Un libro de horas es un registro contable en su mayoría obsoleto , que registra las horas trabajadas por los empleados en una determinada organización en un período determinado. [1] Estos registros generalmente contienen nombres de empleados, tipo de trabajo, horas trabajadas y, a veces, salarios pagados.
En el siglo XIX y principios del XX, los libros de tiempo eran registros separados. En aquella época los libros de tiempos los llevaban los empleados de empresa, los capataces o los cronometradores especializados . El contable utilizaba estos libros de horas para determinar los salarios a pagar. Los datos se utilizaron en contabilidad financiera para determinar los costos laborales semanales, mensuales y anuales, y en contabilidad de costos para determinar el precio de costo . A finales del siglo XIX se empezaron a utilizar tarjetas de tiempo adicionales para registrar las horas de trabajo.
Hoy en día, el libro de horas puede formar parte de un sistema integrado de nómina o de contabilidad de costes . Esos sistemas pueden contener registros que describen el tiempo de trabajo dedicado a producir productos, pero esos registros no se denominan habitualmente libros de tiempo, sino hojas de tiempo .
Antes del siglo XIX los empleados podían registrarse en una nómina , especialmente en casos como tripulantes de un barco o soldados estacionados en un lugar. Los salarios pagados se anotaban en libros diarios, en los que se registraban los gastos diarios, y eventualmente en otras cuentas de los sistemas contables.
En el siglo XIX, cuando las organizaciones comenzaron a crecer, surgió un registro separado de horas de trabajo, que se llamó libro de tiempos. Allí se utilizaban para llevar la cuenta del trabajo realizado. [2] Loudon (1826) explicó que en jardinería los libros necesarios para el sistema de contabilidad son el libro de horas, el libro de caja y el libro de bosques o plantaciones. [3] Loudon describió cómo se manejaban los libros de tiempos en aquellos días:
El maestro inserta el nombre de cada mano; y el capataz de cada departamento inserta el tiempo en días, o proporciones de un día, que cada persona bajo su cuidado ha estado trabajando, y el trabajo particular que ha realizado.
Al final de cada semana, el capataz suma aumentar el tiempo desde el sábado o lunes anterior, hasta el viernes o sábado inclusive; la suma adeudada o que se va a adelantar a cada hombre se pone en una columna, y cuando el hombre la recibe, escribe la palabra recibida en la columna anterior y firma su nombre como recibo en la columna siguiente.
El libro de tiempos, por lo tanto, mostrará lo que cada hombre ha hecho durante cada hora del año por el cual se le ha pagado, y también contendrá recibos por cada suma, por insignificante que sea, que haya pagado el jardinero por trabajo de jardinería. [3]
Y además:
En resumen, sería difícil idear un libro más satisfactorio tanto para el amo como para el sirviente que el libro de tiempos, ya que evita, en la medida de lo posible, que este último se engañe a sí mismo o a su patrón, y sigue siendo un auténtico documento. registro indiscutible del trabajo realizado y de los vales de dinero pagado durante todo el período de servicios del jardinero jefe.
Al establecer terrenos en una parte distante del país, donde más de doscientos hombres estaban empleados bajo un capataz, hemos registrado su tiempo, empleo y pagos, y tomado recibos, de esta manera, y encontramos que es una barrera eficaz. a todo lo dudoso o desagradable. [3]
En aquella época, los libros de tiempo, como explicó Loudon, se utilizaban en las granjas , pero también en las minas [4] y en la emergente industria siderúrgica . [5] Ocasionalmente también se utilizaban libros de tiempo para registrar el tiempo que una máquina de vapor había estado en funcionamiento. [6]
Con el surgimiento de talleres mecánicos más grandes a mediados del siglo XIX, los métodos contables desarrollados en empresas agrícolas más grandes se aplicaron en la industria en crecimiento. En su libro de 1885 sobre contabilidad de fábricas, Metcalfe dio una descripción del sistema normal de registro laboral a mediados de la década de 1870:
El cronometrador , generalmente el capataz , recorre el taller hacia el final del día y pregunta a cada trabajador cómo lo ha gastado; según lo que recuerda el trabajador, éste anota el tiempo registrado en un libro, como se describe a continuación. [7]
Metcalfe señaló que "existía una excepción a esta práctica en [su] tiempo en la Armería Nacional, donde, en algunos departamentos, cada trabajador anotaba en una pequeña hoja de papel en su propio idioma, la manera en que había empleado su tiempo. Esto y la hora fueron copiados en el libro de horas; pero no se hizo nada más con los billetes. Esta práctica fue el germen del sistema aquí desarrollado." [7]
Metcalfe (1885) continuó explicando las formas generales del libro de tiempos (ver imágenes):
Hay dos formas generales de libro de tiempos;
- uno, el formulario A, a modo de nómina, en el que se anota en bruto el tiempo realizado por cada hombre durante cada día;
- y los formularios B y C, en los que se intenta mostrar cómo se ha empleado el tiempo así informado.
- El formulario B ocupa una página por cada día y una línea por cada hombre. Para evitar tener que copiar los nombres de nuevo cada día, se acostumbra pegar una hoja de mosca en el reverso de la primera página que, al estar desplegada, sirve para todas las páginas sucesivas y también deja más espacio para el registro diario de empleo.
- El formulario C, que es una combinación tanto de forma como de nombre, se utilizó en la Armería Nacional durante mi servicio allí. Su gran ventaja sobre el formulario B es el mayor espacio que ofrece para insertar los nombres de los empleos a los que ha estado dedicado el trabajador. Permite también el uso de una unidad de tiempo más pequeña y, en consecuencia, de una definición más exacta de su registro; porque en el formulario B el pequeño espacio asignado a la descripción de la obra y la necesidad de reescribirla cada día tiende naturalmente a la consolidación de las entradas; mientras que en el formulario C una vez hecha una anotación vale para todo el mes, siempre que el trabajador llame siempre a la misma obra con el mismo nombre. [7]
Secuencialmente, Metcalfe vio una serie de objeciones contra el registro de libros de tiempo existente (basado en los formularios B y C):
- El trabajador tiene que recordar tan repentinamente todos los trabajos que ha realizado durante el día, que es muy propenso a cometer errores al agrupar diferentes trabajos bajo un mismo encabezado; o llamando a una misma obra con diferentes nombres, o a diferentes obras con el mismo nombre en diferentes días.
- Es propenso a utilizar términos generales vagamente, dedicando su tiempo, digamos, a "Reparaciones de señorita", "Accesorios de taller", "Trabajo", etc., en lugar de darle nombres definidos mediante los cuales se pueda distinguir en lo sucesivo su naturaleza exacta.
- En caso de que el trabajador esté ausente, durante todo o parte del día, no hay nada más que la memoria del capataz para confiar en el hecho. Por ejemplo, al trabajador se le puede marcar "ausente" cuando esté presente, o se le puede acreditar algún tiempo cuando esté ausente; en ningún caso se descubrirá el error hasta que se firme la nómina, ni siquiera entonces a menos que el trabajador haya respetado su tiempo, y a menos que en este último caso haya sido lo suficientemente honesto como para renunciar a la ventaja otorgada por el error del capataz.
- Además de estos errores al indicar la cantidad bruta de tiempo, los siguientes errores no son infrecuentes en la distribución del tiempo: En el formulario B, el capataz, al tener poco espacio si tiene que hacer muchas entradas en una línea, se ve obligado a abreviar o condensarlos, para ahorrarse problemas. [7]
La principal preocupación de Metcalfe era que no podía contabilizar los costos dentro de los talleres, [8] y la razón principal vio la falta de registros escritos. [9]
Con el mayor desarrollo de los talleres mecánicos hasta convertirse en fábricas de máquinas a finales del siglo XIX, surgió un nuevo tipo de contabilidad, llamada contabilidad de fábrica, que se relacionaba con esa nueva práctica más compleja. En 1886, el capitán Henry Metcalfe fue el primero en proponer un nuevo sistema para el trabajo a destajo en el taller mecánico . Este sistema introdujo una tarjeta de servicio adicional para el registro directo del tiempo de trabajo en el lugar de trabajo. Metcalfe (1886) explicó:
Un hombre que trabaja a destajo, que ha completado un lote adecuado de piezas, extiende un boleto correspondiente y lo entrega con las piezas hechas al capataz o inspector. Si el trabajo recibe la aprobación del inspector, este perfora la tarjeta de servicio y la envía con las demás tarjetas. Las deducciones necesarias se indican en el anverso de la tarjeta, para que pueda contar su propia historia completamente. La cantidad de espacio puede llenarse, o no, a placer; es por conveniencia al guardar el recálculo.
Además de cobrar por su trabajo, es casi igualmente necesario que el trabajador a destajo informe a la oficina cuánto tiempo ha dedicado a su trabajo, para guiar a la oficina en futuros ajustes de la tarifa...
... Las tarjetas van al encargado de costos y se barajan, primero, por nombres de trabajadores; en segundo lugar, por los números de pedido en tienda bajo cada nombre. Luego se anota la hora en el libro de horas... frente a los pedidos de taller en los que ha trabajado el hombre. Esto es para permitir que los salarios de cada trabajador se carguen a la asignación adecuada... [10]
En el sistema propuesto por Metcalfe, el libro de horas ya no se registra para el registro primario del tiempo de trabajo. El tiempo empleado se registra primero en una tarjeta de registro de "servicios" o de mano de obra. Sobre el uso de las tarjetas de servicio en relación con los libros de tiempo, Metcalfe (1885) explicó con más detalle:
Cuando el empleado de costos recibe las tarjetas de servicio, debidamente selladas por el capataz, las clasifica primero por nombres si así lo requieren, y luego por pedidos de taller, y anota los resultados brutos bajo cada pedido de taller en el libro de horas. ... Excepto en el caso de los trabajadores a destajo, el libro de horas no lleva más allá la subdivisión del pedido; Los detalles del empleo deben buscarse en las tarjetas de servicio. [11]
Marshall Monroe Kirkman describió otro sistema para el registro de tiempos en los ferrocarriles en su The Science of Railways, Vol 9. 1895. En este sistema se hacía una división en un libro de tiempos general y varios libros de tiempos especializados para diferentes tipos de empleados:
Cada capataz de la fuerza que emplea debe llevar un libro de tiempo general; debe cerrarse y enviarse al funcionario correspondiente el primer día del mes. Sin embargo, antes de enviarlo, el capataz debe anotar el monto en su "informe de suministros recibidos y gastos incurridos", como ya se indicó. [12]
En el sistema de Kirkman, diferentes personas participaban en la gestión de las prácticas laborales al emplear mano de obra, llevar el tiempo y elaborar las cuentas. Kirkman explicó primero la teoría del tema, antes de abordar las regulaciones específicas necesarias para manejar el trabajo de una gran corporación:
La cantidad que un ferrocarril gasta en mano de obra es tan grande que la obtención de resultados exactos en relación con ella, incluida la elaboración de nóminas de pago verdaderas y fieles, es una cuestión de suma importancia.
Dondequiera que estén ocupados los hombres, ya sea en tiendas, rotondas, patios, almacenes, depósitos de suministros, en las vías, en las estaciones, en los trenes o en cualquier otro lugar, se deben tomar medidas inteligentes para llevar una cuenta exacta del tiempo. trabajan, ya sea que el trabajo se haga por hora, día, mes o pieza. De lo contrario, no se puede evitar que se produzca una injusticia, ya sea para el empleado o para la empresa... [13]
Y además:
... los detalles (distribución) del tiempo de cada hombre también deberían pasar por manos de los funcionarios locales. Estos detalles se muestran en el libro de tiempos; este libro debe acompañar o seguir a la nómina.... El libro de horas está entonces listo para usarse al hacer la nómina... La exactitud de cada libro de horas debe ser certificada formalmente por el cronometrador (es decir, la persona que lo elabora) de la siguiente manera : 'Por la presente certifico que este libro de tiempos es correcto.' Este certificado debe estar firmado no sólo por la persona que realmente toma el tiempo, sino por el funcionario que tiene a su cargo inmediatamente; por lo tanto, en las tiendas debería serlo. [14]
En la edición revisada de 1907 de esta obra, Kirkman presentó diferentes libros de tiempos especializados para Bridge and Building; para el transportista de mercancías; para maquinistas de locomotoras; para trenes de pasajeros; y para Pistas. [15]
A principios del siglo XX, el libro de tiempos se convirtió en una herramienta habitual de gestión, a veces en forma de carpeta de hojas sueltas. [16] Sin embargo, el manejo de las cuentas laborales sigue causando grandes dificultades, como explicó Kirkman (1907), por lo que introdujo el libro de seguimiento de tiempos. :
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Con respecto al manejo de las cuentas de trabajo realizado por los capataces de sección y otros, se ha experimentado gran dificultad, no sólo para determinar con precisión cuánto tiempo trabaja cada hombre, sino también la clase de trabajo a la que se ha dedicado. La forma del libro de tiempos muestra muy claramente ambos.* Ha estado en uso durante muchos años, pero se ha modificado de vez en cuando, a medida que la experiencia y las cosas nuevas sugerían mejoras. El punto principal en relación con esto, como en el caso del material, es que cada capataz de sección puede llevar la cuenta del trabajo realizado y en qué se realizó, con facilidad y poco trabajo, dejando que los contables de la sede determinen. el costo y sumar el total. [17]
Y además:
Con referencia a este libro de tiempo se verá que el trabajo de los hombres de sección se puede distribuir entre todas las diversas cuentas de operación, construcción y otras cuentas que entran dentro del alcance de sus deberes y esto con tal facilidad que cualquier capataz de sección puede realizar las tareas administrativas. trabajar con precisión y con tan poco tiempo que prácticamente no le quitará nada de sus tareas diarias. Así, al finalizar la jornada, anotará frente al nombre de cada hombre el número total de horas que ha trabajado, y frente a él, en las columnas apropiadas previstas para ello, cuántas horas son imputables a cada una de las diversas actividades de explotación, construcción o otras cuentas en las que el hombre ha estado involucrado. Nada podría ser más simple ni más completo. [18]
En su obra Ingeniería de gestión y mantenimiento de costos de 1908, Halbert Gillette presentó un sistema de mantenimiento de costos y su aplicación al trabajo de alcantarillado, que incorporaba un tipo avanzado de libro de tiempos, al que llamó hoja de tiempos. Aunque el formulario se denominó hoja de horas, en realidad era un libro de horas completamente desarrollado y no una hoja de horas moderna . Este sistema estaba en uso en Moore-Mansfield Construction Company y Mansfield Engineering Company de Indianápolis, Indiana , una oficina de diseño de ingeniería y contratación general. Gillette explicó el sistema de la siguiente manera:
La característica esencial y fundamental del sistema depende de la forma de la hoja de horas utilizada (vista frontal de la hoja de horas (primera imagen) y vista posterior (segunda imagen)). La hoja de tiempos se dobla cuando la utiliza el cronometrador y se lleva en una funda, del mismo tamaño que un libro y prácticamente de la misma forma que el libro de tiempos ordinario. En el lado izquierdo del frente aparece la hoja de tiempos en la forma habitual. [19]
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Esta hoja de horas está organizada de manera que pueda usarse para el tiempo de informe de pandillas semanalmente, y también se usa cuando la hoja de horas se entrega cada día, en cuyo último caso las líneas debajo de las fechas de la columna se ignoran y la hora se coloca en la columna de horas totales. En el lado izquierdo aparece en primer lugar la columna de control del cronometrador.
Las instrucciones para el cronometrador al dorso de la hoja (segunda imagen) probablemente sean suficientemente claras, aunque se podría añadir que cuando la hoja de tiempo se utiliza como informe semanal, como suele ser el caso, cuando la cuadrilla es pequeña o cuando el trabajo no tiene importancia, el tiempo se controla y se divide por medio de los cuatro cuadrados debajo de cada fecha y frente a cada nombre, representando así cada cuadrado un cuarto de día.
En el caso de la hoja de horas ilustrada, las distribuciones que se muestran son para un trabajo de alcantarillado y las distribuciones particulares requeridas se muestran impresas mediante un sello de goma. Cada distribución para este trabajo muestra una letra clave particular, aunque la misma letra puede no significar lo mismo en dos trabajos cualesquiera, pero se hace referencia al encabezado del sello de cada contrato para determinar el significado de dicha letra... [19 ]
Esta forma de cronometraje sería valiosa solo por el sistema de uniformidad, incluso si no se tuvieran en cuenta las otras características mencionadas, aunque las empresas mencionadas anteriormente que utilizan este informe están satisfechas de que están asegurando datos más valiosos mediante esta forma de los que obtendrían. alguna vez he podido hacer mediante las formas utilizadas anteriormente. El valor de la hoja de tiempo uniforme radica en la educación de los cronometradores, lo que resulta en una fuerza laboral más eficiente. Bajo el antiguo sistema de hojas de tiempo individuales, preparadas especialmente para cada trabajo, las formas de las hojas de tiempo eran muchas y variadas, y por esta misma razón los cronometradores presumían de incorporar sus propias ideas y hacer cambios e innovaciones, resultando en un montón de datos que requirieron horas, y generalmente la asistencia personal de los cronometradores, para funcionar. [19]
Pasando de las hojas de tiempo, (ver figuras), las nóminas y el libro de registro de costos, la siguiente característica del sistema de información o datos de costos consiste en gráficos de progreso . Estos, por supuesto, variarán con cada trabajo según el carácter del mismo, y, como son utilizados por casi todas las grandes empresas constructoras, sólo será necesario decir que se preparan planos (generalmente planos de líneas) sobre los cuales se El cronometrador puede colorear el trabajo realizado cada día de la semana, marcar las fechas en él y entregar dichos gráficos a la oficina. Estos planos de progreso forman así un registro permanente del progreso del trabajo y también forman la base para determinar la cantidad de trabajo realizado de vez en cuando. [19]
En su obra Principios de mantenimiento de costos de fábrica de 1913, de Edward P. Moxey, se dedica un capítulo a la "Contabilidad del trabajo", en el que se describen diferentes métodos de registro del tiempo . [20]
En el transcurso del siglo XX, la disciplina de registrar el tiempo de trabajo comenzó a alterarse, como lo revela la siguiente cita de la tienda de confección A. & L. Tirocchi en Providence, Rhode Island, de 1915 a 1947:
Buenos registros de nómina son una necesidad para cualquier negocio. Uno de los tipos de registro fundamentales es el libro de horas, con formularios impresos para registrar las horas trabajadas por los empleados semanalmente. A. & L. Tirocchi utilizó estos libros de tiempo impresos, probablemente comprados en una tienda de artículos de oficina, pero el contable generalmente solo registraba el salario pagado semanalmente, no las horas trabajadas. [21]
Con la introducción del control de producción moderno y la contabilidad de costos estándar en la década de 1920 [22], los libros de tiempo tradicionales quedaron obsoletos, como explicó Herman M. Grasselt (1925), una autoridad en el comercio de fabricación de papel, [23] :
El anticuado libro de tiempos no tiene cabida en la industria moderna; El registrador de tiempo y las tarjetas de reloj de entrada y salida semanales individuales son los únicos medios competentes para obtener datos precisos. A cada departamento se le asignará un determinado "bloque" de números de reloj de los empleados, con suficiente margen para adiciones, de acuerdo con el flujo de operaciones. Dentro de los respectivos departamentos, cada empleado recibe un número de tarjeta de reloj definido, que conserva mientras permanezca en un determinado departamento o en la empresa. Las tarjetas de tiempo se colocan en estantes de "Entrada y Salida" al lado de la hora. [24]
En los sistemas de gestión de finales del siglo XX se mantuvo un registro más limitado del tiempo de trabajo, por lo que los tradicionales libros de tiempo fueron sustituidos por hojas de tiempo .
En la segunda parte del siglo XX, los libros de tiempo no desaparecieron por completo. En su Oficina de Administración de Construcción. Deatherage (1964) explicó que los libros de tiempo todavía tenían un uso limitado en su sistema de control de producción :
El autor ha elaborado y puesto en práctica en la construcción lo que se conoce como el sistema de cálculo de costes Deatherage. La característica predominante [ sic ] es "una escritura", la realización de varios registros a la vez para eliminar en la medida de lo posible cualquier reescritura o publicación, utilizando formularios respaldados por carbón y el "sistema de registro visual". Básicamente, se trata del mismo "sistema de libros" que utiliza el tendero de la esquina para llevar las cuentas individuales de sus clientes.
El sistema Deatherage de control de producción , etc., es utilizado por algunos de los fabricantes más grandes del país para mantener los costos de trabajo a destajo y también para registros de inventario, registros de equipos, etc. Cuando se usa este sistema, como ocurre con el tendero de la esquina, el sistema original Siempre se utiliza una entrada para el registro y el saldo o total se arrastra desde la última transacción. Publicado diariamente, el registro de los totales continuos en los tickets, ya sea mano de obra o materiales, se archiva en el "archivo visual" para que cualquier persona interesada pueda leer directamente los totales y unidades del día anterior. Si tiene una cuenta de cargo en la tienda de comestibles,
... Esto equivale a que el capataz revise a sus hombres por la mañana antes de que comience el trabajo en su libro de horas y asigne dónde deben trabajar los hombres. La función adicional es que tiene que anotar dónde están sus hombres en lugar de descuidar esto hasta el final del turno y luego tratar de recordar dónde tuvo a los hombres durante el día con el fin de redactar el informe de su capataz, momento en el cual lo adivina. [25]
Otro ejemplo fue el uso del libro de tiempo y salarios en Australia. El Tribunal de Conciliación y Arbitraje del Commonwealth (1967) explicó:
Excepto cuando se utilicen dispositivos mecánicos de cronometraje con el fin de registrar las horas de entrada y salida de los empleados, cada empleador deberá proporcionar un libro de horas o una hoja de horas en la que se anotará el nombre y la clasificación del empleado. El empleador deberá hacer que se anoten cada día en el libro o hoja de tiempo las horas de inicio y finalización de cada día, los horarios permitidos para las comidas, las horas de trabajo de cada día de cada empleado y los salarios recibidos cada semana (incluyendo horas extras y otros pagos). . Tales anotaciones deberán ser certificadas por lo menos una vez por semana por el empleado como registro fiel del tiempo trabajado si así está satisfecho y deberán ser avaladas por la firma del empleador o de su representante o gerente.
Se considerará incumplimiento de esta adjudicación si cualquier persona, a sabiendas, realiza, certifica o avala una entrada falsa en dicho libro de tiempos o hoja de tiempos.
Cuando se utilicen dispositivos mecánicos de cronometraje con el fin de registrar las horas de entrada y salida de los empleados, cada empleador deberá mantener un registro del cual se pueda determinar fácilmente el nombre y la clasificación de cada empleado, las horas trabajadas cada día y los salarios recibidos cada semana ( incluyendo horas extras y otros pagos)... Los libros de tiempo, hojas de tiempo o registros mecánicos se conservarán durante al menos 3 años después de su finalización. [26]
Este sistema es similar al uso contemporáneo de hojas de horas .
Hoy en día el libro de horas puede formar parte de un sistema integrado de nómina. En las pequeñas empresas, a veces se utilizan libros de tiempo como libro de asistencia para registrar el tiempo de trabajo de los empleados. Se pueden utilizar como alternativa al reloj de control en la entrada de una empresa, donde los empleados realizan el check-in. Otro sistema es la hoja de horas , un formulario donde los empleados completan las horas trabajadas. [27]
