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Planificación de recursos empresariales

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Diagrama que muestra algunos módulos ERP típicos.

La planificación de recursos empresariales ( ERP ) es la gestión integrada de los principales procesos de negocio, a menudo en tiempo real y mediada por software y tecnología . Generalmente se hace referencia a ERP como una categoría de software de gestión empresarial (normalmente un conjunto de aplicaciones integradas ) que una organización puede utilizar para recopilar, almacenar, gestionar e interpretar datos de muchas actividades empresariales . Los sistemas ERP pueden estar basados ​​localmente o en la nube . Las aplicaciones basadas en la nube han crecido en los últimos años debido a la mayor eficiencia que surge de la disponibilidad de la información desde cualquier lugar con acceso a Internet.

ERP proporciona una visión integrada y continuamente actualizada de los procesos comerciales centrales utilizando bases de datos comunes mantenidas por un sistema de gestión de bases de datos . Los sistemas ERP rastrean los recursos comerciales (efectivo, materias primas , capacidad de producción ) y el estado de los compromisos comerciales: pedidos, órdenes de compra y nómina . Las aplicaciones que componen el sistema comparten datos entre varios departamentos (fabricación, compras, ventas, contabilidad , etc.) que proporcionan los datos. [1] ERP facilita el flujo de información entre todas las funciones comerciales y gestiona las conexiones con partes interesadas externas . [2]

Según Gartner , el tamaño del mercado mundial de ERP se estima en 35 mil millones de dólares en 2021. [3] [4] Aunque los primeros sistemas ERP se centraban en grandes empresas, las empresas más pequeñas utilizan cada vez más sistemas ERP. [5]

El sistema ERP integra diversos sistemas organizativos y facilita transacciones y producción sin errores, mejorando así la eficiencia de la organización. Sin embargo, el desarrollo de un sistema ERP difiere del desarrollo de sistemas tradicionales. [6] Los sistemas ERP se ejecutan en una variedad de configuraciones de red y hardware informático , normalmente utilizando una base de datos como depósito de información . [7]

Origen

El Grupo Gartner utilizó por primera vez el acrónimo ERP en la década de 1990 [8] [9] para incluir las capacidades de planificación de requisitos de materiales (MRP) y la posterior planificación de recursos de fabricación (MRP II), [10] [11] , así como la informática. -fabricación integrada . Sin reemplazar estos términos, ERP llegó a representar un todo más amplio que reflejaba la evolución de la integración de aplicaciones más allá de la fabricación. [12]

No todos los paquetes ERP se desarrollan a partir de un núcleo de fabricación; Los proveedores de ERP comenzaron a ensamblar sus paquetes con componentes de finanzas y contabilidad, mantenimiento y recursos humanos. A mediados de la década de 1990, los sistemas ERP abordaban todas las funciones empresariales básicas. Los gobiernos y las organizaciones sin fines de lucro también comenzaron a utilizar sistemas ERP. [13] Una "metodología de selección del sistema ERP" es un proceso formal para seleccionar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Las metodologías existentes incluyen: el método del embudo de Kuiper, la herramienta de soporte de decisiones basada en web tridimensional (3D) de Dobrin y la metodología Clarkston Potomac. [14]

Expansión

Los sistemas ERP experimentaron un rápido crecimiento en la década de 1990. Debido al problema del año 2000 muchas empresas aprovecharon la oportunidad para sustituir sus antiguos sistemas por ERP. [15]

Los sistemas ERP se centraron inicialmente en la automatización de funciones administrativas que no afectaban directamente a los clientes ni al público. Las funciones de front office , como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), que tratan directamente con los clientes, o los sistemas de comercio electrónico , como el comercio electrónico y el gobierno electrónico , o la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), se integraron más tarde, cuando Internet simplificó la comunicación con los clientes. partes externas. [dieciséis]

"ERP II" fue acuñado en 2000 en un artículo de Gartner Publications titulado ERP Is Dead—Long Live ERP II . [17] [18] Describe software basado en web que proporciona acceso en tiempo real a sistemas ERP a empleados y socios (como proveedores y clientes). La función del ERP II amplía la optimización de recursos y el procesamiento de transacciones del ERP tradicional . En lugar de simplemente gestionar compras, ventas, etc., ERP II aprovecha la información de los recursos bajo su gestión para ayudar a la empresa a colaborar con otras empresas. [19] ERP II es más flexible que el ERP de primera generación. En lugar de limitar las capacidades del sistema ERP dentro de la organización, va más allá de los muros corporativos para interactuar con otros sistemas. Conjunto de aplicaciones empresariales es un nombre alternativo para dichos sistemas. Los sistemas ERP II se utilizan normalmente para permitir iniciativas colaborativas como la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la inteligencia empresarial (BI) entre organizaciones de socios comerciales mediante el uso de diversas tecnologías comerciales electrónicas . [20] [21] Una gran proporción de empresas persiguen objetivos de gestión sólidos en el sistema ERP en lugar de adquirir una empresa ERP. [22]

Los desarrolladores ahora hacen más esfuerzos para integrar los dispositivos móviles con el sistema ERP. Los proveedores de ERP están extendiendo el ERP a estos dispositivos, junto con otras aplicaciones comerciales, para que las empresas no tengan que depender de aplicaciones de terceros. [23] Como ejemplo, la plataforma de comercio electrónico Shopify pudo hacer que las herramientas ERP de Microsoft y Oracle estuvieran disponibles en su aplicación en octubre de 2021. [23]

Los riesgos técnicos del ERP moderno tienen que ver con la integración: hardware, aplicaciones, redes, cadenas de suministro. ERP ahora cubre más funciones y roles, incluida la toma de decisiones , las relaciones con las partes interesadas, la estandarización , la transparencia , la globalización , etc. [24]

Características

Los sistemas ERP suelen incluir las siguientes características:

Areas funcionales

Un sistema ERP cubre las siguientes áreas funcionales comunes. En muchos sistemas ERP, estos se denominan y agrupan como módulos ERP:

GRP - Uso de ERP en el gobierno

La planificación de recursos gubernamentales (GRP) es el equivalente a un ERP para el sector público y un sistema integrado de ofimática para organismos gubernamentales. [26] La estructura del software, la modularización, los algoritmos centrales y las interfaces principales no difieren de otros ERP, y los proveedores de software ERP logran adaptar sus sistemas a las agencias gubernamentales. [27] [28] [29]

Ambas implementaciones de sistemas, en organizaciones públicas y privadas, se adoptan para mejorar la productividad y el desempeño comercial general en las organizaciones, pero las comparaciones (privadas versus públicas) de las implementaciones muestran que los principales factores que influyen en el éxito de la implementación de ERP en el sector público son culturales. [30] [31] [32]

Mejores prácticas

La mayoría de los sistemas ERP incorporan mejores prácticas . Esto significa que el software refleja la interpretación del proveedor sobre la forma más eficaz de realizar cada proceso empresarial. Los sistemas varían en cuanto a la conveniencia con la que el cliente puede modificar estas prácticas. [33]

El uso de mejores prácticas facilita el cumplimiento de requisitos como las NIIF , Sarbanes-Oxley o Basilea II . También pueden ayudar a cumplir con los estándares industriales de facto, como la transferencia electrónica de fondos . Esto se debe a que el procedimiento puede codificarse fácilmente dentro del software ERP y replicarse con confianza en múltiples empresas que comparten ese requisito comercial. [34] [35]

Conectividad con información de planta

Los sistemas ERP se conectan a datos en tiempo real y a datos de transacciones de diversas formas. Estos sistemas suelen ser configurados por integradores de sistemas , que aportan conocimientos únicos sobre procesos, equipos y soluciones de proveedores.

Integración directa : los sistemas ERP tienen conectividad (comunicaciones con los equipos de la planta) como parte de su oferta de productos. Esto requiere que los proveedores ofrezcan soporte específico para los equipos de planta que operan sus clientes.

Integración de bases de datos : los sistemas ERP se conectan a las fuentes de datos de la planta a través de tablas provisionales en una base de datos. Los sistemas de planta depositan la información necesaria en la base de datos. El sistema ERP lee la información de la tabla. El beneficio de la puesta en escena es que los proveedores de ERP no necesitan dominar las complejidades de la integración de equipos. La conectividad pasa a ser responsabilidad del integrador de sistemas.

Módulos de transacciones de dispositivos empresariales (EATM) : estos dispositivos se comunican directamente con los equipos de la planta y con el sistema ERP a través de métodos compatibles con el sistema ERP. EATM puede emplear una tabla provisional, servicios web o interfaces de programa específicas del sistema ( API ). Un EATM ofrece el beneficio de ser una solución lista para usar.

Soluciones de integración personalizadas : muchos integradores de sistemas ofrecen soluciones personalizadas. Estos sistemas tienden a tener el nivel más alto de costo de integración inicial y pueden tener costos de confiabilidad y mantenimiento a largo plazo más altos. Los costos a largo plazo se pueden minimizar mediante pruebas cuidadosas del sistema y una documentación exhaustiva. Las soluciones integradas personalizadas normalmente se ejecutan en estaciones de trabajo o computadoras tipo servidor.

Implementación

El alcance de un ERP generalmente implica cambios significativos en los procesos y prácticas de trabajo del personal. [36] Generalmente, hay tres tipos de servicios disponibles para ayudar a implementar dichos cambios: consultoría, personalización y soporte. [36] El tiempo de implementación depende del tamaño de la empresa, la cantidad de módulos, la personalización, el alcance de los cambios en el proceso y la disposición del cliente para asumir la responsabilidad del proyecto. Los sistemas ERP modulares se pueden implementar en etapas. Un proyecto típico para una gran empresa dura unos 14 meses y requiere alrededor de 150 consultores. [37] Los proyectos pequeños pueden requerir meses; Las implementaciones multinacionales y de otro tipo a gran escala pueden llevar años. [38] [39] La personalización puede aumentar sustancialmente los tiempos de implementación. [37]

Además de eso, el procesamiento de información influye en diversas funciones comerciales, por ejemplo, algunas grandes corporaciones como Walmart utilizan un sistema de inventario justo a tiempo . Esto reduce el almacenamiento de inventario y aumenta la eficiencia de la entrega, y requiere datos actualizados. Antes de 2014, Walmart utilizaba un sistema llamado Inforem desarrollado por IBM para gestionar el reabastecimiento. [40]

Preparación del proceso

La implementación de ERP generalmente requiere cambios en los procesos comerciales existentes. [41] La mala comprensión de los cambios necesarios en los procesos antes de comenzar la implementación es una de las principales razones del fracaso del proyecto. [42] Las dificultades podrían estar relacionadas con el sistema, el proceso de negocio, la infraestructura, la formación o la falta de motivación.

Por lo tanto, es fundamental que las organizaciones analicen exhaustivamente los procesos antes de implementar un software ERP. El análisis puede identificar oportunidades para la modernización de procesos. También permite una evaluación de la alineación de los procesos actuales con los proporcionados por el sistema ERP. Las investigaciones indican que el riesgo de que los procesos de negocio no coincidan se reduce mediante:

La implementación de ERP es considerablemente más difícil (y políticamente cargada) en organizaciones descentralizadas, porque a menudo tienen diferentes procesos, reglas de negocio, semántica de datos, jerarquías de autorización y centros de decisión. [45] Esto puede requerir migrar algunas unidades de negocio antes que otras, retrasar la implementación para realizar los cambios necesarios para cada unidad, posiblemente reducir la integración (por ejemplo, vinculación a través de la gestión de datos maestros ) o personalizar el sistema para satisfacer necesidades específicas. [46]

Una desventaja potencial es que la adopción de procesos "estándar" puede conducir a una pérdida de ventaja competitiva . Si bien esto ha sucedido, las pérdidas en un área a menudo se compensan con ganancias en otras áreas, lo que aumenta la ventaja competitiva general. [47] [48]

Configuración

La configuración de un sistema ERP es en gran medida una cuestión de equilibrar la forma en que la organización quiere que funcione el sistema y la forma en que el sistema está diseñado para funcionar de manera inmediata. Los sistemas ERP suelen incluir muchas opciones configurables que, de hecho, modifican las operaciones del sistema. Por ejemplo, en la plataforma ServiceNow , se pueden escribir reglas comerciales que requieran la firma del propietario de la empresa dentro de las dos semanas posteriores a una evaluación de riesgos recién completada. La herramienta se puede configurar para enviar notificaciones automáticas por correo electrónico al propietario de la empresa y realizar la transición de la evaluación de riesgos a varias etapas del proceso dependiendo de las respuestas del propietario o de la falta de ellas.

Planificación de recursos empresariales de dos niveles

El software y hardware ERP de dos niveles permiten a las empresas ejecutar el equivalente a dos sistemas ERP a la vez: uno a nivel corporativo y otro a nivel de división o subsidiaria. Por ejemplo, una empresa de fabricación podría utilizar un sistema ERP para gestionar toda la organización utilizando centros independientes de distribución, producción o ventas globales o regionales, y proveedores de servicios para dar soporte a los clientes de la empresa principal. Cada centro (o) subsidiaria independiente puede tener sus propios ciclos de operaciones comerciales , flujos de trabajo y procesos comerciales .

Dadas las realidades de la globalización, las empresas evalúan continuamente cómo optimizar sus estrategias regionales, divisionales y de productos o de fabricación para respaldar los objetivos estratégicos y reducir el tiempo de comercialización al tiempo que aumentan la rentabilidad y entregan valor. [49] Con un ERP de dos niveles, los centros regionales de distribución, producción o ventas y los proveedores de servicios continúan operando bajo su propio modelo de negocio, separados de la empresa principal, utilizando sus propios sistemas ERP. Dado que los procesos y flujos de trabajo de estas empresas más pequeñas no están vinculados a los procesos y flujos de trabajo de la empresa principal, pueden responder a los requisitos comerciales locales en múltiples ubicaciones. [50]

Los factores que afectan la adopción de sistemas ERP de dos niveles por parte de las empresas incluyen:

Personalización

Los sistemas ERP se basan teóricamente en las mejores prácticas de la industria y sus creadores pretenden que las organizaciones los implementen "tal cual". [53] [54] Los proveedores de ERP ofrecen a los clientes opciones de configuración que permiten a las organizaciones incorporar sus propias reglas de negocio, pero a menudo persisten lagunas en las funciones incluso después de completar la configuración.

Los clientes de ERP tienen varias opciones para conciliar las carencias de funciones, cada una con sus pros y sus contras. Las soluciones técnicas incluyen reescribir parte del software entregado, escribir un módulo propio para que funcione dentro del sistema ERP o conectarse a un sistema externo. Estas tres opciones constituyen distintos grados de personalización del sistema, siendo la primera la más invasiva y costosa de mantener. [55] Alternativamente, existen opciones no técnicas, como cambiar las prácticas comerciales o las políticas organizativas para adaptarse mejor al conjunto de funciones del ERP entregado. Las diferencias clave entre personalización y configuración incluyen:

Las ventajas de la personalización incluyen:

Las desventajas de la personalización incluyen que puede:

Extensiones

Los sistemas ERP se pueden ampliar con software de terceros, a menudo a través de interfaces proporcionadas por el proveedor. [59] [60] Las extensiones ofrecen características tales como: [60]

Migración de datos

La migración de datos es el proceso de mover, copiar y reestructurar datos de un sistema existente al sistema ERP. La migración es fundamental para el éxito de la implementación y requiere una planificación significativa. Desafortunadamente, dado que la migración es una de las actividades finales antes de la fase de producción, a menudo recibe una atención insuficiente. Los siguientes pasos pueden estructurar la planificación de la migración: [61]

A menudo, la migración de datos es incompleta porque algunos de los datos del sistema existente son incompatibles o no son necesarios en el nuevo sistema. Como tal, es posible que sea necesario mantener el sistema existente como una base de datos archivada para consultarla una vez que el nuevo sistema ERP esté implementado. [61]

Ventajas

La ventaja más fundamental del ERP es que la integración de una gran variedad de procesos comerciales ahorra tiempo y gastos. La gerencia puede tomar decisiones más rápido y con menos errores. Los datos se vuelven visibles en toda la organización. Las tareas que se benefician de esta integración incluyen: [62]

Los sistemas ERP centralizan los datos comerciales, que:

Beneficios

Desventajas

Factores críticos del éxito

Los factores críticos de éxito son un número limitado de áreas en las que los resultados, si son satisfactorios, garantizarán el desempeño competitivo exitoso de la organización. El método CSF ​​ha ayudado a las organizaciones a especificar sus propias necesidades de información crítica. Lograr resultados satisfactorios en las áreas clave de factores críticos de éxito puede garantizar una ventaja competitiva que conduzca a un mejor desempeño organizacional y a superar los desafíos que enfrentan las organizaciones. Varios investigadores mejoraron, verificaron y validaron la base teórica de los factores críticos de éxito, lo que subrayó la importancia de los CSF y su aplicación a las implementaciones de proyectos ERP. [70]

La aplicación de factores críticos de éxito puede evitar que las organizaciones cometan errores costosos, y el uso eficaz de los CSF puede garantizar el éxito del proyecto y reducir las fallas durante su implementación. Algunos de los factores críticos importantes de éxito relacionados con los proyectos de ERP son: conocer sus datos, pruebas más largas e integradas, utilización de las personas adecuadas, período de estabilización más prolongado (hipercuidado), comunicación clara, aceptación temprana de las empresas, tener una Programa Lean Agile, menos personalización, los proyectos de ERP deben estar impulsados ​​por el negocio y no por la TI. [70]

Tasas de adopción

Una investigación publicada en 2011 basada en una encuesta de 225 fabricantes, minoristas y distribuidores encontró tasas de interés y adopción de sistemas ERP "altas" y que muy pocas empresas estaban "completamente ajenas" al concepto de un sistema ERP. El 27% de las empresas encuestadas tenía un sistema completamente operativo, el 12% estaba en ese momento implementando un sistema y el 26% tenía un sistema ERP existente que estaban ampliando o actualizando. [71]

ERP posmoderno

El término "ERP posmoderno" fue acuñado por Gartner en 2013, cuando apareció por primera vez en la serie de artículos "Predicts 2014". [72] Según la definición de Gartner de la estrategia ERP posmoderna, los paquetes ERP heredados , monolíticos y altamente personalizados, en los que todas las partes dependen en gran medida unas de otras, tarde o temprano deberían ser reemplazados por una combinación de sistemas basados ​​en la nube y en línea. aplicaciones locales, que tienen un acoplamiento más flexible y se pueden intercambiar fácilmente si es necesario. [72]

La idea básica es que todavía debería existir una solución ERP central que cubra las funciones comerciales más importantes, mientras que otras funciones estarán cubiertas por soluciones de software especializadas que simplemente amplían el ERP central. Este concepto es similar al enfoque "mejor de su clase" [73] para la ejecución de software, pero no debe confundirse con él. Mientras que en ambos casos las aplicaciones que componen el conjunto están relativamente poco conectadas y son bastante fácilmente intercambiables, en el segundo no existe ninguna solución ERP. En cambio, cada función empresarial está cubierta por una solución de software independiente. [74]

Sin embargo, no existe una regla de oro sobre qué funciones empresariales deberían formar parte del ERP central y cuáles deberían cubrirse con soluciones complementarias. Según Gartner, cada empresa debe definir su propia estrategia ERP posmoderna, basada en las necesidades, operaciones y procesos internos y externos de la empresa. [72] Por ejemplo, una empresa puede definir que la solución ERP central debe cubrir aquellos procesos de negocio que deben permanecer detrás del firewall y, por lo tanto, optar por dejar su ERP central en las instalaciones . Al mismo tiempo, otra empresa puede decidir alojar la solución ERP principal en la nube y trasladar solo unos pocos módulos ERP como soluciones complementarias a las instalaciones. [ cita necesaria ]

Los principales beneficios que obtendrán las empresas al implementar una estrategia ERP posmoderna son la velocidad y la flexibilidad a la hora de reaccionar ante cambios inesperados en los procesos de negocio o a nivel organizacional. [ cita necesaria ] Dado que la mayoría de las aplicaciones tienen una conexión relativamente floja, es bastante fácil reemplazarlas o actualizarlas cuando sea necesario. Además de eso, siguiendo los ejemplos anteriores, las empresas pueden seleccionar y combinar soluciones locales y basadas en la nube que mejor se adapten a sus necesidades de ERP. La desventaja del ERP posmoderno es que lo más probable es que conduzca a un mayor número de proveedores de software que las empresas tendrán que gestionar, además de plantear desafíos de integración adicionales para la TI central. [75]

Ver también

Referencias

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Bibliografía

enlaces externos