Las cuentas por pagar ( AP ) son el dinero que una empresa debe a sus proveedores y que se muestra como un pasivo en el balance de una empresa . Se diferencia de los pasivos por pagarés , que son deudas creadas por documentos formales de instrumentos legales . [1] La principal responsabilidad de un departamento de cuentas por pagar es procesar y revisar las transacciones entre la empresa y sus proveedores y asegurarse de que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El proceso de cuentas por pagar comienza con la recopilación de los requisitos de suministro dentro de la organización y la búsqueda de cotizaciones de los proveedores para los artículos necesarios. Una vez negociado el trato, se preparan y envían las órdenes de compra . Los bienes entregados se inspeccionan a su llegada y la factura recibida se envía para su aprobación. Procesar una factura incluye registrar datos importantes de la factura e ingresarlos en el sistema financiero o de contabilidad de la empresa. Una vez logrado esto, las facturas deben pasar por el proceso comercial respectivo de la empresa para poder ser pagadas. [2]
Un departamento de cuentas por pagar suele estar ubicado dentro de la función financiera de una organización . [3]
Una cuenta por pagar se registra en el libro auxiliar de Cuentas por pagar en el momento en que se certifica el pago de una factura. Comprobado, o avalado, significa que una factura está aprobada para el pago y se ha registrado en el Libro mayor general o en el libro auxiliar AP como un pasivo pendiente o abierto porque no se ha pagado. Las cuentas por pagar a menudo se clasifican como cuentas por pagar comerciales, cuentas por pagar por la compra de bienes físicos que se registran en el inventario, y cuentas por pagar de gastos, cuentas por pagar por la compra de bienes o servicios que se contabilizan como gastos. Ejemplos comunes de gastos por pagar son publicidad, viajes, entretenimiento, suministros de oficina y servicios públicos. AP es una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes permitiéndoles pagar un producto o servicio una vez recibido. Los proveedores ofrecen varias condiciones de pago para una factura. Las condiciones de pago pueden incluir la oferta de un descuento por pronto pago por pagar una factura dentro de un número definido de días. Por ejemplo, los términos 2%, Net 30 significan que el pagador deducirá el 2% de la factura si el pago se realiza dentro de los 30 días. Si el pago se realiza el día 31 se paga el importe total.
En una empresa, suele haber una gama mucho más amplia de servicios en el archivo AP, y los contadores o tenedores de libros suelen utilizar software de contabilidad para realizar un seguimiento del flujo de dinero que entra en esta cuenta de pasivo cuando reciben facturas y sale de ella cuando realizan pagos. Cada vez más, las grandes empresas utilizan soluciones especializadas de automatización de Cuentas por pagar (comúnmente llamadas ePayables) para automatizar los elementos manuales y en papel del procesamiento de las facturas de una organización.
Por lo general, un proveedor enviará un producto, emitirá una factura y cobrará el pago más tarde. Este es un ciclo de conversión de efectivo , o un período de tiempo durante el cual el proveedor ya pagó las materias primas pero el cliente final no le pagó a cambio.
Cuando el comprador recibe la factura, se compara con el albarán y la orden de compra y, si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como el partido a tres bandas. [4] La coincidencia a tres bandas puede ralentizar el proceso de pago, por lo que el método puede modificarse. Por ejemplo, la comparación triple puede limitarse únicamente a facturas de gran valor, o la comparación se aprueba automáticamente si la cantidad recibida está dentro de un cierto porcentaje del monto autorizado en la orden de compra. [5] El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de comparación de manera diferente dependiendo de las reglas comerciales implementadas durante la creación del proceso de flujo de trabajo . El caso más sencillo es el cotejo bidireccional entre la propia factura y la orden de compra.
Las estimaciones de 2009 sugerían que cada semana se procesaban más de mil millones de facturas entre empresas, y el 97% de ellas todavía se procesaban manualmente. El costo promedio de procesar y pagar una factura de proveedor fue de entre $5 y $15, con un 10% procesado demasiado tarde para pagarse dentro de los términos de descuento, y casi un 2% contenía errores. [6]
En los hogares , las cuentas por pagar son normalmente facturas de proveedores como una compañía eléctrica , una compañía telefónica , un servicio de televisión por cable o antena parabólica , una suscripción a un periódico y otros servicios regulares similares. Los propietarios de viviendas suelen realizar un seguimiento y pagar mensualmente manualmente mediante cheques, tarjetas de crédito o banca por Internet . [ cita necesaria ]
Por lo general, existen una variedad de controles contra abusos para evitar la malversación de fondos por parte del personal de cuentas por pagar. La separación de funciones es un control común. En los países donde el pago con cheques es común, casi todas las empresas tienen un empleado junior que procesa e imprime un cheque y un empleado senior lo revisa y firma. A menudo, el software de contabilidad limitará a cada empleado a realizar únicamente las funciones que se le asignan, de modo que no hay forma de que ningún empleado (ni siquiera el controlador ) pueda realizar un pago por sí solo.
Algunas empresas también separan las funciones de agregar nuevos proveedores al archivo maestro de proveedores y de ingresar comprobantes. Esto hace imposible que un empleado se agregue como proveedor y luego emita un cheque a sí mismo sin confabularse con otro empleado. El archivo maestro de proveedores es el depósito de toda la información importante sobre los proveedores de la empresa. Es el punto de referencia de las cuentas por pagar a la hora de pagar facturas. [7]
Además, la mayoría de las empresas exigen una segunda firma en los cheques cuyo monto excede un umbral específico.
El personal de cuentas por pagar debe estar atento a facturas fraudulentas. En ausencia de un sistema de órdenes de compra , la primera línea de defensa es el gerente de aprobación. Sin embargo, el personal de AP debería familiarizarse con algunos problemas comunes, como las estafas de las " Páginas Amarillas " en las que operadores fraudulentos ofrecen colocar un anuncio. El logotipo de los dedos que caminan nunca ha sido una marca registrada y existen muchos directorios diferentes al estilo de las Páginas Amarillas, la mayoría de los cuales tienen una distribución pequeña. Según un artículo publicado en el invierno de 2000 en Employer Practices de la American Payroll Association , "los proveedores pueden enviar documentos que parecen facturas, pero en letra pequeña dicen "esto no es una factura". Estos pueden ser cargos por listados de directorios o anuncios. Recientemente , algunas empresas han comenzado a enviar lo que parece ser un cheque de reembolso o reembolso; en realidad, es un registro de servicios que se activa cuando el documento se devuelve con una firma".
En las cuentas por pagar, un simple error puede provocar un gran sobrepago. Un ejemplo común son las facturas duplicadas. [8] Una factura puede extraviarse temporalmente o aún estar en estado de aprobación cuando los proveedores llaman para consultar su estado de pago. Después de que el miembro del personal de AP la busca y descubre que no se ha pagado, el proveedor envía una factura duplicada; Mientras tanto, la factura original aparece y se paga. Luego llega la factura duplicada y, sin darse cuenta, también se le paga, tal vez con una factura ligeramente diferente.
Los auditores a menudo se centran en la existencia de facturas aprobadas, informes de gastos y otra documentación de respaldo para respaldar los cheques que se emitieron. La presencia de una confirmación o declaración del proveedor es prueba razonable de la existencia de la cuenta. No es raro que parte de esta documentación se pierda o se haya archivado incorrectamente cuando finaliza la auditoría. Un auditor puede decidir ampliar el tamaño de la muestra en tales situaciones.
Los auditores suelen preparar una estructura de antigüedad de las cuentas por pagar para comprender mejor las deudas pendientes durante ciertos períodos (30, 60, 90 días, etc.). Estas estructuras son útiles para la presentación correcta del balance al final del año fiscal. [9]
Muchas empresas están trabajando para agilizar o automatizar el proceso comercial de sus departamentos de cuentas por pagar. Este proceso es sencillo pero puede resultar muy engorroso, especialmente si la empresa tiene un gran número de facturas. Este problema se agrava cuando las facturas que requieren procesamiento están en papel. Esto puede provocar la pérdida de facturas, errores humanos durante la entrada de datos y duplicados de facturas. Estos y otros problemas conducen a una métrica de alto costo por factura . El objetivo de automatizar el departamento de cuentas por pagar es agilizar este proceso de facturación, eliminar posibles errores humanos y reducir el costo por factura. [10]
Algunas de las soluciones de automatización de cuentas por pagar más comunes incluyen facturación electrónica , escaneo de documentos, reconocimiento óptico de caracteres , automatización de reglas de flujo de trabajo, seguimiento en línea, capacidades de generación de informes, interfaces de usuario de facturas electrónicas, redes de proveedores, servicios de pago y análisis de gastos para todas las facturas. [10] Las funciones de automatización efectivas incluyen el reconocimiento de forma libre (capacidad de interpretar documentos de factura independientemente del diseño o la necesidad de crear una plantilla de proveedor) y capacidades de aprendizaje automático. [11]
La Factura Electrónica puede ser una herramienta muy útil para el departamento de AP. La facturación electrónica permite a los proveedores enviar facturas a través de Internet y hacer que esas facturas se enruten y procesen automáticamente. Debido a que la llegada y presentación de las facturas es casi inmediata, las facturas se pagan antes; por lo tanto, la cantidad de tiempo y dinero que lleva procesar estas facturas se reduce considerablemente. (Financial Operations Networks, 2008) Estas soluciones generalmente involucran a una empresa externa que proporciona y respalda una aplicación que permite a un proveedor enviar una factura electrónica a su cliente para su enrutamiento, aprobación y pago inmediatos. Estas aplicaciones están vinculadas a bases de datos que archivan información de transacciones entre socios comerciales. (US Bank, Scott Hesse, 2010) Las facturas se pueden enviar de varias maneras, incluidas cargas EDI , CSV o XML , archivos PDF o plantillas de facturas en línea. Debido a que la facturación electrónica incluye tantas tecnologías y opciones de entrada diferentes, es una categoría general para cualquier método mediante el cual se presenta electrónicamente una factura a un cliente para su pago. [12]
Los sistemas de planificación de recursos empresariales suelen utilizar software para proporcionar servicios integrados de gestión de procesos de negocio a las empresas. [13]
Desde mediados de la década de 1967, las empresas han comenzado a establecer vínculos de datos entre sus socios comerciales para transferir documentos, como facturas y órdenes de compra. Inspirándose en la idea de una oficina sin papel y una transferencia de datos más fiable, desarrollaron los primeros sistemas EDI . Estos sistemas eran exclusivos de la empresa respectiva que los desarrolló, lo que significaba que eran difíciles de implementar en una gran cantidad de corporaciones. Reconociendo esto, el Comité de Normas Acreditadas X12 , una institución de normas bajo el paraguas de ANSI, hizo preparativos para estandarizar los procesos de EDI. Esto dio como resultado lo que hoy se conoce como el estándar ANSI X12 EDI . [14]
Esta siguió siendo la principal forma de intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales durante casi tres décadas. La década de 1990 llegó con avances en la tecnología de Internet. Comenzaron a aparecer empresas que ofrecían aplicaciones web de interfaz de usuario más sólidas con funciones que atendían tanto al proveedor como al cliente. Estas nuevas aplicaciones basadas en web permitieron la presentación en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI. Junto con otros métodos de carga de archivos, incluidos CSV y XML. Estos servicios permiten a los proveedores presentar facturas a sus clientes para su comparación y aprobación a través de una aplicación web fácil de usar. Los proveedores también pueden ver un historial de todas las facturas que enviaron a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de los clientes. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa externa que proporciona la aplicación web de facturación. Esta información patentada puede ser regulada por el cliente para controlar cuánta información transaccional puede ver el proveedor. (Por ejemplo, fechas de pago o información del cheque). [15]
A medida que las empresas avanzan hacia la era digital, cada vez más recurren a servicios de facturación electrónica para automatizar sus departamentos de cuentas por pagar. Algunos incluso creen que se convertirá en un estándar de la industria en un futuro próximo. Según un informe realizado por el equipo de GXS en 2013, Europa está adoptando legislación gubernamental que anima a las empresas a adoptar prácticas de facturación electrónica. Estados Unidos aún no cuenta con una legislación de este tipo, pero reconoce el valor de esta tecnología. El Tesoro de Estados Unidos estimó que implementar la facturación electrónica en todo el gobierno federal reduciría los costos en un 50% y ahorraría 450 millones de dólares al año. [dieciséis]
Con la creciente disponibilidad de soluciones robóticas, las empresas están impulsando aún más la mejora de procesos en AP. Al aplicar la automatización de procesos robóticos de extremo a extremo o RPA a su departamento de cuentas por pagar, las organizaciones pueden acelerar la velocidad y precisión del procesamiento de facturas al tiempo que mejoran los costos operativos. [17] Algunas organizaciones informan que al implementar RPA han logrado casi eliminar la intervención humana del proceso AP, ahorrando así entre un 65% y un 75% del tiempo que antes se dedicaba al procesamiento manual. [18]
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