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Flujo de trabajo

Flujo de trabajo del desarrollador de Wikimedia
Un modelo IMRAD para el desarrollo de artículos de investigación.

Un flujo de trabajo es un término genérico para patrones de actividad orquestados y repetibles, permitidos por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información. [1] Puede representarse como una secuencia de operaciones, el trabajo de una persona o grupo, [2] el trabajo de una organización de personal, o uno o más mecanismos simples o complejos.

Desde una perspectiva más abstracta o de nivel superior, el flujo de trabajo puede considerarse una vista o representación del trabajo real. [3] El flujo que se describe puede referirse a un documento , servicio o producto que se está transfiriendo de un paso a otro.

Los flujos de trabajo pueden verse como un bloque de construcción fundamental que debe combinarse con otras partes de la estructura de una organización, como la tecnología de la información, los equipos , los proyectos y las jerarquías . [4]

Desarrollo historico

El desarrollo del concepto de flujo de trabajo se produjo a lo largo de una serie de épocas superpuestas y vagamente definidas.

Inicios en la fabricación

La historia moderna de los flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor [5] y Henry Gantt , aunque el término "flujo de trabajo" no se utilizó como tal durante sus vidas. [6] Uno de los primeros ejemplos del término "flujo de trabajo" apareció en una revista de ingeniería ferroviaria de 1921. [7]

Taylor y Gantt lanzaron el estudio de la organización deliberada y racional del trabajo, principalmente en el contexto de la manufactura. Esto dio origen a los estudios de tiempo y movimiento . [8] Conceptos relacionados incluyen talleres de trabajo y sistemas de colas ( cadenas de Markov ). [9] [10]

El libro de 1948 Cheaper by the Dozen introdujo los conceptos emergentes en el contexto de la vida familiar.

Maduración y crecimiento

La invención de la máquina de escribir y la fotocopiadora ayudó a difundir el estudio de la organización racional del trabajo desde el taller de fabricación hasta la oficina. Los sistemas de archivo y otros sistemas sofisticados para gestionar los flujos de información física evolucionaron. Es probable que varios eventos contribuyeran al desarrollo de flujos de trabajo de información formalizados. Primero, el campo de la teoría de la optimización maduró y desarrolló técnicas de optimización matemática . Por ejemplo, el matemático y economista soviético Leonid Kantorovich desarrolló las semillas de la programación lineal en 1939 mediante esfuerzos para resolver los problemas de optimización de la producción de un fabricante de madera contrachapada. [11] [12] En segundo lugar, la Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo impulsaron la mejora de procesos con sus demandas de una organización racional del trabajo. [13] [14] [15]

Era de calidad

En la era de la posguerra, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran condujo a un enfoque en la calidad, primero en las empresas japonesas y, más globalmente, a partir de la década de 1980: hubo varios movimientos que iban desde la gestión de la calidad total hasta Six Sigma. y luego nociones más cualitativas de reingeniería de procesos de negocio . [16] Esto condujo a mayores esfuerzos para mejorar los flujos de trabajo, tanto en los sectores de la economía del conocimiento como en la fabricación. Se reconocieron demandas variables en los flujos de trabajo cuando se consideró la teoría de las rutas críticas y los cuellos de botella móviles. [17]

Gestión de flujo de trabajo

Basu y Kumar señalan que el término "gestión del flujo de trabajo" se ha utilizado para referirse a tareas asociadas con el flujo de información a través de la cadena de valor en lugar del flujo de bienes materiales: caracterizan la definición, el análisis y la gestión de la información como "gestión del flujo de trabajo". ". Señalan que el flujo de trabajo se puede gestionar dentro de una única organización, donde se asignan distintos roles a recursos individuales, y también a través de múltiples organizaciones o ubicaciones distribuidas, donde se debe prestar atención a las interacciones entre actividades que se encuentran en los límites organizacionales o de ubicación. . La transmisión de información de una organización a otra es una cuestión crítica en este contexto interorganizacional y plantea la importancia de las tareas que describen como "validación", "verificación" y "análisis de uso de datos". [18]

Sistemas de gestión del flujo de trabajo.

Un sistema de gestión de flujo de trabajo (WfMS) es un sistema de software para configurar, realizar y monitorear una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir costos, volverse más ágil y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. [19] Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o en datos, y pueden representar el flujo de trabajo como mapas gráficos. Un sistema de gestión de flujo de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que se puedan integrar aplicaciones de software externas y brindar soporte para flujos de trabajo de área amplia que brindan tiempos de respuesta más rápidos y productividad mejorada. [19]

Conceptos relacionados

El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con varios campos de la investigación de operaciones y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, ya sea cuantitativa o cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular, la subdisciplina de planificación de la IA) y la etnografía . El término "flujo de trabajo" se utiliza más comúnmente en industrias particulares, como la impresión o ámbitos profesionales como los laboratorios clínicos , donde puede tener significados especializados particulares.

  1. Procesos : un proceso es una noción más general que el flujo de trabajo y puede aplicarse, por ejemplo, a procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo suele ser un proceso o una colección de procesos descritos en el contexto del trabajo, como todos los procesos que ocurren en una máquina. comercio.
  2. Planificación y programación : Un plan es una descripción del conjunto de actividades lógicamente necesarias y parcialmente ordenadas necesarias para lograr un objetivo específico dadas ciertas condiciones iniciales. Un plan, cuando se complementa con un cronograma y cálculos de asignación de recursos , define completamente una instancia particular de procesamiento sistemático en pos de un objetivo. Un flujo de trabajo puede verse como una realización a menudo óptima o casi óptima de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente. [20]
  3. Control de flujo : Este es un concepto de control aplicado a los flujos de trabajo, para distinguirlo del control estático de buffers de material u pedidos, para significar un control más dinámico de la velocidad del flujo y los volúmenes de flujo en movimiento y en proceso. Esta orientación hacia los aspectos dinámicos es la base básica para prepararse para controles de taller más avanzados, como el justo a tiempo o el justo en secuencia.
  4. Visibilidad en tránsito : este concepto de monitoreo se aplica tanto al material transportado como al trabajo en proceso o en progreso, es decir, flujos de trabajo.

Ejemplos

Modelado de procesos de negocio

Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo vistos en diversos contextos:

  1. En los talleres mecánicos, particularmente en los talleres de trabajo y en los talleres de flujo, el flujo de una pieza a través de las distintas estaciones de procesamiento es un flujo de trabajo.
  2. El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo basado en documentos y con uso intensivo de información. [21]
  3. La edición de Wikipedia se puede modelar como un flujo de trabajo estocástico.
  4. El sistema Getting Things Done es un modelo de gestión de flujo de trabajo personal para trabajadores de la información.
  5. En el desarrollo de software, soporte y otras industrias, el concepto de seguir al sol describe un proceso de pasar trabajo inacabado a través de zonas horarias. [22]
  6. En la impresión offset y digital tradicional, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, las personas y, generalmente, los controladores de tecnología de software (procesadores de imágenes rasterizadas RIP o interfaz digital DFE) que desempeñan un papel en el procesamiento previo y posterior de archivos relacionados con la impresión, por ejemplo, Comprobación previa al vuelo del PDF para asegurarse de que las fuentes estén incrustadas o que la salida de imágenes a la plancha o a la prensa digital pueda representar la intención del documento correctamente para las capacidades de salida de imágenes de la prensa que imprimirá la imagen final.
  7. En experimentos científicos, el proceso general (tareas y flujo de datos) se puede describir como un gráfico acíclico dirigido (DAG). Este DAG se denomina flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de Brain Imaging. [23] [24]
  8. En el análisis de datos sanitarios, se puede identificar o utilizar un flujo de trabajo para representar una secuencia de pasos que componen un análisis de datos complejo. [25] [26]
  9. En las arquitecturas orientadas a servicios , una aplicación se puede representar a través de un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes componentes de servicio, posiblemente distribuidos geográficamente, interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión de flujo de trabajo. [27]
  10. En los servicios compartidos , una aplicación puede estar en la práctica de desarrollar automatización de procesos robóticos (llamada RPA o RPAAI para RPA 2.0 autoguiada basada en inteligencia artificial) que resulta en la implementación de agentes de software atendidos o desatendidos en el entorno de una organización. Estos agentes de software, o robots, se implementan para realizar conjuntos de tareas o procesos comerciales predefinidos, estructurados y repetitivos. Los robots de software de inteligencia artificial se implementan para manejar conjuntos de datos no estructurados y se implementan después de realizar e implementar la automatización de procesos robóticos.

Características y fenomenología.

  1. Modelado: los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados ​​en gráficos como las redes de Petri .
  2. Medición: muchos de los conceptos utilizados para medir los sistemas de programación en la investigación de operaciones son útiles para medir los flujos de trabajo generales. Estos incluyen rendimiento, tiempo de procesamiento y otras métricas habituales.
  3. Connotaciones especializadas: el término "flujo de trabajo" tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión de documentos e imágenes . Desde 1993, un consorcio comercial se centró específicamente en la gestión del flujo de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, la Workflow Management Coalition . [28]
  4. Sistemas de flujo de trabajo científico : encontraron una amplia aceptación en los campos de la bioinformática y la quimioinformática a principios de la década de 2000, cuando cubrieron la necesidad de múltiples herramientas interconectadas que manejaran múltiples formatos de datos y grandes cantidades de datos. Además, el paradigma de los flujos de trabajo científicos se asemeja a la práctica bien establecida de la programación Perl en las organizaciones de investigación de ciencias biológicas, lo que hace que esta adopción sea un paso natural hacia una configuración de infraestructura más estructurada.
  5. Interacción hombre-máquina: se han estudiado varias conceptualizaciones de flujos de trabajo de iniciativa mixta, particularmente en el ejército, donde los agentes automatizados desempeñan roles tal como los humanos. Para un trabajo humano innovador, adaptativo y colaborativo, se requieren técnicas de gestión de la interacción humana .
  6. Análisis de flujo de trabajo: los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin estar familiarizados con los conceptos de programación formal. Las técnicas de análisis de flujo de trabajo automatizado pueden ayudar a los usuarios a analizar las propiedades de los flujos de trabajo de los usuarios para realizar la verificación de ciertas propiedades antes de ejecutarlas, por ejemplo, analizando el control de flujo o el flujo de datos. Se han desarrollado y utilizado ejemplos de herramientas basadas en marcos de análisis formales para el análisis de flujos de trabajo científicos y pueden ampliarse al análisis de otros tipos de flujos de trabajo. [29]

Teorías de mejora del flujo de trabajo

Se han propuesto e implementado varias teorías de mejora del flujo de trabajo en el lugar de trabajo moderno. Éstas incluyen:

  1. Seis Sigma
  2. Gestión de calidad total
  3. Reingeniería de procesos de negocio
  4. Sistemas ajustados
  5. Teoría de las Restricciones

La evaluación de los recursos, tanto físicos como humanos, es esencial para evaluar los puntos de transferencia y el potencial para crear transiciones más fluidas entre tareas. [30]

Componentes

Por lo general, un flujo de trabajo se puede describir utilizando técnicas de diagramación de flujo formales o informales, que muestran flujos dirigidos entre los pasos del procesamiento. Los pasos de procesamiento individuales o componentes de un flujo de trabajo se pueden definir básicamente mediante tres parámetros:

  1. Descripción de entrada: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso.
  2. Reglas de transformación: algoritmos que pueden ser realizados por personas o máquinas, o ambos.
  3. Descripción de salida: la información, el material y la energía producidos por el paso y proporcionados como entrada a los pasos posteriores.

Los componentes solo se pueden conectar entre sí si la salida de un (conjunto de) componente(s) anterior es igual a los requisitos de entrada obligatorios de los siguientes componentes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente en realidad comprende sólo entradas y salidas que se describen completamente en términos de tipos de datos y su significado ( semántica ). Las descripciones de los algoritmos o reglas sólo necesitan incluirse cuando existen varias formas alternativas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con diferente precisión, velocidad, etc.

Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como servicios web , también se deben considerar descriptores adicionales (como QoS y disponibilidad ). [31]

Aplicaciones

Existen muchos sistemas de software para respaldar los flujos de trabajo en dominios particulares. Dichos sistemas gestionan tareas como el enrutamiento automático, el procesamiento parcialmente automatizado y la integración entre diferentes aplicaciones de software funcionales y sistemas de hardware que contribuyen al proceso de valor agregado subyacente al flujo de trabajo. También hay proveedores de software que utilizan el servicio de mensajería basado en procesos tecnológicos basado en tres elementos: [ cita necesaria ]

Ver también

Referencias

  1. ^ "Glosario del Centro de Excelencia de Gestión de Procesos de Negocio" (PDF) . 27 de octubre de 2009. Archivado desde el original (PDF) el 31 de enero de 2017 . Consultado el 31 de marzo de 2015 .
  2. ^ Véase, por ejemplo, ISO 12052:2006, ISO.org
  3. ^ Véase, por ejemplo, ISO/TR 16044:2004, ISO.org
  4. ^ "Automatización del flujo de trabajo". Archivado desde el original el 7 de septiembre de 2013 . Consultado el 31 de marzo de 2015 .
  5. ^ Taylor, 1919
  6. ^ Visor de Ngram
  7. ^ Lorenzo Saunders; SR Blundstone (1921). El ingeniero ferroviario.
  8. ^ Michael Chatfield ; Richard Vangermeersch (5 de febrero de 2014). La historia de la contabilidad (Contabilidad RLE): una enciclopedia internacional. Rutledge. págs. 269–. ISBN 978-1-134-67545-6.
  9. ^ Michael L. Pinedo (7 de enero de 2012). Programación: teoría, algoritmos y sistemas. Saltador. ISBN 978-1-4614-2361-4.
  10. ^ Visor de Ngram
  11. ^ Katseneliboigen, A. (1990). "Capítulo 17: LV Kantorovich, premio Nobel y Lenin: el dilema político de la creatividad científica". La Unión Soviética: imperio, nación y sistema . Editores de transacciones. págs. 405–424. ISBN 978-0887383328. Consultado el 20 de enero de 2018 .
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  14. ^ Shrader, CR (2009). "Capítulo 9: ORSA y el ejército, 1942-1995: una evaluación" (PDF) . Historia de la investigación de operaciones en el ejército de los Estados Unidos: Volumen III, 1973-1995 . vol. 3. Ejército de los Estados Unidos. págs. 277–288 . Consultado el 20 de enero de 2018 .
  15. ^ Robins Jr., CH (2007). "Iniciativas de mejora de la gestión de programas y proyectos" (PDF) . Revista PREGUNTE . 26 : 50–54. Archivado desde el original (PDF) el 24 de enero de 2017.
  16. ^ Michael Martillo; James Champy (13 de octubre de 2009). Reingeniería de la corporación: Manifiesto para la revolución empresarial, A. HarperCollins. ISBN 978-0-06-180864-7.
  17. ^ Goldratt, Eliyahu M. "Mi saga para mejorar la producción". GESTIÓN HOY-LONDRES- (1996).
  18. ^ Basu, A. y Kumar, A., Comentario de investigación: Problemas de gestión del flujo de trabajo en el comercio electrónico, Investigación de sistemas de información , volumen 13, no. 1, marzo de 2002, págs. 1-14, consultado el 1 de diciembre de 2022.
  19. ^ ab Elmagarmid, A.; Du, W. (2012). "Capítulo 1: Gestión del flujo de trabajo: estado del arte versus estado de los productos". En Doğaç, A.; Kalinichenko, L.; Özsu, T.; Sheth, A. (eds.). Sistemas de gestión de flujos de trabajo e interoperabilidad . Medios de ciencia y negocios de Springer. págs. 1-17. ISBN 9783642589089. Consultado el 18 de enero de 2018 .
  20. ^ Artem M. Chirkin, Sergey V. Kovalchuk (2014). "Hacia una mejor estimación del tiempo de ejecución del flujo de trabajo". Procedimiento IERI . 10 : 216–223. doi : 10.1016/j.ieri.2014.09.080 .
  21. ^ Havey, M. (2005). "Capítulo 10: Ejemplo: flujo de trabajo humano en el procesamiento de reclamaciones de seguros". Modelado de procesos de negocio esenciales . O'Reilly Media, Inc. págs. 255–284. ISBN 9780596008437. Consultado el 18 de enero de 2018 .
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  23. ^ Flujo de trabajo de análisis de registro de imágenes cerebrales para estudios de resonancia magnética funcional en redes globales, Computer.org
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  27. ^ Arquitectura orientada a servicios y coreografía de procesos comerciales en un escenario de gestión de pedidos: justificación, conceptos, lecciones aprendidas, ACM.org
  28. ^ "Introducción a la Coalición para la gestión del flujo de trabajo". Coalición de gestión del flujo de trabajo . Consultado el 18 de enero de 2018 .
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  31. ^ D. Kyriazis; et al. (junio de 2008). "Un innovador mecanismo de mapeo de flujo de trabajo para Grids en el marco de la Calidad de Servicio". Sistemas informáticos de generación futura . 24 (6): 498–511. doi : 10.1016/j.future.2007.07.009.

Otras lecturas

enlaces externos

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