En el ámbito empresarial, los gastos generales o de estructura se refieren a los gastos continuos de funcionamiento de una empresa. Los gastos generales son aquellos que no se pueden rastrear o identificar fácilmente con ninguna unidad de ingresos en particular, a diferencia de los gastos operativos, como la materia prima y la mano de obra. Por lo tanto, los gastos generales no se pueden asociar inmediatamente con los productos o servicios que se ofrecen, por lo que no generan ganancias directamente. [1] Sin embargo, los gastos generales siguen siendo vitales para las operaciones comerciales, ya que brindan un apoyo fundamental para que la empresa lleve a cabo actividades lucrativas. [2] Por ejemplo, los costos generales, como el alquiler de una fábrica, permiten a los trabajadores fabricar productos que luego se pueden vender para obtener ganancias. Dichos gastos se incurren para la producción en general y no para una orden de trabajo en particular; por ejemplo, los salarios pagados al personal de vigilancia y custodia, los gastos de calefacción e iluminación de la fábrica, etc. Los gastos generales también son un elemento de costo muy importante junto con los materiales directos y la mano de obra directa. [2]
Los gastos generales suelen estar relacionados con conceptos contables como los costes fijos y los costes indirectos .
Los gastos generales son todos los costos que aparecen en el estado de resultados, excepto la mano de obra directa, los materiales directos y los gastos directos. Los gastos generales incluyen los honorarios de contabilidad, la publicidad , los seguros , los intereses, los honorarios legales, la carga laboral, el alquiler , las reparaciones, los suministros, los impuestos, las facturas telefónicas, los gastos de viaje y los servicios públicos. [3]
Básicamente, existen dos tipos de gastos generales de una empresa: los gastos generales administrativos y los gastos generales de fabricación. [4]
Los gastos generales administrativos incluyen elementos como servicios públicos, planificación estratégica y diversas funciones de apoyo. Estos costos se consideran gastos generales debido a que no están directamente relacionados con ninguna función particular de la organización ni generan ganancias de manera directa . En cambio, estos costos simplemente asumen la función de apoyar todas las demás funciones de la empresa. [5]
Las organizaciones benéficas pueden referirse a sus gastos generales administrativos como "costos básicos". [6]
Las universidades cobran regularmente tasas de gastos generales administrativos sobre la investigación. En los EE. UU., la tasa de gastos generales promedio es del 52%, que se gasta en el funcionamiento de los edificios, los salarios administrativos y otras áreas no directamente vinculadas a la investigación. [7] Los académicos han argumentado en contra de estos cargos. Por ejemplo, Benjamin Ginsberg mostró cómo las tasas de gastos generales se utilizan principalmente para subsidiar los crecientes salarios administrativos y la depreciación de los edificios, ninguno de los cuales beneficia directamente a la investigación; aunque sí beneficia a los administradores que determinan la política universitaria en su libro The Fall of Faculty . Un artículo escrito por Joshua Pearce en Science argumentó que las prácticas de contabilidad de gastos generales dañan la ciencia al quitar fondos a la investigación y desalentar el uso de hardware de código abierto menos costoso . [8] Entró en detalle en la contabilidad que muestra cómo se desperdician millones cada año en apropiaciones de efectivo para gastos generales por parte de los administradores universitarios en ZME Science. [9]
Esto incluye principalmente los salarios mensuales y anuales que se pactan. Se consideran gastos generales, ya que estos costos deben pagarse independientemente de las ventas y las ganancias de la empresa. Además, el salario difiere del sueldo, ya que el salario no se ve afectado por las horas y el tiempo de trabajo, por lo tanto, se mantendrá constante. [10] En particular, esto se aplicaría más comúnmente a los miembros del personal de mayor antigüedad, ya que generalmente firman contratos de mayor duración, lo que significa que sus salarios suelen estar predeterminados. [11]
Esto incluye equipos de oficina como impresoras, máquinas de fax, computadoras, refrigeradores, etc. Son equipos que no generan ventas ni ganancias directamente, ya que solo se utilizan para funciones de apoyo que pueden proporcionar a las operaciones comerciales . [12] Sin embargo, los equipos pueden variar entre gastos generales administrativos y gastos generales de fabricación según el propósito para el que se utilicen. Por ejemplo, para una empresa de impresión, una impresora se consideraría un gasto general de fabricación. [13]
Esto incluye el costo de contratar firmas de abogados y auditores externos en nombre de la empresa. Esto no se aplicaría si la empresa tiene sus propios abogados internos y planes de auditoría. Debido a las regulaciones y las auditorías anuales necesarias para garantizar un ambiente de trabajo satisfactorio, estos costos a menudo no se pueden evitar. Además, dado que estos costos no necesariamente contribuyen directamente a las ventas, se consideran gastos indirectos. Aunque en la mayoría de los casos son necesarios, a veces estos costos se pueden evitar y reducir. [14]
Muchas empresas ofrecen a sus empleados el uso de coches de empresa como un beneficio adicional . Dado que estos coches no contribuyen directamente a las ventas ni a las ganancias, se consideran gastos generales. Los beneficios empresariales similares que son un pago único o constante, como las cuotas de los contratos de socios con un gimnasio, también se considerarán gastos generales administrativos. [15]
Esto incluirá los viajes y preparativos de negocios pagados por la empresa, así como los refrigerios, las comidas y los gastos de entretenimiento durante las reuniones de la empresa. Aunque se podría argumentar que estos costos motivan a los trabajadores a ser más productivos y eficientes, la mayoría de los economistas coinciden en que estos costos no contribuyen directamente a las ventas y las ganancias, por lo que deben clasificarse como gastos generales administrativos. [16] A pesar de que estos costos ocurren periódicamente y, a veces, sin preparación previa, generalmente son pagos únicos y se espera que estén dentro del presupuesto de la empresa para viajes y entretenimiento. [17]
Los gastos generales de fabricación son todos los costos que soporta una empresa dentro de la plataforma física en la que se crea el producto o servicio. La diferencia entre los gastos generales de fabricación y los gastos generales administrativos es que los gastos generales de fabricación se clasifican dentro de una fábrica u oficina en la que se realiza la venta. [18] Mientras que los gastos generales administrativos se clasifican normalmente dentro de algún tipo de oficina administrativa u oficina de apoyo. Aunque hay casos en los que los dos edificios físicos pueden superponerse, es el uso de los gastos generales lo que los separa. [19]
Aunque el concepto general es idéntico al del ejemplo de los gastos generales administrativos, la diferencia clave es el papel del empleado. En el caso de los gastos generales de fabricación, los empleados tendrían funciones como personal de mantenimiento , gerentes de fabricación , personal de gestión de materiales y personal de control de calidad . También incluiría los salarios establecidos para los miembros del personal de limpieza. Una vez más, la diferencia clave radica en la naturaleza de sus respectivos trabajos y la ubicación física en la que se llevan a cabo. [20]
Se refiere a la reducción del valor de los equipos a medida que se vuelven más viejos y obsoletos. Por ejemplo, si una impresora tiene una vida útil potencial de 5 años, el precio por el que se puede vender disminuirá cada año. [21] Por lo tanto, este valor en depreciación se calcula como gastos generales de fabricación. Además, esto también se aplica a los vehículos, ya que tienden a depreciarse significativamente después del primer año. Al calcular los gastos generales de fabricación, los contadores utilizan principalmente dos métodos : el método lineal y el método de saldo decreciente. [22]
Toda propiedad, a menos que sea propiedad del gobierno, está sujeta a algún tipo de impuesto sobre la propiedad . [23] Por lo tanto, los impuestos sobre las fábricas de producción se clasifican como gastos generales de fabricación, ya que son costos que no se pueden evitar ni cancelar. Además, los impuestos sobre la propiedad no cambian en relación con las ganancias o las ventas de la empresa y probablemente permanecerán iguales a menos que la administración gubernamental los modifique . [24]
A menos que la empresa decida comprar un terreno y construir su propia fábrica, estará sujeta a algún tipo de renta debido a la cantidad de capital necesaria para construir una fábrica de propiedad privada. Por lo tanto, esta renta debe pagarse al propietario de manera regular, independientemente del desempeño de la empresa. Si bien la renta del edificio proporciona la plataforma física para que la empresa produzca sus productos y servicios, no es un contribuyente directo. [25]
Esto variaría dependiendo de cómo se estructure la factura de servicios públicos . En el caso de que se trate de un gasto general, la factura de servicios públicos se negocia previamente, lo que significa que la factura mensual de servicios públicos será la misma independientemente de la cantidad que la fábrica realmente consuma. [26] Esto solo será relevante en varios países donde existe una opción para facturas de servicios públicos estandarizadas. Sin embargo, debido al gran consumo de electricidad, gas y agua en la mayoría de las fábricas, la mayoría de las empresas tienden a no tener facturas de servicios públicos estandarizadas, ya que tienden a ser más caras. [27] Las facturas de servicios públicos estandarizadas también suelen ser desaconsejadas por los gobiernos, ya que conducen al desperdicio de recursos y a externalidades negativas de la producción . [28]
En la mayoría de las empresas, los contables calculan los gastos generales con fines presupuestarios , pero también para que la empresa tenga una idea de cuánto debe cobrar a los consumidores para obtener ganancias . A continuación, se presentan algunas herramientas contables comunes que tienen en cuenta los gastos generales de la empresa. [29]
El análisis del punto de equilibrio determina el punto en el que los ingresos de la empresa son equivalentes a los costos necesarios para recibir esos ingresos. Primero calcula un margen de seguridad (el punto en el que los ingresos superan el punto de equilibrio), ya que es la cantidad "segura" en la que los ingresos pueden caer sin dejar de estar por encima del punto de equilibrio. [30] El gráfico de la derecha muestra un gráfico típico del punto de equilibrio. La contribución se refiere a las ventas del producto o servicio, también se puede interpretar como el flujo de ingresos de la empresa . Los costos fijos en este caso tienen el mismo propósito que los gastos generales de la empresa, simplemente se mostrarán como una línea recta horizontal en el gráfico como se muestra. [31]
En economía, las curvas de ingresos se suelen ilustrar para mostrar si una empresa debe seguir funcionando o no. En teoría, si una empresa puede cubrir los costos operativos variables pero no puede cubrir los gastos generales a corto plazo, debería seguir funcionando. Por otro lado, si la empresa ni siquiera puede cubrir los costos operativos , debería cerrar. [32] Aunque esta regla difiere en gran medida según el tamaño de la empresa, el flujo de caja de la empresa y la naturaleza competitiva de la misma, sirve como regla modelo para que la mayoría de las pequeñas empresas competitivas puedan operar. [33]
El costeo basado en actividades (ABC) tiene como objetivo reducir la proporción de costos tratados como gastos generales mediante la asignación de costos a cada actividad involucrada en la producción de un producto o la entrega de un servicio. [34]
El balance general es un estado financiero que describe los activos financieros , los pasivos y el capital social de una empresa en un momento específico. Tanto los activos como los pasivos se separan en dos categorías según su marco temporal: corriente y largo plazo. Los gastos generales de la empresa en particular se incluyen en los pasivos corrientes, ya que son costos que la empresa debe pagar en un plazo relativamente corto/inmediato. Aunque el balance general por sí solo no ofrece mucha información, es una pieza útil de información financiera cuando se combina con otros documentos como el estado de resultados o el análisis de ratios , ya que ofrece una descripción diversa y completa de la posición financiera de la empresa. [35]
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