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Planificación de recursos empresariales

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Diagrama que muestra algunos módulos ERP típicos

La planificación de recursos empresariales ( ERP ) es la gestión integrada de los principales procesos empresariales , a menudo en tiempo real y mediada por software y tecnología . Por lo general, se hace referencia a ERP como una categoría de software de gestión empresarial (normalmente un conjunto de aplicaciones integradas ) que una organización puede utilizar para recopilar, almacenar, gestionar e interpretar datos de muchas actividades empresariales . Los sistemas ERP pueden estar basados ​​en local o en la nube . Las aplicaciones basadas en la nube han crecido en los últimos años debido a la mayor eficiencia que surge de la disponibilidad de información desde cualquier lugar con acceso a Internet.

El ERP proporciona una visión integrada y continuamente actualizada de los procesos empresariales principales mediante bases de datos comunes mantenidas por un sistema de gestión de bases de datos . Los sistemas ERP rastrean los recursos empresariales (efectivo, materias primas , capacidad de producción ) y el estado de los compromisos empresariales: pedidos, órdenes de compra y nóminas . Las aplicaciones que componen el sistema comparten datos entre varios departamentos (fabricación, compras, ventas, contabilidad , etc.) que proporcionan los datos. [1] El ERP facilita el flujo de información entre todas las funciones empresariales y gestiona las conexiones con las partes interesadas externas . [2]

Según Gartner , el tamaño del mercado global de ERP se estima en 35 mil millones de dólares en 2021. [3] [4] Aunque los primeros sistemas ERP se centraban en las grandes empresas, las empresas más pequeñas utilizan cada vez más sistemas ERP. [5]

El sistema ERP integra diversos sistemas organizacionales y facilita transacciones y producción sin errores, mejorando así la eficiencia de la organización. Sin embargo, el desarrollo de un sistema ERP difiere del desarrollo de sistemas tradicionales. [6] Los sistemas ERP funcionan en una variedad de configuraciones de red y hardware de computadora , y generalmente utilizan una base de datos como repositorio de información . [7]

Origen

El Grupo Gartner utilizó por primera vez el acrónimo ERP en la década de 1990 [8] [9] para incluir las capacidades de planificación de requisitos de material (MRP), y la posterior planificación de recursos de fabricación (MRP II), [10] [11] así como la fabricación integrada por computadora . Sin reemplazar estos términos, ERP llegó a representar un todo más grande que reflejaba la evolución de la integración de aplicaciones más allá de la fabricación. [12]

No todos los paquetes de ERP se desarrollan a partir de un núcleo de fabricación; los proveedores de ERP comenzaron a ensamblar sus paquetes con componentes de finanzas y contabilidad, mantenimiento y recursos humanos. A mediados de la década de 1990, los sistemas ERP abordaron todas las funciones empresariales básicas. Los gobiernos y las organizaciones sin fines de lucro también comenzaron a utilizar sistemas ERP. [13] Una "metodología de selección de sistema ERP" es un proceso formal para seleccionar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Las metodologías existentes incluyen: el método de embudo de Kuiper, la herramienta de soporte de decisiones basada en web tridimensional (3D) de Dobrin y la metodología Clarkston Potomac. [14]

Expansión

Los sistemas ERP experimentaron un rápido crecimiento en la década de 1990. Debido al problema del año 2000, muchas empresas aprovecharon la oportunidad para reemplazar sus viejos sistemas con ERP. [15]

Los sistemas ERP se centraron inicialmente en la automatización de funciones administrativas que no afectaban directamente a los clientes ni al público. Las funciones de atención al público , como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), se relacionaban directamente con los clientes, o los sistemas de comercio electrónico, como el comercio electrónico y el gobierno electrónico , o la gestión de relaciones con los proveedores (SRM), se integraron más tarde, cuando Internet simplificó la comunicación con terceros. [16]

El término "ERP II" se acuñó en 2000 en un artículo de Gartner Publications titulado ERP Is Dead—Long Live ERP II . [17] [18] Describe un software basado en la web que proporciona acceso en tiempo real a los sistemas ERP a empleados y socios (como proveedores y clientes). El papel de ERP II amplía la optimización de recursos y el procesamiento de transacciones de ERP tradicionales . En lugar de simplemente gestionar compras, ventas, etc., ERP II aprovecha la información de los recursos bajo su gestión para ayudar a la empresa a colaborar con otras empresas. [19] ERP II es más flexible que el ERP de primera generación. En lugar de confinar las capacidades del sistema ERP dentro de la organización, va más allá de los muros corporativos para interactuar con otros sistemas. Suite de aplicaciones empresariales es un nombre alternativo para dichos sistemas. Los sistemas ERP II se utilizan normalmente para permitir iniciativas colaborativas como la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la inteligencia empresarial (BI) entre organizaciones de socios comerciales mediante el uso de varias tecnologías comerciales electrónicas . [20] [21] Una gran proporción de empresas están persiguiendo objetivos de gestión sólidos en el sistema ERP en lugar de adquirir una empresa ERP. [22]

Los desarrolladores ahora se esfuerzan más por integrar los dispositivos móviles con el sistema ERP. Los proveedores de ERP están extendiendo el ERP a estos dispositivos, junto con otras aplicaciones comerciales, para que las empresas no tengan que depender de aplicaciones de terceros. [23] Como ejemplo, la plataforma de comercio electrónico Shopify pudo hacer que las herramientas ERP de Microsoft y Oracle estuvieran disponibles en su aplicación en octubre de 2021. [23]

Los aspectos técnicos del ERP moderno se refieren a la integración (hardware, aplicaciones, redes, cadenas de suministro). El ERP ahora abarca más funciones y roles, entre ellos la toma de decisiones , las relaciones con las partes interesadas, la estandarización , la transparencia , la globalización , etc. [24]

Características

Los sistemas ERP suelen incluir las siguientes características:

Áreas funcionales

Un sistema ERP cubre las siguientes áreas funcionales comunes. En muchos sistemas ERP, estas áreas se denominan y agrupan como módulos ERP:

GRP – Uso de ERP en el gobierno

La planificación de recursos gubernamentales (GRP) es el equivalente a un ERP para el sector público y un sistema de automatización de oficinas integrado para organismos gubernamentales. [26] La estructura del software, la modularización, los algoritmos centrales y las interfaces principales no difieren de otros ERP, y los proveedores de software ERP logran adaptar sus sistemas a las agencias gubernamentales. [27] [28] [29]

Ambas implementaciones de sistemas, en organizaciones privadas y públicas, se adoptan para mejorar la productividad y el desempeño comercial general en las organizaciones, pero las comparaciones de implementaciones (privadas vs. públicas) muestran que los principales factores que influyen en el éxito de la implementación de ERP en el sector público son culturales. [30] [31] [32]

Mejores prácticas

La mayoría de los sistemas ERP incorporan las mejores prácticas . Esto significa que el software refleja la interpretación del proveedor sobre la forma más eficaz de llevar a cabo cada proceso empresarial. Los sistemas varían en cuanto a la conveniencia con la que el cliente puede modificar estas prácticas. [33]

El uso de las mejores prácticas facilita el cumplimiento de requisitos como las NIIF , Sarbanes-Oxley o Basilea II . También pueden ayudar a cumplir con los estándares de facto de la industria, como la transferencia electrónica de fondos . Esto se debe a que el procedimiento se puede codificar fácilmente dentro del software ERP y replicar con confianza en múltiples empresas que comparten ese requisito comercial. [34] [35]

Conectividad con información de planta

Los sistemas ERP se conectan a datos en tiempo real y a datos de transacciones de diversas maneras. Estos sistemas suelen estar configurados por integradores de sistemas , que aportan conocimientos exclusivos sobre procesos, equipos y soluciones de proveedores.

Integración directa : los sistemas ERP tienen conectividad (comunicaciones con los equipos de la planta) como parte de su oferta de productos. Esto requiere que los proveedores ofrezcan soporte específico para los equipos de la planta que utilizan sus clientes.

Integración de bases de datos : los sistemas ERP se conectan a las fuentes de datos de la planta a través de tablas de almacenamiento en una base de datos. Los sistemas de la planta depositan la información necesaria en la base de datos. El sistema ERP lee la información en la tabla. La ventaja de la organización es que los proveedores de ERP no necesitan dominar las complejidades de la integración de equipos. La conectividad pasa a ser responsabilidad del integrador de sistemas.

Módulos de transacción de dispositivos empresariales (EATM) : estos dispositivos se comunican directamente con los equipos de la planta y con el sistema ERP a través de métodos compatibles con el sistema ERP. Los EATM pueden emplear una tabla de preparación, servicios web o interfaces de programa específicas del sistema ( API ). Un EATM ofrece la ventaja de ser una solución lista para usar.

Soluciones de integración personalizadas : muchos integradores de sistemas ofrecen soluciones personalizadas. Estos sistemas tienden a tener el nivel más alto de costo de integración inicial y pueden tener costos de mantenimiento y confiabilidad a largo plazo más altos. Los costos a largo plazo se pueden minimizar mediante pruebas cuidadosas del sistema y una documentación exhaustiva. Las soluciones de integración personalizadas generalmente se ejecutan en computadoras de tipo servidor o estación de trabajo .

Implementación

El alcance de un ERP suele implicar cambios significativos en los procesos y prácticas de trabajo del personal. [36] Generalmente, hay tres tipos de servicios disponibles para ayudar a implementar dichos cambios: consultoría, personalización y soporte. [36] El tiempo de implementación depende del tamaño de la empresa, la cantidad de módulos, la personalización, el alcance de los cambios de proceso y la disposición del cliente a asumir la responsabilidad del proyecto. Los sistemas ERP modulares se pueden implementar en etapas. El proyecto típico para una gran empresa demora aproximadamente 14 meses y requiere alrededor de 150 consultores. [37] Los proyectos pequeños pueden requerir meses; las implementaciones multinacionales y otras grandes pueden llevar años. [38] [39] La personalización puede aumentar sustancialmente los tiempos de implementación. [37]

Además de eso, el procesamiento de la información influye en varias funciones empresariales; por ejemplo, algunas grandes corporaciones como Walmart utilizan un sistema de inventario justo a tiempo . Esto reduce el almacenamiento de inventario y aumenta la eficiencia de la entrega, y requiere datos actualizados. Antes de 2014, Walmart utilizaba un sistema llamado Inforem desarrollado por IBM para gestionar la reposición. [40]

Preparación del proceso

La implementación de un ERP generalmente requiere cambios en los procesos de negocios existentes. [41] La falta de comprensión de los cambios necesarios en los procesos antes de comenzar la implementación es una de las principales razones del fracaso del proyecto. [42] Las dificultades pueden estar relacionadas con el sistema, el proceso de negocios, la infraestructura, la capacitación o la falta de motivación.

Por lo tanto, es fundamental que las organizaciones analicen en profundidad los procesos antes de implementar un software ERP. El análisis puede identificar oportunidades para la modernización de los procesos. También permite evaluar la alineación de los procesos actuales con los que ofrece el sistema ERP. Las investigaciones indican que el riesgo de desajuste de los procesos empresariales se reduce mediante:

La implementación de ERP es considerablemente más difícil (y políticamente cargada) en organizaciones descentralizadas, porque a menudo tienen diferentes procesos, reglas de negocios, semántica de datos, jerarquías de autorización y centros de decisión. [45] Esto puede requerir migrar algunas unidades de negocios antes que otras, retrasar la implementación para trabajar en los cambios necesarios para cada unidad, posiblemente reduciendo la integración (por ejemplo, vinculando a través de la gestión de datos maestros ) o personalizando el sistema para satisfacer necesidades específicas. [46]

Una posible desventaja es que la adopción de procesos "estándar" puede llevar a una pérdida de ventaja competitiva . Si bien esto ha sucedido, las pérdidas en un área a menudo se compensan con ganancias en otras áreas, lo que aumenta la ventaja competitiva general. [47] [48]

Configuración

La configuración de un sistema ERP es, en gran medida, una cuestión de equilibrar la forma en que la organización quiere que funcione el sistema y la forma en que el sistema está diseñado para funcionar de forma inmediata. Los sistemas ERP suelen incluir muchos ajustes configurables que, en efecto, modifican las operaciones del sistema. Por ejemplo, en la plataforma ServiceNow , se pueden redactar reglas empresariales que requieran la firma del propietario de la empresa en un plazo de dos semanas tras la finalización de una evaluación de riesgos. La herramienta se puede configurar para que envíe automáticamente notificaciones por correo electrónico al propietario de la empresa y haga que la evaluación de riesgos pase a varias etapas del proceso en función de las respuestas del propietario o de la falta de ellas.

Planificación de recursos empresariales de dos niveles

El software y hardware de ERP de dos niveles permite a las empresas ejecutar el equivalente a dos sistemas ERP a la vez: uno a nivel corporativo y otro a nivel de división o subsidiaria. Por ejemplo, una empresa manufacturera podría utilizar un sistema ERP para gestionar toda la organización utilizando centros de distribución, producción o ventas globales o regionales independientes y proveedores de servicios para brindar soporte a los clientes de la empresa principal. Cada centro independiente (o) subsidiaria puede tener sus propios ciclos de operaciones comerciales , flujos de trabajo y procesos comerciales .

Dadas las realidades de la globalización, las empresas evalúan continuamente cómo optimizar sus estrategias regionales, divisionales y de productos o fabricación para respaldar los objetivos estratégicos y reducir el tiempo de comercialización, al tiempo que aumentan la rentabilidad y ofrecen valor. [49] Con un ERP de dos niveles, los centros regionales de distribución, producción o ventas y los proveedores de servicios continúan operando bajo su propio modelo de negocios, separados de la empresa principal, utilizando sus propios sistemas ERP. Dado que los procesos y flujos de trabajo de estas empresas más pequeñas no están vinculados a los procesos y flujos de trabajo de la empresa principal, pueden responder a los requisitos comerciales locales en múltiples ubicaciones. [50]

Los factores que afectan la adopción de sistemas ERP de dos niveles por parte de las empresas incluyen:

Personalización

Los sistemas ERP se basan teóricamente en las mejores prácticas de la industria y sus creadores pretenden que las organizaciones los implementen "tal como están". [53] [54] Los proveedores de ERP ofrecen a los clientes opciones de configuración que permiten a las organizaciones incorporar sus propias reglas comerciales, pero a menudo quedan lagunas en las características incluso después de completar la configuración.

Los clientes de ERP tienen varias opciones para conciliar las carencias de funciones, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Las soluciones técnicas incluyen reescribir parte del software entregado, escribir un módulo propio para que funcione dentro del sistema ERP o interactuar con un sistema externo. Estas tres opciones constituyen distintos grados de personalización del sistema, siendo la primera la más invasiva y costosa de mantener. [55] Alternativamente, existen opciones no técnicas, como cambiar las prácticas comerciales o las políticas organizacionales para que se adapten mejor al conjunto de funciones ERP entregadas. Las diferencias clave entre personalización y configuración incluyen:

Las ventajas de la personalización incluyen:

Las desventajas de la personalización incluyen que puede:

Extensiones

Los sistemas ERP se pueden ampliar con software de terceros, a menudo a través de interfaces proporcionadas por el proveedor. [59] [60] Las extensiones ofrecen características como: [60]

Migración de datos

La migración de datos es el proceso de mover, copiar y reestructurar datos de un sistema existente al sistema ERP. La migración es fundamental para el éxito de la implementación y requiere una planificación significativa. Lamentablemente, dado que la migración es una de las actividades finales antes de la fase de producción, a menudo no recibe la atención suficiente. Los siguientes pasos pueden estructurar la planificación de la migración: [61]

A menudo, la migración de datos es incompleta porque algunos de los datos del sistema existente son incompatibles o no son necesarios en el nuevo sistema. Por ello, puede ser necesario mantener el sistema existente como una base de datos archivada a la que se pueda recurrir una vez que se implemente el nuevo sistema ERP. [61]

Ventajas

La ventaja más fundamental del ERP es que la integración de una gran cantidad de procesos empresariales ahorra tiempo y dinero. La dirección puede tomar decisiones más rápidamente y con menos errores. Los datos se vuelven visibles en toda la organización. Las tareas que se benefician de esta integración incluyen: [62]

Los sistemas ERP centralizan los datos empresariales, que:

Beneficios

Desventajas

Factores críticos de éxito

La aplicación de factores críticos de éxito puede evitar que las organizaciones cometan errores costosos, y el uso eficaz de los CSF puede garantizar el éxito del proyecto y reducir los fracasos durante las implementaciones del proyecto. [ cita requerida ]

Tasas de adopción

Una investigación publicada en 2011 basada en una encuesta a 225 fabricantes, minoristas y distribuidores encontró tasas "altas" de interés y adopción de sistemas ERP y que muy pocas empresas estaban "completamente intactas" por el concepto de un sistema ERP. El 27% de las empresas encuestadas tenía un sistema completamente operativo, el 12% estaba en ese momento implementando un sistema y el 26% tenía un sistema ERP existente que estaba ampliando o actualizando. [69]

ERP posmoderno

El término "ERP posmoderno" fue acuñado por Gartner en 2013, cuando apareció por primera vez en la serie de artículos "Predicts 2014". [70] Según la definición de Gartner de la estrategia ERP posmoderna, las suites ERP heredadas , monolíticas y altamente personalizadas, en las que todas las partes dependen en gran medida unas de otras, deberían ser reemplazadas tarde o temprano por una mezcla de aplicaciones tanto locales como basadas en la nube, que están acopladas de manera más flexible y se pueden intercambiar fácilmente si es necesario. [70]

La idea básica es que debería seguir existiendo una solución ERP central que cubra la mayoría de las funciones empresariales más importantes, mientras que otras funciones estarán cubiertas por soluciones de software especializadas que simplemente amplían la ERP central. Este concepto es similar al enfoque de "lo mejor de cada categoría" [71] para la ejecución de software, pero no debe confundirse con él. Si bien en ambos casos, las aplicaciones que componen el conjunto están relativamente poco conectadas y son bastante fáciles de intercambiar, en el caso de este último no existe ninguna solución ERP en absoluto. En cambio, cada función empresarial está cubierta por una solución de software independiente. [72]

Sin embargo, no existe una regla de oro sobre qué funciones de negocio deberían formar parte del ERP central y cuáles deberían estar cubiertas por soluciones complementarias. Según Gartner, cada empresa debe definir su propia estrategia ERP posmoderna, basándose en las necesidades, operaciones y procesos internos y externos de la empresa. [70] Por ejemplo, una empresa puede definir que la solución ERP central debe cubrir aquellos procesos de negocio que deben permanecer detrás del cortafuegos y, por lo tanto, optar por dejar su ERP central en las instalaciones . Al mismo tiempo, otra empresa puede decidir alojar la solución ERP central en la nube y trasladar solo unos pocos módulos ERP como soluciones complementarias a las instalaciones locales. [ cita requerida ]

Los principales beneficios que obtendrán las empresas al implementar una estrategia ERP posmoderna son la velocidad y la flexibilidad a la hora de reaccionar ante cambios inesperados en los procesos de negocio o a nivel organizacional. [ cita requerida ] Como la mayoría de las aplicaciones tienen una conexión relativamente débil, es bastante fácil reemplazarlas o actualizarlas cuando sea necesario. Además de eso, siguiendo los ejemplos anteriores, las empresas pueden seleccionar y combinar soluciones basadas en la nube y locales que sean más adecuadas para sus necesidades de ERP. La desventaja del ERP posmoderno es que probablemente conducirá a un mayor número de proveedores de software que las empresas tendrán que gestionar, además de plantear desafíos de integración adicionales para la TI central. [73]

Véase también

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Bibliografía

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