La facturación electrónica (también llamada e-invoicing o einvoicing ) es una forma de facturación electrónica . La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y generalmente se utiliza como un término general para describir cualquier método mediante el cual un documento se presenta electrónicamente de una parte a otra, ya sea para el pago [1] o para presentar y monitorear documentos transaccionales. entre socios comerciales para garantizar que se cumplan los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos pueden incluir facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago .
El departamento de cuentas por pagar tiene el propósito de garantizar que todas las facturas de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. La principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar es garantizar que todas las facturas sean creadas, entregadas y posteriormente pagadas por sus proveedores. Procesar una factura incluye registrar datos relevantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o de contabilidad de la empresa. Una vez finalizada la alimentación, las facturas pasan por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas. [2]
Una factura electrónica se puede definir como datos de factura estructurados emitidos en formatos de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML , posiblemente utilizando formularios web basados en Internet. [3] Estos documentos se pueden intercambiar de varias formas, incluidos archivos EDI, XML o CSV . [4] La empresa puede utilizar software de imágenes para capturar datos de facturas en papel o PDF e ingresarlos en su sistema de facturación. Muchas empresas contratan a una empresa externa para implementar y respaldar los procesos de facturación electrónica y archivar los datos en sus propios servidores. [5]
Se podría utilizar la extensión de archivo .INV. El archivo .INV puede estar en formato XML compatible con los estándares.
Desde mediados de la década de 1960, las empresas han comenzado a establecer enlaces de datos con socios comerciales para transferir documentos como facturas y órdenes de compra. Inspirándose en la oficina sin papel , desarrollaron los primeros sistemas EDI. En aquel momento no existía ninguna norma para el intercambio electrónico de datos.
El Comité de Normas Acreditadas X12 , una institución de normas bajo el paraguas de ANSI , tomó medidas para estandarizar los procesos de EDI. El resultado se conoce hoy como estándar ANSI X12 EDI. [6] Esta siguió siendo la principal forma de intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales hasta la década de 1990, cuando las empresas comenzaron a competir. Las nuevas aplicaciones basadas en web permiten la presentación en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI, incluso en formatos CSV, PDF y XML. Los proveedores también podían ver un historial de todas las facturas que enviaron a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de los clientes. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa externa que proporciona la aplicación web de facturación. [7]
Según un estudio global sobre facturación electrónica de 2012, el 73% de los encuestados utilizó la facturación electrónica en algún grado en 2012, un aumento del 14% con respecto a 2011. La resistencia de los proveedores a la facturación electrónica ha disminuido del 46% en 2011 al 26% en 2012. [ 8] Según un informe realizado por GXS en 2013, Europa está adoptando legislación gubernamental que anima a las empresas a adoptar prácticas de facturación electrónica. El Tesoro de los Estados Unidos estimó que implementar la facturación electrónica en todo el gobierno federal reduciría los costos en un 50% y ahorraría 450 millones de dólares al año. [9]
Existen varios estándares. La Directiva 2014/55/UE de la UE sobre facturación electrónica en la contratación pública señaló que "existen varios estándares globales, nacionales, regionales y propietarios; ... ninguno de ellos prevalece y la mayoría de ellos no son interoperables entre sí". [10]
Según la Directiva de la UE 2014/55/UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, la UE encargó el desarrollo de un "estándar europeo sobre facturación electrónica". [13]
Para habilitar la facturación electrónica, debe existir un método para ver las transacciones, generalmente un ERP ( planificación de recursos empresariales ) o un sistema de contabilidad. Una vez que se establece el enrutamiento en el sistema, se pueden configurar reglas de validación para reducir la cantidad de excepciones de facturas. Una vez finalizadas las pruebas de las especificaciones de facturación electrónica, los proveedores de la empresa estarán conectados electrónicamente. [14] [15]
Varios gobiernos y administraciones tributarias impusieron formatos de facturación electrónica en sus respectivas jurisdicciones para transacciones de empresa a empresa (B2B) y exigieron que los documentos emitidos se almacenaran en repositorios centralizados, a menudo controlados por la administración tributaria. México, por ejemplo, introdujo el formato CFDI en 2004 en el Apéndice 20 de su Código Tributario, exigiendo que todas las facturas se almacenen en la Administración Tributaria mexicana. [16] Las facturas no estándar están prohibidas por ley desde 2012. Chile implementó un sistema similar en 2003, [17] y Colombia en 2020. [18]
En la Unión Europea, Francia introdujo la facturación electrónica B2B obligatoria controlada por el gobierno a partir de julio de 2024. [19] Esta obligación existe en Italia desde 2019. [20]
El objetivo principal de la facturación electrónica controlada por el gobierno es reducir el fraude fiscal corporativo. Según un artículo de investigación publicado por la Escuela de Gobierno Kennedy de Harvard , la relación impuestos-PIB de México aumentó del 12,6% al 16,2% entre 2012 y 2017, impulsada en gran medida por un aumento del 48% en los ingresos por impuestos sobre bienes y servicios después de los e- la facturación se hizo obligatoria.
El Gobierno de Malasia declaró en el Presupuesto Fiscal de 2023 que se introducirá la facturación electrónica obligatoria para las empresas con una facturación anual superior a RM 100 millones a partir de junio de 2024. Para 2027, todas las empresas deberán adoptar este método de facturación electrónica. [21]
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