Un calendario digital es un software de gestión del tiempo personal o colaborativo que incluye un calendario que se puede utilizar para realizar un seguimiento de los eventos planificados. El calendario también puede contener una agenda de citas , una libreta de direcciones o una lista de contactos . Las características comunes de los calendarios digitales son que los usuarios pueden:
Existen diversas variedades de calendarios digitales. Algunos tienen la capacidad de conectarse o sincronizarse con otros calendarios de distintos proveedores. Las especificaciones iCalendar 1.0 y 2.0 y sus estándares asociados han sido una piedra angular de la estandarización e interoperabilidad del software de calendario entre distintos proveedores. Un calendario digital puede considerarse una extensión de muchas de las funciones que ofrece el software de gestión del tiempo , como los paquetes de accesorios de escritorio y los sistemas de automatización de oficinas por ordenador . [ cita requerida ]
El comando calendar apareció en la versión 7 de AT&T UNIX (1979). Los programas de calendario de Unix comprueban el directorio actual o los directorios de usuario en busca de archivos con entradas de calendario (fecha separada por un carácter de tabulación) e imprimen líneas que comiencen con la fecha de hoy o de mañana. La implementación del calendario que se incluye con los sistemas Linux es de FreeBSD . [1] Hay un programa cal independiente que simplemente imprime un calendario para un mes o un año y la fecha de Pascua originalmente de la versión 1 de AT&T UNIX (1971). La implementación libre ncal apareció en FreeBSD 2.2.6. [2] La implementación alternativa es GNU gcal. [3]
Microsoft Windows incluyó la aplicación Calendario desde la versión 1.0. Después de Windows 3.1x, Windows no incluyó una aplicación de calendario hasta que apareció Windows Calendar en Windows Vista .
El calendario incluido en Apple macOS se llama Calendar . Antes de la versión Mountain Lion de OS X en 2012, se conocía como iCal.
En la actualidad, los calendarios digitales son comunes en muchos entornos de escritorio , suites de oficina y software colaborativo para computadoras personales (de escritorio y portátiles), así como también para teléfonos inteligentes y tabletas. Google Calendar se incluye en la mayoría de los teléfonos Android y está disponible en la web.
En la década de 1990 y principios de la década de 2000, los calendarios digitales eran una característica estándar de muchos asistentes digitales personales (PDA) y asistentes digitales empresariales (EDA). Desde principios de la década de 2000, los PDA y los EDA han sido reemplazados por teléfonos inteligentes y tabletas con funciones similares.
El software de calendario puede incluir varias funciones. Algunos ejemplos son:
Un calendario de citas es una lista de citas y de los asistentes a las mismas. Este software puede incluir la capacidad de detectar conflictos de programación, notificar a los participantes sobre el conflicto y sugerir horarios alternativos para las reuniones.
Algunos programas de citas tienen la capacidad de sugerir automáticamente eventos acortados de forma predeterminada o en casos en los que hay reuniones consecutivas en un calendario. [4] Por ejemplo, en lugar de una reunión de 30 minutos a las 13:00, un programa de calendario puede sugerir que un evento se acorte a 25 minutos y comience tarde (por ejemplo, 5 minutos tarde a las 13:05) o termine temprano (por ejemplo, 13:25). Algunos programas pueden tener las opciones de combinar el comienzo tarde y el final temprano. Los beneficios de esto incluyen minimizar el riesgo de tener que esperar a los participantes que de lo contrario podrían llegar tarde al inicio de la reunión debido a que se quedaron colgados terminando una reunión anterior, así como aliviar la propagación de este problema a las reuniones posteriores. Estos márgenes de tiempo entre reuniones también les dan a los asistentes un breve descanso entre reuniones. [5]
Diferentes vistas de períodos es una característica que permite a los usuarios seleccionar cómo se muestra su calendario: un día, una semana laboral, una semana, un mes, un año, etc.
Muchos calendarios digitales ofrecen la posibilidad de exportar el calendario a varios formatos de archivo, incluido el estándar iCalendar . De esta forma, el usuario puede, por ejemplo, llevarse el calendario de un ordenador a otro, o de una cuenta de correo electrónico antigua a una nueva. También permite compartir un calendario con otras personas en un momento determinado.
Algunas herramientas de calendario permiten al usuario publicar información seleccionada del calendario en un enlace público. También es posible que otros usuarios se suscriban. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para un equipo deportivo que anuncia partidos.
El timeblocking es una técnica que permite a los usuarios organizar sus días en segmentos en los que reservan períodos de tiempo específicos para diversas tareas. Con los calendarios digitales, es posible hacerlo de forma interactiva y con la opción de compartir la disponibilidad y el tiempo reservado con otras personas.
La verificación de disponibilidad y capacidad es una función avanzada que puede verificar la disponibilidad de todos los demás calendarios de empleados y recursos en un grupo, y que puede ser útil para asignar trabajo y decidir sobre proyectos como parte de la planificación de recursos .
La función de compartir disponibilidad permite a los usuarios compartir cuándo están disponibles. A menudo, es posible elegir cuántos detalles deben ser visibles para los demás (por ejemplo, si uno solo está "ocupado", el título del evento o el título y los detalles). Esto puede facilitar la programación de reuniones entre varias personas.
La programación colaborativa implica que el software sugiere horarios de reunión en los que todos los participantes están libres. En algunos casos, también es posible que los invitados sugieran horarios que les convengan, de modo que el organizador pueda elegir un horario de reunión que funcione bien para todos los participantes.
Para que el software pueda proponer horarios de reuniones para participantes de diferentes organizaciones, los calendarios de los invitados deben estar configurados para compartirse fuera de su organización cuando estén libres.
Un calendario de grupo es un calendario que muestra eventos para grupos además de calendarios individuales. Estos calendarios se pueden activar y desactivar, y se pueden utilizar como herramienta para coordinar el tiempo disponible para reuniones.
Un usuario puede tener varios calendarios que se pueden activar y desactivar. Esta función permite clasificar diferentes eventos en calendarios separados (como calendario laboral, calendario deportivo, calendario escolar de los niños).
Los calendarios en sí mismos pueden considerarse básicamente un recordatorio pasivo que el usuario debe consultar por sí mismo y pueden considerarse una forma de software de recordatorios . A menudo, también es posible configurar recordatorios activos . Se pueden utilizar varias técnicas de recordatorio, como notificaciones emergentes , cuadros de diálogo o alarmas sonoras 15 minutos o 1 hora antes de un evento.
Los eventos para los que se desean recordatorios pueden incluir cumpleaños , días festivos , aniversarios o varios eventos puntuales. Los calendarios suelen incluir una serie de eventos preinstalados (como días festivos nacionales ) y permiten al usuario crear sus propios eventos. Los sistemas de recordatorios sensibles al contexto pueden configurar recordatorios en función de la ubicación actual del usuario. [6]
Los calendarios se pueden configurar con ajustes internacionales o regionales. Los ajustes que se activan pueden depender de los ajustes de la computadora o el teléfono inteligente, del navegador, del perfil de usuario en la aplicación de calendario, del perfil del nombre principal del usuario o (normalmente en las cuentas de trabajo) de que determinados ajustes estén controlados por la organización. En muchos casos, estos ajustes se pueden anular manualmente. A veces, los ajustes están vinculados al idioma seleccionado.
Algunos ejemplos de entornos internacionales o regionales podrían ser:
Es una funcionalidad común tener un calendario en computadoras y teléfonos inteligentes, a menudo a través de programas de correo electrónico instalados localmente o correo web a los que se puede acceder con un navegador estándar.
Algunos ejemplos de aplicaciones instaladas localmente para uso individual son la extensión Lightning para Mozilla Thunderbird , Microsoft Outlook sin Exchange Server o Windows Calendar .
Ejemplos de calendarios que permiten compartir información entre usuarios son Windows Live Calendar , Google Calendar o Microsoft Outlook con Exchange Server.
Las interfaces basadas en la web permiten a los usuarios acceder a sus calendarios desde cualquier computadora, tableta o teléfono móvil con un navegador web . Esto se puede implementar para la mayoría de los calendarios a los que se puede acceder a través de Internet.
Un calendario en línea es una aplicación web que permite a uno o más usuarios editar y, opcionalmente, compartir con otros usuarios, el acceso en línea a un calendario digital .
Las características pueden incluir:
Los calendarios en línea que se pueden utilizar de forma gratuita incluyen Google Calendar , Yahoo Calendar , Windows Calendar y Dayhaps Calendar.
Calendarios en línea que proporcionan un servicio de recordatorio por correo electrónico: Google Calendar, Outlook Calendar, DayViewer [1] y Calendar.online [2].
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