La contratación es el proceso de localizar y acordar términos y comprar bienes , servicios u otras obras de una fuente externa, a menudo mediante el uso de un proceso de licitación o concurso público. [1] El término también puede referirse a una obligación contractual de "adquirir", es decir, "garantizar" que se haga algo. Cuando una agencia gubernamental compra bienes o servicios a través de esta práctica, se denomina contratación pública o contratación gubernamental. [2]
La contratación como proceso organizacional tiene como objetivo garantizar que el comprador reciba bienes, servicios u obras al mejor precio posible cuando se comparan aspectos como la calidad, la cantidad, el tiempo y la ubicación. [3] Las corporaciones y los organismos públicos a menudo definen procesos destinados a promover una competencia justa y abierta para sus negocios, minimizando al mismo tiempo riesgos como la exposición al fraude y la colusión .
Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como la entrega y la manipulación, el beneficio marginal y las fluctuaciones en los precios de los bienes. Las organizaciones que han adoptado una perspectiva de responsabilidad social corporativa probablemente también requieran que su actividad de compras tenga en cuenta consideraciones sociales y éticas más amplias . [4] Por otra parte, la introducción de regulaciones externas relativas a las prácticas contables puede afectar las relaciones en curso entre compradores y proveedores de maneras imprevistas. [5]
El Instituto de Gestión de Suministros (ISM) define las adquisiciones como una función organizacional que incluye el desarrollo de especificaciones , el análisis de valor, la investigación de mercado de proveedores, la negociación, las actividades de compra, la administración de contratos, el control de inventario , el tráfico, la recepción y los almacenes. La legislación federal de los EE. UU. define las adquisiciones como una función que incluye
todas las etapas del proceso de adquisición de bienes o servicios, comenzando con el proceso de determinación de la necesidad de bienes o servicios y terminando con la finalización y el cierre del contrato. [6]
La función de adquisiciones de una empresa, específicamente su gasto en proveedores, normalmente representa más de la mitad del presupuesto total de la empresa. [7]
Las compras son un subconjunto de las adquisiciones que se ocupan específicamente de la solicitud y el pago de bienes y servicios. Las adquisiciones organizacionales también se denominan "compras organizacionales" o "compras institucionales", por ejemplo, en los estudios sobre el comportamiento de compra del personal que participa en la toma de decisiones de compra. [8]
Las actividades de adquisición también suelen dividirse en dos categorías distintas: gastos directos e indirectos. El gasto directo se refiere a las adquisiciones relacionadas con la producción que abarcan todos los artículos que forman parte de los productos terminados, como materias primas , componentes y piezas. Las adquisiciones directas, que son el foco de la gestión de la cadena de suministro , afectan directamente al proceso de producción de las empresas manufactureras. Por el contrario, las adquisiciones indirectas se refieren a adquisiciones no relacionadas con la producción: una amplia variedad de bienes y servicios, desde artículos estandarizados como suministros de oficina y equipos de seguridad hasta productos y servicios complejos y costosos como equipos pesados, servicios de consultoría y servicios de subcontratación . [9] [10]
El primer registro de actividades de adquisición se remonta al año 3000 a. C., cuando los egipcios gestionaban los materiales y la mano de obra para las pirámides mediante escribas . Los escribas registraban la cantidad de material y de trabajadores necesarios para las distintas tareas. [11] [12]
La adquisición formalizada de bienes y servicios tiene sus raíces en la logística militar . Los romanos desarrollaron un sistema de depósitos de suministros que se ubicaban por todo su imperio. Estos depósitos estaban llenos de alimentos, armas y otros suministros que podían distribuirse rápidamente a las tropas en el campo de batalla. Este sistema ayudó a garantizar que el ejército romano estuviera siempre bien abastecido, incluso cuando luchaba lejos de casa. [13]
El primer registro de lo que hoy se reconocería como el departamento de compras de una operación industrial se relaciona con las compañías ferroviarias del siglo XIX:
"La inteligencia y fidelidad ejercidas en la compra, cuidado y uso de los suministros ferroviarios influyen directamente en el costo de construcción y operación y afectan la reputación de los funcionarios y las ganancias de los propietarios". [14]
La contratación es un componente del concepto más amplio de abastecimiento y adquisición. Por lo general, la contratación se considera de naturaleza más táctica (el proceso de comprar físicamente un producto o servicio) y la contratación y la adquisición se consideran más estratégicas y abarcativas. [ cita requerida ] Existen múltiples modelos de negocios de abastecimiento y modelos de adquisición.
El Institute for Supply Management (ISM) define el abastecimiento estratégico como el proceso de identificar fuentes que podrían proporcionar los productos o servicios necesarios para la organización adquirente. [ cita requerida ] El término adquisición se utiliza para reflejar todo el proceso o ciclo de compra, y no solo los componentes tácticos.
El software de adquisiciones (a menudo denominado software de adquisiciones electrónicas ) gestiona los procesos de compra electrónicamente o mediante computación en la nube .
Es posible que algunos aspectos de un proceso de contratación deban iniciarse antes de la mayor parte del proyecto, por ejemplo, cuando los plazos de entrega son largos . Estos casos pueden denominarse "contratación anticipada". [15] [16]
Muchos autores también se refieren a la contratación como un proceso cíclico, que comienza con una definición de las necesidades de la empresa y el desarrollo de una especificación, la identificación de los proveedores y la adopción de métodos adecuados para consultarlos, la invitación y evaluación de propuestas, la obtención de un contrato y la recepción de un nuevo activo o la aceptación de la prestación de un servicio, la gestión de la propiedad del activo o la prestación del servicio y llega a un punto de fin de vida útil en el que el activo debe ser reemplazado o el contrato de servicio termina. En este punto, el ciclo volvería a comenzar. [17] [18]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) recomienda la participación del personal y las habilidades de compras desde una etapa temprana del ciclo, señalando que esa "participación temprana en las compras" puede tener un impacto beneficioso en la naturaleza y el momento oportuno de cualquier enfoque de mercado, la especificación y la estrategia de abastecimiento y el enfoque de selección de proveedores adoptados. [19]
Las decisiones de compra se desarrollan a lo largo de un continuo que va desde transacciones de compra simples hasta colaboraciones más complejas entre compradores y proveedores, [ cita requerida ] y el comportamiento de compra del personal involucrado en la toma de decisiones de compra ha sido ampliamente estudiado. [8] Existe un consenso entre los académicos y los gerentes de marketing de que los compradores utilizan varios procesos de decisión según sea apropiado para cada situación de compra, y algunas decisiones de compra son especialmente complejas. [20] Algunos autores tratan las decisiones de compra como ejemplos de comportamiento racional realizado en el contexto de un objetivo comercial como la maximización de ganancias y suponen que los tomadores de decisiones tienen acceso a la información que necesitan para su decisión. Feldman y Cordozo cuestionaron este enfoque en un artículo de 1969, sugiriendo que la toma de decisiones del comprador industrial tenía similitudes con el comportamiento de compra del consumidor . [21] David T. Wilson sugirió en un artículo de 1971 que la personalidad de un comprador individual debería considerarse para comprender los procesos de decisión de los compradores. [22] Se han descrito tres rasgos de personalidad distintos en la literatura sobre este tema:
Wilson descubrió que existía cierta correlación entre los rasgos de personalidad y los estilos de toma de decisiones entre los compradores canadienses que participaron en su estudio de investigación. [22] Jagdish Sheth publicó A Model of Industrial Buyer Behaviour en 1983, que se basó en un gran volumen de estudios empíricos sobre el comportamiento del comprador y enfatizó cómo el "mundo psicológico de los tomadores de decisiones" impactaba en los procesos y resultados de la toma de decisiones de compra. [24]
Existen amplias variaciones en la participación del personal de compras en las decisiones de compra según los tipos de organización y las distintas situaciones de compra. Algunas decisiones de compra las toman individuos o grupos de individuos denominados " centro de compras " o "unidad de toma de decisiones", donde el personal de compras puede ser en algunos casos central, y en otros casos periférico, para la decisión de compra. Desde una perspectiva de marketing, la investigación sobre centros de compras ha analizado qué individuos y divisiones organizacionales pasan a formar parte del grupo de toma de decisiones, cómo interactúan y los factores internos y externos que influyen en los resultados de las compras. Wesley Johnson y Thomas Bonoma, en un artículo de investigación de 1981, encontraron situaciones en las que "es probable que la centralidad del gerente de compras sea alta", e igualmente situaciones en las que su centralidad "es probable que sea baja", recomendando que "los gerentes de compras que deseen aumentar su influencia" deberían intentar desempeñar un papel fundamental en las comunicaciones internas que vinculan a los diversos individuos y divisiones organizacionales involucrados. [25]
Existen varios modelos a lo largo del proceso de abastecimiento: proveedor básico, proveedor aprobado, proveedor preferido, contratación basada en el desempeño , modelo de servicios gestionados , modelo de negocio con derechos adquiridos , modelo de servicios compartidos y asociaciones de capital. [ cita requerida ]
La contratación pública o adquisición gubernamental es cuando un órgano de gobierno compra bienes, obras y servicios de una organización para sí mismo o para los contribuyentes. [26] [27] [28] En 2019, la contratación pública representó aproximadamente el 12% del PIB en los países de la OCDE . [29] [30] En 2021, el Grupo del Banco Mundial estimó que la contratación pública representó alrededor del 15% del PIB mundial. [31] Por lo tanto, la contratación pública representa una parte sustancial de la economía mundial.
La contratación pública se basa en la idea de que los gobiernos deben dirigir su sociedad y al mismo tiempo dar al sector privado la libertad de decidir las mejores prácticas para producir los bienes y servicios deseados. [32] : Capítulo 1 Un beneficio de la contratación pública es su capacidad para cultivar la innovación y el crecimiento económico . [33] [34] [35] El sector público elige a las organizaciones con o sin fines de lucro más capaces disponibles para emitir el bien o servicio deseado a los contribuyentes. Esto genera competencia dentro del sector privado para obtener estos contratos que luego recompensan a las organizaciones que pueden suministrar bienes y servicios más rentables y de calidad. Algunos contratos también tienen cláusulas específicas para promover el trabajo con empresas dirigidas por minorías, propiedad de mujeres y/o empresas estatales . [36]
La competencia es un componente clave de la contratación pública que afecta los resultados de todo el proceso. [37] Existe una gran competencia en las contrataciones públicas debido a la enorme cantidad de dinero que fluye a través de estos sistemas; se estima que cada año se gastan aproximadamente once billones de dólares en contrataciones públicas en todo el mundo. [38]
Para prevenir el fraude , el despilfarro , la corrupción o el proteccionismo local , las leyes de la mayoría de los países regulan en cierta medida las contrataciones públicas. Las leyes suelen exigir que la autoridad contratante emita licitaciones públicas si el valor de la contratación supera un determinado umbral. Las contrataciones públicas también son objeto del Acuerdo sobre Contratación Pública (ACP), un tratado internacional plurilateral auspiciado por la OMC .Las compras sostenibles o compras verdes son un proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos de una manera que logra una buena relación calidad-precio a lo largo del ciclo de vida, al tiempo que abordan los principios de equidad para el desarrollo sostenible, beneficiando así a las sociedades y al medio ambiente a lo largo del tiempo y en distintas geografías. [39] Las compras se realizan a menudo mediante un proceso de licitación o concurso público . El proceso se utiliza para garantizar que el comprador reciba bienes, servicios u obras al mejor precio posible, cuando se comparan aspectos como la calidad, la cantidad, el tiempo y la ubicación. [40] Las compras se consideran sostenibles cuando las organizaciones amplían este marco al satisfacer sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos de una manera que logra una buena relación calidad-precio y promueve resultados positivos no solo para la propia organización, sino también para la economía, el medio ambiente y la sociedad. [41]
Las compras sostenibles son un proceso de gasto e inversión que se asocia típicamente con las políticas públicas , aunque también es aplicable al sector privado . Las organizaciones que practican las compras sostenibles satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, suministros y obras no sólo con base en un análisis de costo-beneficio privado , sino también con la intención de maximizar los beneficios netos para ellas mismas y para el resto del mundo. Al hacerlo, deben incorporar consideraciones de costos extrínsecos en las decisiones junto con los criterios de compras convencionales de precio y calidad, aunque en la práctica los impactos sostenibles del enfoque de un proveedor potencial a menudo se evalúan como una forma de consideración de calidad.La contratación electrónica es la compra de bienes por parte de empresas a través de Internet u otra conexión informática en red. [42] El intercambio electrónico de datos (EDI) fue un precursor de la contratación electrónica, que consistía en la transmisión estandarizada de datos como inventarios y bienes requeridos de forma electrónica. Schoenherr sostiene que el EDI se desarrolló a partir de manifiestos estandarizados para entregas a Berlín durante el Puente Aéreo de Berlín que fueron aplicados por DuPont en la década de 1960 y sostiene que la planificación de los requisitos de material y la planificación de los recursos empresariales fueron precursoras de la contratación electrónica. [43] : 35
La contratación conjunta se produce cuando dos o más organizaciones comparten actividades de compra y, por lo tanto, tiene un enfoque más específico del lado del comprador que muchos ejemplos de relaciones colaborativas entre compradores y vendedores. Las empresas pueden decidir trabajar juntas por las siguientes razones: [44]
La contratación conjunta o colaborativa es una práctica habitual en el ámbito de la contratación pública . En muchos países existen organismos centrales de compras que coordinan actividades de compra conjunta para organizaciones del sector público. Un informe encargado por la Comisión de Mercado Interior y Protección del Consumidor (IMCO) del Parlamento Europeo ha recomendado que los Estados miembros de la UE "consideren la posibilidad de crear organismos centrales de compras" para garantizar una "contratación coherente y coordinada". [45]
A escala transnacional, Guyana , Barbados y Ruanda anunciaron en julio de 2023 “un programa de apoyo mutuo para la fabricación local de vacunas y medicamentos” para el cual se requeriría un “mecanismo de adquisición conjunta”. [46]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) promueve un modelo de "cinco derechos", que sugiere que son "una fórmula tradicional que expresa los objetivos básicos de la contratación y los criterios generales por los que se mide el desempeño de la contratación", a saber, que los bienes y servicios adquiridos deben ser de la "calidad adecuada", en la "cantidad adecuada", entregados en el "lugar adecuado" en el "momento adecuado" y obtenidos al "precio adecuado". [47] En el pasado, el CIPS también ha ofrecido una lista alternativa de los cinco derechos como "comprar bienes o servicios de la calidad adecuada, en la cantidad adecuada, de la fuente adecuada, en el momento adecuado y al precio adecuado". [48] "Fuente adecuada" se agrega como un sexto derecho en la publicación de 2018 del CIPS, Contract Administration . [49]
El cumplimiento de los objetivos de ahorro es una parte importante de la función de compras, pero este objetivo se considera generalmente como generación de valor en lugar de reducción de costos. [50] El CIPS también señala que la obtención de ahorros es "una medida del desempeño de compras", pero sostiene que los ahorros solo deben utilizarse como una medida de desempeño cuando son "un reflejo de las expectativas de la [organización] sobre la función de gestión de compras y suministros". El CIPS distingue entre "ahorros", que pueden reducir los presupuestos, y "evitación de costos", que "intenta frustrar los aumentos de precios y mantenerse dentro del presupuesto". [51] Algunos ejemplos de ahorros como un resultado beneficioso incluyen:
En 2011, Ardent Partners publicó un informe que presentaba una visión integral de la industria sobre lo que estaba sucediendo en el mundo de las adquisiciones en ese momento, basándose en la experiencia, el desempeño y la perspectiva de casi 250 directores de adquisiciones (CPO) y otros ejecutivos de adquisiciones. El informe incluía los principales indicadores operativos y de desempeño de las adquisiciones que los líderes de adquisiciones utilizan para medir el éxito de sus organizaciones. Este informe descubrió que el departamento de adquisiciones promedio administra el 60,6% del gasto total de la empresa. Esta medida, comúnmente llamada "gasto bajo administración" o "gasto administrado", se refiere al porcentaje del gasto total de la empresa (que incluye todo el gasto directo e indirecto) que una organización de adquisiciones administra o influye. Alternativamente, el término puede referirse al porcentaje del gasto direccionable que está influenciado por las adquisiciones, siendo el "gasto direccionable" el gasto que potencialmente podría verse influenciado. [52] El departamento de adquisiciones promedio también logró un ahorro anual del 6,7% en el último ciclo de informes, obtuvo el 52,6% de su gasto direccionable y tiene una tasa de cumplimiento de contratos del 62,6%. [53] Una definición más restrictiva de "gasto bajo gestión" incluye únicamente el gasto que utiliza contratos con proveedores preferenciales y tasas y condiciones de pago negociadas. [54]
Los consultores de AT Kearney han desarrollado un modelo para evaluar el desempeño de una organización de compras o la función de compras dentro de una organización más amplia, conocido como ROSMA SM (Retorno sobre los activos de gestión de suministros). [55] Según el Informe de verificación de desempeño de ROSMA de 2016, What Good Looks Like (Qué aspecto tiene lo bueno ),
La profesión de adquisiciones tiene un grupo de alto nivel de personas con un desempeño sobresaliente, un grupo de nivel medio que genera valor, pero que se desempeña muy por debajo del nivel superior, y un grupo grande de personas en el cuartil inferior que agregan un valor limitado a sus organizaciones. [56] [57]
El CIPS promueve la autoevaluación organizacional mediante el ROSMA Performance Check, argumentando que permite a un departamento de compras "medir y explicar el valor de las compras y los suministros en términos que su CFO y CEO entenderán, utilizando un estándar financiero común". [56] Los hallazgos en 2020 sugirieron que " los empleados de compras del cuartil superior tienen puntajes ROSMA dos o tres veces más altos que los de los dos cuartiles intermedios". [58] El informe de AT Kearney sugiere una estrecha correspondencia entre el desempeño autoinformado de los CPO en los departamentos de mejor desempeño y la visión de las compras que tienen el CFO y la organización en general, y también señala que los empleados de menor desempeño o "inconsecuenciales" comparten un perfil distintivo marcado por la falta de "liderazgo identificable responsable del desempeño de las compras". [57] : página 5
El gasto bajo gestión también contribuye a una medida adicional del desempeño de las adquisiciones o de la eficiencia de las adquisiciones: el gasto operativo de las adquisiciones como porcentaje del gasto gestionado. [59]
El personal que realiza adquisiciones en nombre de una organización puede denominarse oficiales de adquisiciones, profesionales o especialistas, compradores o gerentes de suministros. [60] El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos se refiere a los Oficiales de Contratación . [61] El personal en puestos gerenciales puede denominarse Gerentes de Compras o Gerentes de Adquisiciones. El ISM se refiere a "la profesión de suministro". [62]
Las responsabilidades de un gerente de compras o adquisiciones pueden incluir:
La gestión por categorías representa un sistema de organización de los roles del personal dentro de un equipo de adquisiciones "de tal manera que se concentre... en los mercados de suministro [externos] de una organización", en lugar de estar organizado de acuerdo con la estructura departamental interna de la organización. [63]
Los roles de adquisiciones especializadas incluyen compradores de construcción y compradores de viajes. [64] Parte del trabajo de un comprador de viajes corporativos es la formulación e implementación de una política de viajes corporativos. [64]
En muchas organizaciones de mayor tamaño, la función de compras y suministros está a cargo de un miembro de la junta directiva o de otro cargo superior, como el director de la cadena de suministro [65] o un director de compras . En otros casos, las compras están supervisadas por el director financiero o el director de finanzas, o se ha reconocido la creciente necesidad de un vínculo entre el director financiero y la función de compras. Un informe de 2006 de la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido comentó que en el sector de la educación superior , donde la práctica de las compras no estaba bien desarrollada y las organizaciones universitarias eran relativamente pequeñas, la supervisión de las compras por parte del director de finanzas era un mecanismo típico. [66]
El personal independiente o de terceros que realiza adquisiciones o negocia compras en nombre de una organización puede ser llamado agente de compras o agente de compras , aunque el término "agente de compras" tiene una historia más larga y amplia: el Instituto de Gestión de Suministros de los Estados Unidos se llamó originalmente Asociación Nacional de Agentes de Compras desde su formación en 1915. [67] Un agente comercial puede tanto comprar como vender en nombre de un tercero. [68]
Una investigación de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos descubrió que en 2019 había 526.200 puestos de gerente de compras, comprador y agente de compras en Estados Unidos. [69] Varios autores han señalado que las empresas pueden reducir la cantidad de personal de compras durante una recesión junto con el personal de otras áreas comerciales, a pesar de una tendencia a volverse más dependientes de los bienes y servicios comprados a medida que las operaciones se contraen. Por ejemplo, el ejecutivo de negocios estadounidense Steve Collins observó que en una importante empresa la base de personal de compras "se redujo en un 30% durante la recesión [de 2010] , 'pero las expectativas para los empleados restantes se mantuvieron sin cambios ... La carga de trabajo adicional impuesta a los empleados restantes después de la reducción creó un entorno mucho más desafiante ' ". [70] En 2021, el Consejo de Construcción y Adquisiciones de Australasia (APCC) presentó un llamamiento pidiendo a todos los que trabajan en la profesión de adquisiciones en Australia que incluyan el término en su título ocupacional al completar su declaración del censo de agosto de 2021. [71]
En octubre de 2017, la Comisión Europea emitió una recomendación dirigida a la "profesionalización de la contratación pública" para que los Estados miembros pudieran "atraer, desarrollar y retener" al personal en funciones de contratación pública, centrarse en el rendimiento y "aprovechar al máximo las herramientas y técnicas disponibles". [72] La investigación realizada en 2020 destacó la importancia de las habilidades sociales o "blandas" dentro de los conjuntos de habilidades del personal profesional de contratación. [73]
Algunos autores han observado que las mujeres tienen oportunidades limitadas de ingresar al sector de adquisiciones debido a estereotipos que consideran que algunos roles no son apropiados para ellas. [74]
En 2019, el consultor de gestión Oliver Wyman informó que, según una encuesta realizada a más de 300 directores de compras de Europa, Estados Unidos y Asia que trabajaban en 14 industrias, el 38 % del personal de las organizaciones de compras encuestadas eran mujeres: el 60 % de los directores de compras afirmó que había más mujeres en su organización que tres años antes, mientras que el 6 % dijo que el número de mujeres había disminuido. El efecto de esta creciente participación de las mujeres en las compras se reconoció en forma de "más creatividad e innovación", reconocida por el 76 % de los directores de compras encuestados. [75]
Una obligación contractual de procurar se refiere a una obligación absoluta de asegurar que la acción se realice o que la condición se cumpla, [76] por ejemplo, un contrato con un proveedor principal puede incluir una cláusula que requiera que la empresa "procure" que sus subsidiarias , compañías matrices y otras empresas asociadas asuman los mismos compromisos que los impuestos contractualmente al principal. [77]
El uso de la palabra "procure" en un acuerdo de empresa conjunta entre Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. y otros socios, en relación con la utilización de un préstamo bancario, dio lugar a una disputa entre las partes sobre el significado de la palabra "procure", que fue resuelta en 2006 por el juez Peter Smith , confirmando que el "significado normal de la palabra" es claro y bien entendido: "No veo que procure signifique nada más que, como Nearfield [el demandante] lo expresa, 'verlo'". [78] En este caso, la obligación de "procure el pago" del préstamo equivalía a una garantía de ese préstamo. [79]
Diversos comentaristas han hecho proyecciones sobre el futuro de las compras. [80] Charlotte Payne, directora general de CIPS en Australia y Nueva Zelanda, sugiere que "el papel de las compras en la sostenibilidad va a ser enorme", mientras que una visión general de CIPS anticipa que "hay pocas posibilidades de que las compras y el suministro entren en un período de calma en un futuro próximo". [80]
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