La gestión de tareas es el proceso de supervisar una tarea a lo largo de su ciclo de vida. Implica planificación, pruebas, seguimiento e informes. La gestión de tareas puede ayudar a las personas a alcanzar metas o permitir que grupos de personas colaboren y compartan conocimientos para el logro de metas colectivas. [1] Las tareas también se diferencian por su complejidad, de baja a alta. [1]
La gestión eficaz de tareas requiere supervisar todos los aspectos de una tarea, incluido su estado, prioridad, tiempo, asignaciones de recursos humanos y financieros, recurrencia, dependencias , notificaciones, etc. Estas pueden agruparse en términos generales como las actividades fundamentales de la gestión de tareas.
La gestión de tareas para varias personas o equipos puede facilitarse mediante software especializado, como software de gestión de flujos de trabajo o de proyectos . Este tipo de software a veces se denomina sistema de productividad . [ cita necesaria ]
La gestión de tareas puede ser un componente de la gestión de proyectos y la gestión de procesos , y sirve como base para un flujo de trabajo eficiente dentro de una organización. Los gerentes de proyecto que se adhieren a la gestión orientada a tareas tienen un cronograma de proyecto detallado y actualizado y, por lo general, son buenos para dirigir a los miembros del equipo y hacer avanzar el proyecto. [2]
Ciclo de vida de la tarea
Ejemplo de diagrama de estados finitos de una tarea a lo largo de su ciclo de vida publicado por IBM [3]
El estado de las tareas se puede describir mediante estos estados:
Listo
Asignado
Terminado
Venció
reenviado
Comenzó
Finalizado
Verificado
En pausa
Fallido
IBM hace referencia al diagrama de máquina de estados de la derecha y describe diferentes estados de una tarea a lo largo de su ciclo de vida. [3] También se ha publicado un diagrama de máquina de estado de tareas más actualizado, que es aplicable al método moderno de entrega continua . [4]
Actividades apoyadas por tareas.
Como disciplina, la gestión de tareas abarca varias actividades clave. Existen diversas desagregaciones conceptuales, a un alto nivel, estas siempre incluyen actividades creativas, funcionales, de proyecto, de desempeño y de servicio.
Las actividades creativas pertenecen a la creación de tareas. En este contexto, deben facilitar la planificación de tareas, la lluvia de ideas, la creación, elaboración, clarificación, organización, reducción, focalización y priorización preliminar.
Las actividades funcionales pertenecen al personal, las ventas, la calidad u otras áreas de gestión y, en última instancia, garantizan la producción de bienes y servicios finales para su entrega a los clientes. En este contexto, estas actividades deberían permitir planificar, informar, rastrear, priorizar, configurar, delegar y gestionar tareas.
Las actividades del proyecto pertenecen a la planificación y a la presentación de informes de tiempos y costos. Si bien estas actividades pueden involucrar múltiples aspectos funcionales, siempre son más significativas y tienen más propósito que la suma de sus partes. En contexto, las actividades del proyecto deben respaldar el desglose de las tareas del proyecto (también conocido como estructura de desglose del trabajo ), la asignación de tareas, el inventario entre proyectos y el acceso simultáneo a las bases de datos de tareas.
Las actividades de servicio pertenecen a la prestación de servicios internos y al cliente de la empresa, incluida la gestión de relaciones con el cliente y la gestión del conocimiento . En contexto, deberían admitir archivos adjuntos y enlaces a tareas, gestión de documentos , gestión de derechos de acceso, inventario de registros de clientes y empleados, gestión de pedidos y llamadas, y tareas de anotación.
Las actividades de desempeño se refieren al seguimiento del desempeño y el cumplimiento de las tareas asignadas. En contexto, estos deberían permitir el seguimiento por tiempo, control de costos, partes interesadas, prioridad, gráficos, informes exportables, actualizaciones de estado, ajustes de plazos y registro de actividades.
Las actividades del informe implican presentar información sobre las otras cinco actividades enumeradas, incluidas presentaciones gráficas.
Software de gestión de tareas
Las herramientas de software de gestión de tareas abundan en el mercado. Algunos son gratuitos, mientras que otros están destinados a fines de implementación en toda la empresa. Algunas son listas simples de tareas pendientes, mientras que otras cuentan con capacidades de creación, visualización y notificación de tareas para toda la empresa, entre otras características. La gestión de tareas es utilizada por empresas pequeñas y del tamaño de Fortune 100. Admite desde proyectos individuales simples hasta actividades de gestión de tareas corporativas.
El software de gestión de proyectos , el software de calendario y el software de flujo de trabajo a menudo incluyen funciones avanzadas de gestión de tareas, que admiten una variedad de actividades relacionadas con las tareas dentro de un entorno de software integral. Estas funcionalidades complementan las numerosas tareas de proyectos y desempeño integradas en productos de software de gestión de tareas de nivel empresarial de alta calidad.
Las dimensiones clave del software que se cruzan en varias líneas de productos de gestión de tareas incluyen la creación de tareas, la visualización de tareas, las notificaciones, la asignación de recursos, la compatibilidad, la configurabilidad , la escalabilidad y la generación de informes .
La creación de tareas abarca capacidades colaborativas para convertir ideas en acciones (tareas). Esto incluye actividades involucradas en la definición de la tarea y abarca la colaboración necesaria en el proceso de planificación.
La visualización de tareas implica presentar tareas, generalmente en forma de tiempo y lista. La visualización de prioridades abarca la clasificación (p. ej., presupuesto, tiempo, partes interesadas) y el mecanismo (p. ej., código de colores o texto). El calendario cubre la programación (por ejemplo, disponibilidad, reuniones, citas y otros conflictos potenciales) y notificaciones.
Las notificaciones abarcan configuraciones configurables para informar fechas límite pasadas, presentes y pendientes.
La asignación de recursos abarca la capacidad de delegar tareas y herramientas a una o varias personas.
La compatibilidad abarca la capacidad de un entorno de gestión de tareas para conectarse a otros sistemas, software y entornos. Incluye establecer una estructura y restricciones en la comunicación desde el entorno de gestión de tareas a otros software, sistemas y entornos.
La configurabilidad abarca la capacidad de agregar, eliminar y administrar funcionalidad y usabilidad en entornos de administración de tareas.
La escalabilidad abarca la capacidad de realizar una tarea correctamente cuando hay un cambio en la cantidad de usuarios para cumplir con los requisitos específicos de la tarea.
Los informes abarcan la presentación de información mostrándola en forma de tabla o gráfica.
^ ab Maus, Heiko, diputado van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. “Desafíos para los procesos de negocio y la gestión de tareas”, Journal of Universal Knowledge Management. Volumen 0, Número 2, 2005.
^ Thomas Cutting "Gestión orientada a relaciones frente a tareas". 3 de marzo de 2010 http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-oriented-management
^ ab "Ciclo de vida de las tareas humanas". Documentación de IBM WebSphere Process Server . IBM . Consultado el 6 de marzo de 2024 .
^ "Anatomía de una tarea". Archivado desde el original el 4 de febrero de 2018.
