Una herramienta de colaboración ayuda a las personas a colaborar . El propósito de una herramienta de colaboración es apoyar a un grupo de dos o más personas para lograr una meta u objetivo común. [1] Las herramientas de colaboración pueden ser de naturaleza no tecnológica, como papel , rotafolios , notas post-it o pizarras blancas . [2] También pueden incluir herramientas y aplicaciones de software como software colaborativo .
La primera idea de utilizar computadoras para trabajar entre sí se formó en 1945 cuando Vannevar Bush compartió sus ideas sobre un sistema al que llamó " memex " en su artículo " Como podemos pensar ". [3] Un sistema que almacena libros, registros y comunicaciones de un individuo y los pone a disposición en cualquier momento. En esta etapa lo llamó " un complemento ampliado a su memoria" . [4]
En 1968, el Dr. JCR Licklider , jefe de la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada de Defensa de EE. UU. (DARPA) , relacionó los sistemas informáticos con la comunicación y la forma potencial de trabajar juntos cuando no están en el mismo lugar . En su artículo "La computadora como dispositivo de comunicación", imaginó la idea de que debería haber una manera de "facilitar la comunicación entre las personas sin reunirlas en un solo lugar", [5] lo que finalmente condujo a ARPANET , un sistema comercial de tiempo compartido. sistemas y finalmente Internet .
Cuando se inventó la microcomputadora en 1970, todo el mundo aprendió sobre ofimática , lo que dio lugar al primer software colaborativo llamado Electronic Information Exchange System (EIES) que permitía hacer encuestas, respuestas encadenadas y enfoques estructurados en grupos. En 1991, al educador CA Ellis se le ocurrió la definición del término " groupware " como "sistemas informáticos que apoyan a grupos de personas comprometidas en una tarea (u objetivo) común y que proporcionan una interfaz a un entorno compartido". [6] Paul Wilson dio forma entonces al término " trabajo cooperativo asistido por ordenador " (CSCW). Lo describió como "un término genérico que combina la comprensión de la forma en que las personas trabajan en grupos con las tecnologías habilitadoras de las redes informáticas y el hardware, software, servicios y técnicas asociados". [7]
Esto sentó las bases para seguir desarrollando las ideas del software colaborativo y en la década de 1990 se inventaron Lotus Notes , Microsoft Exchange Server y Outlook . En 2002, en la Cumbre de Software Social, Clay Shirky introdujo la frase " software social " como un "software que apoya la interacción grupal". [8]
Se pueden utilizar tres aspectos de la colaboración: comunicación, coordinación y cooperación para categorizar las herramientas de colaboración. [9]
Las herramientas de comunicación proporcionan intercambio de información entre individuos: [10]
La invención del correo electrónico como herramienta de colaboración cambió la forma en que nos comunicábamos en el lugar de trabajo. Es el método más sencillo para establecer contacto dentro de una organización y está bien establecido. Especialmente para organizar la correspondencia diaria, el correo electrónico puede llegar a varias personas con un solo clic. [11]
Aunque el correo electrónico sigue siendo la herramienta más utilizada en la colaboración comunicativa, no es muy eficiente a gran escala y otras formas de comunicación parecen tomar el control. Además de su flexibilidad, no es muy bueno para conversaciones grupales ya que crecen demasiado rápido. [ cita necesaria ] No hay forma de estar seguro de que una persona tenga la última versión de un documento que se le ha enviado y es imposible rastrear siempre a través de su correo electrónico qué tareas deben realizarse y dentro de qué fecha límite. [12] Como afirma Cisco en su Blog de Cisco sobre el "futuro del correo electrónico", los correos electrónicos "mejorarán la productividad al organizar sus datos por usted" [13] e intentarán aportar más transparencia en su trabajo con el correo electrónico.
El correo de voz como herramienta de colaboración está cada vez más integrado en servicios como Google Voice . Como se señaló en un escenario futuro de IBM, el papel del correo de voz podría ser el mismo que el correo electrónico para nosotros hoy. [14]
A través de la mensajería instantánea como herramienta de colaboración podemos llegar a las personas dentro de una organización en tiempo real. En el futuro, la mensajería instantánea ya no será un software independiente , sino que estará muy bien integrada en soluciones más grandes como la Comunicación Unificada . [15]
La voz sobre IP como herramienta de colaboración ha ganado rápidamente popularidad entre las empresas y forma parte de su cartera de comunicaciones. Como señala un informe de Eclipse Telecom, VoIP avanza hacia el estado de reemplazar totalmente nuestros teléfonos en nuestras oficinas y también integrarse en entornos de servicios de colaboración existentes. [dieciséis]
La coordinación se define como "la alineación o ajuste deliberado y ordenado de las acciones de los socios para lograr objetivos determinados conjuntamente". [17] Las herramientas de colaboración que respaldan esto son las que permiten a una persona configurar actividades, horarios y entregables grupales.
Los calendarios online forman parte del comportamiento profesional en el trabajo y están totalmente integrados en otros sistemas. Como explica un artículo de investigación de la Universidad de Bath, en el futuro los calendarios en línea podrían estar mucho más vinculados a otros datos, como las redes sociales , y tener un efecto aún mayor. [18]
Los rastreadores de tiempo se utilizan especialmente para medir el desempeño de los empleados. Su efecto sobre la productividad se discute como controvertido. [19]
Las hojas de cálculo son como correos electrónicos muy populares dentro del entorno corporativo y como herramienta de colaboración esencial para el análisis o la modelización financiera. Aunque son muy populares, varios estudios descubrieron que muchas hojas de cálculo contienen datos inexactos y, por tanto, son ineficientes. [20]
Las herramientas de cooperación permiten a los grupos tener debates en tiempo real y dar forma juntos a una idea o pensamiento. Las tendencias en términos de colaboración apuntan a ayudar a mantener la "idea principal" dentro de las grandes organizaciones y hacer visibles las conexiones. También la idea de incorporar a la organización a personas que no trabajan habitualmente en una empresa y aprovechar sus conocimientos. [21]
En la mayoría de los casos, la videoconferencia forma parte de la estrategia general de comunicación y colaboración de las organizaciones. Especialmente ahora que todos los servicios están basados en la nube y, por tanto, los costes de implementación se han vuelto más asequibles. La visión a largo plazo de las videoconferencias radica en el uso correcto de la potencia de procesamiento de la computadora, el almacenamiento de datos o las velocidades del ancho de banda móvil para disminuir aún más los obstáculos de la colaboración. [22]
Acercar equipos, reuniones o eventos lo más posible es lo que quieren hacer las soluciones de teleconferencia. Aparte de los entornos empresariales, las teleconferencias se utilizan actualmente en una variedad de campos, como la telemedicina , donde contribuyen enormemente a la eficiencia y la productividad, ya que la distancia y el tiempo son factores limitados. [23]
Una herramienta de colaboración es asincrónica cuando sus usuarios colaboran en un momento diferente: [24] [25]
El correo electrónico es la herramienta de colaboración asincrónica más conocida y la más utilizada [26] : ofrece funciones intuitivas para reenviar mensajes, crear grupos de correo y adjuntar documentos. Además, la información se puede ordenar cronológicamente y asignar automáticamente a tareas o eventos del calendario.
A través de calendarios grupales se pueden programar reuniones, gestionar proyectos y coordinar personas. Es una gran herramienta para ayudar a una persona a pasar por alto sus entregas y plazos. Un calendario de grupo incluye funciones como la detección de horarios conflictivos con otras personas de un equipo u organización o la coordinación de horarios de reuniones que se adapten a todos los miembros de un equipo. Además de los efectos positivos del calendario grupal, también existe controversia sobre la privacidad y el control que podrían influir en la productividad de una persona. [27]
Con los sistemas de flujo de trabajo, los archivos o documentos se pueden comunicar a la organización siguiendo un proceso estricto y organizado. Proporcionan servicios de enrutamiento, desarrollo de formularios y soporte para roles. Como los sistemas de flujo de trabajo actuales se controlan desde un punto, las personas dentro de una organización normalmente no tienen permiso para gestionar sus propios procesos hasta el momento; esto debería cambiarse implementando herramientas de planificación colaborativa en los sistemas de flujo de trabajo actuales. [28]
La tecnología de hipertexto conecta nuestros archivos entre sí y garantiza que siempre tengamos disponible la última versión. Cuando las personas trabajan en diferentes documentos, el sistema actualiza automáticamente la información de otras personas. [29]
Una herramienta de colaboración es sincrónica, cuando sus usuarios están colaborando al mismo tiempo: [24] [25]
Las pizarras compartidas brindan a sus usuarios la capacidad de trabajar de manera eficiente en una tarea a través de una plataforma basada en web. Se pueden utilizar para discusiones informales y también para comunicaciones que necesitan estructura, implican dibujos o son, en general, más sofisticadas. Esto también podría resultar muy útil para realizar aulas virtuales . [30]
Los sistemas de comunicación por vídeo ofrecen llamadas bidireccionales o multidireccionales con una transmisión de vídeo en directo. Se puede comparar mejor con un sistema telefónico con un elemento visual adicional. [31]
Los sistemas de chat permiten a las personas escribir y enviar mensajes en tiempo real. Por lo general, están estructurados en salas de chat que muestran nombres de usuario, cantidad de personas, ubicación, tema de discusión y más.
Los sistemas de apoyo a la decisión apoyan a los grupos para gestionar el proceso de toma de decisiones. Dan a las personas la posibilidad de intercambiar ideas, analizar sus ideas e incluso se utilizan para votar. [32] La toma de decisiones se está convirtiendo cada vez más en una función central del trabajo moderno. Según estudios el 50% de las decisiones organizacionales fracasan. [33]
Los juegos de ordenador son un buen ejemplo de cómo podría ser una situación multiusuario en el futuro. Se desarrollan y amplían constantemente con funciones como sistemas de chat y vídeo. [34]
Las herramientas de colaboración en línea son aplicaciones basadas en web que ofrecen servicios básicos como mensajería instantánea para grupos, mecanismos para compartir archivos y motores de búsqueda colaborativos (CSE) para encontrar información distribuida dentro del sistema de la organización, comunidad o equipo. Además, la funcionalidad a veces se amplía aún más al proporcionar, por ejemplo, calendarios en línea integrados , pizarras en línea compartidas para organizar tareas e ideas o integraciones de teleconferencias por Internet . El enfoque de las herramientas de colaboración en línea varía desde lo simple hasta lo complejo, desde lo económico hasta lo costoso, desde lo instalado localmente hasta lo alojado remotamente y desde lo comercial hasta lo de código abierto . [35]
Cada día se inventan nuevos gadgets y dispositivos con el objetivo de facilitar nuestro trabajo diario. Actualmente, las herramientas de colaboración en línea intentan abordar problemas como estos:
Estos aspectos señalan que el problema al que nos enfrentamos no es un problema tecnológico: se trata de personas y sus interacciones. Aunque la tecnología realmente nos ayuda en este sentido, la clave para resolver estos problemas se puede encontrar en la forma en que utilizamos estas herramientas. Aunque herramientas de videoconferencia como Skype o FaceTime nos conectan con todo el mundo, no siempre nos dan toda la información contextual. Lo que vemos puede no ser la realidad, ya que puede haber otras personas en la sala que uno no conoce mientras habla por Skype con sus colegas en el trabajo. Una mayor conectividad también permite más interrupciones: una persona puede trabajar desde casa pero siempre es interrumpida por sus vecinos o el cortacésped. [40] Es por esto que el futuro de las herramientas de colaboración busca modelos que permitan a las empresas colaborar de manera enfocada y estructurada. Una de esas aplicaciones es la empresa finlandesa Fingertip Ltd, que permite a las empresas facilitar la colaboración y la toma de decisiones.
La forma en que nos comunicamos entre nosotros cambia constantemente y altera nuestro entorno laboral. En 1971 el programador Ray Tomlinson envió el primer mensaje entre dos ordenadores. Ocho años después , Usenet , un foro en línea multired, cambió la forma en que intercambiamos información. Con IRC en 1986, la mensajería instantánea y el chat grupal se volvieron accesibles por primera vez para usuarios no técnicos y después del lanzamiento de AOL/AIM en 1992 ya nos enfrentamos a la primera comunidad global. La invención de Wikipedia en 2001 y de varias redes sociales ( MySpace , Linkedin y Facebook ) forma una comunidad conectada al mundo digital, orientada globalmente y dispuesta a utilizar herramientas de colaboración no sólo para la interacción social, sino para mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo. . [41]
Además de mejorar nuestra eficiencia, las herramientas de colaboración en línea enfrentan el cambio en el que las organizaciones operan globalmente y la aplicación del trabajo flexible se vuelve aún más importante. Los entornos de trabajo colaborativos son uno de los motores de la globalización corporativa , ya que ofrecen nuevas oportunidades de negocio a través de la innovación y ayudan y permiten recopilar conocimientos de todo el mundo. Especialmente las PYME y las grandes organizaciones son capaces de hacer negocios a escala global utilizándolos. Desde 1950, la intensidad de la colaboración ha aumentado enormemente, el flujo de información se ha vuelto más rápido y las habilidades necesarias para realizar el trabajo han aumentado dramáticamente. Por lo tanto, las herramientas de colaboración en línea permiten a las empresas sobrevivir en sus industrias orientadas globalmente. [42]
IBM llevó a cabo un estudio con CIO de organizaciones para descubrir qué tendencias afectarán más a los negocios en 2010, y planteó seis puntos principales: [43]
Todos estos puntos enfatizan la importancia de la colaboración y definen ciertos requisitos para el futuro de las herramientas de colaboración en línea con el fin de permitir constantemente una amplia colaboración empresarial. Las herramientas de colaboración en línea, como los sitios web de redes sociales y las conferencias web, están demostrando lo rápido que está cambiando el entorno: “para 2010, el trabajador asalariado promedio participará activamente en al menos cinco equipos ad hoc diferentes simultáneamente”. [44]
Cuando se preguntó a los participantes de “The New Global Study”, un informe realizado por la Comisión Europea en 2009, sobre los beneficios de la colaboración en línea, los siguientes tres puntos fueron los más mencionados: [45]
{{cite book}}: Mantenimiento CS1: varios nombres: lista de autores ( enlace ) Mantenimiento CS1: nombres numéricos: lista de autores ( enlace )