La contabilidad de costos es definida por el Instituto de Contadores de Gestión como "un conjunto sistemático de procedimientos para registrar y reportar mediciones del costo de fabricación de bienes y prestación de servicios en forma agregada y en detalle. Incluye métodos para reconocer, asignar, agregar y reportar dichos costos y compararlos con los costos estándar". [1] A menudo considerada un subconjunto de la contabilidad gerencial , su objetivo final es asesorar a la gerencia sobre cómo optimizar las prácticas y procesos comerciales en función de la eficiencia y capacidad de costos. La contabilidad de costos proporciona la información detallada de costos que la gerencia necesita para controlar las operaciones actuales y planificar el futuro. [2]
La información de contabilidad de costos también se utiliza comúnmente en la contabilidad financiera , pero su función principal es que la utilicen los gerentes para facilitar su toma de decisiones.
Todo tipo de empresas, ya sean de fabricación, comercio o producción de servicios, requieren de una contabilidad de costos para realizar un seguimiento de sus actividades. [2] La contabilidad de costos se ha utilizado durante mucho tiempo para ayudar a los gerentes a comprender los costos de funcionamiento de una empresa. La contabilidad de costos moderna se originó durante la Revolución Industrial , cuando las complejidades de gestionar empresas a gran escala llevaron al desarrollo de sistemas para registrar y rastrear los costos para ayudar a los propietarios y gerentes de empresas a tomar decisiones. Varias técnicas utilizadas por los contadores de costos incluyen el análisis de costos estándar y de varianza, el análisis de costos marginales y el análisis de costos, volumen y ganancias, el control presupuestario, el cálculo de costos uniforme, la comparación entre empresas, etc. La evaluación de la contabilidad de costos se debe principalmente a las limitaciones de la contabilidad financiera. Además, el mantenimiento de registros de costos se ha vuelto obligatorio en industrias seleccionadas, según lo notifica el gobierno de vez en cuando. [3]
En los primeros tiempos de la era industrial, la mayoría de los costes en los que incurría una empresa eran lo que los contables modernos llaman " costes variables ", porque variaban directamente con la cantidad de producción. El dinero se gastaba en mano de obra, materias primas, energía para hacer funcionar una fábrica, etc., en proporción directa a la producción. Los gerentes podían simplemente sumar los costes variables de un producto y utilizar esta información como una guía aproximada para los procesos de toma de decisiones.
Algunos costos tienden a permanecer iguales incluso durante períodos de mucha actividad, a diferencia de los costos variables, que suben y bajan con el volumen de trabajo. Con el tiempo, estos " costos fijos " han adquirido mayor importancia para los gerentes. Algunos ejemplos de costos fijos incluyen la depreciación de plantas y equipos, y el costo de departamentos como mantenimiento, herramientas, control de producción, compras, control de calidad, almacenamiento y manipulación, supervisión de planta e ingeniería. [4]
A principios del siglo XIX, estos costos tenían poca importancia para la mayoría de las empresas. Sin embargo, con el crecimiento de los ferrocarriles, el acero y la fabricación a gran escala, a fines del siglo XIX estos costos eran a menudo más importantes que el costo variable de un producto, y asignarlos a una amplia gama de productos conducía a una mala toma de decisiones [ cita requerida ] . Los gerentes deben comprender los costos fijos para poder tomar decisiones sobre productos y precios.
Por ejemplo: una empresa fabricaba vagones de tren y tenía un solo producto. Para fabricar cada vagón, la empresa necesitaba comprar 60 dólares de materias primas y componentes y pagar a 6 trabajadores 40 dólares cada uno. Por lo tanto, el coste variable total de cada vagón era de 300 dólares. Sabiendo que fabricar un vagón requería gastar 300 dólares, los directivos sabían que no podían vender por debajo de ese precio sin perder dinero en cada vagón. Cualquier precio superior a 300 dólares contribuiría a los costes fijos de la empresa. Si los costes fijos fueran, por ejemplo, 1.000 dólares al mes por el alquiler, el seguro y el salario del propietario, la empresa podría vender 5 vagones al mes por un total de 3.000 dólares (a un precio de 600 dólares cada uno), o 10 vagones por un total de 4.500 dólares (a un precio de 450 dólares cada uno), y obtener una ganancia de 500 dólares en cada caso.
Los siguientes son algunos de los diferentes enfoques de contabilidad de costos:
Los elementos básicos del costo son:
Los materiales que se aportan directamente a un producto y que son fácilmente identificables en el producto terminado se denominan materiales directos . Por ejemplo, el papel de los libros, la madera de los muebles, el plástico de un tanque de agua y el cuero de los zapatos son materiales directos. Otros artículos, normalmente de menor costo, o materiales de apoyo utilizados en la producción de un producto terminado se denominan materiales indirectos . Por ejemplo, la longitud del hilo utilizado en una prenda de vestir.
Además, estos pueden clasificarse en tres tipos diferentes de inventarios que deben contabilizarse de diferentes maneras: materias primas, trabajo en proceso y productos terminados. [5]
Todo salario pagado a trabajadores o a un grupo de trabajadores que pueda estar directamente relacionado con alguna actividad específica de producción, mantenimiento, transporte de material o producto, y que esté directamente asociado con la conversión de materia prima en bienes terminados, se denomina mano de obra directa . Los salarios pagados a aprendices o pasantes no entran en la categoría de mano de obra directa, ya que no tienen un valor significativo. [ cita requerida ]
Los gastos generales incluyen:
Estas categorías son flexibles y a veces se superponen porque se aplican diferentes principios de contabilidad de costos.
Las clasificaciones importantes de costos incluyen:
El costeo estándar es una técnica de contabilidad de costos que permite comparar los costos reales con los costos estándar (predefinidos) con la ayuda del análisis de varianzas. Se utiliza para comprender las variaciones de los costos de los productos en la fabricación. [6] El costeo estándar asigna los costos fijos incurridos en un período contable a los bienes producidos durante ese período. Esto permitió que el costo total de los productos que no se vendieron en el período en que se produjeron se registrara como "inventario" en el balance general para trasladarlo al siguiente período contable, utilizando una variedad de métodos contables complejos, lo que era coherente con los principios de los PCGA (Principios de contabilidad generalmente aceptados). También permitió esencialmente a los gerentes ignorar los costos fijos y observar los resultados de cada período en relación con el "costo estándar" de cualquier producto determinado.
Este método tendía a distorsionar levemente el costo unitario resultante, pero en las industrias de producción en masa que fabricaban una línea de productos y donde los costos fijos eran relativamente bajos, la distorsión era muy menor.
Una parte importante de la contabilidad de costos estándar es el análisis de variaciones , que desglosa la variación entre el costo real y los costos estándar en varios componentes (variación de volumen, variación del costo del material, variación del costo de mano de obra, etc.) para que los gerentes puedan entender por qué los costos fueron diferentes de lo planeado y tomar las medidas adecuadas para corregir la situación.
A medida que las empresas se volvieron más complejas y comenzaron a producir una mayor variedad de productos, el uso de la contabilidad de costos para tomar decisiones con el fin de maximizar la rentabilidad se puso en tela de juicio. En los años 80, los círculos de gestión se volvieron cada vez más conscientes de la teoría de las restricciones y comenzaron a comprender que "todo proceso de producción tiene un factor limitante" en algún punto de la cadena de producción. A medida que la dirección de las empresas aprendió a identificar las restricciones, adoptó cada vez más la contabilidad de rendimiento para gestionarlas y "maximizar el rendimiento en dólares " (u otra moneda) de cada unidad de recurso limitado.
La contabilidad de rendimiento tiene como objetivo hacer el mejor uso de los recursos escasos (cuello de botella) en un entorno JIT (justo a tiempo). [7]
"Rendimiento", en este contexto, se refiere a la cantidad de dinero obtenida de las ventas menos el costo de los materiales utilizados para fabricarlas.
El costeo basado en actividades (ABC) es un sistema para asignar costos a los productos en función de las actividades que requieren. En este caso, las actividades son aquellas acciones regulares que se realizan dentro de una empresa. [8] “Hablar con el cliente sobre cuestiones de facturas” es un ejemplo de actividad dentro de la mayoría de las empresas.
Las empresas pueden verse impulsadas a adoptar el método ABC por la necesidad de mejorar la precisión de los costos, es decir, comprender mejor los costos reales y la rentabilidad de productos, servicios o iniciativas individuales. El método ABC se acerca a los costos reales en estas áreas al convertir muchos costos que la contabilidad de costos estándar considera como costos indirectos en costos directos. Por el contrario, la contabilidad de costos estándar generalmente determina los llamados costos indirectos y generales simplemente como un porcentaje de ciertos costos directos, que pueden o no reflejar el uso real de los recursos para los artículos individuales.
En el sistema ABC, los contadores asignan el 100% del tiempo de cada empleado a las diferentes actividades que se realizan dentro de una empresa (muchos utilizan encuestas para que los propios trabajadores asignen su tiempo a las diferentes actividades). El contador puede entonces determinar el costo total gastado en cada actividad sumando el porcentaje del salario de cada trabajador que se gasta en esa actividad.
Una empresa puede utilizar los datos de costes de las actividades resultantes para determinar dónde centrar sus mejoras operativas. Por ejemplo, un fabricante basado en trabajos puede descubrir que un alto porcentaje de sus trabajadores dedica su tiempo a intentar descifrar un pedido de un cliente redactado a toda prisa. Gracias al costeo basado en actividades (ABC), los contables tienen ahora un importe monetario vinculado a la actividad de "Investigación de las especificaciones de las órdenes de trabajo de los clientes". La alta dirección puede ahora decidir cuánto enfoque o dinero presupuestar para resolver esta deficiencia del proceso. La gestión basada en actividades incluye (aunque no se limita a) el uso del costeo basado en actividades para gestionar una empresa.
Si bien el costeo basado en actividades (ABC) puede determinar con precisión el costo de cada actividad y recurso en el producto final, el proceso puede ser tedioso, costoso y estar sujeto a errores.
Como se trata de una herramienta que permite asignar de forma más precisa los costos fijos a un producto, estos costos fijos no varían según el volumen de producción de cada mes. Por ejemplo, la eliminación de un producto no eliminaría los gastos generales ni los costos directos de mano de obra asignados a él. El cálculo de costos basado en actividades (ABC) identifica mejor el costo del producto a largo plazo, pero puede no ser demasiado útil para la toma de decisiones del día a día.
Recientemente, Mocciaro Li Destri, Picone y Minà (2012) propusieron un sistema de medición de desempeño y costos que integra los criterios de Valor Económico Agregado con el Costeo Basado en Procesos (PBC). [9] La metodología EVA-PBC nos permite implementar la lógica de gestión del EVA no solo a nivel de la empresa, sino también a niveles inferiores de la organización. La metodología EVA-PBC juega un papel interesante al reincorporar la estrategia a las medidas de desempeño financiero.
La contabilidad Lean [10] se ha desarrollado en los últimos años para proporcionar métodos de contabilidad, control y medición que respalden la fabricación eficiente y otras aplicaciones del pensamiento Lean, como la atención médica, la construcción, los seguros, la banca, la educación, el gobierno y otras industrias.
Existen dos ejes principales de la contabilidad Lean. El primero es la aplicación de métodos Lean a los procesos de contabilidad, control y medición de la empresa. Esto no es diferente de la aplicación de métodos Lean a cualquier otro proceso. El objetivo es eliminar desperdicios, liberar capacidad, acelerar el proceso, eliminar errores y defectos y hacer que el proceso sea claro y comprensible. El segundo (y más importante) eje de la contabilidad Lean es cambiar fundamentalmente los procesos de contabilidad, control y medición para que motiven el cambio y la mejora lean, proporcionen información adecuada para el control y la toma de decisiones, proporcionen una comprensión del valor del cliente, evalúen correctamente el impacto financiero de la mejora lean y sean en sí mismos simples, visuales y de bajo desperdicio. La contabilidad Lean no requiere los métodos tradicionales de contabilidad de gestión como el costeo estándar , el costeo basado en actividades, los informes de variaciones, la fijación de precios de costo más margen, los sistemas de control transaccional complejos y los informes financieros inoportunos y confusos. Estos se reemplazan por:
A medida que una organización se vuelve más madura con el pensamiento y los métodos lean, reconoce que los métodos combinados de contabilidad lean de hecho crean un sistema de gestión lean (LMS) diseñado para proporcionar la planificación, los informes operativos y financieros y la motivación para el cambio necesarios para prosperar la transformación lean en curso de la empresa.
El análisis costo-volumen-utilidad es el examen sistemático de la relación entre precios de venta, ventas, volúmenes de producción, costos, gastos y utilidades. Este análisis proporciona información muy útil para la toma de decisiones en la gestión de una empresa. Por ejemplo, el análisis puede utilizarse en el establecimiento de precios de venta, en la selección de la mezcla de productos a vender, en la decisión de elegir estrategias de marketing y en el análisis del impacto en las utilidades por cambios en los costos. En el entorno actual de los negocios, una administración de empresas debe actuar y tomar decisiones de manera rápida y precisa. Como resultado, la importancia del análisis costo-volumen-utilidad sigue aumentando a medida que pasa el tiempo.
MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
La relación entre el costo, el volumen y la utilidad es el margen de contribución. El margen de contribución es el excedente de los ingresos provenientes de las ventas sobre los costos variables. El concepto de margen de contribución es particularmente útil en la planificación de negocios porque da una idea de las ganancias potenciales que una empresa puede generar. El siguiente gráfico muestra el estado de resultados de una empresa X, que ha sido preparado para mostrar su margen de contribución:
RATIO DE MARGEN DE CONTRIBUCIÓN
El margen de contribución también se puede expresar como porcentaje. El índice de margen de contribución, que a veces se denomina índice de beneficio-volumen, indica el porcentaje de cada dólar de venta disponible para cubrir los costos fijos y generar ingresos operativos. Para la empresa Fusion, Inc., el índice de margen de contribución es del 40%, que se calcula de la siguiente manera:
El índice de margen de contribución mide el efecto que tiene sobre los ingresos operativos un aumento o una disminución en el volumen de ventas. Por ejemplo, supongamos que la gerencia de Fusion, Inc. está estudiando el efecto de agregar $80,000 en pedidos de venta. Multiplicar el índice de margen de contribución (40%) por el cambio en el volumen de ventas ($80,000) indica que los ingresos operativos aumentarán $32,000 si se obtienen pedidos adicionales. Para validar este análisis, la siguiente tabla muestra el estado de resultados de la empresa, incluidos los pedidos adicionales:
Los costos variables como porcentaje de las ventas son iguales al 100% menos el índice de margen de contribución. Por lo tanto, en el estado de resultados anterior, los costos variables son el 60% (100% - 40%) de las ventas, o $648,000 ($1,080,000 X 60%). El margen de contribución total, $432,000, también se puede calcular directamente multiplicando las ventas por el índice de margen de contribución ($1,080,000 X 40%).
Las normas de contratación federal de los Estados Unidos (el Reglamento Federal de Adquisiciones , FAR) exigen que los funcionarios de contratación del gobierno que negocian precios de contratos verifiquen que las propuestas de costos de los proveedores estén de acuerdo con los principios y procedimientos de costos de contratos del gobierno y, en ciertos casos, con los requisitos y procedimientos de las Normas de Contabilidad de Costos federales . [11] Es posible que se requieran datos de costos o precios relevantes del proveedor para realizar un "análisis de realismo de costos", también conocido como "análisis de realismo de precios". [12] El FAR define un análisis de realismo de costos como
El proceso de revisar y evaluar de forma independiente elementos específicos del costo estimado propuesto por cada oferente para determinar si los elementos de costo propuestos estimados son realistas para el trabajo a realizar; reflejan una comprensión clara de los requisitos; y son consistentes con los métodos únicos de ejecución y los materiales descritos en la propuesta técnica del oferente. [11]
De manera similar, cuando un organismo gubernamental solicita una propuesta de precio fijo, se puede prever que se realice un análisis de realismo de costos o precios durante el proceso de evaluación. [12]
