Toda consulta o asesoramiento previo al otorgamiento de un documento es gratuita, pues no devenga derechos arancelarios.
Debido a ello, y también al contrario que en el ámbito anglosajón, el notario del Derecho español es necesariamente jurista o profesional del Derecho (los notarios de sistema anglosajón suelen tener otra formación o desempeñar profesiones no relacionadas con el Derecho), como lo es también un abogado que redacta un documento privado, y al mismo tiempo funcionario público debido a los requisitos del documento público y sus efectos legales.
En caso de concurrencia de interesados, la elección corresponde a aquel que deba satisfacer los derechos arancelarios o su mayor parte (generalmente coincide con el obligado al pago del impuesto principal si el instrumento público contiene un hecho sujeto a impuesto).
Conforme al artículo 144 del Reglamento y 17 de la Ley del Notariado son instrumentos públicos: Los instrumentos públicos (ver más arriba) autorizados por notario español, extendidos en folios emitidos por la Casa de Moneda y Timbre (folios timbrados numerados que expide el Estado para su uso exclusivo en documentos notariales, y que compra el notario al Estado repercutiendo la tasa en los documentos autorizados) se conservan en original en la notaría, formado su conjunto la colección, numerada correlativamente según el orden de autorización, que se denomina “protocolo”.
Las matrices, primeramente a cargo del notario que autorizó el documento, y posteriormente de aquellos que vayan sucediéndolo en la notaría (jubilación, traslado, baja o fallecimiento del autorizante), permiten un seguimiento de la obtención de las copias, y la posibilidad de expedir nuevas copias cuando son necesarias o convenientes (por ejemplo, aunque se haya perdido la copia de una escritura, el interesado tiene derecho a una nueva copia si la necesita para algo, aunque hayan pasado muchos años, o incluso aunque él mismo no participara, según los casos).
La ubicación de los archivos dependerá del lugar donde estuviera la notaría del protocolo originario, y la obtención de nuevas copias será más o menos rápida según el archivo al que haya que acudir.
Las autorizadas son en la práctica “el original” que puede circular, y vienen a ser el documento que se retira en la notaría después de la firma de la matriz, o en su caso tras unos trámites posteriores.
Las copias simples también pueden ser electrónicas, y algunas comunidades autónomas solicitan su presentación telemática al notario, quedando eximidos los otorgantes.
Su retribución y el mantenimiento de la notaría se realiza por arancel, determinado reglamentariamente por Real Decreto, y no con cargo a los presupuestos del Estado o de Comunidad Autónoma, las cuales no asumen gastos en este sentido.
El Consejo General del Notariado recurrió al Tribunal Supremo la nueva ley para intentar impedir su aplicación y por tanto las rebajas arancelarias.