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Una oficina es un espacio donde los empleados de una organización realizan trabajo administrativo para apoyar y hacer realidad los diversos objetivos de la organización. La palabra "oficina" también puede denotar un puesto dentro de una organización con deberes específicos asignados a él (ver oficial u oficial ); este último es un uso anterior, ya que "oficina" originalmente se refería al lugar de las funciones de uno. En su forma adjetiva , el término "oficina" puede referirse a tareas relacionadas con los negocios . En derecho , una empresa u organización tiene oficinas en cualquier lugar donde tenga presencia oficial, incluso si esa presencia consiste en un silo de almacenamiento , por ejemplo, en lugar de un establecimiento más tradicional con un escritorio y una silla . Una oficina también es un fenómeno arquitectónico y de diseño , que incluye pequeñas oficinas, como un banco en la esquina de una pequeña empresa o una habitación en la casa de alguien (ver pequeña oficina / oficina en casa ), pisos enteros de edificios y edificios masivos dedicados por completo a una empresa. En términos modernos, una oficina suele ser el lugar donde los trabajadores de cuello blanco realizan sus funciones.
En la Antigüedad clásica , las oficinas solían formar parte de un complejo palaciego o de un gran templo. En la Alta Edad Media (1000-1300), la cancillería medieval actuaba como una especie de oficina, que servía como espacio donde se almacenaban y copiaban los registros y las leyes. Con el crecimiento de las organizaciones grandes y complejas en el siglo XVIII, se construyeron los primeros espacios de oficina construidos específicamente para ese fin. A medida que la Revolución Industrial se intensificaba en los siglos XVIII y XIX, las industrias de la banca , el ferrocarril , los seguros , el comercio minorista , el petróleo y la telegrafía crecieron drásticamente, lo que requirió muchos empleados. Como resultado, se asignó más espacio de oficina para albergar sus actividades. El estudio de tiempos y movimientos , iniciado en la industria manufacturera por FW Taylor (1856-1915), condujo al "Modern Efficiency Desk" de 1915. Su superficie plana, con cajones debajo, fue diseñada para permitir a los gerentes una fácil vista de sus trabajadores. [1] A mediados del siglo XX, se hizo evidente que una oficina eficiente requería un control adicional sobre la privacidad y, gradualmente, el sistema de cubículos evolucionó.
La palabra "oficina" proviene del latín " officium " y sus equivalentes en varias lenguas romances . Un officium no era necesariamente un lugar, sino que a menudo se refería a los miembros del personal humano de una organización, o incluso a la noción abstracta de un puesto formal como un magistrado. La elaborada burocracia romana no sería igualada durante siglos en Occidente después de la caída de Roma , con áreas que volvieron parcialmente al analfabetismo. [ cita requerida ] Más al este, el Imperio bizantino y varios califatos islámicos conservaron una cultura administrativa más sofisticada. [ cita requerida ]
En la antigüedad clásica, las oficinas solían formar parte de un complejo palaciego o de un gran templo. A menudo había una sala donde se guardaban los pergaminos y los escribas hacían su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribas aluden a la existencia de dichas "oficinas". Algunos arqueólogos a veces llaman a estas salas "bibliotecas" debido a la asociación de los pergaminos con la literatura. Sin embargo, estaban más cerca de las oficinas modernas porque los pergaminos estaban destinados a mantener registros y otras funciones administrativas, no a la poesía o a las obras de ficción. [ cita requerida ]
La Alta Edad Media (1000-1300) fue testigo del surgimiento de la cancillería medieval , que era el lugar donde se escribían la mayoría de las cartas gubernamentales y se copiaban las leyes dentro de un reino. Las salas de la cancillería a menudo tenían paredes llenas de casilleros, construidos para guardar trozos de pergamino enrollados para su custodia o como referencia inmediata. Este tipo de estructura fue precursora de la estantería moderna. La introducción de la imprenta durante el Renacimiento no afectó significativamente la configuración y el funcionamiento de estas oficinas gubernamentales. [ cita requerida ]
Las pinturas y tapices medievales suelen mostrar a personas en sus oficinas privadas manejando libros de registro o escribiendo en rollos de pergamino . Antes de la invención de la imprenta y su distribución más amplia, a menudo no existía una distinción cultural clara entre una oficina privada y una biblioteca privada ; los libros se leían y escribían en el mismo escritorio o mesa , al igual que los relatos y cartas personales y profesionales.
Durante el siglo XIII, la palabra inglesa "office" comenzó a aparecer por primera vez para referirse a un puesto que implicaba deberes profesionales específicos (por ejemplo, "la oficina de..."). Geoffrey Chaucer parece haber utilizado la palabra por primera vez en 1395 para referirse a un lugar donde se realizan transacciones comerciales en Los cuentos de Canterbury . [ cita requerida ]
A medida que el mercantilismo se convirtió en la teoría económica dominante del Renacimiento , los comerciantes tendían a realizar sus negocios en edificios que a veces también albergaban a personas que realizaban ventas minoristas, almacenamiento y trabajo administrativo. Durante el siglo XV, la densidad de población en muchas ciudades alcanzó un punto en el que los comerciantes comenzaron a utilizar edificios independientes para realizar sus negocios. Comenzó a desarrollarse una distinción entre usos religiosos, administrativos/militares y comerciales para los edificios. [2]
Los primeros espacios de oficinas construidos específicamente para este fin se construyeron en el siglo XVIII para satisfacer las necesidades de organizaciones grandes y en crecimiento como la Marina Real Británica y la Compañía de las Indias Orientales . El Old Admiralty ( edificio Ripley ) se construyó en 1726 y fue el primer edificio de oficinas construido específicamente para este fin en Gran Bretaña. Además de oficinas, el edificio albergaba una sala de juntas y apartamentos para los lores del Almirantazgo. En la década de 1770, muchas oficinas dispersas de la Marina Real se reunieron en Somerset House , el primer bloque construido específicamente para el trabajo de oficina. [3] [ contradictorio ]
La Casa de las Indias Orientales se construyó en 1729 en Leadenhall Street como sede de la Compañía de las Indias Orientales para administrar sus posesiones coloniales indias . La Compañía desarrolló una burocracia muy compleja para esta tarea, lo que requería que miles de empleados de oficina procesaran el papeleo necesario. La Compañía reconoció los beneficios de la administración centralizada y exigió que todos los trabajadores firmaran su entrada y salida en la oficina central todos los días. [4]
A medida que la Revolución Industrial se intensificó en los siglos XVIII y XIX, las industrias de la banca , los ferrocarriles , los seguros , el comercio minorista , el petróleo y la telegrafía crecieron drásticamente en tamaño y complejidad. Se necesitaba un número cada vez mayor de empleados para manejar el procesamiento de pedidos, la contabilidad y el archivo de documentos, y estos empleados debían estar alojados en espacios cada vez más especializados. La mayoría de los escritorios de la época eran pesados en la parte superior y tenían una apariencia similar a la de un cubículo, con contenedores de almacenamiento de papel que se extendían por encima del área de trabajo del escritorio, lo que ofrecía a los trabajadores cierto grado de privacidad.
El precio relativamente alto de la tierra en el núcleo central de las ciudades dio lugar a los primeros edificios de varios pisos, que se limitaron a unos 10 pisos hasta que el uso del hierro y el acero permitió estructuras más altas. El primer bloque de oficinas construido especialmente fue el edificio Brunswick, construido en Liverpool en 1841. [5] [ contradictorio ] La invención del ascensor de seguridad en 1852 por Elisha Otis permitió la rápida escalada de los edificios. [2] A finales del siglo XIX, los edificios de oficinas más grandes con frecuencia contenían grandes atrios de vidrio para permitir la entrada de luz al complejo y mejorar la circulación del aire.
En 1906, Sears , Roebuck, and Co. había abierto sus oficinas centrales en un edificio de 3.000.000 pies cuadrados (280.000 m2 ) en Chicago, en ese momento el edificio más grande del mundo. [ cita requerida ] El estudio de tiempos y movimientos , iniciado en la industria por F. W. Taylor y luego aplicado al entorno de oficina por Frank y Lillian Gilbreth , condujo a la idea de que los gerentes debían desempeñar un papel activo en la dirección del trabajo de los subordinados para aumentar la eficiencia del lugar de trabajo. F. W. Taylor abogó por el uso de planos de planta abiertos y grandes y escritorios que estuvieran frente a los supervisores. [6] Como resultado, en 1915, la Equitable Life Insurance Company en la ciudad de Nueva York introdujo el "Modern Efficiency Desk" con una superficie plana y cajones debajo, diseñado para permitir a los gerentes una vista fácil de los trabajadores. Esto llevó a una demanda de grandes metros cuadrados por piso en los edificios y a un regreso a los espacios abiertos que se veían en los edificios anteriores a la revolución industrial. [2]
Sin embargo, a mediados del siglo XX, se hizo evidente que una oficina eficiente requería más privacidad para combatir el tedio, aumentar la productividad y fomentar la creatividad. En 1964, la empresa Herman Miller (equipamiento de oficina) contrató a Robert Propst , un prolífico diseñador industrial. Propst ideó el concepto de Action Office , que más tarde evolucionó hasta convertirse en el sistema de mobiliario de oficina tipo cubículo . [2]
Las oficinas en Japón han desarrollado características únicas, en parte como resultado de la cultura empresarial única del país. Las oficinas japonesas tienden a seguir diseños de planta abierta en una disposición "estilo isla", que promueve el trabajo en equipo y la gestión de arriba hacia abajo. [7] También utilizan uchi-awase (reuniones informales) y ringi-sho (sistemas de consenso) para alentar la participación en las políticas de tantos grupos como sea posible en toda la oficina. [8]
El objetivo principal de un entorno de oficina [9] es ayudar a sus ocupantes a realizar su trabajo, preferiblemente con el mínimo coste y con la máxima satisfacción. Diferentes personas que realizan diferentes tareas requerirán diferentes espacios de oficina, o espacios que puedan albergar una variedad de usos. Para ayudar a la toma de decisiones en el diseño de lugares de trabajo y oficinas, se pueden distinguir tres tipos diferentes de espacios de oficina: espacios de trabajo, espacios de reunión y espacios de apoyo. Para empresas nuevas o en desarrollo, las oficinas satélite remotas y las salas de proyectos, u oficinas con servicios , pueden proporcionar una solución sencilla y proporcionar todos los tipos de espacio anteriores.
Los espacios de trabajo de una oficina se utilizan normalmente para actividades de oficina convencionales, como leer, escribir y trabajar con la computadora. Existen nueve tipos genéricos de espacios de trabajo, cada uno de los cuales admite diferentes actividades.
Oficina abierta : espacio de trabajo abierto para más de diez personas; adecuado para actividades que exigen comunicación frecuente o actividades rutinarias que necesitan relativamente poca concentración.
Espacio de equipo : espacio de trabajo semicerrado para dos a ocho personas; adecuado para trabajos en equipo que exigen una comunicación interna frecuente y un nivel medio de concentración.
Cubículo : espacio de trabajo semicerrado para una persona; adecuado para actividades que exigen concentración media e interacción media.
Office Pod : ideal para fomentar la privacidad en las oficinas abiertas y bulliciosas de la actualidad. Proporciona una forma rentable y eficiente de garantizar la privacidad y la continuidad durante conversaciones, llamadas y videoconferencias.
Oficina privada : un espacio de trabajo cerrado para una persona; adecuado para actividades que son confidenciales, exigen mucha concentración o incluyen muchas reuniones pequeñas.
Oficina compartida : un espacio de trabajo compacto y semiprivado diseñado para dos o tres personas, que facilita tanto el trabajo concentrado como la colaboración en grupos pequeños.
Sala de equipo : espacio de trabajo cerrado para cuatro a diez personas; adecuado para trabajo en equipo que puede ser confidencial y exige una comunicación interna frecuente.
Cabina de estudio : espacio de trabajo cerrado para una persona; adecuado para actividades de corta duración que exigen concentración o confidencialidad.
Sala de trabajo : un espacio de trabajo tipo salón para dos a seis personas; adecuado para actividades de corta duración que exigen colaboración y/o permiten interacción improvisada.
Touch down : un espacio de trabajo abierto para una persona; adecuado para actividades de corta duración que requieren poca concentración y baja interacción.
Los espacios de reunión en una oficina suelen utilizar procesos interactivos, ya sean conversaciones rápidas o intensas sesiones de intercambio de ideas. Existen seis tipos genéricos de espacios de reunión, cada uno de los cuales admite diferentes actividades.
Sala de reuniones pequeña : un espacio de reunión cerrado para dos a cuatro personas; adecuado tanto para interacción formal como informal.
Sala de reuniones mediana : un espacio de reunión cerrado para cuatro a diez personas; adecuado tanto para interacción formal como informal.
Sala de reuniones grande : un espacio de reunión cerrado para diez o más personas; adecuado para la interacción formal.
Espacio de reunión pequeño : un espacio de reunión abierto o semiabierto para dos a cuatro personas; adecuado para una interacción breve e informal.
Espacio de reunión mediano : un espacio de reunión abierto o semiabierto para cuatro a diez personas; adecuado para una interacción breve e informal.
Gran espacio de reunión : un espacio de reunión abierto o semiabierto para diez o más personas; adecuado para una interacción breve e informal.
Sala de lluvia de ideas : un espacio de reunión cerrado para cinco a doce personas; adecuado para sesiones de lluvia de ideas y talleres.
Punto de encuentro : un punto de encuentro abierto para dos a cuatro personas; adecuado para reuniones informales ad hoc.
Los espacios de apoyo en una oficina se utilizan normalmente para actividades secundarias, como archivar documentos o tomar descansos. Existen doce tipos genéricos de espacios de apoyo, cada uno de los cuales respalda distintas actividades.
Espacio de archivo : espacio de apoyo abierto o cerrado para el almacenamiento de archivos y documentos de uso frecuente.
Espacio de almacenamiento : espacio de apoyo abierto o cerrado para el almacenamiento de suministros de oficina de uso común.
Área de impresión y copiado : espacio de apoyo abierto o cerrado con instalaciones para imprimir, escanear y copiar.
Área de correo : un espacio de apoyo abierto o semiabierto donde los empleados pueden recoger o entregar su correo.
Área de despensa : espacio de apoyo abierto o cerrado donde los empleados pueden obtener refrigerios y donde se guardan suministros para la hospitalidad de los visitantes.
Área de descanso : un espacio de apoyo semiabierto o cerrado donde los empleados pueden tomar un descanso de su trabajo.
Zona de lockers : espacio de apoyo abierto o semiabierto donde los empleados pueden guardar sus pertenencias personales.
Sala de fumadores : espacio de apoyo cerrado donde los empleados pueden fumar un cigarrillo.
Biblioteca : espacio de apoyo semiabierto o cerrado para la lectura de libros, revistas y periódicos.
Sala de juegos : un espacio de apoyo cerrado donde los empleados pueden jugar juegos, como billar o dardos.
Área de espera : espacio de apoyo abierto o semiabierto donde se puede recibir a los visitantes y esperar su cita.
Espacio de circulación : espacio de apoyo que se requiere para la circulación en los pisos de oficinas y que une todas las funciones principales.
Las salas de lactancia también son espacios de apoyo que son legalmente obligatorios para las empresas en Estados Unidos, a partir de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible de 2010. [ cita requerida ]
Existen muchas formas diferentes de organizar el espacio en una oficina. Los estilos de gestión y la cultura de empresas específicas son factores importantes en cómo se utilizará finalmente el espacio de oficina. Un ejemplo de filosofías divergentes de diseño de oficinas se refiere a cuántas personas trabajarán en la misma habitación. En un extremo, cada trabajador individual puede tener su propia habitación; en el otro extremo, una gran oficina de planta abierta puede ver a decenas o cientos de personas trabajando en la misma habitación. Las oficinas de planta abierta reúnen a varios trabajadores en el mismo espacio, y algunos estudios [ ¿cuáles? ] han demostrado que pueden mejorar la productividad a corto plazo, es decir, dentro de un único proyecto de software . Al mismo tiempo, la pérdida de privacidad y seguridad puede aumentar la incidencia de robos y pérdidas de secretos de la empresa. [ cita requerida ] Un tipo de compromiso entre el plano abierto y las habitaciones individuales lo proporciona el escritorio del cubículo , posiblemente más famoso por la serie de dibujos animados de Dilbert , que resuelve la privacidad visual hasta cierto punto, pero a menudo falla en la separación acústica y la seguridad. La mayoría de los cubículos también requieren que el ocupante se siente de espaldas a cualquiera que pueda acercarse. Los trabajadores en oficinas amuralladas generalmente intentan ubicar sus asientos y escritorios de trabajo habituales de manera que puedan ver a alguien entrar, y si ese objetivo no es factible, algunos instalan pequeños espejos en cosas como monitores de computadora. [ no es lo suficientemente específico para verificar ]
Según las investigaciones, las oficinas de planta abierta se asocian con un mayor estrés, un aumento de la comunicación electrónica, una disminución del 70% de las interacciones cara a cara, un aumento del 25% de los estados de ánimo negativos y una caída de hasta el 20% de la productividad debido a las distracciones. En cambio, las tendencias pospandémicas favorecen los planes privados de "oficina celular", que abordan las precauciones sanitarias y se ha informado que mejoran la productividad hasta en un 22%. [10] [11] [12]
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Si bien las oficinas se pueden instalar en casi cualquier lugar y en casi cualquier edificio, algunos requisitos modernos para las oficinas dificultan esta tarea. Estos requisitos pueden ser legales (como niveles de luz suficientes) o técnicos (como requisitos para redes informáticas). Otras necesidades, como la seguridad y la flexibilidad de diseño, han impulsado la creación de edificios especiales que se dedican principalmente a su uso como oficinas. Un edificio de oficinas, también conocido como bloque de oficinas o centro de negocios, es un tipo de edificio comercial que contiene espacios diseñados principalmente para su uso como oficinas.
El objetivo principal de un edificio de oficinas es proporcionar un lugar de trabajo y un entorno de trabajo principalmente para los trabajadores administrativos y directivos. Estos trabajadores suelen ocupar áreas determinadas dentro del edificio de oficinas y suelen contar con escritorios, ordenadores y otros equipos que puedan necesitar en sus áreas.
Un edificio de oficinas puede estar dividido en secciones para distintas empresas o puede estar dedicado a una sola empresa. En ambos casos, cada empresa suele contar con una zona de recepción, una o varias salas de reuniones, oficinas individuales o diáfanas y salas de servicio como baños.
Muchos edificios de oficinas también cuentan con instalaciones de cocina y una sala para el personal, donde los trabajadores pueden almorzar o tomar un breve descanso. Algunos espacios de oficina ahora también son espacios de oficina con servicios , lo que permite que quienes ocupan un espacio o edificio compartan las instalaciones.
Las tarifas de alquiler de oficinas y locales comerciales suelen cotizarse en términos de costo por superficie construida por tiempo, generalmente el costo por superficie construida por año o por mes. Por ejemplo, la tarifa para una propiedad en particular puede ser de $29 por pie cuadrado por año ($29/pie cuadrado/año) o $290 por metro cuadrado por año ($290/m2 / año).
En muchos países, el alquiler suele pagarse mensualmente, aunque normalmente se habla de ello en términos de años. [ cita requerida ]
Ejemplos:
En un contrato de alquiler bruto , la tarifa que se indica es una tarifa con todo incluido. El inquilino paga una cantidad fija de alquiler por vez y el propietario es responsable de todos los demás gastos, incluidos los pagos de servicios públicos, impuestos, seguros, mantenimiento y reparaciones.
El contrato de arrendamiento neto triple es aquel en el que el inquilino es responsable de una parte de varios gastos, como impuestos a la propiedad, seguros, mantenimiento, servicios públicos, control de clima, reparaciones, servicios de limpieza y paisajismo.
Los alquileres de oficinas en Estados Unidos todavía se están recuperando de las altas tasas de vacancia que se produjeron a raíz de la depresión de 2008. [ 13]
La Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios (BOMA, por sus siglas en inglés) clasifica el espacio de oficinas en tres categorías: Clase A, Clase B y Clase C. [14] Según BOMA, los edificios de oficinas de Clase A tienen los "edificios más prestigiosos que compiten por los usuarios de oficinas de primer nivel con alquileres superiores a la media de la zona". BOMA afirma que las instalaciones de Clase A tienen "acabados de alta calidad, sistemas de última generación, accesibilidad excepcional y una presencia definida en el mercado". BOMA describe los edificios de oficinas de Clase B como aquellos que compiten "por una amplia gama de usuarios con alquileres en el rango medio de la zona". BOMA afirma que los edificios de Clase B tienen "sistemas adecuados" y acabados que "son regulares a buenos para la zona", pero que los edificios no compiten con los mismos precios que los edificios de Clase A. Según BOMA, los edificios de Clase C están destinados a "inquilinos que requieren espacio funcional con alquileres inferiores a la media de la zona". [15] La falta de detalles específicos deja un margen considerable para ampliar los límites de estas categorías de BOMA. A menudo, se modifican aún más añadiendo el signo más o menos para crear subclases, como Clase A+ o Clase B-. [16]
[...] el escritorio de eficiencia moderno, fabricado por primera vez en 1915 por Steelcase Inc. para las oficinas de Nueva York de Equitable Assurance. Este escritorio, que consistía en una mesa sencilla y rectangular con pequeños cajones, reemplazó a los escritorios tipo gabinete, con sus respaldos altos formados por pequeños cajones y cubículos, que dominaban la vida de oficina antes de la Primera Guerra Mundial. En sus nuevos escritorios de eficiencia, los trabajadores de oficina podían ser observados, monitoreados y sometidos a estudios de tiempo y movimiento.
