sean específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados.
Asigne recursos sabiamente : distribuya el tiempo y los recursos de manera eficiente.
Utilice tecnología para la medición : emplee herramientas para medir el desempeño de los empleados.
Evite la multitarea : anime a los empleados a concentrarse en una tarea a la vez.
Minimice las distracciones : cree un entorno de trabajo libre de distracciones.
Evite el exceso de trabajo : asegúrese de que los empleados no se agoten.
Fomente los descansos : los descansos regulares mejoran la productividad.
Evalúe periódicamente : evalúe las prácticas de gestión del tiempo de su equipo.
análisis de Pareto
El principio de Pareto es la idea de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden conseguir realizando el 20% de las tareas. [7] Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad. [8]
El método Eisenhower
Una "caja de Eisenhower" básica para ayudar a evaluar la urgencia y la importancia. Los elementos se pueden colocar en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.
El "Método Eisenhower" o "Principio de Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método surge de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". [9] Eisenhower no afirmó esta idea como propia, sino que la atribuyó a un "ex presidente de la universidad" (anónimo). [10]
Usando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan usando los criterios importante/no importante y urgente/no urgente, [11] [12] y luego se colocan en los cuadrantes correspondientes en una Matriz de Eisenhower (también conocida como "Caja de Eisenhower" o "Decisión de Eisenhower"). Matriz" [13] ). Luego, las tareas en los cuadrantes se manejan de la siguiente manera.
Las tareas del cuadrante Importante/Urgente se realizan de forma inmediata y personal, [14] por ejemplo, crisis, plazos, problemas. [13]
Las tareas del cuadrante Importante/No Urgente tienen una fecha de finalización y se realizan personalmente, [14] por ejemplo, relaciones, planificación, recreación. [13]
Se delegan tareas del cuadrante Urgente/Sin importancia, [14] por ejemplo, interrupciones, reuniones, actividades. [13]
Se eliminan las tareas del cuadrante No importante/No urgente, [14] por ejemplo, pérdidas de tiempo, actividades placenteras, trivialidades. [13]
Implementación de objetivos
Una lista de tareas (también llamada lista de tareas pendientes o "cosas por hacer") es una lista de tareas por completar, como tareas domésticas o pasos para completar un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como alternativa o complemento a la memoria .
Cuando se completa uno de los elementos de una lista de tareas, la tarea se marca o se tacha . El método tradicional consiste en escribirlos en una hoja de papel con un bolígrafo o lápiz , normalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación en papel o software .
La escritora Julie Morgenstern sugiere lo que se debe y no se debe hacer en la gestión del tiempo, que incluyen:
Planifique todo lo que es importante haciendo una lista de tareas.
Cree "un oasis de tiempo" para que uno lo administre.
Di no".
Establecer prioridades.
No lo dejes todo.
No crea que una tarea crítica se realizará en el tiempo libre . [15]
Actualmente se encuentran disponibles numerosos equivalentes digitales, incluidas aplicaciones de gestión de información personal (PIM) y la mayoría de las PDA . También existen varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.
Organización de la lista de tareas
Las listas de tareas suelen estar escritas en diarios y escalonadas. El sistema por niveles más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o archivo de tareas) para registrar todas las tareas que la persona necesita realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día transfiriendo tareas de la lista general de tareas pendientes. . Una alternativa es crear una “lista de cosas que no hacer”, para evitar tareas innecesarias. [15]
Las listas de tareas suelen priorizarse de las siguientes maneras.
Una lista diaria de cosas por hacer, numeradas en orden de importancia y realizadas en ese orden una a la vez, según lo permita el tiempo diario, se atribuye a la consultora Ivy Lee (1877-1934) como el consejo más provechoso recibido por Charles M. Schwab (1862-1939), presidente de Bethlehem Steel Corporation. [16] [17] [18]
Uno de los primeros defensores de la priorización "ABC" fue Alan Lakein , en 1973. En su sistema, los elementos "A" eran los más importantes ("A-1", el más importante dentro de ese grupo), "B" el siguiente en importancia, "C" menos importante. [19]
Un método particular de aplicación del método ABC [20] asigna "A" a las tareas a realizar en un día , "B" a una semana y "C" a un mes .
Para priorizar una lista de tareas diarias, se registran las tareas en el orden de mayor prioridad o se les asigna un número después de que aparecen en la lista ("1" para la mayor prioridad, "2" para la segunda mayor prioridad, etc.) que se indica en en qué orden ejecutar las tareas. El último método es generalmente más rápido, lo que permite registrar las tareas más rápidamente. [15]
Otra forma de priorizar las tareas obligatorias (grupo A) es anteponer la más desagradable. Cuando esté hecho, el resto de la lista parece más fácil. Los grupos B y C pueden beneficiarse de la misma idea, pero en lugar de realizar la primera tarea (que es la más desagradable) de inmediato, les motiva a realizar otras tareas de la lista para evitar la primera.
Varios escritores han destacado las posibles dificultades con listas de tareas pendientes como la siguiente.
La gestión de la lista puede sustituir a su implementación. Esto podría deberse a la procrastinación al prolongar la actividad de planificación. Esto es similar a la parálisis del análisis . Como ocurre con cualquier actividad, hay un punto en el que los rendimientos son decrecientes.
Para seguir siendo flexible, un sistema de tareas debe permitir el desastre. Una empresa debe estar preparada para un desastre. Incluso si se trata de un pequeño desastre, si nadie se tomó el tiempo para esta situación, puede hacer metástasis y causar daños potenciales a la empresa. [21]
Para evitar quedarse estancado en un patrón derrochador, el sistema de tareas también debe incluir sesiones periódicas (mensuales, semestrales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar ineficiencias y garantizar que el usuario se dirija en la dirección que realmente desea. deseos. [22]
Si no se dedica regularmente algo de tiempo a lograr objetivos a largo plazo, el individuo puede quedar atrapado en un patrón perpetuo de espera en planes a corto plazo, como permanecer en un trabajo en particular mucho más tiempo del planeado originalmente. [23]
Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten múltiples usuarios. Permiten a la persona asignar tareas a otros usuarios y utilizar el software para comunicarse y priorizar tareas.
Las aplicaciones modernas de listas de tareas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas se componen de subtareas que a su vez pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y ordenación de la lista de tareas y pueden permitir asociar notas arbitrariamente largas para cada tarea. [ cita necesaria ]
Sistemas de gestión del tiempo.
Los sistemas de gestión del tiempo suelen incluir un reloj o una aplicación basada en web que se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de gestión del tiempo brindan a los empleadores información sobre su fuerza laboral, permitiéndoles ver, planificar y administrar el tiempo de los empleados. Hacerlo permite a los empleadores gestionar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.
GTD (Hacer las cosas)
El método Getting Things Done , creado por David Allen , consiste en finalizar las tareas pequeñas inmediatamente y dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas para comenzar a completarlas ahora. El razonamiento detrás de esto es evitar la sobrecarga de información o "congelación cerebral" que es probable que ocurra cuando hay cientos de tareas. El objetivo de GTD es animar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de gestionar y ver.
Pomodoro
La " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo se concibió originalmente a finales de la década de 1980 y se perfeccionó gradualmente hasta que se definió más tarde en 1992. La técnica lleva el nombre de un temporizador de cocina con forma de Pomodoro (tomate en italiano) utilizado inicialmente por Cirillo durante su estancia en la universidad. El "Pomodoro" se describe como la métrica de tiempo fundamental dentro de la técnica y se define tradicionalmente como una duración de 30 minutos, compuesta por 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación que involucró a varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el "Pomodoro ideal" debía durar entre 20 y 35 minutos. [24] [ fuente autoeditada? ]
Conceptos relacionados
La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.
Gestión de proyectos : La gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de la gestión de proyectos y se conoce más comúnmente como planificación y programación de proyectos . La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones centrales identificadas en la gestión de proyectos. [25]
La gestión de la atención se relaciona con la gestión de los recursos cognitivos y, en particular, el tiempo que los humanos dedican su mente (y organizan la mente de sus empleados) para realizar algunas actividades.
El bloqueo de tiempo es una estrategia de gestión del tiempo que aboga específicamente por asignar períodos de tiempo a tareas dedicadas para promover una concentración y una productividad más profundas.
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Otras lecturas
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Burkeman, Oliver (2021). Cuatro mil semanas. Gestión del tiempo para mortales , Farrar, Straus y Giroux. 978-0374159122
Wikiversidad tiene recursos de aprendizaje sobre la gestión del tiempo.
Busque gestión del tiempo en Wikcionario, el diccionario gratuito.
Wikiquote tiene citas relacionadas con la gestión del tiempo .
