La automatización de documentos (también conocida como ensamblaje de documentos ) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos . Estos incluyen sistemas basados en lógica que utilizan segmentos de texto y/o datos preexistentes para ensamblar un nuevo documento. Este proceso se utiliza cada vez más en ciertas industrias para ensamblar documentos legales, contratos y cartas. Los sistemas de automatización de documentos también se pueden utilizar para automatizar todo el texto condicional, el texto variable y los datos contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas minimizar la entrada de datos, reducir el tiempo dedicado a la corrección de textos y reducir los riesgos asociados a los errores humanos . Entre los beneficios adicionales se incluyen: ahorro de tiempo y dinero debido a la disminución de la manipulación de papel, la carga de documentos, el almacenamiento, la distribución, el franqueo/envío, los faxes, el teléfono, la mano de obra y el desperdicio.
Las funciones básicas consisten en sustituir el engorroso proceso de rellenado manual de documentos repetitivos por sistemas basados en plantillas en los que el usuario responde a preguntas de entrevistas o a una pantalla de entrada de datos controlada por software. La información recopilada rellena el documento para formar un buen primer borrador. [1] Los sistemas de automatización de documentos más avanzados de la actualidad permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.
Si bien el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en las industrias jurídica , de servicios financieros y de gestión de riesgos , se puede utilizar en cualquier industria que genere documentos basados en transacciones. Un buen ejemplo de cómo se puede utilizar el software de automatización de documentos es con los documentos hipotecarios comerciales . Una transacción hipotecaria comercial típica puede incluir varios documentos, entre ellos:
Algunos de estos documentos pueden contener entre 80 y 100 páginas, con cientos de párrafos y elementos de datos opcionales. El software de automatización de documentos tiene la capacidad de completar automáticamente las variables correctas del documento en función de los datos de la transacción. Además, algunos software de automatización de documentos tienen la capacidad de crear un conjunto de documentos en el que todos los documentos relacionados se encapsulan en un solo archivo, lo que hace que las actualizaciones y la colaboración sean fáciles y rápidas.
También se pueden utilizar aplicaciones de software más sencillas y fáciles de aprender para automatizar la preparación de documentos, sin una complejidad excesiva. Por ejemplo, Pathagoras se presenta como un sistema de ensamblaje de documentos de "texto simple, sin campos permitidos". Los administradores del portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto utilizados con frecuencia, organizarlos en grupos lógicos y luego acceder rápidamente a ellos para pegarlos en los documentos finales.
Existen muchos documentos utilizados en logística . Se denominan: facturas , listas de empaque /recibos/hojas (manifiestos), listas de contenido, tickets de picking, formularios de acuse de recibo de llegada / informes de muchos tipos (por ejemplo , MSDS , mercancías dañadas, mercancías devueltas, detallado/resumen, etc.), importación / exportación , entrega , conocimiento de embarque (BOL), etc. Estos documentos suelen ser los contratos entre el destinatario y el consignatario , por lo que son muy importantes para ambas partes y cualquier intermediario, como una empresa de logística de terceros (3PL) y los gobiernos . El manejo de documentos dentro de la logística , la gestión de la cadena de suministro y los centros de distribución se realiza típicamente en mano de obra o de forma semiautomática utilizando lectores de códigos de barras , software e impresoras láser de sobremesa . Hay algunos fabricantes de sistemas de automatización de documentos de alta velocidad que compararán automáticamente el documento impreso con láser con el pedido e insertarán o aplicarán automáticamente una cartera /bolsa cerrada al contenedor de envío (con frecuencia una bolsa de polietileno flexible o cartón corrugado /contenedor rígido). Vea a continuación los enlaces de video de sitios web externos que muestran estos sistemas de automatización de documentos. La protección de la privacidad y el robo de identidad son preocupaciones importantes, especialmente con el aumento del comercio electrónico , las compras por Internet / en línea y los canales de compras (otras referencias anteriores son las compras por catálogo y por correo ), lo que hace que sea más importante que nunca garantizar que el documento correcto esté asociado con el pedido o envío correcto en todo momento. El software que produce documentos es: ERP , WMS , TMS , middleware heredado y la mayoría de los paquetes de contabilidad. [ cita requerida ]
Varios proyectos de investigación han analizado la estandarización y automatización más amplia de los documentos en la industria del transporte de mercancías . [2] [3]
La tecnología de automatización se puede utilizar en la producción de documentos legales, como contratos de empleo y documentos de planificación patrimonial, potencialmente con el uso de una interfaz en línea o un árbol de decisiones. [4] En los grandes bufetes de abogados, los sistemas de recopilación de documentos se utilizan a menudo para sistematizar el trabajo, por ejemplo, mediante la creación de hojas de condiciones complejas y los primeros borradores de contratos de crédito. [5] [6]
Con la liberalización del mercado de servicios jurídicos del Reino Unido, impulsada por la Ley de Servicios Jurídicos de 2007 [7], las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia jurídica a sus clientes. [8] [9] La mayoría de estas empresas utilizan algún elemento de tecnología de automatización de documentos para proporcionar servicios de documentos jurídicos a través de la Web. [10] Esto se ha considerado como el presagio de una tendencia hacia la mercantilización, por la que tecnologías como la automatización de documentos dan lugar a servicios jurídicos de gran volumen y bajo margen que se "empaquetan" y se proporcionan a una audiencia del mercado masivo. [11] [12] [13]
Las pólizas y certificados de seguros, según el tipo, también pueden tener cientos de páginas e incluir información específica sobre el asegurado. Normalmente, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros se creaban a) escribiendo cartas en formato libre, b) añadiendo folletos preimpresos, c) editando plantillas y d) personalizando gráficos con la información requerida, para luego clasificar e insertar manualmente todos los documentos en un paquete y enviarlos por correo al asegurado. Los distintos documentos incluidos en un paquete podrían incluir los siguientes tipos de documentos:
Se puede requerir mucho trabajo para armar un paquete. En la mayoría de los sistemas de administración de políticas, el sistema generará algún tipo de declaración de políticas como punto de partida, pero es posible que sea necesario personalizarla y mejorarla con otros materiales necesarios.