Un sistema de gestión de flujo de trabajo ( WfMS o WFMS ) proporciona una infraestructura para la configuración, el rendimiento y el seguimiento de una secuencia definida de tareas organizadas como una aplicación de flujo de trabajo .
Existen varios organismos internacionales de normalización en el campo de la gestión del flujo de trabajo :
La base teórica subyacente de la gestión del flujo de trabajo es el concepto matemático de red de Petri . [4]
Cada uno de los modelos de flujo de trabajo tiene tareas (nodos) y dependencias entre los nodos. Las tareas se activan cuando se cumplen las condiciones de dependencia.
WfMS permite al usuario definir diferentes flujos de trabajo para diferentes tipos de trabajos o procesos. Por ejemplo, en un entorno de fabricación, un documento de diseño podría enviarse automáticamente del diseñador al director técnico y al ingeniero de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, un individuo o grupo es responsable de una tarea específica. Una vez que se completa la tarea, WfMS garantiza que las personas responsables de la siguiente tarea sean notificadas y reciban los datos que necesitan para ejecutar su etapa del proceso.
Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas; por ejemplo, si un documento se va a traducir a varios idiomas, un administrador de traducción podría seleccionar los idiomas y cada selección se activaría como un formulario de orden de trabajo para un traductor diferente. Sólo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas se activará la siguiente tarea del proceso. Es la gestión de procesos desde el nivel superior hasta el nivel inferior.
WfMS también automatiza las tareas redundantes y garantiza el seguimiento de las tareas incompletas. Un estándar clave que se ocupa de las tareas humanas en los flujos de trabajo es el estándar WS-BPEL4People del organismo de estándares OASIS.
WfMS puede controlar los procesos automatizados además de reemplazar las transferencias de órdenes de trámites.
Por ejemplo, si los documentos de diseño anteriores ahora están disponibles como AutoCAD pero el flujo de trabajo los requiere como Catia, entonces un proceso automatizado implementaría la conversión antes de notificar al individuo responsable de la siguiente tarea. Este es el concepto de integración de aplicaciones empresariales .
WfMS también aparece en entornos de TI distribuidos, como la computación en red o la computación en la nube . Dichos sistemas tienen como objetivo gestionar la ejecución de varios procesos que pueden pertenecer a una misma aplicación y en muchos casos se utilizan como medio para garantizar la calidad de servicio (QoS) ofrecida. [5]
WfMS también se puede mejorar mediante el uso de la infraestructura empresarial existente, como Microsoft Outlook u Office 365. [ cita necesaria ]
Los componentes o subsistemas de WfMS se pueden clasificar en las siguientes categorías:
Los sistemas de flujo de trabajo se pueden clasificar en las siguientes categorías según sus funcionalidades: