Un libro de horas es un registro contable en su mayoría obsoleto, que registra las horas trabajadas por los empleados en una determinada organización en un período determinado. [1] Estos registros generalmente contienen nombres de empleados, tipo de trabajo, horas trabajadas y, a veces, salarios pagados.
En el siglo XIX y principios del XX, los registros de horas eran registros separados. En aquellos días, los registros de horas los llevaban los empleados de la empresa, los capataces o los cronometradores especializados . Estos registros de horas eran utilizados por el contable para determinar los salarios que se debían pagar. Los datos se utilizaban en contabilidad financiera para determinar los costos laborales semanales, mensuales y anuales, y en contabilidad de costos para determinar el precio de costo . A fines del siglo XIX, se empezaron a utilizar tarjetas de control de horas adicionales para registrar las horas de trabajo.
En la actualidad, el registro de horas puede formar parte de un sistema integrado de nóminas o de un sistema de contabilidad de costes . Estos sistemas pueden contener registros que describen el tiempo de trabajo empleado para producir productos, pero estos registros no suelen llamarse registros de horas, sino hojas de horas .
Antes del siglo XIX, los empleados podían registrarse en nóminas , especialmente en casos como los tripulantes de un barco o los soldados destinados en un lugar. Los salarios pagados se anotaban en libros diarios, en los que se registraban los gastos diarios, y, con el tiempo, en las demás cuentas de los sistemas de contabilidad.
En el siglo XIX, cuando las organizaciones comenzaron a crecer, surgió un registro independiente de las horas de trabajo, que se denominaba libro de horas. Se utilizaban para llevar la cuenta del trabajo realizado. [2] Loudon (1826) explicó que, en jardinería, los libros necesarios para el sistema de contabilidad son el libro de horas, el libro de caja y el libro forestal o de plantación. [3] Loudon describió cómo se manejaban los libros de horas en aquellos días:
El patrón anota el nombre de cada trabajador, y el capataz de cada departamento anota el tiempo en días o porcentajes de un día que cada persona bajo su cuidado ha estado trabajando y el trabajo particular en el que se ha involucrado.
Al final de cada semana, el patrón suma el tiempo desde el sábado o lunes anterior hasta el viernes o sábado inclusive; la suma que se debe o que se debe adelantar a cada trabajador se coloca en una columna y, cuando el trabajador la recibe, escribe la palabra recibido en la columna anterior y firma con su nombre como recibo en la columna siguiente.
El libro de horas, por lo tanto, mostrará lo que cada trabajador ha estado haciendo durante cada hora del año por el que se le ha pagado, y también contendrá recibos por cada suma, por insignificante que sea, que haya sido pagada por el jardinero por el trabajo en el jardín. [3]
Y además:
En resumen, sería difícil idear un libro más satisfactorio tanto para el amo como para el sirviente que el libro de horas, ya que evita, en la medida de lo posible, que el último se engañe a sí mismo o a su empleador, y sigue siendo un registro auténtico e indiscutible del trabajo realizado y de los comprobantes del dinero pagado durante todo el período de los servicios del jardinero jefe.
Al diseñar un terreno en una parte distante del país, donde más de doscientos hombres estaban empleados bajo las órdenes de un capataz, hemos registrado su tiempo, empleo y pagos, y hemos tomado los recibos de esta manera, y hemos descubierto que es una barrera eficaz para todo lo dudoso o desagradable. [3]
En aquellos días, los libros de tiempo, como explicó Loudon, se usaban en las granjas , pero también en las minas [4] y en la emergente industria del hierro y el acero . [5] Ocasionalmente, los libros de tiempo también se usaban para registrar el tiempo que una máquina de vapor en funcionamiento había estado en funcionamiento. [6]
Con la aparición de talleres mecánicos más grandes a mediados del siglo XIX, los métodos de contabilidad desarrollados en las empresas agrícolas más grandes se aplicaron en la creciente industria. En su libro de 1885 sobre contabilidad de fábrica, Metcalfe dio una descripción del sistema normal de registro de mano de obra a mediados de la década de 1870:
El cronometrador , generalmente el capataz , recorre el taller hacia el final del día y pregunta a cada trabajador cómo lo ha empleado; según los recuerdos del trabajador, anota el tiempo informado en un libro, como se describe a continuación. [7]
Metcalfe señaló que "existía una excepción a esta práctica en [su] época en la Armería Nacional, donde, en algunos departamentos, cada trabajador anotaba en un pequeño trozo de papel, en su propio idioma, la forma en que había empleado su tiempo. Esto y el tiempo se copiaban en el libro de horas, pero no se hacía nada más con los tickets. Esta práctica fue el germen del sistema que aquí se desarrolló". [7]
Metcalfe (1885) continuó explicando las formas generales del libro de tiempo (ver imágenes):
Hay dos formas generales de libro de tiempo:
- uno, formulario A, en forma de nómina, en el que se anota en bruto el tiempo trabajado por cada hombre durante cada día;
- y los formularios B y C, en los que se intenta demostrar cómo se ha empleado el tiempo así informado.
- El formulario B ocupa una página por cada día y una línea por cada empleado. Para evitar tener que copiar los nombres cada día, se acostumbra pegar una ficha en el reverso de la primera página que, al estar desplegada, sirve para todas las páginas siguientes y también deja más espacio para el registro diario de empleos.
- El formulario C, que es una combinación tanto en forma como en nombre, se utilizaba en la Armería Nacional durante mi servicio allí. Su gran ventaja sobre el formulario B es el mayor espacio que ofrece para insertar los nombres de los empleos en los que ha estado involucrado el trabajador. También permite el uso de una unidad de tiempo más pequeña y, en consecuencia, una definición más exacta de su registro; porque en el formulario B, el pequeño espacio asignado para una descripción del trabajo y la necesidad de volver a escribirlo todos los días tienden naturalmente a la consolidación de las entradas; mientras que en el formulario C, una vez realizada una entrada es válida para todo el mes, siempre que el trabajador siempre llame al mismo trabajo por el mismo nombre. [7]
Secuencialmente Metcalfe vio una serie de objeciones contra el registro de los libros de tiempo existentes (basados en los formularios B y C):
- El obrero tiene que recordar tan de repente todos los trabajos en los que ha trabajado durante el día, que es muy propenso a cometer errores al agrupar diferentes trabajos bajo un mismo título, o al llamar al mismo trabajo con diferentes nombres, o a diferentes trabajos con el mismo nombre en diferentes días.
- Él tiende a usar términos generales con ligereza, asignando su tiempo, por ejemplo, a "Reparaciones de señoritas", "Accesorios de taller", "Trabajos a destajo", etc., en lugar de darle nombres definidos con los que se pueda distinguir en adelante su naturaleza exacta.
- En caso de que el trabajador esté ausente durante todo el día o parte del mismo, no hay nada más que la memoria del capataz en la que basarse para confirmarlo. Por ejemplo, se puede marcar al trabajador como "ausente" cuando está presente, o se le puede acreditar algún tiempo cuando está ausente; en ninguno de los dos casos se descubrirá el error hasta que se firme la nómina, ni siquiera entonces, a menos que el trabajador haya cumplido con su propio tiempo y, en este último caso, a menos que haya sido lo suficientemente honesto como para renunciar a la ventaja que le dio el error del capataz.
- Además de estos errores en la indicación de la cantidad bruta de tiempo, no son infrecuentes los siguientes errores en la distribución del tiempo: en la forma B, el capataz, al estar limitado por el espacio si tiene que hacer muchas entradas en una línea, se ve obligado a abreviarlas o condensarlas para ahorrarse problemas. [7]
La principal preocupación de Metcalfe era que no podía contabilizar los costos dentro de los talleres, [8] y como razón principal vio la falta de registros escritos. [9]
Con el desarrollo posterior de los talleres de máquinas hasta convertirse en fábricas de máquinas a finales del siglo XIX, surgió un nuevo tipo de contabilidad, llamada contabilidad de fábrica, que estaba relacionada con esa nueva práctica más compleja. En 1886, el capitán Henry Metcalfe fue el primero en proponer un nuevo sistema para el trabajo a destajo en el taller de máquinas . Este sistema introdujo una tarjeta de servicio adicional para el registro directo del tiempo de trabajo empleado en la planta de trabajo. Metcalfe (1886) explicó:
Un trabajador que trabaja a destajo y ha completado un lote adecuado de piezas, extiende un ticket para corresponder y lo entrega junto con las piezas fabricadas al capataz o inspector. Si el trabajo recibe la aprobación del inspector, perfora la tarjeta de servicio y la envía con las demás tarjetas. Las deducciones necesarias se indican en el anverso de la tarjeta, de modo que pueda contar su propia historia completa. El espacio para la cantidad se puede completar o no, a voluntad; es para facilitar el recálculo.
Además de cobrar por su trabajo, es casi tan necesario que el trabajador a destajo informe a la oficina de cuánto tiempo ha empleado en su trabajo, a fin de orientar a la oficina en futuros ajustes de las tarifas.
... Las tarjetas van al empleado de costos y se barajan, primero, por los nombres de los trabajadores; segundo, por los números de orden de trabajo debajo de cada nombre. Luego, el tiempo se ingresa en el libro de horas... frente a las órdenes de trabajo en las que se ha empleado al trabajador. Esto es para permitir que los salarios de cada trabajador se carguen a la asignación correspondiente... [10]
En el sistema propuesto por Metcalfe, el libro de horas ya no es el registro principal del tiempo de trabajo. El tiempo empleado se registra primero en una tarjeta de registro de "servicio" o de trabajo. Metcalfe (1885) explicó con más detalle el uso de las tarjetas de servicio en relación con los libros de horas:
Cuando las tarjetas de servicio, debidamente selladas por el capataz, son recibidas por el empleado de costos, las clasifica primero por nombres si así lo requieren, y luego por órdenes de taller, y anota los resultados brutos bajo cada orden de taller en el libro de horas... Excepto para los trabajadores a destajo, el libro de horas no lleva más allá la subdivisión de la orden; los detalles del empleo deben buscarse en las tarjetas de servicio. [11]
Marshall Monroe Kirkman describió otro sistema de registro de tiempo en los ferrocarriles en su libro The science of railways, vol. 9, 1895. En este sistema se hizo una división en un libro de tiempo general y varios libros de tiempo especializados para diferentes tipos de empleados:
Cada capataz de la fuerza que emplee deberá llevar un libro de horas general; deberá cerrarlo y enviarlo al oficial correspondiente el primer día de cada mes. Sin embargo, antes de enviarlo, el capataz deberá anotar la cantidad en su "informe de suministros recibidos y gastos incurridos", como ya se indicó. [12]
En el sistema de Kirkman, distintas personas participaban en la regulación de las prácticas laborales, en la contratación de mano de obra, en el control del tiempo y en la realización de las cuentas. Kirkman explicó primero la teoría del sujeto, antes de abordar las regulaciones específicas necesarias para gestionar el trabajo de una gran corporación:
La cantidad de dinero que gasta un ferrocarril en mano de obra es tan grande que la presentación de informes precisos relacionados con ella, incluida la confección de nóminas de pago verdaderas y fieles, es un asunto de la máxima importancia.
Dondequiera que haya trabajadores empleados, ya sea en talleres, talleres mecánicos, patios, almacenes, depósitos de suministros, en las vías, en las estaciones, en los trenes o en cualquier otro lugar, se deben tomar medidas inteligentes para llevar un registro preciso del tiempo que trabajan, ya sea que el trabajo se realice por horas, días, meses o piezas. De lo contrario, no puede sino resultar en injusticia, ya sea para el empleado o para la empresa... [13]
Y además:
... los detalles (distribución) del tiempo de cada hombre también deben pasar por las manos de los funcionarios locales. Estos detalles se muestran en el libro de control de tiempo; este libro debe acompañar o seguir a la nómina... El libro de control de tiempo está entonces listo para usarse en la nómina... La exactitud de cada libro de control de tiempo debe ser certificada formalmente por el cronometrador (es decir, la persona que lo hace) de la siguiente manera: "Por la presente certifico que este libro de control de tiempo es correcto". Este certificado debe ser firmado no sólo por la persona que realmente toma el tiempo, sino por el funcionario que está inmediatamente a cargo; así, en las tiendas debería ser. [14]
En la edición revisada de 1907 de esta obra, Kirkman presentó diferentes libros de tiempos especializados para puentes y edificios; para maquinistas de carga; para ingenieros de locomotoras; para maquinistas de pasajeros; y para vías. [15]
A principios del siglo XX, el registro de horas se convirtió en una herramienta habitual de gestión, a veces en forma de carpeta de hojas sueltas. [16] Sin embargo, el manejo de las cuentas laborales sigue causando grandes dificultades, como explicó Kirkman (1907), por lo que introdujo el registro de horas de trabajo :
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En lo que respecta al manejo de las cuentas de mano de obra para el trabajo realizado por los capataces de sección y otros, ha habido grandes dificultades, no sólo para determinar con precisión cuánto tiempo trabaja cada hombre, sino también la clase de trabajo que ha realizado. El formato del libro de horas de trabajo muestra muy claramente ambas cosas.* Se ha utilizado durante muchos años, pero se ha modificado de vez en cuando, a medida que la experiencia y las novedades sugerían mejoras. El punto principal en relación con él -como en el caso del material- es que cada capataz de sección puede llevar la cuenta del trabajo realizado y de lo que se ha realizado, con facilidad y poco trabajo, dejando en manos de los contables de la sede central la tarea de determinar el costo y sumar el total. [17]
Y además:
Con referencia a este libro de horas se verá que el trabajo de los hombres de sección puede ser asignado a todas las diversas cuentas de operación, construcción y otras que caen dentro del ámbito de sus funciones y esto con tal facilidad que cualquier capataz de sección puede realizar el trabajo administrativo con precisión y con tan poco tiempo que prácticamente no le quitará nada de sus tareas diarias. Así, cuando termina la jornada, anotará frente al nombre de cada hombre el número total de horas que ha trabajado y frente a eso, en las columnas apropiadas provistas para ello, cuántas horas son imputables a cada una de las diversas cuentas de operación, construcción u otras en las que ha estado ocupado el hombre. Nada podría ser más simple ni más completo. [18]
En su libro Cost Keeping and Management Engineering de 1908, Halbert Gillette presentó un sistema de contabilidad de costos y su aplicación al trabajo de alcantarillado, que incorporaba un tipo avanzado de libro de registro de horas, al que llamó hoja de horas. Aunque el formato se llamaba hoja de horas, en realidad era un libro de registro de horas completamente desarrollado y no una hoja de horas moderna . Este sistema se utilizaba en la Moore-Mansfield Construction Company y en la Mansfield Engineering Company de Indianápolis, Indiana , una oficina de diseño de ingeniería y contratación general. Gillette explicó el sistema de la siguiente manera:
La característica esencial y fundamental del sistema depende de la forma de la hoja de tiempo utilizada (vista frontal de la hoja de tiempo (primera imagen) y vista posterior (segunda imagen)). La hoja de tiempo se pliega cuando el cronometrador la usa y se lleva dentro de una funda, lo que la convierte en un libro del mismo tamaño y prácticamente en la misma forma que el libro de tiempo ordinario. En el lado izquierdo del frente aparece la hoja de tiempo en la forma habitual. [19]
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Esta hoja de tiempo está organizada de manera que pueda usarse para que un grupo informe el tiempo semanalmente, y también se usa cuando la hoja de tiempo se entrega todos los días, en cuyo último caso se ignoran las líneas debajo de las fechas de las columnas y el tiempo se coloca en la columna de horas totales. En el lado izquierdo aparece primero la columna de control del cronometrador.
Las instrucciones para el cronometrador en el reverso de la hoja (segunda imagen) probablemente sean suficientemente claras, aunque se podría agregar que cuando la hoja de tiempo se usa como un informe semanal, como es generalmente el caso, cuando el grupo es pequeño o cuando el trabajo no es importante, el tiempo se controla y se divide por medio de los cuatro cuadrados debajo de cada fecha y frente a cada nombre, representando cada cuadrado una cuarta parte de un día.
En el caso de la hoja de tiempo como se ilustra, las distribuciones mostradas son para un trabajo de alcantarillado y las distribuciones particulares requeridas se muestran impresas por medio de un sello de goma. Cada distribución para este trabajo muestra una letra clave particular, aunque la misma letra puede no significar lo mismo en dos trabajos, pero se hace referencia al encabezado del sello de goma en cada contrato para determinar el significado de dicha letra... [19]
Esta forma de control del tiempo sería útil por el mero hecho de que el sistema es uniforme, incluso si no se tuvieran en cuenta las otras características mencionadas, aunque las empresas mencionadas anteriormente que utilizan este informe están satisfechas de que están obteniendo datos más valiosos con este formato que los que habrían podido obtener con los formatos anteriores. El valor de la hoja de tiempo uniforme reside en la educación de los encargados del control del tiempo, lo que da como resultado una fuerza laboral más eficiente. Con el antiguo sistema de hojas de tiempo individuales, preparadas especialmente para cada trabajo, los formatos de las hojas de tiempo eran muchos y variados y, por esta misma razón, los encargados del control del tiempo se atrevían a incorporar sus propias ideas y realizar cambios e innovaciones, lo que daba como resultado un conjunto de datos que requerían horas y, en general, la asistencia personal de los encargados del control del tiempo para su elaboración. [19]
Dejando de lado las planillas de horas trabajadas (ver figuras), las nóminas y el libro de registro de costos, la siguiente característica del sistema de información o datos de costos consiste en los gráficos de progreso . Estos, por supuesto, variarán con cada trabajo según el carácter del mismo y, como los utilizan casi todas las grandes empresas de construcción, sólo será necesario decir que se preparan planos (generalmente planos de líneas azules) sobre los cuales el cronometrador puede colorear el trabajo completado cada día de la semana, marcar las fechas en ellos y entregar dichos gráficos a la oficina. Estos planos de progreso forman así un registro permanente del progreso del trabajo y también forman la base para la determinación de la cantidad de trabajo realizado de vez en cuando. [19]
En su obra Principles of factory cost keeping de 1913, Edward P. Moxey dedica un capítulo a la “Contabilidad del trabajo”, en el que se describen diferentes métodos de registro del tiempo . [20]
A lo largo del siglo XX, la disciplina de registrar el tiempo de trabajo comenzó a cambiar, como lo revela la siguiente cita del taller de costura A. & L. Tirocchi en Providence, Rhode Island, de 1915 a 1947:
Los registros de nóminas bien elaborados son una necesidad para cualquier empresa. Uno de los tipos fundamentales de registro es el libro de horas, con formularios impresos para registrar las horas trabajadas por los empleados semanalmente. A. & L. Tirocchi sí utilizaba estos libros de horas impresos, probablemente comprados en una tienda de artículos de oficina, pero el contable generalmente solo registraba el salario pagado semanalmente, no las horas trabajadas. [21]
Con la introducción del control de producción moderno y la contabilidad de costos estándar en la década de 1920 [22], los libros de tiempo tradicionales se volvieron obsoletos, como explicó Herman M. Grasselt (1925), una autoridad en el sector de la fabricación de papel, [23] :
El anticuado registro de horas no tiene cabida en la industria moderna; los registradores de horas y las tarjetas de entrada y salida semanales individuales son los únicos medios eficaces para obtener datos precisos. A cada departamento se le debe asignar un cierto "bloque" de números de reloj de los empleados, con suficiente margen para adiciones, de acuerdo con el flujo de operaciones. Dentro de los respectivos departamentos, cada empleado recibe un número de tarjeta de reloj definido, que permanece con él mientras esté en un determinado departamento o en la empresa. Las tarjetas de control de horas se colocan en estantes de "entrada y salida" al lado del horario. [24]
En los sistemas de gestión de finales del siglo XX se mantuvo un registro más limitado del tiempo de trabajo, sustituyéndose los tradicionales libros de horas por hojas de horas .
En la segunda mitad del siglo XX, los registros de tiempo no desaparecieron por completo. En su obra Construction Office Administration, Deatherage (1964) explicó que los registros de tiempo todavía tenían un uso limitado en su sistema de control de producción :
El autor ha elaborado y puesto en práctica en la construcción lo que se conoce como el sistema de cálculo de costos Deatherage. La característica predominante es la "escritura única ", la realización de varios registros a la vez para eliminar en la medida de lo posible cualquier reescritura o reubicación, utilizando formularios con respaldo de papel carbón y el "sistema de registro visual". Esencialmente, se trata del mismo "sistema de libros" que utiliza el tendero de la esquina para llevar las cuentas de sus clientes individuales.
El sistema Deatherage de control de producción , etc., es utilizado por algunos de los mayores fabricantes del país para llevar un registro de los costos de trabajo a destajo y también para los registros de inventario, registros de equipos, etc. Cuando se utiliza este sistema, como en el caso del tendero de la esquina, siempre se utiliza la entrada original del registro, y el saldo o total se traslada desde la última transacción. El registro de los totales continuos en los tickets, ya sea de mano de obra o materiales, se registra diariamente en el "archivo visual", de modo que los totales y las unidades del día anterior los lee directamente cualquier persona interesada. Si tiene una cuenta de crédito en el tendero,
... Esto equivale a que el capataz controle a sus hombres por la mañana antes de que comience el trabajo en su libro de control de horas y les asigne dónde trabajarán. La función adicional es que tiene que anotar dónde están sus hombres en lugar de descuidar esto hasta el final del turno y luego tratar de recordar dónde tenía a los hombres durante el día con el fin de hacer su informe de capataz, momento en el que lo adivina. [25]
Otro ejemplo fue el uso de registros de horas y salarios en Australia. El Tribunal de Conciliación y Arbitraje de la Commonwealth (1967) explicó:
Excepto cuando se utilicen dispositivos mecánicos para registrar las horas de entrada y de salida de los empleados, cada empleador deberá proporcionar un libro de control de horas o una hoja de asistencia en la que se anotará el nombre y la clasificación del empleado. El empleador deberá hacer que se anoten todos los días en el libro de control de horas o en la hoja de asistencia las horas de entrada y de salida de cada día, las horas permitidas para las comidas, las horas de trabajo diarias de cada empleado y los salarios recibidos cada semana (incluidas las horas extraordinarias y otros pagos). Dichas anotaciones deberán ser certificadas por el empleado, al menos una vez por semana, como un registro verdadero del tiempo trabajado si está convencido de ello y deberán estar avaladas por la firma del empleador o de su representante o gerente.
Se considerará una violación de este laudo si cualquier persona, a sabiendas, hace, certifica o avala una entrada falsa en dicho libro o planilla de horas.
Cuando se utilicen dispositivos mecánicos para registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores, cada empleador deberá mantener un registro en el que se pueda determinar fácilmente el nombre y la clasificación de cada trabajador, las horas trabajadas cada día y los salarios recibidos cada semana (incluidas las horas extraordinarias y otros pagos)... Los libros de control de horario, las hojas de control de horario o los registros mecánicos deberán conservarse al menos durante tres años después de que se hayan completado. [26]
Este sistema es similar al uso contemporáneo de las hojas de tiempo .
Hoy en día, el registro de horas puede formar parte de un sistema integrado de nóminas. En las pequeñas empresas, a veces se utilizan los registros de horas como libro de asistencia, para registrar el tiempo que trabajan los empleados. Se pueden utilizar como alternativa a un reloj de control de entrada a la empresa, donde los empleados registran su entrada. Otro sistema es la hoja de horas , un formulario donde los empleados rellenan las horas trabajadas. [27]
