La automatización de oficinas se refiere a la variada maquinaria informática y software que se utilizan para crear, recopilar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente información de oficina necesaria para realizar tareas básicas. El almacenamiento de datos sin procesar , la transferencia electrónica y la gestión de información comercial electrónica comprenden las actividades básicas de un sistema de automatización de oficinas. [1] La automatización de oficinas ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos de oficina existentes.
La columna vertebral de la automatización de oficinas es una red de área local , que permite a los usuarios transferir datos, correo y voz a través de la red. Todas las funciones de oficina, incluido el dictado, mecanografía , archivo, fotocopiado, fax , télex , microfilmes y gestión de registros, teléfono y operaciones de centralita telefónica , entran en esta categoría. La automatización de oficinas fue un término popular en las décadas de 1970 y 1980, cuando la computadora de escritorio irrumpió en escena. Las ventajas de la automatización de oficinas incluyen que puede realizar muchas tareas más rápido, elimina la necesidad de una gran cantidad de personal, se requiere menos almacenamiento para almacenar datos y varias personas pueden actualizar los datos simultáneamente en caso de cambios en el cronograma. [2]
Las empresas pueden comprar y almacenar fácilmente sus productos con la ayuda de la tecnología. Muchas de las tareas manuales que antes se realizaban a mano ahora se pueden realizar mediante dispositivos portátiles y codificación UPC y SKU . En el ámbito minorista, la automatización también aumenta las opciones. Los clientes pueden procesar fácilmente sus pagos a través de máquinas automáticas de tarjetas de crédito y ya no tienen que esperar en fila para que un empleado procese e ingrese manualmente los números de la tarjeta de crédito.
Las nóminas de las oficinas se han automatizado, lo que significa que nadie tiene que cortar cheques manualmente, y esos cheques cortados se pueden imprimir mediante programas de computadora. El depósito directo se puede configurar automáticamente y esto reduce aún más el proceso manual, y la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo a menudo descubren que sus cheques de pago llegan antes que si tuvieran que esperar a que el banco los emita y luego los liquide.
Otras formas en que la automatización ha reducido la mano de obra de los empleados en las tareas es la dirección de voz automatizada. Mediante el uso de indicaciones, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, se ha reducido y, en algunos casos, eliminado la necesidad de que los empleados se dediquen a contestar los teléfonos.