Un documento es una representación escrita , dibujada , presentada o memorizada de un pensamiento, a menudo la manifestación de contenido no ficticio , así como ficticio . La palabra se origina del latín Documentum , que denota una "enseñanza" o "lección": el verbo doceō denota "enseñar". En el pasado, la palabra se usaba generalmente para denotar una prueba escrita útil como evidencia de una verdad o un hecho. En la era de la informática , "documento" generalmente denota un archivo de computadora principalmente textual , incluida su estructura y formato, por ejemplo, fuentes, colores e imágenes . Contemporáneamente, "documento" no se define por su medio de transmisión , por ejemplo, papel, dada la existencia de documentos electrónicos . "Documentación" es distinta porque tiene más denotaciones que "documento". Los documentos también se distinguen de los " realia ", que son objetos tridimensionales que de otro modo satisfarían la definición de "documento" porque conmemoran o representan el pensamiento; los documentos se consideran más como representaciones bidimensionales. Si bien los documentos pueden tener una gran variedad de opciones de personalización, todos los documentos se pueden compartir libremente y se tiene derecho a hacerlo, la creatividad también se puede representar mediante documentos. La historia, los eventos, los ejemplos, las opiniones, etc., todo se puede expresar en documentos.
El concepto de “documento” ha sido definido por Suzanne Briet como “toda indicación concreta o simbólica, conservada o registrada, para reconstruir o probar un fenómeno, ya sea físico o mental”. [1]
Un artículo citado a menudo concluye que "la noción de documento en evolución " entre Jonathan Priest, Paul Otlet , Briet, Walter Schürmeyer y otros documentalistas enfatizó cada vez más todo lo que funcionaba como documento en lugar de las formas físicas tradicionales de los documentos. El cambio a la tecnología digital parecería hacer que esta distinción sea aún más importante. David M. Levy ha dicho que el énfasis en la tecnología de los documentos digitales ha impedido nuestra comprensión de los documentos digitales como documentos. [2] Un documento convencional, como un mensaje de correo o un informe técnico , existe físicamente en la tecnología digital como una cadena de bits, como todo lo demás en un entorno digital. Como objeto de estudio, se ha convertido en un documento. Se ha convertido en evidencia física para quienes lo estudian.
En biblioteconomía, documentación y ciencias de la información , el término «documento» se define como una idea abstracta y fundamental: la palabra designa todo lo que puede representarse o memorizarse para servir como prueba . El ejemplo clásico que ofrece Briet es el del antílope : «Un antílope que corre salvaje por las llanuras de África no debería considerarse un documento; ella manda. Pero si fuera capturado, llevado a un zoológico y convertido en objeto de estudio, se habría convertido en un documento. Se habría convertido en una prueba física que utilizarían quienes lo estudian. De hecho, los artículos académicos escritos sobre el antílope son documentos secundarios, ya que el antílope en sí es el documento principal». [3] [4] Esta opinión ha sido interpretada [¿ por quién? ] como una expresión temprana de la teoría del actor-red .
Un documento puede ser estructurado, como documentos tabulares, listas, formularios o cuadros científicos, semiestructurado, como un libro o un artículo de periódico , o no estructurado, como una nota escrita a mano. Los documentos a veces se clasifican como secretos , privados o públicos. También se los puede describir como borradores o pruebas . Cuando se copia un documento , la fuente se denomina " original ".
Los documentos se utilizan en numerosos campos, por ejemplo:
Estos documentos estándar se pueden elaborar a partir de una plantilla .
El diseño de página de un documento es la forma en que se organiza gráficamente la información en el espacio del documento, por ejemplo, en una página. Si la apariencia del documento es un problema, el diseño de página generalmente es responsabilidad de un diseñador gráfico . La tipografía se ocupa del diseño de las formas de letras y símbolos y su disposición física en el documento (ver composición tipográfica ). El diseño de información se ocupa de la comunicación eficaz de la información , especialmente en documentos industriales y señales públicas . Los documentos de texto simples pueden no requerir un diseño visual y pueden ser redactados solo por un autor , empleado o transcriptor . Los formularios pueden requerir un diseño visual para sus campos iniciales, pero no para completarlos.
Tradicionalmente, el soporte de un documento era el papel y la información se aplicaba sobre él con tinta , ya fuera a mano (para hacer un manuscrito ) o mediante un proceso mecánico (por ejemplo, una imprenta o una impresora láser ). Hoy en día, algunos documentos breves también pueden consistir en hojas de papel grapadas entre sí.
Históricamente, los documentos se inscribían con tinta sobre papiro (a partir del antiguo Egipto ) o pergamino ; se rayaban como runas o se tallaban en piedra con una herramienta afilada, por ejemplo, las Tablas de Piedra descritas en la Biblia ; se estampaban o grababan en arcilla y luego se horneaban para hacer tablillas de arcilla , por ejemplo, en la civilización sumeria y otras civilizaciones mesopotámicas . El papiro o pergamino a menudo se enrollaba en un rollo o se cortaba en hojas y se encuadernaba en un códice (libro).
Los medios electrónicos contemporáneos de conmemorar y exhibir documentos incluyen:
Los documentos digitales generalmente requieren un formato de archivo específico para poder presentarse en un medio específico.
Los documentos de todo tipo sirven con frecuencia como prueba material en los procesos penales y civiles. El análisis forense de dichos documentos se enmarca en el ámbito del examen de documentos cuestionados . Para catalogar y gestionar la gran cantidad de documentos que pueden presentarse durante un litigio , a menudo se aplica la numeración Bates a todos los documentos del proceso, de modo que cada documento tenga un número de identificación único y arbitrario.
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