La gestión de categorías es un enfoque para la organización de compras dentro de una organización empresarial , también conocida como adquisición. La aplicación de la gestión de categorías a la actividad de compras beneficia a las organizaciones al proporcionar un enfoque para reducir el costo de compra de bienes y servicios, reducir el riesgo en la cadena de suministro, aumentar el valor general de la base de suministro y obtener acceso a más innovación de los proveedores. Es un enfoque estratégico que se centra en la gran mayoría del gasto organizacional. Si se aplica de manera efectiva en toda la organización, los resultados pueden ser significativamente mayores que las negociaciones de compras tradicionales basadas en transacciones; sin embargo, la disciplina de la gestión de categorías es muy malinterpretada. [1]
El concepto de gestión por categorías en el ámbito de las compras se originó a finales de los años 80. No hay un único fundador o creador, pero la metodología apareció por primera vez en el sector de la automoción y desde entonces ha sido desarrollada y adoptada por organizaciones de todo el mundo. En la actualidad, muchas empresas globales consideran que la gestión por categorías es un enfoque estratégico esencial para las compras. La gestión por categorías se ha definido como “una metodología en evolución que impulsa la estrategia de abastecimiento en las organizaciones progresistas de la actualidad”. [2]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) define la gestión por categorías como:
En un artículo escrito en 2007, el CIPS argumentó a favor de un nivel de especialización y precisión que en ese momento consideró un enfoque "menos de moda" para el uso de recursos de adquisiciones limitados, y de manera similar, el CIPS Australia señala a partir de una investigación realizada en 2010 que "los gerentes de categorías tienen dificultades para concentrarse y especializarse cuando su cartera tiene demasiada amplitud (están administrando múltiples categorías con pocas sinergias, si es que tienen alguna) o demasiada profundidad (tienen la tarea de asumir la responsabilidad de adquisiciones de extremo a extremo, incluidos los requisitos estratégicos, tácticos y operativos). [4]
Jonathan O'Brien, autor de Category Management in Purchasing , define Category Management como:
Mark Webb de Future Purchasing hace tres afirmaciones al definir la gestión por categorías:
Peter Hunt, socio de ADR International, escribe
Las principales tareas de la gestión de categorías son: [8]
Es necesario acceder a los datos de los sistemas internos, como las previsiones de demanda, los gastos y precios actuales y las capacidades y el rendimiento de los proveedores existentes. Estos datos suelen proceder del sistema ERP de una empresa y, a menudo, requieren una limpieza de datos importante . A continuación, los datos internos se combinan con datos externos, como información pública sobre proveedores, precios de productos básicos o divisas. El análisis de categorías se puede complementar con fuentes de datos comerciales, como la ascendencia de los proveedores, las calificaciones crediticias, las puntuaciones de sostenibilidad o los perfiles de riesgo de los proveedores.
Una estrategia de categorías alinea las necesidades con los objetivos de negocio y las necesidades de las partes interesadas. Por ejemplo, la matriz de Kraljic se puede utilizar por categoría para segmentar la categoría dividiéndola en cuatro clases, en función de la complejidad (o riesgo) del mercado de suministro (como situaciones de monopolio, barreras de entrada, innovación tecnológica) y la importancia de las compras o proveedores (determinada por el impacto que tienen en la rentabilidad de la empresa). [9] Esto permite entonces al gerente de categorías definir las estrategias de compra óptimas para la categoría.
Se pueden utilizar otros análisis como las cinco fuerzas de Porter o el análisis FODA .
Una vez que se ha desarrollado la estrategia, es necesario implementarla, lo que a menudo requiere actividades de abastecimiento y contratación . Además, es necesario establecer sistemas de gestión de las relaciones con los proveedores para facilitar el seguimiento posterior. La implementación también incluye la gestión del cambio: asegurarse de que todas las partes interesadas comprendan la estrategia y la cumplan.
Monitoreo del desempeño de la categoría y la entrega de valor utilizando indicadores clave de desempeño (KPI) y otros mecanismos de retroalimentación.
CIPS Australasia sostiene que el conjunto de habilidades necesarias para la gestión de categorías comprende la capacidad estratégica en relación con las adquisiciones y la competencia comercial, la capacidad de influir y comunicarse de manera efectiva, y un subconjunto de habilidades relacionadas con la categoría específica que se está gestionando, que podría incluir el conocimiento del mercado, la capacidad de establecer especificaciones para los bienes y servicios que se compran dentro de la categoría y la comprensión de los impulsores de costos y el entorno más amplio en el que opera la categoría. [10] White ha hecho referencia a la "impresionante gama" de habilidades requeridas. [11]
Kay Bayen, del Instituto Europeo de Gestión de Compras (EIPM), ha identificado la gestión de categorías como un área con déficit de habilidades, y se requiere que más profesionales de compras asuman esa función. [12]
Muchas organizaciones del sector público han adoptado la gestión por categorías como una herramienta de transformación estratégica. Sir Philip Green , en su "Revisión de la eficiencia" del gasto público del Reino Unido (2010), recomendó que "se exija la contratación centralizada para las categorías comunes a fin de aprovechar... el poder adquisitivo y lograr las mejores prácticas". [13]
En los Estados Unidos, la Administración de Servicios Generales federal , en colaboración con la Oficina de Política de Adquisiciones Federales (OFPP) de la Oficina de Administración y Presupuesto , adoptó la gestión por categorías como una herramienta operativa para las compras bajo el liderazgo de Thomas Sharpe, Comisionado del Servicio de Adquisiciones Federales de la GSA, en abril de 2014. [14] [15] [16]