La adquisición es el proceso de localizar y aceptar términos y comprar bienes , servicios u otras obras de una fuente externa, a menudo mediante el uso de un proceso de licitación o licitación competitiva. [1] El término también puede referirse a una obligación contractual de "procurar", es decir, "asegurar" que se haga algo. Cuando una agencia gubernamental compra bienes o servicios a través de esta práctica, se la denomina contratación pública o contratación pública. [2]
Las adquisiciones como proceso organizacional tienen como objetivo garantizar que el comprador reciba bienes, servicios u obras al mejor precio posible cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, tiempo y ubicación. [3] Las corporaciones y los organismos públicos a menudo definen procesos destinados a promover una competencia justa y abierta para sus negocios, minimizando al mismo tiempo riesgos como la exposición al fraude y la colusión .
Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como la entrega y la manipulación, el beneficio marginal y las fluctuaciones en los precios de los bienes. Es probable que las organizaciones que han adoptado una perspectiva de responsabilidad social corporativa también exijan que su actividad de compras tenga en cuenta consideraciones sociales y éticas más amplias . [4] Por otro lado, la introducción de regulaciones externas relativas a las prácticas contables puede afectar las relaciones actuales entre comprador y proveedor de maneras imprevistas. [5]
El Institute for Supply Management (ISM) define las adquisiciones como una función organizacional que incluye el desarrollo de especificaciones , análisis de valor, investigación de mercado de proveedores, negociación, actividades de compra, administración de contratos, control de inventario , tráfico, recepción y almacenamiento. La legislación federal de los EE. UU. define la contratación como la que incluye
todas las etapas del proceso de adquisición de bienes o servicios, comenzando con el proceso para determinar la necesidad de bienes o servicios y terminando con la finalización y liquidación del contrato. [6]
La función de adquisiciones de una empresa, específicamente su gasto en proveedores, normalmente representa más de la mitad del presupuesto total de la empresa. [7]
Las compras son un subconjunto de adquisiciones que se ocupa específicamente del pedido y pago de bienes y servicios. Las adquisiciones organizativas también se denominan "compras organizativas" o "compras institucionales", por ejemplo en estudios sobre el comportamiento de compra del personal involucrado en la toma de decisiones de compra. [8]
Las actividades de adquisiciones también suelen dividirse en dos categorías distintas: gasto directo e indirecto. El gasto directo se refiere a las adquisiciones relacionadas con la producción que abarcan todos los artículos que forman parte de los productos terminados, como materias primas , componentes y piezas. La adquisición directa, que es el foco de la gestión de la cadena de suministro , afecta directamente el proceso de producción de las empresas manufactureras. Por el contrario, las adquisiciones indirectas se refieren a adquisiciones no relacionadas con la producción: una amplia variedad de bienes y servicios, desde artículos estandarizados como suministros de oficina y equipos de seguridad hasta productos y servicios complejos y costosos como equipos pesados, servicios de consultoría y servicios de subcontratación . [9] [10]
El primer registro de actividades de adquisición se remonta al año 3.000 a. C., cuando los egipcios gestionaban los materiales y la mano de obra para las pirámides utilizando escribas . Los escribas registraban cuánto material y cuántos trabajadores se necesitaban para las diferentes tareas. [11] [12]
La adquisición formalizada de bienes y servicios tiene sus raíces en la logística militar . Los romanos desarrollaron un sistema de depósitos de suministros ubicados por todo su imperio. Estos depósitos estaban abastecidos con alimentos, armas y otros suministros que podían distribuirse rápidamente entre las tropas en el campo. Este sistema ayudó a garantizar que el ejército romano estuviera siempre bien abastecido, incluso cuando luchaba lejos de casa. [13]
El primer registro de lo que hoy se reconocería como el departamento de compras de una operación industrial se relaciona con las empresas ferroviarias del siglo XIX:
"La inteligencia y fidelidad ejercidas en la compra, cuidado y uso de los suministros ferroviarios influye directamente en el costo de construcción y operación y afecta la reputación de los funcionarios y las ganancias de los propietarios". [14]
La adquisición es un componente del concepto más amplio de abastecimiento y adquisición. Normalmente, la adquisición se considera de naturaleza más táctica (el proceso de comprar físicamente un producto o servicio) y el abastecimiento y la adquisición se consideran más estratégicos y abarcadores. [ cita necesaria ] Existen múltiples modelos de negocio de abastecimiento y modelos de adquisición.
El Institute for Supply Management (ISM) define el abastecimiento estratégico como el proceso de identificación de fuentes que podrían proporcionar los productos o servicios necesarios para la organización adquirente. [ cita necesaria ] El término adquisición se utiliza para reflejar todo el proceso o ciclo de compra, y no solo los componentes tácticos.
El software de adquisiciones (a menudo denominado software de adquisiciones electrónicas ) gestiona los procesos de compra electrónicamente o mediante computación en la nube .
Es posible que sea necesario iniciar algunos aspectos de un proceso de adquisición antes de la mayor parte del proyecto, por ejemplo cuando existen plazos de entrega prolongados . Estos casos pueden denominarse "contratación anticipada". [15] [16]
Muchos escritores también se refieren a las adquisiciones como un proceso cíclico, que comienza con una definición de las necesidades comerciales y desarrolla una especificación, identifica proveedores y adopta métodos apropiados para consultar con ellos, invitar y evaluar propuestas, asegurar el contrato y recibir un nuevo activo. o acepta la prestación de un servicio, gestiona la propiedad del activo o la prestación del servicio y llega a un punto de su vida útil en el que el activo debe ser reemplazado o el contrato de servicio termina. En este punto el ciclo se reiniciaría. [17] [18]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) recomienda la participación del personal y las habilidades de adquisiciones desde una etapa temprana del ciclo, señalando que dicha "participación temprana en las adquisiciones" puede tener un impacto beneficioso en la naturaleza y el momento de cualquier acercamiento al mercado, la especificación y la estrategia de abastecimiento y el enfoque de selección de proveedores adoptados. [19]
Las decisiones de adquisición caen a lo largo de un continuo que va desde simples transacciones de compra hasta colaboraciones más complejas entre comprador y proveedor. [ cita necesaria ] Hay varios modelos a lo largo del proceso de abastecimiento: proveedor básico, proveedor aprobado, proveedor preferido, contratación basada en el desempeño , modelo de servicios administrados , modelo de negocios adquiridos , modelo de servicios compartidos y asociaciones de capital. [ cita necesaria ]
La contratación pública o la contratación pública se produce cuando un órgano rector compra bienes, obras y servicios de una organización para sí mismo o para los contribuyentes. [20] [21] [22] En 2019, la contratación pública representó aproximadamente el 12% del PIB en los países de la OCDE . [23] [24] En 2021, el Grupo del Banco Mundial estimó que las adquisiciones públicas representaban alrededor del 15% del PIB mundial. [25] Por lo tanto, la contratación pública representa una parte sustancial de la economía mundial.
La contratación pública se basa en la idea de que los gobiernos deben dirigir su sociedad y al mismo tiempo dar al sector privado la libertad de decidir las mejores prácticas para producir los bienes y servicios deseados. [26] : Capítulo 1 Uno de los beneficios de la contratación pública es su capacidad para cultivar la innovación y el crecimiento económico . [27] [28] [29] El sector público elige las organizaciones con o sin fines de lucro más capaces disponibles para emitir el bien o servicio deseado a los contribuyentes. Esto produce competencia dentro del sector privado para obtener estos contratos que luego recompensan a las organizaciones que pueden suministrar bienes y servicios más rentables y de calidad. Algunos contratos también tienen cláusulas específicas para promover el trabajo con empresas propiedad de mujeres y/o empresas estatales dirigidas por minorías . [30]
La competencia es un componente clave de la contratación pública que afecta los resultados de todo el proceso. [31] Existe una gran competencia en las adquisiciones públicas debido a la enorme cantidad de dinero que fluye a través de estos sistemas; Se estima que cada año se gastan aproximadamente once billones de dólares en contratación pública en todo el mundo. [32]
Para evitar el fraude , el despilfarro , la corrupción o el proteccionismo local , las leyes de la mayoría de los países regulan hasta cierto punto la contratación pública. Las leyes suelen exigir que la autoridad contratante convoque licitaciones públicas si el valor de la contratación supera un determinado umbral. La contratación pública también es objeto del Acuerdo sobre Contratación Pública (ACP), un tratado internacional plurilateral bajo los auspicios de la OMC .La contratación sostenible o la contratación ecológica es un proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos de una manera que logra una buena relación calidad-precio durante todo el ciclo de vida, al tiempo que aborda los principios de equidad para el desarrollo sostenible, beneficiando así a las sociedades y al medio ambiente en todo el mundo. tiempo y geografías. [33] La contratación suele realizarse mediante licitación o proceso de licitación competitiva . El proceso se utiliza para asegurar que el comprador reciba bienes, servicios u obras al mejor precio posible, cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, tiempo y ubicación. [34] Las adquisiciones se consideran sostenibles cuando las organizaciones amplían este marco satisfaciendo sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos de una manera que logre una buena relación calidad-precio y promueva resultados positivos no solo para la organización misma sino también para la economía, el medio ambiente, y la sociedad. [35]
Las adquisiciones sostenibles son un proceso de gasto e inversión típicamente asociado con políticas públicas , aunque son igualmente aplicables al sector privado . Las organizaciones que practican adquisiciones sostenibles satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, servicios públicos y obras no sólo mediante un análisis privado de costo-beneficio , sino también con la intención de maximizar los beneficios netos para ellas y el mundo en general. Al hacerlo, deben incorporar consideraciones de costos extrínsecos en las decisiones junto con los criterios de adquisición convencionales de precio y calidad, aunque en la práctica los impactos sostenibles del enfoque de un proveedor potencial a menudo se evalúan como una forma de consideración de calidad.La contratación electrónica es la compra de bienes por parte de empresas a través de Internet u otra conexión informática en red. [36] El intercambio electrónico de datos (EDI) fue un precursor de la adquisición electrónica, que consistía en la transmisión estandarizada de datos como inventarios y bienes requeridos electrónicamente. Schoenherr sostiene que el EDI se desarrolló a partir de manifiestos estandarizados para entregas a Berlín durante el Puente Aéreo de Berlín que fueron aplicados por DuPont en la década de 1960 y sostiene que la planificación de requisitos de materiales y la planificación de recursos empresariales fueron ambas precursoras de la adquisición electrónica. [37] : 35
La adquisición conjunta tiene lugar cuando dos o más organizaciones comparten actividades de compra y, por lo tanto, tiene un enfoque más específico del lado del comprador que muchos ejemplos de relaciones colaborativas entre comprador y vendedor. Las empresas pueden decidir trabajar juntas por las siguientes razones: [38]
La contratación conjunta o colaborativa es una práctica común dentro de la contratación del sector público . En muchos países existen organismos centrales de compras que coordinan actividades de compras conjuntas para organizaciones del sector público. Un informe encargado por la Comisión de Mercado Interior y Protección del Consumidor (IMCO) del Parlamento Europeo recomendó que los Estados miembros de la UE "consideren la creación de Organismos Centrales de Compras (CPB)" para garantizar una "adquisición coherente y coordinada". [39]
A escala transnacional, Guyana , Barbados y Ruanda anunciaron en julio de 2023 "un programa de apoyo mutuo para la fabricación local de vacunas y medicamentos" para el cual sería necesario un "mecanismo de adquisición mancomunado". [40]
El Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) promueve un modelo de "cinco derechos", que sugiere que son "una fórmula tradicional que expresa los objetivos básicos de las adquisiciones y los criterios generales mediante los cuales se mide el desempeño de las adquisiciones", es decir, que los bienes y servicios lo adquirido debe ser de la "calidad adecuada", en la "cantidad adecuada", entregado en el "lugar adecuado" en el "momento adecuado" y obtenido al "precio adecuado". [41] En el pasado, CIPS también ha ofrecido una lista alternativa de los cinco derechos como "comprar bienes o servicios de la calidad adecuada, en la cantidad adecuada, de la fuente adecuada, en el momento adecuado y al precio adecuado". [42] La 'fuente del derecho' se agrega como sexto derecho en la publicación de CIPS de 2018, Administración de contratos .
El cumplimiento de los objetivos de ahorro es una parte importante de la función de adquisiciones, pero este objetivo generalmente se considera una generación de valor más que una reducción de costos. [44] CIPS también señala que asegurar ahorros es "una medida del desempeño de las compras", pero sostiene que los ahorros sólo deben usarse como una medida del desempeño cuando son "un reflejo de las expectativas de la [organización] sobre el función de gestión de compras y suministros". CIPS distingue entre "ahorros", que pueden reducir los presupuestos, y "evitación de costos", que "intenta frustrar los aumentos de precios y mantenerse dentro del presupuesto". [45] Ejemplos de ahorro como resultado beneficioso incluyen:
Ardent Partners publicó un informe en 2011 que presentaba una visión integral de toda la industria sobre lo que estaba sucediendo en el mundo de las adquisiciones en ese momento, basándose en la experiencia, el desempeño y la perspectiva de casi 250 directores de adquisiciones (CPO) y otros funcionarios de adquisiciones. ejecutivos. El informe incluyó los principales puntos de referencia operativos y de desempeño de adquisiciones que los líderes de adquisiciones utilizan para medir el éxito de sus organizaciones. Este informe encontró que el departamento de adquisiciones promedio gestiona el 60,6% del gasto empresarial total. Esta medida, comúnmente denominada "gasto bajo gestión" o "gasto gestionado", se refiere al porcentaje del gasto total de la empresa (que incluye todo el gasto directo e indirecto) que una organización de adquisiciones gestiona o influye. Alternativamente, el término puede referirse al porcentaje de gasto direccionable que se ve influenciado por las adquisiciones, siendo "gasto direccionable" el gasto que potencialmente podría verse influenciado. [46] El departamento de adquisiciones promedio también logró un ahorro anual del 6,7% en el último ciclo de presentación de informes, obtuvo el 52,6% de su gasto direccionable y tiene una tasa de cumplimiento de contratos del 62,6%. [47] Una definición más restrictiva de "gasto bajo gestión" incluye sólo el gasto que hace uso de contratos con proveedores preferentes y tasas y condiciones de pago negociadas. [48]
Los consultores AT Kearney han desarrollado un modelo para evaluar el desempeño de una organización de adquisiciones o la función de adquisiciones dentro de una organización más amplia, conocido como ROSMA SM (Retorno de los activos de gestión de suministros). [49] Según el Informe de verificación de desempeño de ROSMA de 2016, What Good Looks Like ,
la profesión de adquisiciones tiene un grupo de alto nivel de desempeño destacado, un nivel medio que está generando valor, pero con un desempeño muy por debajo del nivel superior, y un gran grupo de desempeño del cuartil inferior que agrega valor limitado a sus organizaciones. [50] [51]
CIPS promueve la autoevaluación organizacional utilizando ROSMA Performance Check, argumentando que permite a un departamento de adquisiciones "medir y explicar el valor de las adquisiciones y los suministros en términos que su director financiero y director ejecutivo entenderán, utilizando un estándar financiero común". [50] Los hallazgos de 2020 sugirieron que " los actores del cuartil superior en adquisiciones tienen puntuaciones ROSMA dos o tres veces más altas que aquellos en los dos cuartiles intermedios". [52] El informe de AT Kearney sugiere una estrecha coincidencia entre el desempeño autoinformado de los CPO en los departamentos con mejor desempeño y la visión de adquisiciones que tienen el CFO y la organización en general, y también señala que los desempeños más débiles o "inconsecuentes" comparten un perfil distintivo marcado por la falta de un "liderazgo identificable responsable del desempeño de las adquisiciones". [51] : página 5
El gasto gestionado también contribuye a una medida adicional del desempeño o la eficiencia de las adquisiciones: los gastos operativos de adquisiciones como porcentaje del gasto gestionado. [53]
El personal que realiza adquisiciones en nombre de una organización puede denominarse oficiales de adquisiciones, profesionales o especialistas, compradores o gerentes de suministros. [54] El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos se refiere a los Oficiales de Contratación . [55] El personal que ocupa puestos directivos puede denominarse directores de compras o directores de adquisiciones. El ISM se refiere a "la profesión de proveedor". [56]
Las responsabilidades de un Gerente de Compras o Adquisiciones pueden incluir:
La gestión de categorías representa un sistema de organización de las funciones del personal dentro de un equipo de adquisiciones "de tal manera que se centren... en los mercados de suministro [externos] de una organización", en lugar de organizarse de acuerdo con la estructura departamental interna de la organización. [57]
Las funciones de adquisiciones especializadas incluyen compradores de construcción y compradores de viajes. [58] Parte del trabajo de un comprador de viajes corporativos es la formulación e implementación de una política de viajes corporativos. [58]
En muchas organizaciones más grandes, la función de adquisiciones y suministros está dirigida por un puesto directivo u otro puesto de alto nivel, como el Director de la Cadena de Suministro [59] o el Director de Adquisiciones (CPO). En otros casos, las adquisiciones son supervisadas por el Director Financiero (CFO) o el Director de Finanzas, o se ha reconocido la creciente necesidad de enlace entre el CFO y la función de adquisiciones. Un informe de 2006 de la Oficina Nacional de Auditoría del Reino Unido comentó que en el sector de educación superior , donde la práctica de adquisiciones no estaba bien desarrollada y las organizaciones universitarias eran relativamente pequeñas, la supervisión de las adquisiciones por parte del Director de Finanzas era un acuerdo típico. [60]
El personal independiente o de terceros que realiza adquisiciones o negocia compras en nombre de una organización puede denominarse agentes de compras o agentes de compras , aunque el término "agente de compras" tiene una historia más larga y amplia: el Institute for Supply Management de Estados Unidos fue originalmente llamada Asociación Nacional de Agentes de Compras desde su formación en 1915. [61] Un agente comercial puede comprar y vender en nombre de un tercero. [62]
La investigación de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. encontró que había 526,200 puestos de gerente de compras, compradores y agentes de compras en los Estados Unidos en 2019. [63] Varios escritores han señalado que las empresas pueden reducir la cantidad de personal de compras durante una recesión junto con el personal en otros áreas de negocios, a pesar de una tendencia a volverse más dependientes de bienes y servicios adquiridos a medida que las operaciones se contraen. Por ejemplo, el ejecutivo empresarial estadounidense Steve Collins observó que en una importante empresa la base de personal de compras "se redujo aproximadamente un 30% durante la recesión [de 2010] , 'pero las expectativas para los empleados restantes permanecieron sin cambios... La carga de trabajo adicional impuesta a los restantes Los empleados después de la reducción crearon un entorno mucho más desafiante ' ". [64] En 2021, el Consejo de Adquisiciones y Construcción de Australasia (APCC) presentó un llamamiento pidiendo a todos los que trabajan en la profesión de adquisiciones en Australia que incluyeran el término en su título ocupacional al completar su declaración del censo de agosto de 2021 . [sesenta y cinco]
La Comisión Europea emitió una recomendación en octubre de 2017 dirigida a la "profesionalización de la contratación pública" para que los Estados miembros pudieran "atraer, desarrollar y retener" personal en funciones de compra pública, centrarse en el rendimiento y "aprovechar al máximo las herramientas y herramientas disponibles". técnicas". [66] La investigación realizada en 2020 destacó la importancia de las habilidades sociales o "blandas" dentro del conjunto de habilidades del personal profesional de adquisiciones. [67]
Algunos autores han observado que las oportunidades para que las mujeres participen en el proceso de contratación son limitadas debido a los estereotipos que consideran que algunas funciones no son apropiadas para las mujeres. [68]
Los consultores de gestión Oliver Wyman informaron en 2019 que, según una encuesta realizada a más de 300 CPO en Europa, EE. UU. y Asia que trabajan en 14 industrias, el 38 % del personal de las organizaciones de adquisiciones encuestadas eran mujeres: el 60 % de los CPO afirmaron que había más mujeres en su organización que tres años antes, mientras que el 6% dijo que el número de mujeres había disminuido. El efecto de esta creciente participación de las mujeres en las adquisiciones fue reconocido en forma de "más creatividad e innovación", reconocido por el 76% de los CPO encuestados. [69]
Una obligación contractual de adquirir se refiere a una obligación absoluta de garantizar que se realice la acción o se cumpla la condición; [70] por ejemplo, un contrato con un proveedor principal puede incluir una cláusula que requiera que la empresa "procure" que sus subsidiarias , que poseen Las empresas y demás negocios asociados asumen los mismos compromisos que los impuestos contractualmente al mandante. [71]
El uso de la palabra "adquirir" en un acuerdo de empresa conjunta entre Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. y otros socios, en relación con la utilización de un préstamo bancario, dio lugar a una disputa entre las partes sobre el significado de la palabra "procura", que fue resuelta en 2006 por el juez Peter Smith , confirmando que el "significado normal de la palabra" es claro y bien comprendido: "No veo que procurar signifique otra cosa que como Nearfield [el demandante] dice 'ocúpate de ello'". [72] En este caso, la obligación de "procurar el pago" del préstamo equivalía a una garantía de ese préstamo. [73]
Varios comentaristas han hecho proyecciones sobre el futuro de las adquisiciones. [74] Charlotte Payne, directora general de CIPS en Australia y Nueva Zelanda, sugiere que "el papel de las adquisiciones en la sostenibilidad va a ser enorme", mientras que una visión general de CIPS anticipa que "hay pocas posibilidades de que las adquisiciones y el suministro entren en un período de calma en el corto plazo". [74]
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