En los negocios, los gastos generales o generales se refieren a un gasto continuo de operar un negocio. Los gastos generales son gastos que no pueden rastrearse ni identificarse convenientemente con ninguna unidad de ingresos en particular, a diferencia de los gastos operativos como la materia prima y la mano de obra. Por lo tanto, los gastos generales no pueden asociarse inmediatamente con los productos o servicios que se ofrecen y, por lo tanto, no generan ganancias directamente. [1] Sin embargo, los gastos generales siguen siendo vitales para las operaciones comerciales, ya que brindan un apoyo crítico para que la empresa lleve a cabo actividades lucrativas. [2] Por ejemplo, los costos generales, como el alquiler de una fábrica, permiten a los trabajadores fabricar productos que luego pueden venderse para obtener ganancias. Dichos gastos se incurren para la producción en general y no para una orden de trabajo en particular; por ejemplo, los salarios pagados al personal de vigilancia y vigilancia, los gastos de calefacción e iluminación de la fábrica, etc. Los gastos generales también son un elemento de costo muy importante junto con los materiales directos y la mano de obra directa. [2]
Los gastos generales suelen estar relacionados con conceptos contables como costos fijos y costos indirectos .
Los gastos generales son todos los costos en el estado de resultados, excepto la mano de obra directa, los materiales directos y los gastos directos. Los gastos generales incluyen honorarios de contabilidad, publicidad , seguros , intereses, honorarios legales, carga laboral, alquiler , reparaciones, suministros, impuestos, facturas telefónicas, gastos de viaje y servicios públicos. [3]
Básicamente, existen dos tipos de gastos generales empresariales: gastos generales administrativos y gastos generales de fabricación. [4]
Los gastos generales administrativos incluyen elementos como servicios públicos, planificación estratégica y diversas funciones de apoyo. Estos costos se tratan como gastos generales debido a que no están directamente relacionados con ninguna función particular de la organización, ni resultan directamente en la generación de ganancias . En cambio, estos costos simplemente asumen la función de respaldar todas las demás funciones de la empresa. [5]
Las organizaciones benéficas pueden referirse a sus gastos administrativos como "costos básicos". [6]
Las universidades cobran periódicamente gastos administrativos por la investigación. En Estados Unidos, la tasa promedio de gastos generales es del 52%, que se gasta en la operación de edificios, salarios administrativos y otras áreas no directamente relacionadas con la investigación. [7] Los académicos han argumentado en contra de estos cargos. Por ejemplo, Benjamin Ginsberg mostró cómo las tasas de gastos generales se utilizan principalmente para subsidiar los crecientes salarios administrativos y la depreciación de los edificios, ninguno de los cuales beneficia directamente a la investigación; aunque sí beneficia a los administradores que determinan la política universitaria en su libro The Fall of Faculty . Un artículo escrito por Joshua Pearce en Science argumentó que las prácticas de contabilidad general perjudican a la ciencia al retirar fondos de la investigación y desalentar el uso de hardware de código abierto menos costoso . [8] Entró en detalles sobre la contabilidad que muestra cómo se desperdician millones cada año en apropiaciones de efectivo por parte de los administradores universitarios en ZME Science. [9]
Esto incluye principalmente los salarios mensuales y anuales que se acuerden. Se consideran gastos generales ya que estos costos deben pagarse independientemente de las ventas y ganancias de la empresa. Además, el salario difiere del salario ya que el salario no se ve afectado por las horas y el tiempo de trabajo, por lo que permanecerá constante. [10] En particular, esto se aplicaría más comúnmente a los miembros del personal de mayor rango, ya que normalmente tienen contratos de permanencia más largos, lo que significa que sus salarios suelen estar predeterminados. [11]
Esto incluye equipos de oficina como impresoras, máquinas de fax, computadoras, refrigeradores, etc. Son equipos que no generan ventas ni ganancias directamente, ya que solo se utilizan para funciones de apoyo que pueden proporcionar a las operaciones comerciales . [12] Sin embargo, el equipo puede variar entre gastos generales administrativos y gastos generales de fabricación según el propósito para el cual se utiliza el equipo. Por ejemplo, para una imprenta, una impresora se consideraría un gasto indirecto de fabricación. [13]
Esto incluye el costo de contratar firmas externas de abogados y auditorías en nombre de la empresa. Esto no se aplicaría si la empresa tiene abogados internos y planes de auditoría propios. Debido a las regulaciones y a las auditorías anuales necesarias para garantizar un entorno laboral satisfactorio, estos costos a menudo no se pueden evitar. Además, dado que estos costos no necesariamente contribuyen directamente a las ventas, se consideran gastos generales indirectos. Aunque en la mayoría de los casos son necesarios, en ocasiones estos costos pueden evitarse y reducirse. [14]
Muchas empresas ofrecen el uso de vehículos de empresa como beneficio adicional para sus empleados. Dado que estos automóviles no contribuyen directamente a las ventas ni a las ganancias, se consideran gastos generales. Los beneficios empresariales similares que suponen un pago único o constante, como las tarifas de contrato de socio con un gimnasio, también se incluirán en los gastos generales administrativos. [15]
Esto incluirá viajes y arreglos de negocios pagados por la empresa. Así como refrigerios, comidas y honorarios de entretenimiento durante las reuniones de empresa. Aunque se podría argumentar que estos costos motivan a los trabajadores a ser más productivos y eficientes, la mayoría de los economistas están de acuerdo en que estos costos no contribuyen directamente a las ventas y las ganancias, por lo que deben clasificarse como gastos generales administrativos. [16] A pesar de que estos costos ocurren periódicamente y a veces sin preparación previa, generalmente son pagos únicos y se espera que estén dentro del presupuesto de la empresa para viajes y entretenimiento. [17]
Los gastos generales de fabricación son todos los costos que soporta una empresa que se encuentra dentro de la plataforma física en la que se crea el producto o servicio. La diferencia entre los gastos generales de fabricación y los gastos generales administrativos es que los gastos generales de fabricación se clasifican dentro de una fábrica u oficina en la que se realiza la venta. [18] Mientras que los gastos generales administrativos normalmente se clasifican dentro de algún tipo de back-office o oficina de apoyo. Aunque hay casos en los que los dos edificios físicos pueden superponerse, es el uso de los gastos generales lo que los separa. [19]
Aunque el concepto general es idéntico al ejemplo de gastos generales administrativos, la diferencia clave es el papel del empleado. En el caso de los gastos generales de fabricación, los empleados tendrían funciones como personal de mantenimiento , gerentes de fabricación , personal de gestión de materiales y personal de control de calidad . También incluiría los salarios establecidos para los miembros del personal de limpieza. Una vez más, la diferencia clave radica en la naturaleza de sus respectivos trabajos y la ubicación física en la que se llevan a cabo. [20]
Esto se refiere a la reducción del valor de los equipos a medida que se vuelven más viejos y obsoletos. Por ejemplo, si una impresora tiene una vida útil potencial de 5 años, el precio por el que se puede vender disminuirá cada año. [21] Por lo tanto, este valor de depreciación se calcula como gastos generales de fabricación. Además, esto también se aplica a los vehículos, ya que tienden a depreciarse significativamente después del primer año. Al calcular los gastos generales de fabricación, los contadores utilizan principalmente dos métodos : el método de línea recta y el método de saldo decreciente. [22]
Cada propiedad, a menos que sea propiedad del gobierno, está sujeta a algún tipo de impuesto a la propiedad . [23] Por lo tanto, los impuestos sobre las fábricas de producción se clasifican como gastos generales de fabricación, ya que son costos que no pueden evitarse ni cancelarse. Además, los impuestos a la propiedad no cambian en relación con las ganancias o las ventas de la empresa y probablemente seguirán siendo los mismos a menos que la administración gubernamental realice un cambio . [24]
A menos que la empresa decida comprar un terreno y construir su propia fábrica, estará sujeta a algún tipo de alquiler debido a la cantidad de capital necesaria para construir una fábrica de propiedad privada. Por lo tanto, este alquiler debe pagarse al propietario de forma regular independientemente del desempeño del negocio. Aunque el alquiler del edificio proporciona la plataforma física para que la empresa produzca sus productos y servicios, no contribuye directamente. [25]
Esto variará dependiendo de cómo esté estructurada la factura de servicios públicos . En el caso de que se trate de gastos generales, la factura de servicios públicos se negocia previamente, lo que significa que la factura mensual de servicios públicos será la misma independientemente de la cantidad que realmente consuma la fábrica. [26] Esto sólo será relevante en varios países donde existe una opción para facturas de servicios públicos estandarizadas. Sin embargo, debido al gran consumo de electricidad, gas y agua en la mayoría de las fábricas, la mayoría de las empresas tienden a no tener facturas de servicios públicos estandarizadas, ya que tienden a ser más caras. [27] Los gobiernos a menudo también desaconsejan la estandarización de las facturas de servicios públicos, ya que conducen a un desperdicio de recursos y externalidades negativas de la producción . [28]
Para la mayoría de las empresas, los contadores calculan los gastos generales con fines presupuestarios , pero también a menudo para que la empresa tenga una idea de cuánto deben cobrar a los consumidores para obtener ganancias . Las siguientes son herramientas de contabilidad comunes que tienen en cuenta los gastos generales del negocio. [29]
El análisis del punto de equilibrio determina el punto en el que los ingresos de la empresa son equivalentes a los costos necesarios para recibir esos ingresos. Primero calcula un margen de seguridad (el punto en el que los ingresos exceden el punto de equilibrio), ya que es la cantidad "segura" en la que los ingresos pueden caer sin dejar de estar por encima del punto de equilibrio. [30] El gráfico de la derecha muestra un gráfico de equilibrio típico. La contribución se refiere a las ventas del producto o servicio, también puede interpretarse como el flujo de ingresos de la empresa . En este caso, los costos fijos tienen el mismo propósito que los gastos generales del negocio; simplemente se mostrarán como una línea recta horizontal en el gráfico como se muestra. [31]
En economía, las curvas de ingresos a menudo se ilustran para mostrar si una empresa debe permanecer en funcionamiento o cerrar. En teoría, si una empresa puede cubrir los costos operativos variables pero no puede cubrir los gastos generales en el corto plazo, la empresa debería permanecer en el negocio. Por otro lado, si la empresa ni siquiera es capaz de cubrir los costes operativos , debería cerrar. [32] Aunque esta regla difiere en gran medida según el tamaño de la empresa, su flujo de caja y su naturaleza competitiva , sirve como regla modelo para que operen la mayoría de las pequeñas empresas competitivas. [33]
El costeo basado en actividades (ABC) tiene como objetivo reducir la proporción de costos tratados como gastos generales mediante la asignación de costos a cada actividad involucrada en la producción de un producto o la prestación de un servicio. [34]
El balance es un estado financiero que describe los activos financieros , los pasivos y el capital contable de una empresa en un momento específico. Tanto los activos como los pasivos se separan en dos categorías según su período de tiempo; actual y de largo plazo. Los gastos generales del negocio, en particular, se incluyen en el pasivo corriente, ya que son costos que la empresa debe pagar en un plazo relativamente corto/inmediato. Aunque el balance por sí solo no ofrece mucha información, es una información financiera útil cuando se combina con otros documentos como la cuenta de resultados o el análisis de ratios , ya que ofrece una descripción diversa y completa de la situación financiera de la empresa. [35]
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