La contratación electrónica ( adquisición electrónica , a veces también conocida como intercambio de proveedores ) es la compra y venta de suministros , trabajo y servicios de empresa a empresa , de empresa a consumidor o de empresa a gobierno a través de Internet , así como de otros sistemas de información y redes, como el intercambio electrónico de datos y la planificación de recursos empresariales . [1]
La cadena de valor de adquisiciones electrónicas consta de gestión de sangrías, información electrónica, licitaciones electrónicas, subastas electrónicas, gestión de proveedores, gestión de catálogos, integración de órdenes de compra , estado de pedidos, aviso de envío, facturación electrónica , pagos electrónicos y gestión de contratos. . La gestión de sangrías es el flujo de trabajo involucrado en la preparación de ofertas. Esta parte de la cadena de valor es opcional, y los departamentos de adquisiciones individuales definen su proceso de sangría. En la contratación de obras, la aprobación administrativa y la sanción técnica se obtienen en formato electrónico. En la adquisición de bienes, la actividad de generación de guiones se realiza en línea. El resultado final de la etapa se toma como insumo para la emisión del NIT. [2]
Los elementos de la contratación electrónica incluyen solicitud de información , solicitud de propuesta , solicitud de cotización , RFx (los tres anteriores juntos) y eRFx (software para gestionar proyectos RFx). [3]
Junto con el mayor uso de la contratación electrónica, surgen necesidades de estandarización . Actualmente, existe un marco estándar basado en un lenguaje de marcado extensible, abierto y desarrollado a nivel mundial , construido sobre una rica herencia de experiencia en negocios electrónicos. Consta de cinco capas: mensajería, registro y repositorio, protocolo de colaboración, componentes centrales y procesos comerciales . [4]
Fue utilizado por primera vez por IBM en el año 2000, cuando la empresa lanzó su Sistema y Método de Gestión de Reabastecimiento , [5] diseñado por el ingeniero de comunicaciones mexicano Daniel Delfín, [6] quien entonces era director de adquisiciones en la planta de producción más grande de IBM, y programó por Alberto Wario, programador de TI. [7] El sistema fue diseñado para resolver el complejo proceso de adquisición de IBM para la planta de Guadalajara , México , entonces la planta de producción de computadoras personales más grande del mundo, con un valor de producción de 1,6 mil millones de dólares al año. Tres años después de la implementación del sistema, la producción de la planta creció a 3,6 mil millones de dólares, [8] después de lo cual, la empresa utilizó el sistema en sus plantas de producción secundaria y luego vendió licencias a empresas externas en todo el mundo. [9]
Jari Tavi identificó tres etapas en la evolución de la tecnología de adquisiciones electrónicas: los sistemas iniciales eran funcionales para los profesionales de adquisiciones pero no abordaban las necesidades de los usuarios; una segunda generación utilizaba tecnología basada en web y tenía como objetivo brindar soporte a los usuarios finales, así como satisfacer las necesidades de los equipos de adquisiciones, pero carecía de flexibilidad y usabilidad . La tercera generación consiguió más flexibilidad y usabilidad centradas en el usuario de las que antes carecían. [10]
En la Unión Europea , la contratación electrónica para el sector público se introdujo por primera vez con las Directivas 2004/17/CE y 2004/18/CE de 31 de marzo de 2004. Estas directivas, que fueron revisadas posteriormente en 2014, [11] [12] establecer el marco para la transparencia y la igualdad de oportunidades en la contratación pública, incluido el uso obligatorio de la comunicación electrónica para las oportunidades de publicación, la estandarización de los procesos de contratación, los procedimientos de presentación electrónica de ofertas, la gestión de objeciones, etc. para toda la contratación pública realizada en la UE por encima de ciertos umbrales. .
E-Informing no participa directamente en el proceso de compra, sino que este proceso precede a la compra. Es el proceso de recopilación y distribución de información de compras tanto desde y hacia partes internas como externas, utilizando la tecnología de Internet. [ cita necesaria ] El intercambio de información se refiere al grado en que la información crítica y patentada se comunica al socio de la cadena de suministro, lo que genera una mayor eficiencia y un alto rendimiento de la cadena de suministro . Al compartir información , también se considera la calidad de la información. Eso incluye precisión, puntualidad, adecuación y credibilidad de la información intercambiada. [13]
Este proceso ocurre especialmente en la planificación de recursos empresariales (ERP). [ cita necesaria ]
La licitación electrónica ("e-Tendering") es un proceso para enviar y recibir ofertas por medios electrónicos, en lugar del antiguo método en papel. En lugar de insertar documentos en un sobre y enviarlos por correo, ahora nosotros (y usted) los intercambiaremos de forma segura a través de Internet. También reduce el tiempo y agiliza las operaciones de licitación, agilizando el proceso. Es un proceso de empresa a empresa. [ cita necesaria ]
La subasta electrónica es el proceso de realizar una subasta para vender activos, recursos naturales u otros bienes mediante licitaciones competitivas en línea. En comparación con la subasta física, la subasta electrónica proporciona total transparencia y permite que participen más partes. [14]
Ocurre cuando la autoridad contratante tiene como objetivo controlar los costos, impulsar la excelencia del servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores durante todo el proceso de adquisición. Los departamentos de gestión de contratos a menudo se crean para garantizar el trato más eficaz. [15]
La gestión del catálogo es un proceso estratégico que comienza cuando los proveedores publican su cartera de productos electrónicamente y los productos se ponen a disposición de los compradores para adquirir bienes y servicios electrónicamente, y aparece mientras se gestiona el catálogo de productos para garantizar la calidad de los datos del producto en todos los canales de ventas. . El contenido del producto puede ser alojado por el proveedor o el comprador. [dieciséis]
A diferencia de la licitación electrónica, la compra electrónica se utiliza en la adquisición de bienes y servicios de bajo valor y gran volumen. Simplifica electrónicamente el proceso de compra de dichos bienes y servicios. Para este tipo de adquisiciones, los catálogos son uno de los componentes clave que ocurre con frecuencia. Los componentes clave de este sistema suelen ser complejos y, por lo tanto, a menudo es necesario desarrollar el sistema. El proceso comienza con la publicación de los artículos en línea por parte de los proveedores, continúa con la selección electrónica, el pedido, la recepción y finaliza con el pago por parte del comprador. [17]
Proceso de creación y aprobación de solicitudes de compra, tanto realizando órdenes de compra como recibiendo bienes y servicios solicitados, utilizando un sistema de software basado en tecnología de Internet que mejora enormemente el desempeño de la cadena de suministro . Cuando se habla de pedidos electrónicos, los bienes y servicios solicitados generalmente no están relacionados con el producto, es decir, son indirectos. En el caso de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), los bienes y servicios solicitados están relacionados con el producto. Tanto el sistema de software de soporte como el sistema de catálogo de pedidos están diseñados para ser utilizados por todos los empleados de una organización. [ cita necesaria ]
La facturación electrónica es cualquier método mediante el cual se presenta electrónicamente una factura a un cliente para su pago. [18] En las empresas más grandes, los departamentos de cuentas por pagar son responsables de que las facturas se aprueben, procesen y paguen. [19]
Este tipo de gestión consiste en la gestión de cuentas por cobrar, pagos, liquidaciones de contratos, variaciones de contratos, garantías de cumplimiento y actividades de auditoría y control, y a diferencia de su forma clásica, la Gestión de Contratos electrónicos es su mejora electrónica. [17]
La contratación electrónica en el sector público está surgiendo a nivel internacional. De ahí que se hayan implementado iniciativas en Bangladesh , Mongolia , Ucrania , India , Singapur , Estonia , Reino Unido , Estados Unidos , Malasia , Indonesia , Australia y la Unión Europea . [20]
Las organizaciones del sector público utilizan la contratación electrónica en los contratos para lograr beneficios como una mayor eficiencia y ahorro de costos (más rápido y más barato) en la contratación pública [21] y una mayor transparencia (para reducir la corrupción) en los servicios de contratación. [22] [23] La contratación electrónica en el sector público ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años. La Ley 590 de la Sesión Legislativa Ordinaria de 2008 de Luisiana exige que las subdivisiones políticas adopten disposiciones para la recepción de ofertas electrónicas.
Los proyectos de contratación electrónica suelen formar parte de los esfuerzos generales de gobierno electrónico del país para servir mejor a sus ciudadanos y empresas en la economía digital. Por ejemplo, GeBIZ de Singapur se implementó como uno de los programas de su plan maestro de gobierno electrónico. [24]
El G6 de Contratación lidera el uso de instrumentos de contratación electrónica en la contratación pública .
Un ejemplo de reforma exitosa es el de Ucrania Prozorro . El resultado de la colaboración entre el gobierno ucraniano, el sector empresarial y la sociedad civil. Este sistema fue desarrollado por la organización internacional anticorrupción Transparencia Internacional Ucrania, con la ayuda de voluntarios, ONG, la comunidad empresarial y organismos estatales de Ucrania , el fondo WNISEF, el BERD y otros socios. [25]
Este campo está poblado por dos tipos de proveedores: los grandes proveedores de planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrecen adquisiciones electrónicas como uno de sus servicios, y los servicios más asequibles centrados específicamente en las adquisiciones electrónicas.
La implementación de un sistema de adquisiciones electrónicas beneficia a todos los niveles de una organización. Los sistemas de adquisiciones electrónicas ofrecen una mejor visibilidad y control del gasto y ayudan a los funcionarios de finanzas a relacionar las compras con las órdenes de compra, los recibos y las fichas de trabajo. [26] Un sistema de contratación electrónica también gestiona las licitaciones a través de un sitio web. Un ejemplo es el 'Sistema de Gestión de Adquisiciones (SAM)' que el 30 de julio de 2013 combinó información de la antigua Central de Registro de Contratistas y de la Solicitud de Certificaciones y Representaciones en Línea (ORCA), [27] en Estados Unidos. [28]
En el caso de la contratación pública, los beneficios podrían ser eficiencia, transparencia, equidad, equidad y fomento de las empresas locales. Debido a que la contratación electrónica aumenta la competencia, reduce los costos de transacción y tiene el potencial de minimizar el tiempo y los errores en el proceso de licitación, se logra eficiencia. Debido a la mayor accesibilidad y apertura de Internet, más personas pueden obtener información más tempranamente, lo que aumenta la transparencia. La neutralidad en cuanto a ubicación y tiempo garantiza la equidad y la justicia. [29]
Debido a que el proveedor obtiene más información sobre el cliente que en el caso de una estructura normal de gestión de la cadena de suministro, la principal desventaja de la contratación electrónica podría ser un incentivo para que el proveedor se aproveche del cliente. [30]
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