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Factura

Una factura , recibo o factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta e indicando los productos , las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor había proporcionado al comprador. [1]

Las condiciones de pago suelen estar estipuladas en la factura. En ellas se puede especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y, en ocasiones, se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. Es posible que el comprador ya haya pagado los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en la factura si ya se ha pagado.

Desde el punto de vista de un vendedor, una factura es una factura de venta . Desde el punto de vista de un comprador, una factura es una factura de compra . El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o se adeuda dinero .

Historia

Las facturas aparecen como una de las primeras manifestaciones de registros escritos en la antigua Mesopotamia . [2]

Formato

El formato típico de una factura comienza con un encabezado que presenta de manera destacada el término "Factura". A esto generalmente le sigue la información necesaria para establecer el contexto de las transacciones, como el nombre, la dirección y la información de contacto de las partes involucradas (por ejemplo, el comprador y el vendedor) y fechas importantes como cuándo debe recibirse el pago. El cuerpo principal de la factura proporciona una lista detallada de los bienes o servicios prestados, especificando descripciones, precios unitarios, cantidades y precios totales para cada artículo de línea. Los elementos financieros adicionales como impuestos , cargos de envío y descuentos se enumeran por separado y se agregan al subtotal para calcular el monto total general adeudado. La factura a menudo concluye con elementos estandarizados u otra información no incluida en el cuerpo principal. Este formato estructurado cumple varias funciones, incluida la facturación, la contabilidad, la auditoría y, en casos de desacuerdo, la evidencia legal para la resolución de disputas. [3] [4]

Encabezamiento

Cuerpo

Pie de página

En los países donde la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, generalmente, un código de referencia que se pasará junto con la transacción para identificar al pagador.

La Unión Europea exige un número de identificación del IVA (impuesto al valor añadido) para las facturas oficiales de IVA, que todas las empresas registradas a efectos del IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si en ellas figura la frase "no se trata de una factura con IVA". Este tipo de factura se denomina factura proforma y no es un sustituto adecuado de una factura completa con IVA para los clientes registrados a efectos del IVA. [5]

En Canadá, el número de registro a los efectos del GST debe proporcionarse para todos los suministros superiores a $30 realizados por un proveedor registrado para poder reclamar créditos de impuestos de entrada. [6]

El Comité de Comercio de la CEPE también ofrece recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional , que implican una descripción más detallada del aspecto logístico de las mercancías y, por lo tanto, pueden resultar convenientes para la logística internacional y los procedimientos aduaneros. [7]

Variaciones

Existen diferentes tipos de facturas:

Electrónico

Algunas facturas ya no se envían en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Todavía es habitual que las remesas o facturas electrónicas se impriman para mantener registros en papel. Las normas para la facturación electrónica varían ampliamente de un país a otro. Las normas de intercambio electrónico de datos (EDI), como la norma EDIFACT de las Naciones Unidas , incluyen directrices de codificación de mensajes para facturas electrónicas. La EDIFACT se complementa con la sintaxis ebXML de la factura intersectorial del CEFACT/ONU .

EDIFACTO

La norma de las Naciones Unidas para facturas electrónicas ("INVOIC") incluye códigos estándar para transmitir información de encabezado (común a toda la factura) y códigos para transmitir detalles de cada una de las partidas (productos o servicios). La norma "INVOIC" también se puede utilizar para transmitir notas de crédito y débito.

En la Unión Europea, en 2010 se aprobó una legislación en forma de Directiva 2010/45/UE para facilitar el crecimiento de la facturación electrónica en todos sus estados miembros. Esta legislación contempla los distintos requisitos de facturación en materia de IVA y de facturación entre países dentro de la UE, además de legislar sobre la autenticidad e integridad de las facturas que se envían electrónicamente. Se estima que, solo en 2011, aproximadamente 5 millones de empresas de la UE habrán enviado facturas electrónicas. [14]

Especificación de integración de grupos de aplicaciones abiertas de OAGi

El formato de mensaje XML para facturas electrónicas se ha utilizado desde el inicio de XML en 1998. La Especificación de Integración del Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGIS) incluye una factura desde 2001. El Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGi) tiene una relación de trabajo con el CEFACT/ONU, donde OAGi y sus miembros participan en la definición de muchas de las especificaciones de Tecnología y Metodología. OAGi también incluye soporte para estas especificaciones de Tecnología y Metodología dentro de OAGIS.

CEFACT y UBL

Actualmente se están desarrollando dos estándares basados ​​en XML. Uno es la factura intersectorial que está desarrollando el organismo de normalización de las Naciones Unidas UN/CEFACT y el otro es Universal Business Language (UBL), que publica la Organización para el Avance de Estándares de Información Estructurada (OASIS). Las implementaciones de facturas basadas en UBL son comunes, sobre todo en el sector público de Dinamarca , ya que fue el primer país en el que el uso de UBL fue obligatorio por ley para todas las facturas del sector público. Se están llevando a cabo más implementaciones en los países escandinavos como resultado del proyecto North European Subset. También se están llevando a cabo implementaciones en Italia , España y los Países Bajos (UBL 2.0) [15] y con la propia Comisión Europea .

El trabajo de NES se ha transferido al Comité Europeo de Normalización (CEN), el organismo de normalización de la Unión Europea, taller CEN/BII, para la contratación pública en Europa. El resultado de ese trabajo es PEPPOL . Allí, los documentos de contratación de UBL se implementan entre varios países europeos.

Se llegó a un acuerdo entre la UBL y el CEFACT/ONU para la convergencia de los dos estándares de mensajes XML con el objetivo de fusionarlos en uno solo antes de fines de 2009, incluida la provisión de una ruta de actualización para las implementaciones iniciadas en cualquiera de los estándares.

Centro Internacional de Estadísticas de Desarrollo (ISDOC)

ISDOC es un estándar desarrollado en la República Checa como formato universal para facturas electrónicas. El 16 de octubre de 2008, 14 empresas y el gobierno checo firmaron una declaración para utilizar este formato en sus productos en el plazo de un año.

Facturación electrónica

Tras la implantación del impuesto sobre bienes y servicios (GST) en la India, se ha introducido el concepto de facturación electrónica para las empresas con una facturación de más de 500 millones de rupias a partir del 1 de agosto de 2023. Ahora se notifican las facturas de empresa a empresa (B2B) para la categoría notificada de contribuyentes. A partir de 2022, las facturas de empresa a consumidor (B2C) están exentas de la facturación electrónica. [16]

Pago

Las organizaciones que compran bienes y servicios generalmente tienen un proceso establecido para aprobar el pago de facturas basándose en la confirmación por parte de un empleado de que se han recibido los bienes o servicios. [17] [18] [19] [20]

Normalmente, cuando se paga una factura, se envía un aviso de remesa al proveedor para informarle que su factura ha sido pagada.

Se estima que el impago y el pago tardío de facturas son la causa del 25% de las quiebras empresariales. Para mitigar este problema, la Comisión Europea ha introducido la Directiva sobre morosidad en los pagos, que establece un límite para que las empresas liquiden sus facturas en un plazo de 60 días. [21]

Véase también

Referencias

  1. ^ "FACTURA Definición y significado legal". Diccionario jurídico de Black (2.ª ed.). 4 de noviembre de 2011. Archivado desde el original el 10 de marzo de 2023. Consultado el 10 de marzo de 2023 .
  2. ^ McClellan III, James E.; Dorn, Harold (2006). Ciencia y tecnología en la historia mundial: una introducción (2.ª ed.). Baltimore: The Johns Hopkins University Press. pág. 47. ISBN 9780801883606. Archivado del original el 6 de enero de 2024 . Consultado el 21 de abril de 2020 . El descubrimiento arqueológico de lo que equivalen a antiguas facturas mesopotámicas (insignias selladas en arcilla) subraya las raíces económicas y utilitarias de la escritura y el cálculo. El ochenta y cinco por ciento de las tablillas cuneiformes descubiertas en Uruk (3000 a. C.), por ejemplo, representan registros económicos, y los registros de los templos y palacios egipcios son similares.
  3. ^ Ilustración de factura adaptada de Meigs and Meigs Financial Accounting 4th Ed. (McGraw-Hill, 1970), p.190 ISBN 0-07-041534-X 
  4. ^ Woodford, William; Wilson, Valerie; Freeman, Suellen; Freeman, John (2008). Contabilidad: un enfoque práctico (2.ª edición). Pearson Education . Págs. 4-10. ISBN. 978-0-409-32357-3.
  5. ^ Conn, Frances (15 de agosto de 2017). "Conceptos básicos de la factura con IVA". Figura Weave Accountancy. Archivado desde el original el 1 de agosto de 2020. Consultado el 12 de mayo de 2019 .
  6. ^ Reglamento sobre información sobre créditos fiscales de entrada (GST/HST), SOR/91-45 Archivado el 21 de julio de 2012 en Wayback Machine , en s. 3(b)(i)
  7. ^ "Recomendación Nº 06: Modelo de factura armonizado para el comercio internacional (CEFACT/ONU; 2000; 7 páginas) ID: ECE/TRADE/148; Tema: Facilitación del comercio y comercio electrónico" (PDF) . Archivado (PDF) del original el 17 de abril de 2015 . Consultado el 17 de abril de 2015 .
  8. ^ DHL | Global | Trámites aduaneros Archivado el 17 de abril de 2015 en Wayback Machine.
  9. ^ ControlPay, Autofacturación Archivado el 30 de septiembre de 2015 en Wayback Machine , consultado el 26 de abril de 2018
  10. ^ HMRC (31 de diciembre de 2020). «Autofacturación e IVA». Archivado desde el original el 7 de noviembre de 2012. Consultado el 22 de noviembre de 2012 .
  11. ^ Directiva consolidada sobre el IVA, 2006, artículo 224
  12. ^ "Aviso 700/62 - Autofacturación)". Archivado desde el original el 26 de abril de 2018. Consultado el 26 de abril de 2018 .
  13. ^ "SCM | ¿Qué es la liquidación de recibos evaluados?". Archivado desde el original el 22 de junio de 2007. Consultado el 22 de junio de 2007 .
  14. ^ Los expertos europeos en facturación electrónica Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
  15. ^ "Elektronisch factureren" (en holandés). Gobierno de los Países Bajos . Archivado desde el original el 22 de noviembre de 2011. Consultado el 5 de enero de 2012 .
  16. ^ "factura electrónica en GST".
  17. ^ "Procesamiento de facturas de la Oficina de Transporte del estado de Michigan" (PDF) . Archivado (PDF) del original el 16 de diciembre de 2013 . Consultado el 9 de julio de 2013 .
  18. ^ Sistema de historial de pagos de facturas comerciales del Departamento de la Marina de los EE. UU. Archivado el 3 de julio de 2007 en Wayback Machine
  19. ^ Directrices de contratación comercial - Agencia de gestión de contratos de defensa de EE. UU. Archivado el 26 de junio de 2007 en Wayback Machine.
  20. ^ Oficina de Política de Adquisiciones Federales de los Estados Unidos: Mejores prácticas para la administración de contratos Archivado el 12 de junio de 2007 en Wayback Machine
  21. ^ "Directiva sobre morosidad - Comisión Europea". single-market-economy.ec.europa.eu . Consultado el 26 de marzo de 2024 .