Un documento es una representación de pensamiento escrita , dibujada , presentada o conmemorada, a menudo la manifestación de contenido no ficticio , así como ficticio . La palabra tiene su origen en el latín Documentum , que denota una "enseñanza" o "lección": el verbo doceō denota "enseñar". En el pasado, la palabra se usaba generalmente para denotar prueba escrita útil como prueba de una verdad o un hecho. En la era de las computadoras , "documento" generalmente denota un archivo de computadora principalmente textual , incluida su estructura y formato, por ejemplo, fuentes, colores e imágenes . Actualmente, "documento" no se define por su medio de transmisión , por ejemplo el papel, dada la existencia de documentos electrónicos . "Documentación" se distingue porque tiene más denotaciones que "documento". Los documentos también se distinguen de los " realia ", que son objetos tridimensionales que de otro modo satisfarían la definición de "documento" porque conmemoran o representan el pensamiento; Los documentos se consideran más bien representaciones bidimensionales. Si bien los documentos pueden tener una gran variedad de personalización, todos los documentos se pueden compartir libremente y tienen derecho a hacerlo, la creatividad también puede estar representada por los documentos. Historia, eventos, ejemplos, opiniones, etc., todo se puede expresar en documentos.
El concepto de "documento" ha sido definido por Suzanne Briet como "cualquier indicación concreta o simbólica, conservada o registrada, para reconstruir o probar un fenómeno, ya sea físico o mental". [1]
Un artículo citado con frecuencia concluye que "la noción en evolución de documento " entre Jonathan Priest, Paul Otlet , Briet, Walter Schürmeyer y otros documentalistas enfatizaron cada vez más todo lo que funcionaba como documento en lugar de las formas físicas tradicionales de los documentos. El cambio hacia la tecnología digital parece hacer que esta distinción sea aún más importante. David M. Levy ha dicho que el énfasis en la tecnología de los documentos digitales ha impedido nuestra comprensión de los documentos digitales como documentos. [2] Un documento convencional, como un mensaje de correo o un informe técnico , existe físicamente en la tecnología digital como una cadena de bits, como todo lo demás en un entorno digital. Como objeto de estudio, se ha convertido en documento. Se ha convertido en evidencia física para quienes lo estudian.
"Documento" se define en biblioteconomía, ciencias de la información y ciencias de la documentación como una idea abstracta y fundamental: la palabra denota todo lo que puede representarse o conmemorarse para servir como evidencia . El ejemplo clásico proporcionado por Briet es el de un antílope : "Un antílope que corre salvajemente en las llanuras de África no debería ser considerado un documento[;] ella gobierna. Pero si fuera capturado, llevado a un zoológico y convertido en objeto de estudio , se ha convertido en un documento. Se ha convertido en evidencia física utilizada por quienes lo estudian. De hecho, los artículos académicos escritos sobre el antílope son documentos secundarios, ya que el antílope en sí es el documento principal". [3] [4] Esta opinión ha sido interpretada [ ¿por quién? ] como una expresión temprana de la teoría actor-red .
Un documento puede estar estructurado, como documentos tabulares, listas, formularios o cuadros científicos, semiestructurado como un libro o un artículo de periódico , o no estructurado como una nota escrita a mano. A veces los documentos se clasifican como secretos , privados o públicos. También pueden describirse como borradores o pruebas . Cuando se copia un documento , la fuente se denomina " original ".
Los documentos se utilizan en numerosos campos, por ejemplo:
Estos documentos estándar se pueden redactar basándose en una plantilla .
El diseño de página de un documento es cómo se organiza gráficamente la información en el espacio del documento, por ejemplo, en una página. Si le preocupa la apariencia del documento, el diseño de la página generalmente es responsabilidad de un diseñador gráfico . La tipografía se refiere al diseño de formas de letras y símbolos y su disposición física en el documento (ver composición tipográfica ). El diseño de la información se refiere a la comunicación efectiva de información , especialmente en documentos industriales y carteles públicos . Es posible que los documentos textuales simples no requieran un diseño visual y sólo pueden ser redactados por un autor , secretario o transcriptor . Los formularios pueden requerir un diseño visual para sus campos iniciales, pero no para completarlos.
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información se le aplicaba con tinta , ya sea mediante escritura a mano (para hacer un manuscrito ) o mediante un proceso mecánico (por ejemplo, una imprenta o una impresora láser ). Hoy en día, algunos documentos breves también pueden consistir en hojas de papel grapadas .
Históricamente, los documentos se inscribían con tinta sobre papiro (a partir del antiguo Egipto ) o pergamino ; rayados como runas o tallados en piedra usando una herramienta afilada, por ejemplo, las Tablas de Piedra descritas en la Biblia ; estampadas o grabadas en arcilla y luego cocidas para hacer tablillas de arcilla , por ejemplo, en las civilizaciones sumeria y otras civilizaciones mesopotámicas . El papiro o pergamino a menudo se enrollaba en un pergamino o se cortaba en hojas y se encuadernaba en un códice (libro).
Los medios electrónicos contemporáneos para conmemorar y exhibir documentos incluyen:
Los documentos digitales suelen requerir un formato de archivo específico para poder presentarse en un medio específico.
Los documentos en todas sus formas suelen servir como prueba material en procesos penales y civiles. El análisis forense de dicho documento está dentro del ámbito del examen de documentos cuestionados . Para catalogar y gestionar la gran cantidad de documentos que pueden producirse durante el litigio , la numeración Bates a menudo se aplica a todos los documentos de la demanda para que cada documento tenga un número de identificación único y arbitrario.
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