Por otra parte, cuando se diseña un dispositivo destinado a manejar información (como un teléfono inteligente) es importante que esté adaptado o sea adaptable a las formas más habituales en que los posibles usuarios gestionan esa información.
La información puede ser personal porque pertenezca al individuo (ficheros en el ordenador personal, fotografías), se refiera a él (historial médico, historial de navegación web), vaya dirigida a él (mensajes, notas, anuncios), la haya enviado o publicado (mensajes, informe personal, blog, redes sociales), la haya experimentado (programas de televisión que haya visto) o le sea útil o relevante (Sistema de recomendación).
[5] En la literatura sobre el tema, se distinguen tres niveles: piezas, elementos u objetos; colecciones y espacios de información personal.
[4] En la actualidad, reencontrar información personal es un problema difícil, debido al aumento exponencial de esta y a su fragmentación.
La información personal de un individuo está fragmentada, porque se presenta en diferentes formatos (papel y electrónico); porque está contenida en distintos tipos de documentos (texto, música, fotografía, enlace, páginas web…) y también porque se ha creado con distintos programas y se gestiona de diferente manera (carpetas, marcadores…).
Reencontrar información personal es un proceso formado por 4 actividades: acordarse de consultar, recuperar, reconocer y repetir si es preciso.
Realizar actividades de organización y mantenimiento permite caracterizar la información, saber qué se posee y controlar el espacio personal de información para poder recuperarla cuando sea necesario Aunque los ordenadores personales cada vez tienen más capacidad de almacenamiento, las actividades de organización y mantenimiento siguen siendo necesarias, porque si se mantiene toda la información personal sin realizar labores de administración, con el tiempo, se olvida lo que se tiene y no se puede distinguir fácilmente entre lo importante y lo inútil.
[12] Desde ese momento, se han publicado numerosos libros y artículos sobre el tema.