La gestión de contenido empresarial ( ECM ) amplía el concepto de gestión de contenido añadiendo una línea de tiempo para cada elemento de contenido y, posiblemente, imponiendo procesos para su creación, aprobación y distribución. Los sistemas que utilizan ECM generalmente proporcionan un repositorio seguro para los elementos gestionados, analógicos o digitales. También incluyen uno (o más) métodos para importar contenido para gestionar nuevos elementos y varios métodos de presentación para que los elementos estén disponibles para su uso. Aunque el contenido ECM puede estar protegido por la gestión de derechos digitales (DRM), no es obligatorio. ECM se distingue de la gestión de contenido general por su conocimiento de los procesos y procedimientos de la empresa para la que se crea. [1]
La última definición abarca áreas que tradicionalmente se han abordado mediante sistemas de gestión de documentos y registros , e implica la conversión de datos a formatos digitales y tradicionales, incluidos el papel y el microfilm.
La gestión de contenido web y de documentos , la búsqueda, la colaboración, la gestión de registros, la gestión de activos digitales (DAM), la gestión del flujo de trabajo y la captura y el escaneo , son términos generales que abarcan la gestión del ciclo de vida de la información, desde la publicación inicial (o creación) hasta el archivo y la eliminación final. Se ofrece de cuatro maneras:
Los beneficios para una organización incluyen una mayor eficiencia, un mejor control y una reducción de costos. Los bancos han pasado de almacenar copias de cheques antiguos en sistemas ECM al método anterior de guardar cheques físicos en almacenes. Con el sistema anterior, la solicitud de una copia de un cheque por parte de un cliente podía llevar semanas; un empleado del banco tenía que ponerse en contacto con el almacén donde se encontraban la caja, el archivo y el cheque correctos. Se extraía el cheque, se hacía una copia y se enviaba por correo al banco, que a su vez la enviaba por correo al cliente. Con un sistema ECM en funcionamiento, un empleado del banco podía consultar el sistema para obtener el número de cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando aparecía una imagen del cheque en la pantalla, el banco podía enviar una copia por correo inmediatamente al cliente; generalmente mientras el cliente todavía estaba al teléfono.
La gestión de contenido empresarial, una forma de gestión de contenido , combina la captura, búsqueda y conexión en red de documentos con el archivado digital , la gestión de documentos y el flujo de trabajo . Incluye los desafíos que implica el uso y la conservación de la información interna (a menudo no estructurada) de una empresa en todas sus formas. La mayoría de las soluciones ECM se centran en los sistemas de empresa a empleado (B2E).
Han surgido nuevos componentes de ECM. A medida que se registran y desclasifican contenidos, cada uso genera nuevos metadatos (automáticamente, hasta cierto punto). La información sobre cómo (y cuándo) las personas utilizan el contenido puede permitir que el sistema adquiera nuevas vías de filtrado, enrutamiento y búsqueda, taxonomías corporativas y redes semánticas , y decisiones sobre reglas de retención.
Las soluciones pueden proporcionar servicios de intranet a los empleados (B2E) y pueden incluir portales empresariales para relaciones entre empresas (B2B), entre empresas y gobiernos (B2G), entre gobiernos y empresas (G2B) u otras relaciones comerciales. Esta categoría incluye la mayoría de las soluciones de flujo de trabajo y groupware de gestión de documentos que, en 2016, no habían convertido completamente su arquitectura a ECM, pero que proporcionaban una interfaz web. La gestión de activos digitales es una forma de ECM que implica contenido almacenado digitalmente. Los sistemas de gestión de contenido sanitario especializados cumplen con los requisitos reglamentarios especiales para dispositivos médicos e interoperabilidad .
Las tecnologías que abarcaron ECM en 2016 descienden de los sistemas electrónicos de gestión de documentos (DMS) de finales de la década de 1980 y principios de la de 1990. Los productos DMS originales eran independientes y proporcionaban funcionalidad en una de cuatro áreas: imágenes , flujo de trabajo, gestión de documentos y gestión de relaciones empresariales (ERM).
Un usuario típico de los primeros sistemas de gestión de documentos digitales (DMS) tenía un sistema de procesamiento de imágenes y flujo de trabajo a pequeña escala (quizás un departamento) para mejorar un proceso con uso intensivo de papel y trabajar hacia una oficina sin papel . Las primeras tecnologías de DMS independientes tenían como objetivo ahorrar tiempo (o mejorar el acceso a la información) al reducir la manipulación y el almacenamiento de papel, reducir la pérdida de documentos y acelerar el acceso a la información. Los DMS podían proporcionar acceso en línea a información que antes solo estaba disponible en papel, microfilm o microfichas. Al mejorar el control sobre los documentos y sus procesos, los DMS agilizaban las prácticas comerciales. Su registro de auditoría aumentaba la seguridad de los documentos y medía la productividad y la eficiencia.
Las categorías de productos de DMS se consideraban complementarias y las organizaciones deseaban utilizar varios productos de DMS. Un departamento de atención al cliente podía combinar la digitalización, la gestión de documentos y el flujo de trabajo; un departamento de contabilidad podía acceder a las facturas de los proveedores desde un sistema ERM, a los pedidos de compra desde un sistema de digitalización y a los contratos desde un sistema de gestión de documentos. A medida que las organizaciones establecían una presencia en Internet , querían gestionar el contenido web. Las organizaciones que habían automatizado departamentos individuales comenzaron a prever una implementación más amplia.
El movimiento hacia sistemas DMS integrados reflejó una tendencia común en la industria del software: la integración de sistemas pequeños en sistemas más completos. Los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones eran productos independientes hasta principios de los años 90, cuando el mercado viró hacia la integración.
Los primeros desarrolladores ofrecieron múltiples tecnologías DMS independientes como una única "suite" empaquetada, con poca (o ninguna) integración funcional. Alrededor de 2001, la industria comenzó a utilizar el término "gestión de contenido empresarial" para los sistemas integrados. [ cita requerida ]
En 2006, Microsoft (con su familia de productos SharePoint ) y Oracle Corporation (con Oracle Content Management ) ingresaron al mercado de ECM de bajo costo. [a] [3] También se encuentran disponibles productos ECM de código abierto .
Las normas gubernamentales, entre ellas la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), la BS 7799 y la ISO/IEC 27001 , influyen en el desarrollo y el uso de ECM. En 2016, las organizaciones podrían implementar un único sistema ECM para gestionar la información en todos los departamentos.
Las empresas adoptan la gestión de contenido empresarial para aumentar la eficiencia, mejorar el control de la información y reducir el costo general de la gestión de la información. La gestión de contenido empresarial agiliza el acceso a los registros con búsquedas por palabras clave y texto completo, lo que permite a los empleados obtener rápidamente la información necesaria desde sus computadoras de escritorio.
ECM facilita la eficiencia organizacional a través de las siguientes capacidades:
Los sistemas de gestión pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria, como HIPAA, la Ley Sarbanes-Oxley , el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) y las Reglas Federales de Procedimiento Civil . La seguridad a nivel de usuario, función y registro protege los datos confidenciales. Se puede redactar parte de la información de un documento , de modo que el resto se pueda compartir sin comprometer la identidad ni los datos clave. Se realiza un seguimiento de cada acción en el sistema y se puede informar sobre ella para demostrar el cumplimiento de una amplia variedad de regulaciones.
En su artículo Computerwoche , [5] Ulrich Kampffmeyer caracterizó la ECM como:
El ECM funciona correctamente cuando es invisible para los usuarios. Admite aplicaciones especializadas como servicios subordinados. El ECM es un modelo multicapa que incluye tecnología para manejar, entregar y gestionar datos estructurados e información no estructurada. Gestiona la información en un sistema de gestión de contenido web y la archiva como un repositorio universal. [6]
El ECM combina componentes que pueden utilizarse como sistemas independientes sin necesidad de incorporarlos a un sistema de toda la empresa. [6] La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) definió los cinco componentes del ECM como:
La captura implica convertir información de documentos en papel a formato electrónico mediante escaneo y recopila archivos electrónicos e información en una estructura coherente para su administración. Las tecnologías de captura también abarcan la creación de metadatos , que describen las características de un documento para facilitar su ubicación mediante tecnología de búsqueda. Una historia clínica puede incluir la identificación del paciente, el nombre, la fecha de la visita y el procedimiento para que el personal médico localice la historia clínica.
Los primeros sistemas de automatización de documentos fotografiaban los documentos para almacenarlos en microfilm o microfichas . Los escáneres de imágenes hacen copias digitales de documentos en papel. Los documentos que ya están en formato digital se pueden copiar (o vincular) si están disponibles en línea. La captura automática o semiautomática puede utilizar como fuentes documentos de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML , aplicaciones empresariales y de planificación de recursos empresariales (ERP) o sistemas de aplicaciones especializadas.
Las tecnologías de reconocimiento para extraer información de documentos escaneados y faxes digitales incluyen:
Las funciones de limpieza de imágenes incluyen rotación, enderezamiento, ajuste de color, transposición, zoom, alineación, separación de páginas, anotaciones y reducción de ruido .
El procesamiento de formularios comprende dos grupos de tecnologías, aunque el contenido de la información y el carácter de los documentos pueden ser idénticos. Se trata de la captura de formularios impresos mediante escaneo; a menudo se utilizan tecnologías de reconocimiento, ya que los formularios bien diseñados permiten el procesamiento automático. El procesamiento automático puede capturar formularios electrónicos (como los enviados a través de páginas web) si el sistema de captura conoce el diseño, la estructura, la lógica y el contenido.
La gestión de informes empresariales (ERM) registra informes y otros documentos en discos ópticos u otros medios de almacenamiento digital para sistemas ECM. La tecnología se utilizó originalmente con discos láser .
La agregación de datos unifica documentos de diferentes aplicaciones y fuentes, enviándolos a sistemas de almacenamiento y procesamiento en una estructura y formato uniformes.
La indexación por temas mejora las búsquedas, ya que ofrece formas alternativas de organizar la información. La indexación manual asigna manualmente los atributos de la base de datos de índice al contenido y, por lo general, se utiliza en una base de datos de "administración" para fines de administración y acceso.
La indexación automática y manual de atributos se puede facilitar con perfiles de diseño de entrada preestablecidos, que pueden describir clases de documentos que limitan el número de posibles valores de índice o asignan automáticamente ciertos criterios. Los programas de clasificación automática pueden extraer datos de índice, categoría y transferencia de forma autónoma. Basándose en la información contenida en objetos de información electrónica, pueden evaluar la información en función de criterios predefinidos o en un proceso de autoaprendizaje.
La categoría de gestión tiene cinco áreas de aplicación:
Conecta los demás componentes, que pueden utilizarse en combinación o por separado. La gestión de documentos, la gestión de contenidos web, la colaboración, el flujo de trabajo y la gestión de procesos empresariales abordan la parte dinámica del ciclo de vida de la información. La gestión de registros gestiona los documentos finalizados de acuerdo con el periodo de retención de la organización , que debe cumplir con los mandatos gubernamentales y las prácticas de la industria. Los componentes de gestión incorporan bases de datos y sistemas de autorización de acceso.
Los sistemas de gestión de documentos controlan los documentos desde su creación hasta su archivo. Entre ellos se incluyen:
La gestión de documentos se superpone con otros componentes de gestión, aplicaciones de oficina (como Microsoft Outlook y Exchange, o Lotus Notes y Domino) y servicios de biblioteca que administran el almacenamiento de información.
Los componentes de colaboración en un sistema ECM ayudan a los usuarios a trabajar juntos para desarrollar y procesar contenido. Muchos de estos componentes se desarrollaron a partir de paquetes de software colaborativo; los sistemas colaborativos ECM incluyen elementos de gestión del conocimiento .
Utilizan bases de datos de información y métodos de procesamiento diseñados para que varios usuarios los utilicen simultáneamente sobre el mismo elemento de contenido. La colaboración utiliza conocimientos basados en habilidades, recursos y datos de antecedentes para el procesamiento conjunto de la información. Pueden incluirse componentes de administración (como pizarrones virtuales para intercambio de ideas, programación de citas y sistemas de gestión de proyectos) y aplicaciones de comunicación como videoconferencias. La gestión colaborativa de contenido empresarial también puede integrar información de otras aplicaciones.
ECM integra sistemas de gestión de contenidos (CMS), presentando la información existente gestionada en el repositorio ECM. [8]
A diferencia de los sistemas de archivo electrónicos tradicionales, la gestión de archivos y expedientes consiste en administrar registros, información importante y datos que las empresas deben archivar. Independientemente del medio de almacenamiento, la información gestionada no necesita almacenarse electrónicamente. La gestión de archivos y expedientes incluye:
Los términos "flujo de trabajo" y " gestión de procesos empresariales " (BPM) suelen utilizarse indistintamente. El flujo de trabajo de producción utiliza secuencias predefinidas para controlar los procesos; en un flujo de trabajo ad hoc , el usuario determina la secuencia del proceso. Los usuarios interactúan en las soluciones de flujo de trabajo y los motores de flujo de trabajo son un servicio en segundo plano que controla el flujo de información y datos. La gestión del flujo de trabajo incluye:
Según AIIM, BPM es una forma de ver (y controlar) los procesos organizacionales.
Los componentes de almacenamiento almacenan temporalmente información que no es necesaria, deseada o lista para el almacenamiento o conservación a largo plazo. Incluso si el componente de almacenamiento utiliza medios adecuados para el archivo a largo plazo, sigue estando separado de la "conservación".
Los componentes de la tienda se pueden dividir en tres categorías:
Los repositorios de ECM pueden combinarse. Los tipos incluyen:
Los servicios de biblioteca son componentes administrativos de ECM que manejan el acceso a la información, tomando y almacenando información de los componentes de captura y administración. También administran las ubicaciones de almacenamiento en el almacenamiento dinámico, el almacén y el archivo de conservación a largo plazo. La ubicación de almacenamiento está determinada por las características y la clasificación de la información. El servicio de biblioteca trabaja con la base de datos de los componentes de administración para proporcionar búsqueda y recuperación .
Gestiona el almacenamiento en línea (acceso directo a datos y documentos), el almacenamiento casi en línea (datos y documentos en un medio al que se puede acceder rápidamente, como datos en un disco óptico en los bastidores de un sistema de almacenamiento pero no insertados en una unidad que pueda leerlos) y el almacenamiento fuera de línea (datos y documentos en un medio que no está disponible rápidamente).
Si el sistema de gestión documental no lo proporciona, el servicio de biblioteca debe contar con un sistema de gestión de versiones que permita controlar el estado de la información y el check-in/check-out para la provisión controlada de información. Genera un registro de auditoría, registros de uso y edición de la información.
Se pueden utilizar diversas tecnologías para almacenar información, dependiendo de la aplicación y el entorno del sistema:
La conservación es el almacenamiento y la copia de seguridad a largo plazo y segura de información inalterable. Generalmente, se lleva a cabo mediante la gestión de registros de ECM y puede estar diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria.
El contenido deja de cambiar y se vuelve estático. Los componentes de preservación digital de ECM también almacenan temporalmente información que no necesita archivarse. Los componentes de preservación tienen visualizadores especiales, herramientas de conversión y migración y medios de almacenamiento a largo plazo:
Para garantizar la disponibilidad a largo plazo de la información, se utilizan varias estrategias de archivo electrónico. Las aplicaciones, los datos de índice, los metadatos y los objetos pueden migrarse continuamente de sistemas más antiguos a otros más nuevos. La emulación de software antiguo permite a los usuarios acceder a los datos y objetos originales; el software puede identificar el formato de los objetos conservados y mostrarlos en un nuevo entorno.
La gestión de salida empresarial presenta información de los componentes de gestión, almacenamiento y conservación. Su modelo de Asociación para la gestión de información e imágenes para ECM se basa en funciones; los componentes de entrega pueden introducir información en otros sistemas (por ejemplo, transferir información a medios portátiles o generar archivos de salida) o preparar información para su almacenamiento y conservación.
Los componentes de entrega se pueden dividir en tres grupos: tecnologías de transformación, tecnologías de seguridad y distribución. La transformación y la seguridad son servicios de middleware y deberían estar igualmente disponibles para todos los componentes de ECM. Para la salida, las funciones principales son el diseño y la maquetación (con herramientas para maquetar y formatear la salida) y la publicación electrónica (presentación de información para su distribución).
Las transformaciones deben ser controladas y rastreables por servicios en segundo plano. Entre ellos se incluyen:
Las tecnologías de seguridad están disponibles para todos los componentes de ECM. Las firmas electrónicas se utilizan cuando se envían documentos y durante el escaneo, para documentar la captura completa. La infraestructura de clave pública es una tecnología básica de firma electrónica que administra claves y certificados y verifica la autenticidad de la firma. Otras firmas electrónicas confirman la identidad del remitente y la integridad de los datos enviados.
La gestión de derechos digitales y las marcas de agua se utilizan en la distribución de contenidos y la gestión de activos multimedia para gestionar y proteger los derechos de propiedad intelectual y los derechos de autor. Las marcas de agua electrónicas, incrustadas en un archivo, protegen los derechos de uso de los contenidos de Internet.
ECM se proporciona a los usuarios con una variedad de medios de salida y distribución:
El ECM se desarrolló como una aplicación de software que las empresas implementaban en redes corporativas; cada empresa administra y mantiene el ECM y los dispositivos de red que almacenan los datos. Los sistemas ECM locales pueden personalizarse según las necesidades de la organización. Dado que la captura de documentos en papel requiere dispositivos como escáneres de imágenes o dispositivos multifunción, normalmente se realiza en las instalaciones; sin embargo, se puede subcontratar a oficinas de servicios para el escaneo, indexación y devolución de grandes volúmenes mediante transferencia web o en CD, DVD u otros dispositivos de almacenamiento externo.
El software como servicio ECM, también conocido como computación en la nube , es accesible para los usuarios en línea a pedido.
Antes de 2003, el mercado de ECM estaba dominado por proveedores independientes de tamaño mediano que se dividían en dos categorías: aquellos que se originaron como empresas de gestión de documentos y comenzaron a agregar la gestión de otros contenidos comerciales, y aquellos que comenzaron como proveedores de gestión de contenido web y que intentaron diversificarse en la gestión de documentos comerciales y multimedia.
En 2002, Documentum añadió capacidades de colaboración con la adquisición de eRoom ; Interwoven y Vignette respondieron con sus adquisiciones de iManage e Intraspect. Documentum compró Bulldog por sus capacidades de gestión de activos digitales (DAM); Interwoven y OpenText respondieron con las adquisiciones de MediaBin y Artesia . OpenText también adquirió las empresas de software europeas IXOS y Red Dot. En octubre de 2003, EMC Corporation adquirió Documentum. IBM compró FileNet y Oracle compró Stellent en 2006; OpenText también compró Hummingbird Ltd. ese año. Hewlett-Packard (HP) adquirió la empresa australiana Tower Software en 2008. En marzo de 2009, Autonomy compró Interwoven; OpenText adquirió Vignette en julio de ese año y MetaStorm en febrero de 2011. OpenText adquirió Global 360 en julio de 2011, [9] y HP acordó comprar Autonomy en agosto de 2011. [10]
En abril de 2007, Alan Pelz-Sharpe, director de CMS Watch , dijo: "Algunos de los nombres más importantes de este negocio están atravesando una transformación sustancial que conducirá a cambios en las hojas de ruta y los conjuntos de productos en los próximos años". [11] Nuxeo y Alfresco ofrecieron software ECM de código abierto ese año. [12]
Gartner estimó en 2010 que el mercado de ECM valía aproximadamente 3.500 millones de dólares en 2009; se esperaba que creciera a una tasa de crecimiento anual compuesta del 10,1 por ciento hasta 2014. El mercado experimentó una serie de fusiones y adquisiciones en 2010. [13] En 2014, Real Story Group (anteriormente CMS Watch) agregó proveedores basados en la nube a sus evaluaciones de ECM de 2014. [14]