La gestión de la información ( IM ) es la captura, el almacenamiento, la recuperación y el uso apropiado y optimizado de la información . Puede ser información de gestión personal u organizativa. La mensajería instantánea para organizaciones se refiere a un ciclo de actividad organizacional: la adquisición de información de una o más fuentes, la custodia y distribución de esa información a quienes la necesitan, y su eliminación final mediante el archivo o la eliminación y extracción.
Este ciclo de organización de la información involucra una variedad de partes interesadas , incluidos aquellos que son responsables de asegurar la calidad , accesibilidad y utilidad de la información adquirida; quienes son responsables de su almacenamiento y disposición segura; y quienes lo necesitan para la toma de decisiones . Las partes interesadas pueden tener derechos para originar, cambiar, distribuir o eliminar información de acuerdo con las políticas de gestión de información de la organización .
La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluida la planificación , organización , estructuración, procesamiento , control , evaluación y presentación de informes de las actividades de información, todo lo cual es necesario para satisfacer las necesidades de quienes tienen roles o funciones organizacionales que dependen de información. Estos conceptos genéricos permiten presentar la información a la audiencia o al grupo correcto de personas. Una vez que las personas pueden utilizar esa información, ésta gana más valor.
La gestión de la información está estrechamente relacionada y se superpone con la gestión de datos , sistemas , tecnología , procesos y, cuando la disponibilidad de información es fundamental para el éxito organizacional, la estrategia . Esta visión amplia del ámbito de la gestión de la información contrasta con la visión anterior y más tradicional de que el ciclo de vida de la gestión de la información es una cuestión operativa que requiere procedimientos, capacidades organizativas y estándares específicos que tratan la información como un producto o un servicio.
En la década de 1970, la gestión de la información se refería en gran medida a cuestiones más cercanas a lo que ahora se llamaría gestión de datos : tarjetas perforadas , cintas magnéticas y otros medios de mantenimiento de registros , que implicaban un ciclo de vida de dichos formatos que requería originación, distribución, respaldo, mantenimiento y eliminación. . En esta época se empezó a reconocer el enorme potencial de la tecnología de la información : por ejemplo, un solo chip que almacena un libro completo , o el correo electrónico que mueve mensajes instantáneamente alrededor del mundo, ideas notables en ese momento. [1] Con la proliferación de la tecnología de la información y el alcance cada vez mayor de los sistemas de información en las décadas de 1980 y 1990, [2] la gestión de la información adoptó una nueva forma. Empresas progresistas como BP transformaron el vocabulario de lo que entonces era " gestión de TI ", de modo que los " analistas de sistemas " se convirtieron en " analistas de negocios ", la "oferta de monopolio" se convirtió en una mezcla de " insourcing " y " outsourcing ", y la gran función de TI se transformó en “equipos ajustados” que comenzaron a permitir cierta agilidad en los procesos que aprovechan la información para el beneficio empresarial. [3] El alcance del interés de la alta dirección en la información de BP se extendía desde la creación de valor a través de procesos de negocio mejorados , basados en la gestión eficaz de la información, permitiendo la implementación de sistemas de información apropiados (o “ aplicaciones ”) que eran operados en TI . infraestructura que fue subcontratada . [3] De esta manera, la gestión de la información ya no era un trabajo simple que podía ser realizado por cualquiera que no tuviera nada más que hacer, sino que se volvió altamente estratégico y un asunto que requería la atención de la alta dirección . Se hizo necesaria una comprensión de las tecnologías involucradas, la capacidad de gestionar bien los proyectos de sistemas de información y los cambios comerciales, y la voluntad de alinear la tecnología y las estrategias comerciales. [4]
En el período de transición que condujo a la visión estratégica de la gestión de la información, Venkatraman (un firme defensor de esta transición y transformación, [5] propuso una disposición simple de ideas que unía de manera sucinta la gestión de los datos , la información y el conocimiento (ver el figura)) argumentó que:
Esto a menudo se conoce como el modelo DIKAR: Datos, Información, Conocimiento, Acción y Resultado, [6] da una fuerte pista sobre las capas involucradas en la alineación de la tecnología y las estrategias organizacionales, y puede verse como un momento crucial en Cambio de actitudes hacia la gestión de la información. El reconocimiento de que la gestión de la información es una inversión que debe generar resultados significativos es importante para todas las organizaciones modernas que dependen de la información y de la buena toma de decisiones para su éxito. [7]
Se cree comúnmente que una buena gestión de la información es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones y, aunque no existe una teoría comúnmente aceptada sobre la gestión de la información per se , las teorías organizativas y conductuales ayudan. Siguiendo la teoría de la gestión de las ciencias del comportamiento , desarrollada principalmente en la Universidad Carnegie Mellon y apoyada de manera destacada por March y Simon, [8] la mayor parte de lo que sucede en las organizaciones modernas es en realidad manejo de información y toma de decisiones. Un factor crucial en el manejo de la información y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar información y tomar decisiones bajo limitaciones que pueden derivarse del contexto: la edad de una persona, la complejidad de la situación o la falta de calidad requerida en la información que tiene a mano. – todo lo cual se ve exacerbado por el rápido avance de la tecnología y los nuevos tipos de sistemas que permite, especialmente cuando la red social emerge como un fenómeno que las empresas no pueden ignorar. Y, sin embargo, mucho antes de que hubiera un reconocimiento general de la importancia de la gestión de la información en las organizaciones, March y Simon [8] argumentaron que las organizaciones deben ser consideradas como sistemas cooperativos , con un alto nivel de procesamiento de información y una gran necesidad de toma de decisiones. en varios niveles. En lugar de utilizar el modelo del " hombre económico ", como propugnaba la teoría clásica [9] , propusieron como alternativa el "hombre administrativo", basándose en su argumentación sobre los límites cognitivos de la racionalidad. Además, propusieron la noción de satisfacción , que implica buscar entre las alternativas disponibles hasta alcanzar un umbral de aceptabilidad, otra idea que todavía está vigente. [10]
Además de los factores organizativos mencionados por March y Simon, hay otras cuestiones que se derivan de la dinámica económica y ambiental. Existe el costo de recopilar y evaluar la información necesaria para tomar una decisión, incluido el tiempo y el esfuerzo necesarios. [11] El costo de transacción asociado con los procesos de información puede ser alto. En particular, las reglas y procedimientos organizacionales establecidos pueden impedir la adopción de la decisión más adecuada, lo que lleva a resultados subóptimos. [12] [13] Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocráticas que pierden las economías del cambio estratégico debido a actitudes arraigadas. [14]
Según la Escuela Carnegie Mellon, la capacidad de una organización para procesar información es el núcleo de la competencia organizacional y gerencial , y las estrategias de una organización deben diseñarse para mejorar la capacidad de procesamiento de información [15] y, a medida que los sistemas de información que brindan esa capacidad se formalizan y automatizan, Sus competencias se pusieron a prueba en muchos niveles. [16] Se reconoció que las organizaciones necesitaban poder aprender y adaptarse de maneras que nunca antes habían sido tan evidentes [17] y los académicos comenzaron a organizar y publicar trabajos definitivos sobre la gestión estratégica de la información y los sistemas de información. [4] [18] Al mismo tiempo, las ideas de gestión de procesos de negocio [19] y gestión del conocimiento [20] , aunque gran parte del pensamiento inicial optimista sobre el rediseño de procesos de negocio, desde entonces ha sido desacreditado en la literatura sobre gestión de la información. [21] En el campo de los estudios estratégicos, se considera de máxima prioridad la comprensión del entorno de información, concebido como el conjunto de individuos, organizaciones y sistemas que recopilan, procesan, difunden o actúan sobre la información. Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactúan continuamente con individuos, organizaciones y sistemas. Estas dimensiones son la física, la informativa y la cognitiva. [22]
Venkatraman ha proporcionado una visión sencilla de las capacidades necesarias de una organización que quiere gestionar bien la información: el modelo DIKAR (ver arriba). También trabajó con otros para comprender cómo la tecnología y las estrategias comerciales podrían alinearse adecuadamente para identificar las capacidades específicas que se necesitan. [23] Este trabajo fue paralelo a otros escritores en el mundo de la consultoría, [24] la práctica [25] y la academia. [26]
Bytheway ha recopilado y organizado herramientas y técnicas básicas para la gestión de la información en un solo volumen. [7] En el centro de su visión de la gestión de la información se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interés en las fuentes externas de información y la necesidad de organizar la información externa no estructurada para hacerla útil (ver figura).
Un portafolio de información como este muestra cómo se puede recopilar y organizar de manera útil la información, en cuatro etapas:
Etapa 1 : Aprovechar la información pública : reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia, como códigos postales, datos meteorológicos, datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje, ejemplificados en la prensa informática personal. [27]
Etapa 2 : Etiquetar el ruido en la World Wide Web : utilizar esquemas existentes, como códigos postales y datos de GPS o, más típicamente, agregar “etiquetas”, o construir una ontología formal que proporcione estructura. Shirky ofrece una visión general de estos dos enfoques. [28]
Etapa 3 : Tamizar y analizar: en el resto del mundo, las ontologías generalizadas que están en desarrollo se extienden a cientos de entidades y cientos de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para extraer significado de grandes volúmenes de datos. Los datos estructurados en bases de datos funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de información de nivel superior: una ontología o un modelo entidad-relación . [29]
Etapa 4 : Estructuración y archivo: con el gran volumen de datos disponibles en fuentes como la web social y los sistemas de telemetría en miniatura utilizados en la gestión de la salud personal , nuevas formas de archivar y luego rastrear datos en busca de información significativa. Los métodos de reducción de mapas , que se originan en la programación funcional , son una forma más reciente de obtener información de grandes conjuntos de datos de archivo que se está volviendo interesante para las empresas regulares que tienen recursos de datos muy grandes con los que trabajar, pero que requieren recursos multiprocesador avanzados. [30]
En 2004, el sistema de gestión " Information Management Body of Knowledge " se publicó por primera vez en la World Wide Web [31] y se propuso mostrar que las competencias de gestión necesarias para obtener beneficios reales de una inversión en información son complejas y tienen múltiples niveles. El modelo marco que es la base para comprender las competencias comprende seis áreas de “conocimiento” y cuatro áreas de “proceso”:
El IMBOK se basa en el argumento de que existen seis áreas de competencia de gestión requeridas, dos de las cuales (“gestión de procesos de negocio” y “gestión de información de negocios”) están muy estrechamente relacionadas. [32]
Incluso con plena capacidad y competencia dentro de las seis áreas de conocimiento, se argumenta que las cosas aún pueden salir mal. El problema radica en la migración de ideas y valor de gestión de la información de un área de competencia a otra. Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle (y respaldado por referencias secundarias seleccionadas): [37]
Siempre hay muchas maneras de ver una empresa y el punto de vista de la gestión de la información es sólo una. Es importante recordar que otras áreas de la actividad empresarial también contribuirán a la estrategia: no es sólo una buena gestión de la información lo que hace avanzar una empresa. La gobernanza corporativa , la gestión de recursos humanos , el desarrollo de productos y el marketing tendrán un papel importante que desempeñar de manera estratégica, y no debemos ver un solo dominio de actividad como la única fuente del éxito estratégico. Por otra parte, el gobierno corporativo, la gestión de recursos humanos, el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestión eficaz de la información, por lo que, en última instancia, se puede decir que nuestra competencia para gestionar bien la información, sobre la base amplia que aquí se ofrece, es ser predominante.
Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafíos y problemas de gestión de la información a nivel operativo , especialmente cuando se genera un cambio organizacional . La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con nuevos estilos de gestión de la información requieren un nivel de gestión del cambio organizacional que es notoriamente difícil de lograr. Como resultado de una reticencia organizacional general al cambio, para permitir nuevas formas de gestión de la información, podría haber (por ejemplo): una escasez de los recursos necesarios, una falta de reconocimiento de nuevas clases de información y los nuevos procedimientos que las utilizan, una falta de apoyo de la alta dirección que conduce a una pérdida de visión estratégica e incluso a maniobras políticas que socavan el funcionamiento de toda la organización. [41] Sin embargo, la aplicación de nuevas formas de gestión de la información normalmente debería generar beneficios operativos.
En sus primeros trabajos, tomando una visión del procesamiento de información del diseño organizacional, Jay Galbraith identificó cinco áreas tácticas para aumentar la capacidad de procesamiento de información y reducir la necesidad de procesamiento de información. [42]
El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa diferente de la simple jerarquía, la “ organización matricial ”. Esto reúne la visión vertical (jerárquica) de una organización y la visión horizontal (producto o proyecto) del trabajo que realiza visible para el mundo exterior. La creación de una organización matricial es una respuesta de gestión a una fluidez persistente de la demanda externa, evitando respuestas múltiples y espurias a demandas episódicas que tienden a abordarse individualmente.
