Factura

Una factura , recibo o factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta e indicando los productos , las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor había proporcionado al comprador. ^[1]

Las condiciones de pago suelen estar estipuladas en la factura. En ellas se puede especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y, en ocasiones, se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. Es posible que el comprador ya haya pagado los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en la factura si ya se ha pagado.

Desde el punto de vista de un vendedor, una factura es una factura de venta . Desde el punto de vista de un comprador, una factura es una factura de compra . El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o se adeuda dinero .

Historia

Las facturas aparecen como una de las primeras manifestaciones de registros escritos en la antigua Mesopotamia . ^[2]

Formato

El formato típico de una factura comienza con un encabezado que presenta de manera destacada el término "Factura". A esto generalmente le sigue la información necesaria para establecer el contexto de las transacciones, como el nombre, la dirección y la información de contacto de las partes involucradas (por ejemplo, el comprador y el vendedor) y fechas importantes como cuándo debe recibirse el pago. El cuerpo principal de la factura proporciona una lista detallada de los bienes o servicios prestados, especificando descripciones, precios unitarios, cantidades y precios totales para cada artículo de línea. Los elementos financieros adicionales como impuestos , cargos de envío y descuentos se enumeran por separado y se agregan al subtotal para calcular el monto total general adeudado. La factura a menudo concluye con elementos estandarizados u otra información no incluida en el cuerpo principal. Este formato estructurado cumple varias funciones, incluida la facturación, la contabilidad, la auditoría y, en casos de desacuerdo, la evidencia legal para la resolución de disputas. ^[3]^[4]

Encabezamiento

La palabra "factura"
Logotipo del vendedor
Número de factura
Información de contacto del vendedor y del comprador
Fecha de factura
Fecha de vencimiento del pago
Información de envío
Fecha de envío o entrega del bien o servicio;
Condiciones de crédito
Número de orden de compra (o números de seguimiento similares solicitados por el comprador para ser mencionados en la factura);

Cuerpo

Lista de bienes/servicios
Descripción del producto(s);
Precio(s) unitario(s) del(los) producto(s), si corresponde;
Total parcial
Importes de impuestos, si son pertinentes (por ejemplo, GST o IVA );
Descuentos
Gastos de envío
Monto total adeudado

Pie de página

Detalles de pago (como indicar uno o más métodos de pago aceptables y detalles sobre cargos por pagos atrasados, etc.);
Condiciones de crédito
Datos de registro fiscal o de la empresa del vendedor, si corresponde, por ejemplo, ABN para empresas australianas o número de IVA para empresas de la UE;
Detalles avanzados (incluido número de vehículo, número de LR, fecha de LR, modo de transporte , peso neto , peso bruto, peso tara, tiempo de salida, tipo de carga, nombre del conductor, número de contacto del conductor, etc.)

En los países donde la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, generalmente, un código de referencia que se pasará junto con la transacción para identificar al pagador.

La Unión Europea exige un número de identificación del IVA (impuesto al valor añadido) para las facturas oficiales de IVA, que todas las empresas registradas a efectos del IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si en ellas figura la frase "no se trata de una factura con IVA". Este tipo de factura se denomina factura proforma y no es un sustituto adecuado de una factura completa con IVA para los clientes registrados a efectos del IVA. ^[5]

En Canadá, el número de registro a los efectos del GST debe proporcionarse para todos los suministros superiores a $30 realizados por un proveedor registrado para poder reclamar créditos de impuestos de entrada. ^[6]

El Comité de Comercio de la CEPE también ofrece recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional , que implican una descripción más detallada del aspecto logístico de las mercancías y, por lo tanto, pueden resultar convenientes para la logística internacional y los procedimientos aduaneros. ^[7]

Variaciones

Existen diferentes tipos de facturas:

Factura proforma : en el comercio exterior , una factura proforma es un documento que establece un compromiso del vendedor de proporcionar bienes específicos al comprador a precios específicos. A menudo se utiliza para declarar el valor para la aduana . No es una factura real y, por lo tanto, el vendedor no registra una factura proforma como una cuenta por cobrar y el comprador no registra unafactura proforma como una cuenta por pagar .El vendedor no emite una factura proforma hasta que el vendedor y el comprador hayan acordado los términos del pedido . En algunos casos, se emite una factura proforma para solicitar pagos por adelantado al comprador, ya sea para permitir que comience la producción o para garantizar los bienes producidos.
Nota de crédito : si el comprador devuelve la mercancía, el vendedor generalmente emite una nota de crédito por un importe igual o inferior al de la factura y luego reembolsa el dinero al comprador, o el comprador puede aplicar esa nota de crédito a otra factura.
Factura comercial : formulario de declaración aduanera utilizado en el comercio internacional que describe las partes involucradas en la transacción de envío, las mercancías transportadas y el valor de las mercancías.^[8] Es el documento principal utilizado por las aduanas y debe cumplir con requisitos aduaneros específicos, como el número del Sistema Armonizado y el país de fabricación. Se utiliza para calcular aranceles .
Nota de débito : cuando una empresa no paga una factura o la paga de menos, es una práctica común emitir una nota de débito por el saldo y los cargos por mora adeudados. En su función, las notas de débito son idénticas a las facturas.
Factura de autofacturación : una factura de autofacturación se utiliza cuando un comprador emite la factura para sí mismo (por ejemplo, de acuerdo con los niveles de consumo que está sacando de un inventario administrado por el proveedor ). ^[9] El comprador (es decir, el emisor) debe tratar la factura como una cuenta por pagar y el vendedor debe tratarla como una cuenta por cobrar. Si hay impuestos sobre la venta, por ejemplo, IVA o GST, entonces el comprador y el vendedor pueden necesitar ajustar sus cuentas de impuestos de acuerdo con la legislación fiscal. ^[10] Según el artículo 224 de la Directiva del IVA de la UE, los procesos de autofacturación solo pueden utilizarse "si existe un acuerdo previo entre las dos partes y siempre que exista un procedimiento para la aceptación de cada factura" por parte del proveedor. ^[11] Un acuerdo de autofacturación generalmente estipulará que el proveedor no emita también sus propias facturas de venta. ^[12]
Liquidación de recibos evaluados (ERS, por sus siglas en inglés) : ERS es un proceso de pago de bienes y servicios a partir de un albarán en lugar de un documento de factura independiente. El beneficiario utiliza los datos del albarán para solicitar los pagos. "En una transacción ERS, el proveedor envía los bienes en función de un Aviso de envío anticipado (ASN, por sus siglas en inglés) y el comprador, al recibirlos , confirma la existencia de una orden de compra o contrato correspondiente, verifica la identidad y la cantidad de los bienes y luego paga al proveedor". ^[13]
Hoja de horas : las facturas por servicios por horas emitidas por empresas como abogados y consultores a menudo extraen datos de una hoja de horas. Las empresas de alquiler de equipos operados también pueden generar una factura de hoja de horas, en la que la factura será una combinación de cargos basados en la hoja de horas y cargos por alquiler de equipos.
Extracto : un extracto periódico del cliente incluye el saldo inicial, las facturas, los pagos, las notas de crédito, las notas de débito y el saldo final de la cuenta del cliente durante un período específico. Un extracto mensual se puede utilizar como factura resumida para solicitar un pago único de los cargos mensuales acumulados.
Facturación progresiva utilizada para obtener pagos parciales en contratos prorrogados, particularmente en la industria de la construcción (ver Tabla de valores )
La facturación colectiva también se conoce como facturación mensual en Japón . Las empresas japonesas tienden a tener muchos pedidos con pequeñas cantidades debido al sistema de externalización ( Keiretsu ), o a las exigencias de un menor control de inventario ( Kanban ). Para ahorrar trabajo administrativo, la facturación normalmente se procesa mensualmente.
La facturación continua o recurrente es una práctica habitual en el sector del alquiler de equipos, incluido el alquiler de herramientas. Una factura recurrente es una factura que se genera de forma cíclica durante la vigencia de un contrato de alquiler. Por ejemplo, si alquila una excavadora del 1 de enero al 15 de abril, en un ciclo de facturación de atrasos mensuales, esperaría recibir una factura a fines de enero, otra a fines de febrero, otra a fines de marzo y se generaría una factura final fuera de alquiler en el momento en que se devuelva el activo. Se adoptaría el mismo principio si se le facturara por adelantado o si se le facturara en un día específico del mes.
La facturación electrónica no es necesariamente lo mismo que la facturación EDI . La facturación electrónica en su sentido más amplio abarca tanto la facturación EDI como los mensajes de factura XML y otros formatos como Acrobat/PDF . Históricamente, formatos como PDF no se incluían en la definición más amplia de factura electrónica porque no eran legibles por máquina y no se podían lograr los beneficios de proceso de un mensaje electrónico. Sin embargo, a medida que las técnicas de extracción de datos han evolucionado y las preocupaciones ambientales han comenzado a dominar el caso comercial para la implementación de la facturación electrónica, ahora se incorporan otros formatos a la definición más amplia.

Electrónico

Algunas facturas ya no se envían en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Todavía es habitual que las remesas o facturas electrónicas se impriman para mantener registros en papel. Las normas para la facturación electrónica varían ampliamente de un país a otro. Las normas de intercambio electrónico de datos (EDI), como la norma EDIFACT de las Naciones Unidas , incluyen directrices de codificación de mensajes para facturas electrónicas. La EDIFACT se complementa con la sintaxis ebXML de la factura intersectorial del CEFACT/ONU .

EDIFACTO

La norma de las Naciones Unidas para facturas electrónicas ("INVOIC") incluye códigos estándar para transmitir información de encabezado (común a toda la factura) y códigos para transmitir detalles de cada una de las partidas (productos o servicios). La norma "INVOIC" también se puede utilizar para transmitir notas de crédito y débito.

En la Unión Europea, en 2010 se aprobó una legislación en forma de Directiva 2010/45/UE para facilitar el crecimiento de la facturación electrónica en todos sus estados miembros. Esta legislación contempla los distintos requisitos de facturación en materia de IVA y de facturación entre países dentro de la UE, además de legislar sobre la autenticidad e integridad de las facturas que se envían electrónicamente. Se estima que, solo en 2011, aproximadamente 5 millones de empresas de la UE habrán enviado facturas electrónicas. ^[14]

Especificación de integración de grupos de aplicaciones abiertas de OAGi

El formato de mensaje XML para facturas electrónicas se ha utilizado desde el inicio de XML en 1998. La Especificación de Integración del Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGIS) incluye una factura desde 2001. El Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGi) tiene una relación de trabajo con el CEFACT/ONU, donde OAGi y sus miembros participan en la definición de muchas de las especificaciones de Tecnología y Metodología. OAGi también incluye soporte para estas especificaciones de Tecnología y Metodología dentro de OAGIS.

CEFACT y UBL

Actualmente se están desarrollando dos estándares basados en XML. Uno es la factura intersectorial que está desarrollando el organismo de normalización de las Naciones Unidas UN/CEFACT y el otro es Universal Business Language (UBL), que publica la Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada (OASIS). Las implementaciones de facturas basadas en UBL son comunes, sobre todo en el sector público de Dinamarca , ya que fue el primer país en el que el uso de UBL fue obligatorio por ley para todas las facturas del sector público. Se están llevando a cabo más implementaciones en los países escandinavos como resultado del proyecto North European Subset. También se están llevando a cabo implementaciones en Italia , España y los Países Bajos (UBL 2.0) ^[15] y con la propia Comisión Europea .

El trabajo de NES se ha transferido al Comité Europeo de Normalización (CEN), el organismo de normalización de la Unión Europea, taller CEN/BII, para la contratación pública en Europa. El resultado de ese trabajo es PEPPOL . Allí, los documentos de contratación de UBL se implementan entre varios países europeos.

Se llegó a un acuerdo entre la UBL y el CEFACT/ONU para la convergencia de los dos estándares de mensajes XML con el objetivo de fusionarlos en uno solo antes de fines de 2009, incluida la provisión de una ruta de actualización para las implementaciones iniciadas en cualquiera de los estándares.

Centro Internacional de Estadísticas de Desarrollo (ISDOC)

ISDOC es un estándar desarrollado en la República Checa como formato universal para facturas electrónicas. El 16 de octubre de 2008, 14 empresas y el gobierno checo firmaron una declaración para utilizar este formato en sus productos en el plazo de un año.

Facturación electrónica

Tras la implantación del impuesto sobre bienes y servicios (GST) en la India, se ha introducido el concepto de facturación electrónica para las empresas con una facturación de más de 500 millones de rupias a partir del 1 de agosto de 2023. Ahora se notifican las facturas de empresa a empresa (B2B) para la categoría notificada de contribuyentes. A partir de 2022, las facturas de empresa a consumidor (B2C) están exentas de la facturación electrónica. ^[16]

Pago

Las organizaciones que compran bienes y servicios generalmente tienen un proceso establecido para aprobar el pago de facturas basándose en la confirmación por parte de un empleado de que se han recibido los bienes o servicios. ^[17]^[18]^[19]^[20]

Normalmente, cuando se paga una factura, se envía un aviso de remesa al proveedor para informarle que su factura ha sido pagada.

Se estima que el impago y el pago tardío de facturas son la causa del 25% de las quiebras empresariales. Para mitigar este problema, la Comisión Europea ha introducido la Directiva sobre morosidad en los pagos, que establece un límite para que las empresas liquiden sus facturas en un plazo de 60 días. ^[21]

Véase también

Referencias

^ "FACTURA Definición y significado legal". Diccionario jurídico de Black (2.ª ed.). 4 de noviembre de 2011. Archivado desde el original el 10 de marzo de 2023. Consultado el 10 de marzo de 2023 .
^ McClellan III, James E.; Dorn, Harold (2006). Ciencia y tecnología en la historia mundial: una introducción (2.ª ed.). Baltimore: The Johns Hopkins University Press. pág. 47. ISBN 9780801883606. Archivado del original el 6 de enero de 2024 . Consultado el 21 de abril de 2020 . El descubrimiento arqueológico de lo que equivalen a antiguas facturas mesopotámicas (insignias selladas en arcilla) subraya las raíces económicas y utilitarias de la escritura y el cálculo. El ochenta y cinco por ciento de las tablillas cuneiformes descubiertas en Uruk (3000 a. C.), por ejemplo, representan registros económicos, y los registros de los templos y palacios egipcios son similares.
^ Ilustración de factura adaptada de Meigs and Meigs Financial Accounting 4th Ed. (McGraw-Hill, 1970), p.190 ISBN 0-07-041534-X
^ Woodford, William; Wilson, Valerie; Freeman, Suellen; Freeman, John (2008). Contabilidad: un enfoque práctico (2.ª edición). Pearson Education . Págs. 4-10. ISBN. 978-0-409-32357-3.
^ Conn, Frances (15 de agosto de 2017). "Conceptos básicos de la factura con IVA". Figura Weave Accountancy. Archivado desde el original el 1 de agosto de 2020. Consultado el 12 de mayo de 2019 .
^ Reglamento sobre información sobre créditos fiscales de entrada (GST/HST), SOR/91-45 Archivado el 21 de julio de 2012 en Wayback Machine , en s. 3(b)(i)
^ "Recomendación Nº 06: Modelo de factura armonizado para el comercio internacional (CEFACT/ONU; 2000; 7 páginas) ID: ECE/TRADE/148; Tema: Facilitación del comercio y comercio electrónico" (PDF) . Archivado (PDF) del original el 17 de abril de 2015 . Consultado el 17 de abril de 2015 .
^ DHL | Global | Trámites aduaneros Archivado el 17 de abril de 2015 en Wayback Machine.
^ ControlPay, Autofacturación Archivado el 30 de septiembre de 2015 en Wayback Machine , consultado el 26 de abril de 2018
^ HMRC (31 de diciembre de 2020). «Autofacturación e IVA». Archivado desde el original el 7 de noviembre de 2012. Consultado el 22 de noviembre de 2012 .
^ Directiva consolidada sobre el IVA, 2006, artículo 224
^ "Aviso 700/62 - Autofacturación)". Archivado desde el original el 26 de abril de 2018. Consultado el 26 de abril de 2018 .
^ "SCM | ¿Qué es la liquidación de recibos evaluados?". Archivado desde el original el 22 de junio de 2007. Consultado el 22 de junio de 2007 .
^ Los expertos europeos en facturación electrónica Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
^ "Elektronisch factureren" (en holandés). Gobierno de los Países Bajos . Archivado desde el original el 22 de noviembre de 2011. Consultado el 5 de enero de 2012 .
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^ "Procesamiento de facturas de la Oficina de Transporte del estado de Michigan" (PDF) . Archivado (PDF) del original el 16 de diciembre de 2013 . Consultado el 9 de julio de 2013 .
^ Sistema de historial de pagos de facturas comerciales del Departamento de la Marina de los EE. UU. Archivado el 3 de julio de 2007 en Wayback Machine
^ Directrices de contratación comercial - Agencia de gestión de contratos de defensa de EE. UU. Archivado el 26 de junio de 2007 en Wayback Machine.
^ Oficina de Política de Adquisiciones Federales de los Estados Unidos: Mejores prácticas para la administración de contratos Archivado el 12 de junio de 2007 en Wayback Machine
^ "Directiva sobre morosidad - Comisión Europea". single-market-economy.ec.europa.eu . Consultado el 26 de marzo de 2024 .

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