La indización es una actividad técnica-intelectual integrada por procedimientos dirigidos a desglosar, descifrar, analizar y resumir el contenido de los documentos, todo esto con el objetivo de hacer posible el almacenamiento, recuperación, acceso y difusión de la información, facilitando su recuperación, ya sea en forma directa por los usuarios o a través de índices, catálogos, base de datos, etc., y se cumple en forma controlada y normalizada a través de un proceso conformado por cuatro etapas: Esta concepción de la indización, cuyos elementos centrales son la determinación humana del tema y la asignación de términos desde un vocabulario controlado, la distingue de la indización automática y la indización libre.
Se extraen palabras-clave del título, del resumen o del texto completo de un recurso, y se usan para representar su contenido, sin ser sometidas a ningún tipo de control terminológico.
La indización libre es aquella que no utiliza, en la representación de temas, términos de un vocabulario controlado sino que emplea términos extraídos del propio recurso o de la mente del indizador.
Por política de indización entendemos tanto la forma de realizar la indización de una determinada institución como el esfuerzo por concretar, sistematizar y plasmar en guías o manuales los procesos seguidos en la indización.
Los términos aparecen agrupados en clases o categorías, por lo general temáticas.