El punto de venta ( POS ) o punto de compra ( POP ) es el momento y lugar en el que se completa una transacción minorista. En el punto de venta, el comerciante calcula el monto adeudado por el cliente , indica ese monto, puede preparar una factura para el cliente (que puede ser una copia impresa de la caja registradora) e indica las opciones para que el cliente realice el pago. También es el punto en el que un cliente realiza un pago al comerciante a cambio de bienes o después de la prestación de un servicio. Después de recibir el pago, el comerciante puede emitir un recibo por la transacción, que generalmente se imprime pero también se puede prescindir de él o enviarlo electrónicamente. [1] [2] [3]
Para calcular el monto adeudado por un cliente, el comerciante puede utilizar varios dispositivos, como básculas , lectores de códigos de barras y cajas registradoras (o las más avanzadas "cajas registradoras POS", que a veces también se denominan "sistemas POS" [4] [ 5] ). Para realizar un pago, se encuentran disponibles terminales de pago , pantallas táctiles y otras opciones de hardware y software.
El punto de venta a menudo se denomina punto de servicio porque no es solo un punto de venta sino también un punto de devolución o pedido del cliente. El software de terminal POS también puede incluir funciones para funciones adicionales, como gestión de inventario , CRM , finanzas o almacenamiento .
Las empresas están adoptando cada vez más sistemas POS y una de las razones más obvias y convincentes es que un sistema POS elimina la necesidad de etiquetas de precios . Los precios de venta están vinculados al código de producto de un artículo al agregar existencias, por lo que el cajero simplemente escanea este código para procesar una venta. Si hay un cambio de precio, también se puede hacer fácilmente a través de la ventana de inventario. Otras ventajas incluyen la posibilidad de implementar varios tipos de descuentos, un plan de fidelización para los clientes y un control de stock más eficiente. Estas características son típicas de casi todos los sistemas ePOS modernos.
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Los minoristas y especialistas en marketing a menudo se refieren al área alrededor de la caja como el punto de compra ( POP ) cuando lo discuten desde la perspectiva del cliente. Este es especialmente el caso al planificar y diseñar el área, así como al considerar una estrategia de marketing y ofertas.
Algunos proveedores de puntos de venta se refieren a su sistema POS como "sistema de gestión minorista", que es un término más apropiado, ya que este software no sirve sólo para procesar ventas sino que viene con muchas otras capacidades, como gestión de inventario, sistemas de membresía, registros de proveedores, contabilidad, emisión de órdenes de compra, cotizaciones y transferencias de existencias, ocultación de la creación de etiquetas de códigos de barras, informes de ventas y, en algunos casos, creación de redes o vínculos con puntos de venta remotos, por nombrar algunos de los principales.
Sin embargo, es el término sistema POS , más que sistema de gestión minorista , el que está de moda tanto entre los usuarios finales como entre los proveedores.
La definición básica y fundamental de un Sistema POS es un sistema que permite procesar y registrar transacciones entre una empresa y sus consumidores, en el momento en que se compran bienes y/o servicios.
Las primeras cajas registradoras electrónicas (ECR) se controlaban con software propietario y tenían funciones y capacidades de comunicación limitadas. En agosto de 1973, IBM lanzó los sistemas de tienda IBM 3650 y 3660 que eran, en esencia, una computadora central utilizada como controlador de tienda que podía controlar hasta 128 registros de punto de venta IBM 3653/3663. Este sistema fue el primer uso comercial de tecnología cliente-servidor, comunicaciones entre pares , respaldo simultáneo de red de área local (LAN) e inicialización remota. A mediados de 1974, se instaló en las tiendas Pathmark de Nueva Jersey y en los grandes almacenes Dillard's .
Uno de los primeros sistemas de caja registradora controlados por microprocesador fue construido por William Brobeck and Associates en 1974, para los restaurantes McDonald's . [6] Utilizaba el Intel 8008 , uno de los primeros microprocesadores (precursor del procesador Intel 8088 utilizado en la computadora personal IBM original ). Cada estación del restaurante tenía su propio dispositivo que mostraba el pedido completo de un cliente (por ejemplo, [2] batido de vainilla, [1] papas fritas grandes, [3] BigMac ) usando teclas numéricas y un botón para cada elemento del menú. Al presionar el botón [Grill], se podía trabajar en un segundo o tercer pedido mientras la primera transacción estaba en progreso. Cuando el cliente estaba listo para pagar, el botón [Total] calculaba la factura, incluido el impuesto sobre las ventas para casi cualquier jurisdicción de los Estados Unidos. Esto lo hizo preciso para McDonald's y muy conveniente para los camareros y proporcionó al propietario del restaurante un cheque sobre la cantidad que debería estar en las cajas registradoras. Se conectaron hasta ocho dispositivos a una de las dos computadoras interconectadas para que los informes, precios e impuestos impresos pudieran manejarse desde cualquier dispositivo deseado colocándolo en Modo Administrador . Además de la memoria de corrección de errores, se mejoró la precisión al tener tres copias de todos los datos importantes con muchos números almacenados sólo como múltiplos de 3. Si una computadora fallaba, la otra podía manejar todo el almacenamiento.
En 1986, Gene Mosher introdujo el primer software gráfico de punto de venta [7] con una interfaz de pantalla táctil bajo la marca registrada ViewTouch [8] en la computadora en color Atari 520ST de 16 bits . [9] Presentaba una interfaz basada en widgets con pantalla táctil a color que permitía la configuración de widgets que representaban elementos del menú sin programación de bajo nivel. [10] El software de punto de venta ViewTouch se demostró por primera vez en público en Fall Comdex, 1986, [11] en Las Vegas, Nevada, ante grandes multitudes que visitaban el stand de Atari Computer. Este fue el primer sistema POS disponible comercialmente con una interfaz de pantalla táctil gráfica en color basada en widgets y se instaló en varios restaurantes en EE. UU. y Canadá.
En 1986, IBM presentó su serie 468x de equipos POS basados en Concurrent DOS 286 y FlexOS 1.xx de Digital Research , un sistema operativo modular multitarea y multiusuario en tiempo real.
Se ha desarrollado una amplia gama de aplicaciones POS en plataformas como Windows y Unix. La disponibilidad de potencia de procesamiento local, almacenamiento de datos local, redes e interfaz gráfica de usuario hizo posible desarrollar sistemas POS flexibles y altamente funcionales. El costo de estos sistemas también ha disminuido, ya que ahora todos los componentes se pueden comprar en el mercado.
En 1993, IBM adoptó FlexOS 2.32 como base de su sistema operativo IBM 4690 en su serie 469x de terminales POS. Este se desarrolló hasta 2014 cuando se vendió a Toshiba , quien continuó dándole soporte hasta al menos 2017.
Con mayores opciones de hardware básico y un mercado más competitivo, en la década de 1990 se prestó mayor atención a la interacción del usuario entre los empleados de las tiendas y los sistemas POS. Las pantallas táctiles y las pantallas más grandes estuvieron ampliamente disponibles en la década de 1990, ofreciendo una alternativa a las pantallas limitadas como los VFD de dos líneas utilizados en el IBM 4683 . El desempeño de los empleados que utilizan los dispositivos POS, un costo controlable para la empresa, depende de la facilidad de aprendizaje, la facilidad de uso y el nivel de experiencia de los empleados con ellos. Aunque los empleados experimentados trabajan más rápidamente con la entrada con llave mecánica , [12] algunos sistemas favorecieron la adopción de tecnología GUI para facilitar el aprendizaje o por factores ergonómicos. [13]
Los requisitos clave que deben cumplir los sistemas POS modernos incluyen una velocidad operativa alta y constante, confiabilidad, facilidad de uso, soporte remoto, bajo costo y rica funcionalidad. Los minoristas pueden razonablemente esperar adquirir dichos sistemas (incluido el hardware) por alrededor de $4000 dólares estadounidenses (a partir de 2009) por línea de caja.
La confiabilidad no depende totalmente del desarrollador, sino a veces de la compatibilidad entre una base de datos y una versión del sistema operativo. Por ejemplo, el sistema de base de datos Microsoft Access, ampliamente utilizado , tuvo un problema de compatibilidad cuando las máquinas con Windows XP se actualizaron a una versión más reciente de Windows. Microsoft no ofreció ninguna solución inmediata. Algunas empresas sufrieron graves perturbaciones en el proceso y muchas cambiaron a Windows XP para una resolución rápida. Otras empresas utilizaron el apoyo de la comunidad, ya que se encontró una solución de modificación del registro para esto. [14] [ fuente no confiable ]
Los sistemas POS son uno de los sistemas de software más complejos disponibles debido a las funciones que requieren los diferentes usuarios finales. Muchos sistemas POS son paquetes de software que incluyen módulos de venta, inventario, recuento de existencias, pedidos de proveedores, fidelización de clientes y generación de informes. A veces se incluyen funciones de realización de pedidos de compra, transferencia de existencias, emisión de cotizaciones, creación de códigos de barras, teneduría de libros o incluso contabilidad. Cada uno de estos módulos está interconectado para que cumplan su propósito práctico y maximicen su usabilidad.
Por ejemplo, la ventana de venta se actualiza inmediatamente cuando ingresa un nuevo miembro a través de la ventana de membresía debido a esta interconexión. De manera similar, cuando se realiza una transacción de venta, cualquier compra realizada por un miembro se registra en la ventana de membresía para informar que proporciona información como el tipo de pago, los bienes comprados, la fecha de compra y los puntos acumulados. Es posible que sea necesario un análisis integral realizado por una máquina POS para procesar varias cualidades de un solo producto, como precio de venta, saldo, costo promedio, cantidad vendida, descripción y departamento. Se necesita una programación muy compleja (y posiblemente recursos informáticos considerables) para generar análisis tan extensos.
Los sistemas POS están diseñados no sólo para servir a las industrias minorista, mayorista y hotelera como ha sido históricamente. Actualmente los sistemas POS también se utilizan en negocios de arrendamiento de bienes y propiedades, talleres de reparación de equipos, gestión de atención médica, taquillas como cines e instalaciones deportivas y muchas otras operaciones donde se requieren capacidades como las siguientes: procesamiento de transacciones monetarias, asignación y programación de instalaciones. , llevar registro y programación de los servicios prestados a los clientes, seguimiento de bienes y procesos (reparación o fabricación), facturación y seguimiento de deudas y pagos pendientes.
Diferentes clientes tienen diferentes expectativas dentro de cada comercio. La funcionalidad de informes por sí sola está sujeta a muchas demandas, especialmente por parte de aquellos en la industria minorista/mayorista. Para citar requisitos especiales, los productos de algunas empresas pueden incluir productos perecederos y, por lo tanto, el sistema de inventario debe ser capaz de avisar al administrador y al cajero sobre productos vencidos o vencidos. Algunas empresas minoristas requieren que el sistema almacene crédito para sus clientes, crédito que puede usarse posteriormente para pagar los bienes. Algunas empresas esperan que el sistema POS se comporte como un sistema de gestión de inventario completo , incluida la capacidad de proporcionar informes FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir) de sus productos para fines contables e impositivos.
En la industria hotelera , las capacidades del sistema POS también pueden divergir significativamente. Por ejemplo, a un restaurante normalmente le preocupa cómo funciona la ventana de venta: si tiene funciones como crear botones de artículos, varios descuentos, agregar un cargo por servicio, guardar recibos, hacer cola, servicio de mesa y comida para llevar, fusionar y dividir un recibo. Estas capacidades pueden ser insuficientes para un spa o centro de adelgazamiento que requeriría, además, una ventana de programación con registros históricos de asistencia de los clientes y sus requerimientos especiales.
Se puede diseñar un sistema POS para diferentes propósitos para diferentes usuarios finales dependiendo de sus procesos comerciales. A menudo, un sistema POS disponible en el mercado resulta inadecuado para los clientes. Se requiere cierta personalización y es por eso que un sistema POS puede volverse muy complejo. La complejidad de un sistema POS maduro se extiende a la creación de redes remotas o la interconexión entre puntos de venta remotos y la sede central, de modo que sea posible la actualización en ambos sentidos. Algunos sistemas POS ofrecen la vinculación de pedidos basados en la web a su ventana de venta. Incluso cuando solo se requiere una red local (como en el caso de un supermercado con mucho tráfico), existe el desafío siempre presente para el desarrollador de mantener en funcionamiento la mayoría, si no todas, sus estaciones POS. Esto plantea una gran exigencia no sólo en la codificación del software, sino también en el diseño de todo el sistema, que abarca cómo funcionan juntas las estaciones individuales y la red, y una consideración especial para la capacidad de rendimiento y el uso de las bases de datos. Debido a tal complejidad, los fallos y errores que se encuentran en los sistemas POS son frecuentes. [15]
Con respecto a las bases de datos, los sistemas POS son muy exigentes en cuanto a su rendimiento debido a los numerosos envíos y recuperaciones de datos (necesarios para secuenciar correctamente el número de recibo, verificar varios descuentos, membresía, calcular subtotales, etc.) solo para procesar una sola transacción de venta. La inmediatez que se exige al sistema en la ventana de venta tal como se puede observar en la caja de un supermercado no puede verse comprometida. Esto supone mucha presión para las bases de datos de empresas individuales si en ellas sólo hay varias decenas de miles de registros de ventas. Se sabe que la base de datos empresarial Microsoft SQL Server, por ejemplo, se congela (incluido el sistema operativo) por completo durante muchos minutos en tales condiciones y muestra un mensaje de error "Tiempo de espera vencido". Incluso una base de datos más liviana como Microsoft Access se ralentizará con el tiempo si el sistema no prevé y gestiona automáticamente el problema de la hinchazón de la base de datos. Por lo tanto, la necesidad de realizar pruebas, depuración e improvisación exhaustivas de soluciones para evitar fallos de una base de datos antes de la implementación comercial complica el desarrollo.
La precisión del sistema POS es exigente, dado que las transacciones monetarias están involucradas continuamente no solo a través de la ventana de venta sino también en la parte final a través de la recepción y el ingreso de bienes al inventario. Los cálculos necesarios no siempre son sencillos. Puede haber muchos descuentos y ofertas exclusivos de productos específicos, y la máquina POS debe procesar rápidamente las diferencias y el efecto en el precio. Hay mucha complejidad en la programación de tales operaciones, especialmente cuando no se puede permitir ningún error en el cálculo.
Otros requisitos incluyen que el sistema debe tener funcionalidad para descuentos de membresía y acumulación/uso de puntos, descuentos promocionales y por cantidad, ofertas combinadas, redondeo de efectivo, emisión de facturas/órdenes de entrega con monto pendiente. Debería permitir al usuario ajustar el inventario de cada producto en función del recuento físico, realizar un seguimiento de la caducidad de los productos perecederos, cambiar los precios, proporcionar un seguimiento de auditoría cuando se realiza la modificación de los registros de inventario, ser capaz de funcionar con múltiples puntos de venta, controlar las existencias desde la sede central, funcionando como un sistema de facturación, solo por nombrar algunos.
Está claro que sistema POS es un término que implica una amplia gama de capacidades dependiendo de los requisitos del usuario final. No se puede esperar que los sitios web de revisión de sistemas POS cubran la mayoría y mucho menos todas las funciones. A menos que uno sea un desarrollador, no es realista esperar que el revisor conozca todos los aspectos de un sistema POS. Por ejemplo, un sistema POS podría funcionar sin problemas en una base de datos de prueba durante la revisión, pero no cuando la base de datos crece significativamente en tamaño durante meses de uso. Y este es sólo uno entre muchos problemas ocultos de funcionalidad crítica de un sistema POS.
Los vendedores y minoristas están trabajando para estandarizar el desarrollo de sistemas POS computarizados y simplificar la interconexión de dispositivos POS. Dos de estas iniciativas fueron OPOS y JavaPOS , las cuales cumplen con el estándar UnifiedPOS liderado por la National Retail Foundation .
OPOS ( OLE para POS) fue el primer estándar comúnmente adoptado y fue creado por Microsoft , NCR Corporation , Epson y Fujitsu-ICL . OPOS es una interfaz basada en COM compatible con todos los lenguajes de programación habilitados para COM para Microsoft Windows . OPOS se lanzó por primera vez en 1996. JavaPOS fue desarrollado por Sun Microsystems , IBM y NCR Corporation en 1997 y se lanzó por primera vez en 1999. JavaPOS es para Java lo que OPOS es para Windows y, por lo tanto, es en gran medida independiente de la plataforma.
Hay varias formas de comunicación que utilizan los sistemas POS para controlar periféricos, como:
También existen casi tantos protocolos propietarios como empresas que fabrican periféricos POS. La mayoría de los periféricos de POS, como pantallas e impresoras, admiten varios de estos protocolos de comando para funcionar con muchas marcas diferentes de terminales y computadoras de POS.
El diseño de la ventana de venta es el más importante para el usuario. Esta interfaz de usuario es muy crítica en comparación con las de otros paquetes de software, como editores de palabras o programas de hojas de cálculo, donde la velocidad de navegación no es tan crucial para el desempeño empresarial.
Para las empresas en ubicaciones privilegiadas donde los bienes raíces son escaso, puede ser común ver una cola de clientes. Cuanto más rápido se completa una venta, menor es el tiempo de espera, lo que mejora la satisfacción del cliente, y menos espacio ocupa, lo que beneficia a los compradores y al personal. Las operaciones con mucho tráfico, como tiendas de comestibles y cafeterías, necesitan procesar las ventas rápidamente en el mostrador de ventas, por lo que el flujo de la interfaz de usuario a menudo se diseña con la menor cantidad de ventanas emergentes u otras interrupciones para garantizar que el operador no se distraiga y que la transacción se pueda procesar lo más rápido posible. posible.
Si bien es posible mejorar la ergonomía , una apariencia limpia y rápida puede lograrse a expensas de sacrificar funciones que a menudo desean los usuarios finales, como descuentos, acceso a pantallas de comisiones obtenidas, membresías y esquemas de fidelización, que pueden implicar mirar una imagen diferente. Función del POS para garantizar que la pantalla del punto de venta contenga solo lo que un cajero necesita a su disposición para atender a los clientes.
La llegada de la computación en la nube ha dado lugar a la posibilidad de que los sistemas de puntos de venta electrónicos (EPOS) [16] se implementen como software como servicio , al que se puede acceder directamente desde Internet utilizando cualquier navegador de Internet . Utilizando los avances anteriores en los protocolos de comunicación para el control del hardware de los POS, los sistemas POS basados en la nube son independientes de las limitaciones de la plataforma y del sistema operativo. Los sistemas EPOS basados en la nube (la mayoría de los POS para pequeñas empresas en la actualidad) generalmente se basan en suscripción, lo que incluye soporte continuo al cliente. [17]
En comparación con las cajas registradoras normales (que tienden a ser significativamente más baratas pero solo procesan ventas e imprimen recibos), los sistemas POS incluyen actualización automática de los niveles de existencias de la biblioteca de inventario al vender productos, informes en tiempo real accesibles desde una computadora remota, hojas de horas del personal y un Biblioteca de clientes con funciones de fidelización. [18] [ se necesita aclaración ] [ se necesita aclaración ]
Los sistemas POS basados en la nube también se crean para ser compatibles con una amplia gama de hardware POS y, a veces, tabletas como el iPad de Apple . Por lo tanto, los POS basados en la nube también ayudaron a expandir los sistemas POS a dispositivos móviles , como tabletas o teléfonos inteligentes . [19]
Estos dispositivos también pueden actuar como lectores de códigos de barras mediante una cámara integrada y como terminales de pago mediante tecnología NFC integrada o un lector de tarjetas de pago externo. Varias empresas de POS crearon su software específicamente para estar basado en la nube. Desde entonces, otras empresas que se lanzaron antes de la década de 2000 han adaptado su software a la tecnología en evolución.
Los sistemas POS basados en la nube se diferencian de los POS tradicionales en gran medida porque los datos del usuario, incluidas las ventas y el inventario, no se almacenan localmente, sino en un servidor remoto. El sistema POS tampoco se ejecuta localmente, por lo que no se requiere instalación.
Dependiendo del proveedor de POS y de los términos del contrato, en comparación con la instalación tradicional de POS local, es más probable que el desarrollador actualice continuamente el software con características más útiles y mejor rendimiento en términos de recursos informáticos en el servidor remoto y en términos de menos errores y errores.
Otras ventajas de un POS basado en la nube son la centralización instantánea de los datos (importante especialmente para las cadenas de tiendas), la capacidad de acceder a los datos desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet y menores costos iniciales. [20] [21]
El POS basado en la nube requiere una conexión a Internet. Por esta razón, es importante utilizar un dispositivo con conectividad 3G en caso de que se corte la conexión a Internet principal del dispositivo. Además de ser significativamente menos costosos que los sistemas de punto de venta tradicionales, una fortaleza notable de los sistemas de punto de venta basados en la nube es la capacidad de cambiar a un producto diferente, de un desarrollador diferente, sin tener que comprar hardware nuevo. Los numerosos desarrolladores que crean nuevas aplicaciones de software ayudan a garantizar que el sistema tenga soporte durante más tiempo que un sistema POS heredado típico.
Varios sistemas POS emergentes destacados basados en la nube aparecieron en escena hace menos de una década o incluso media década. Estos sistemas generalmente están diseñados para restaurantes y operaciones minoristas pequeñas y medianas con procesos de venta bastante simples, como se puede extraer de los sitios de revisión de sistemas POS. De estas revisiones de software se desprende que actualmente faltan en el mercado sistemas POS de nivel empresarial basados en la nube. "Nivel empresarial" aquí significa que el inventario debe ser capaz de manejar una gran cantidad de registros, como los que requieren las tiendas de comestibles y los supermercados. También puede significar que el software del sistema y el servidor en la nube deben ser capaces de generar informes como análisis de ventas versus inventario para uno o varios puntos de venta que están interconectados para su administración por parte de la sede de la operación comercial.
Los proveedores de POS de dichos sistemas basados en la nube también deberían tener un sólido plan de contingencia para el fallo de su servidor remoto, como el que representa el soporte de servidor de conmutación por error. A veces, un centro de datos importante puede fallar por completo, como en un incendio. [22] Por lo tanto, las instalaciones locales a veces se ven junto con la implementación basada en la nube para prevenir este tipo de incidentes, especialmente para empresas con mucho tráfico. Es posible que las instalaciones locales no tengan la información de membresía y de inventario más actualizada.
Para tal contingencia, un enfoque más innovador aunque altamente complejo para el desarrollador es tener una versión reducida del sistema POS instalada en la computadora del cajero en el establecimiento. Diariamente, la información más reciente sobre inventario y membresía del servidor remoto se actualiza automáticamente en la base de datos local. Por lo tanto, si el servidor remoto falla, el cajero puede cambiar a la ventana de venta local sin interrumpir las ventas. Cuando se restaura el servidor remoto y el cajero cambia al sistema en la nube, los registros de ventas procesados localmente se envían automáticamente al sistema remoto, manteniendo así la integridad de la base de datos remota.
Aunque los sistemas POS basados en la nube ahorran al usuario final el costo inicial y los desafíos técnicos que implica mantener una instalación local, existe el riesgo de que, si el proveedor basado en la nube cierra, pueda resultar en una terminación más inmediata de los servicios para el final. -usuario en comparación con el caso de un sistema POS tradicional completo en las instalaciones, donde aún puede ejecutarse sin el proveedor.
Otra consideración es que un sistema POS basado en la nube en realidad expone datos comerciales a los proveedores de servicios: la empresa de servicios de alojamiento y el proveedor de POS, que tienen acceso tanto a la aplicación como a la base de datos. No se puede subestimar la importancia de proteger la información comercial crítica, como los nombres de los proveedores, los artículos más vendidos y los procesos de relación con el cliente, dado que a veces los pocos factores clave de éxito o los secretos comerciales de una empresa son realmente accesibles a través del sistema POS. Esta preocupación por la seguridad y la privacidad es un problema constante en la computación en la nube .
La industria minorista es uno de los usuarios predominantes de terminales POS. La interfaz POS en un establecimiento minorista varía mucho según la industria y el propietario del minorista, pero generalmente incluye una caja registradora (generalmente una computadora especializada basada en x86 que ejecuta Windows Embedded o Linux ), un método para la entrada de los empleados, un cajón de efectivo, un recibo. impresora , lectores de códigos de barras (que pueden incorporar una báscula) y una interfaz para procesar pagos con tarjeta y procesar información del cliente (una terminal de pago ). También puede incluir una cinta transportadora , un divisor de caja , escáneres portátiles inalámbricos, sistemas de procesamiento de tarjetas integrados y pantallas orientadas al cliente para mostrar totales y anuncios. Si bien algunos sistemas utilizan interfaces de PC típicas (como un teclado y un mouse), es mucho más común utilizar pantallas táctiles , ya que permiten una respuesta más rápida y una mejor personalización para el minorista. En el pasado, la mayoría de los sistemas IBM utilizaban principalmente una interfaz basada en teclado, y NCR utilizaba teclas laterales en sus pantallas antes de que las pantallas táctiles estuvieran ampliamente disponibles, de forma similar a sus productos ATM.
El software del sistema POS normalmente puede manejar una gran variedad de funciones basadas en el cliente, como ventas, devoluciones, cambios, apartados, tarjetas de regalo , registros de regalo, programas de fidelización de clientes, promociones, descuentos y mucho más. El software POS también puede permitir funciones como ventas promocionales planificadas previamente, validación de cupones del fabricante, manejo de moneda extranjera y múltiples tipos de pago.
La unidad POS maneja las ventas al consumidor, pero es solo una parte de todo el sistema POS utilizado en un negocio minorista. Los servidores de control, o computadoras de "oficina administrativa", normalmente manejan otras funciones del sistema POS, tales como control de inventario, fijación de precios, compras, recepción y transferencia de productos hacia y desde otras ubicaciones. Otras funciones típicas de un sistema POS son: información de ventas de la tienda para permitir devoluciones de clientes, fines de generación de informes, tendencias de ventas y análisis de costo/precio/beneficio. La información del cliente puede almacenarse para la gestión de cuentas por cobrar, fines de marketing y análisis de compras específicos. Muchos sistemas POS minoristas incluyen una interfaz de contabilidad que "alimenta" las ventas y las pérdidas de productos, los totales esperados del cajón de efectivo y la información de productividad del cajero a aplicaciones de contabilidad independientes.
Un sistema POS de terminales múltiples utilizado por grandes minoristas como supermercados y grandes almacenes tiene una base de datos y una arquitectura de software mucho más exigentes que la de una sola estación que se ve en los pequeños establecimientos minoristas. Un supermercado con mucho tráfico no puede permitirse una falla sistémica, de ahí que cada estación de punto de venta esté diseñada para ser robusta en su operación. La mayoría de los sistemas POS patentados diseñados para grandes minoristas utilizan 2 servidores, uno de los cuales actúa como respaldo en caso de falla. En caso de que ambos servidores fallen, los sistemas POS individuales entrarán en un modo a prueba de fallos, donde los datos de ventas se almacenan localmente y se exportan de nuevo a los servidores al restablecerse la conexión. Sin embargo, esto puede resultar difícil de implementar en algunos casos, ya que muchos sistemas POS comerciales no tienen discos duros por motivos de seguridad y, a menudo, tienen cantidades limitadas de RAM .
La realización de actualizaciones entre múltiples estaciones y la computadora administrativa de back-end debe ser redundante, de modo que las actualizaciones del inventario y las promociones se reflejen con precisión en el momento del pago sin tener que reiniciar la computadora, y que reflejen registros de ventas precisos en la computadora de back-end al final del proceso. el día hábil.
Esto se vuelve aún más complicado cuando existe un sistema de membresía que requiere una actualización bidireccional en tiempo real de los puntos de membresía entre las estaciones de venta y la computadora administrativa de fondo.
Las operaciones minoristas como ferreterías, aserraderos, tiendas de electrónica y los llamados hipermercados multifacéticos necesitan características adicionales especializadas en comparación con otras tiendas. En estos casos, el software POS maneja pedidos especiales, órdenes de compra, órdenes de reparación, programas de servicio y alquiler, así como funciones típicas de punto de venta. Se requiere hardware resistente para los sistemas de punto de venta utilizados en entornos al aire libre. Los dispositivos inalámbricos, los dispositivos que funcionan con baterías, las unidades todo en uno y las máquinas preparadas para Internet son típicos de esta industria.
Recientemente se han introducido nuevas aplicaciones que permiten realizar transacciones en POS mediante teléfonos móviles y tabletas. Según un estudio reciente, se espera que los terminales POS móviles (mPOS) reemplacen las técnicas de pago contemporáneas debido a varias características que incluyen movilidad, inversión inicial de bajo costo y mejor experiencia de usuario. [23]
A mediados de la década de 2000, la comunidad de ciegos de Estados Unidos entabló negociaciones estructuradas para garantizar que los dispositivos de los puntos de venta minoristas tuvieran teclados táctiles. Sin teclas que se puedan sentir, una persona ciega no puede ingresar su PIN de forma independiente. A mediados de la década de 2000, los minoristas comenzaron a utilizar dispositivos de "pantalla plana" o "captura de firmas" que eliminaban los teclados táctiles. Las personas ciegas se vieron obligadas a compartir su PIN confidencial con los empleados de las tiendas para utilizar sus tarjetas de débito y otras tarjetas basadas en PIN. La comunidad de ciegos llegó a un acuerdo con Walmart, Target, CVS y otros ocho minoristas que requerían llaves físicas reales para que las personas ciegas pudieran usar los dispositivos.
Las primeras tiendas normalmente guardaban la mercancía detrás de un mostrador. El personal buscaría artículos para los clientes para evitar la posibilidad de robo y las ventas se realizarían en el mismo mostrador. Las tiendas de comestibles de autoservicio como Piggly Wiggly , a partir de 1916, permitían a los clientes ir a buscar sus propios artículos y pasar por el punto de venta en el camino hacia la salida.
Las tiendas modernas tienen una variedad de configuraciones de caja, pero casi todas las tiendas tendrán su área de caja principal situada cerca de las entradas y salidas. Las tiendas más pequeñas pueden utilizar mostradores simples, mientras que las tiendas grandes suelen utilizar un sistema de cinta transportadora espaciadas en "carriles" separados para procesar los pedidos. Los carriles expresos podrían limitar el tipo de pago, o la cantidad o tipo de bienes, para acelerar el servicio. Algunos grandes almacenes también pueden tener cajas dentro de los departamentos para permitir a los compradores de esa sección pagar sin tener que pasar por las filas principales. Si cada caja tiene una cola separada, los clientes tienen que adivinar qué fila se moverá más rápido para minimizar sus tiempos de espera. A menudo se sienten frustrados por equivocarse o quedarse atrapados detrás de otro cliente que encuentra un problema o que tarda demasiado en pagar. Algunas tiendas utilizan una única fila, mucho más larga pero de movimiento más rápido, atendida por múltiples cajas registradoras, lo que produce el mismo tiempo de espera promedio, pero reduce la frustración y la variación en el tiempo de espera de persona a persona. [24] Independientemente de la configuración, las colas de pago suelen pasar por artículos de compra impulsiva para captar la atención de clientes que de otro modo estarían inactivos.
A medida que avanza la tecnología de autopago , más minoristas de todo tipo han incluido el autopago como una opción y, en algunos casos , han reemplazado por completo las líneas de pago tradicionales operadas por cajeros. Los quioscos de autopago generalmente se mantienen juntos en un área de "corral" adyacente a las cajas registradoras habituales para que los empleados de las tiendas puedan monitorear las transacciones más fácilmente, aunque ocasionalmente también se instalan en una forma de "carril" más típica con cintas transportadoras para cargar comestibles. . Las implementaciones más modernas de autopago incluyen escanear artículos y pagar dentro de la aplicación móvil de un minorista, o usar tecnología RF y cámaras para detectar artículos en la puerta y cargar la cuenta del cliente automáticamente.
Los sistemas de punto de venta para hostelería son sistemas computarizados que incorporan registros, computadoras y equipos periféricos, generalmente en una red informática para ser utilizados en restaurantes, peluquerías u hoteles. Al igual que otros sistemas de punto de venta, estos sistemas rastrean las ventas, la mano de obra, la nómina y pueden generar registros utilizados en contabilidad y teneduría de libros . Las oficinas corporativas de los restaurantes, los solucionadores de problemas y otras partes autorizadas pueden acceder a ellos de forma remota.
Los sistemas de punto de venta han revolucionado la industria de la restauración, especialmente en el sector de la comida rápida. En las tecnologías más recientes, los registros son ordenadores, a veces con pantallas táctiles. Las cajas registradoras se conectan a un servidor, a menudo denominado "controlador de tienda" o "unidad de control central". En la red también se encuentran impresoras y monitores. Además, los servidores remotos pueden conectarse a las redes de las tiendas y monitorear las ventas y otros datos de las tiendas.
El software POS típico de un restaurante es capaz de crear e imprimir cheques de huéspedes, imprimir pedidos en cocinas y bares para su preparación, procesar tarjetas de crédito y otras tarjetas de pago, y ejecutar informes. Además, algunos sistemas implementan buscapersonas inalámbricos y dispositivos de captura de firmas electrónicas.
En la industria de la comida rápida , los expositores pueden estar en el mostrador o configurados para cajeros y toma de pedidos en autoservicio o ambulante. Las cajas registradoras frontales permiten tomar y servir pedidos en la misma terminal, mientras que las cajas registradoras de ventanilla permiten tomar los pedidos en una o más ventanillas de ventanilla, pasarlos a caja y servirlos en otra. Además de las cajas registradoras, para ver los pedidos se utilizan expositores de autoservicio y de cocina. Una vez que aparecen las órdenes, se pueden eliminar o recuperar mediante la interfaz táctil o mediante barras de protección. Los sistemas de autoservicio a menudo se mejoran mediante el uso de intercomunicadores inalámbricos (o con auriculares) de autoservicio. La eficiencia de dichos sistemas permite disminuir los tiempos de servicio y aumentar la eficiencia de los pedidos.
Otra innovación en tecnología para la industria restaurantera es el POS inalámbrico. Muchos restaurantes con un gran volumen utilizan POS portátiles inalámbricos para recoger los pedidos que se envían a un servidor. El servidor envía la información requerida a la cocina en tiempo real. Los sistemas inalámbricos constan de micrófonos y parlantes (a menudo un parlante sirve para ambos propósitos), que están conectados a una "estación base" o "módulo central". Esto, a su vez, se transmitirá a los auriculares. Los auriculares pueden ser auriculares todo en uno o conectados a una riñonera.
Con el desarrollo de la tecnología móvil, también se proponen sistemas POS basados en la nube para aumentar la eficiencia de algunos restaurantes, integrados con algunos servicios de software más recientes, como escanear códigos QR para que los propios clientes realicen pedidos. Esto conduce a un nuevo estilo de cena en restaurantes fuera de línea.
En los hoteles, el software POS permite transferir los cargos de las comidas desde el comedor a la habitación con uno o dos botones. Es posible que también deba integrarse con el software de administración de propiedades.
Los sistemas más nuevos y sofisticados se están alejando del sistema tipo "servidor de archivos" de base de datos central y están pasando a lo que se llama una "base de datos en clúster". Esto elimina cualquier falla o tiempo de inactividad del sistema que pueda estar asociado con el servidor de archivos administrativo. Esta tecnología permite no sólo almacenar el 100% de la información, sino también extraerla del terminal local, eliminando así la necesidad de depender de un servidor independiente para el funcionamiento del sistema.
Los sistemas POS de tableta populares para soluciones minoristas ahora están disponibles para la industria de restaurantes. Inicialmente, estos sistemas no eran sofisticados y muchos de los primeros sistemas no admitían una impresora remota en la cocina. Hoy en día, los sistemas de tabletas se utilizan en todo tipo de restaurantes, incluidas las operaciones de servicio de mesa. La mayoría de los sistemas de tabletas cargan toda la información a Internet para que los administradores y propietarios puedan ver los informes desde cualquier lugar con una contraseña y conexión a Internet. El acceso a Internet desde teléfonos inteligentes ha hecho que las alertas y los informes del POS sean muy accesibles. Las tabletas han ayudado a crear el sistema POS móvil, y las aplicaciones de POS móvil también incluyen pagos, fidelización, pedidos en línea, pedidos en la mesa por parte del personal y pedidos en la mesa por parte de los clientes. En cuanto a los pagos, el POS móvil puede aceptar todo tipo de métodos de pago, desde tarjetas sin contacto, tarjetas con chip EMV y tarjetas móviles con NFC. El POS móvil (también conocido como mPOS) está creciendo rápidamente y nuevos desarrolladores ingresan al mercado casi a diario.
Con la proliferación de tabletas con pantalla táctil de bajo precio, cada vez más restaurantes han implementado el autoservicio de pedidos a través de un POS de tableta colocado permanentemente en cada mesa. Los clientes pueden navegar por el menú en la tableta y realizar sus pedidos que luego se envían a la cocina. La mayoría de los restaurantes que tienen menús de autoservicio para iPad incluyen fotografías de los platos para que los huéspedes puedan elegir fácilmente lo que quieren pedir. Esto aparentemente mejora el servicio y ahorra mano de obra por parte del restaurante. Sin embargo, esto depende de cuán inteligente haya sido programado el sistema.
Por ejemplo, es posible que algunos sistemas de autoservicio que no requieren asistencia del personal no reconozcan adecuadamente un pedido posterior del mismo cliente en una mesa. Como resultado, el cliente se queda esperando y preguntándose por qué no se sirve su segundo pedido de comida y bebida.
Otro ejemplo de lo inteligente que puede ser el sistema es si un pedido que se ha realizado pero aún no ha sido procesado en la cocina puede ser modificado por el cliente a través del TPV de la tableta. Para un pedido no procesado, el cliente debe tener la opción de recuperar fácilmente el pedido y modificarlo en el POS de la tableta. Cuando el pedido se esté procesando, esta función debería desactivarse automáticamente.
Los sistemas de autoservicio no siempre están completamente exentos de intervención por parte del personal y por buenas razones. Por ejemplo, algunos restaurantes requieren que los artículos seleccionados por los clientes sean atendidos y solo pueden ser colocados por el camarero que tiene la contraseña requerida para hacerlo. Esto evita pedidos falsos, como los que pueden realizar niños juguetones, y disputas posteriores sobre los artículos pedidos. Si se piden bebidas alcohólicas, es necesario que el camarero verifique la edad del cliente antes de enviar el pedido.
Las especificaciones técnicas para implementar dicho sistema de auto-pedido son más exigentes que las de una única estación POS controlada por un cajero. En lo que respecta al software y al hardware, cada tableta de la mesa de un cliente debe estar conectada en red a la estación POS del cajero y al ordenador de la cocina para que ambos se actualicen continuamente sobre los pedidos realizados. La base de datos común que sirve a esta red también debe ser capaz de atender a muchos usuarios simultáneos: cajero, clientes, cocina y quizás una barra de bebidas.
Los desarrolladores deben tener en cuenta que algunas bases de datos, como la popularmente utilizada Microsoft Access, pueden tener las especificaciones de que pueden ser utilizadas por múltiples usuarios simultáneos. Sin embargo, bajo la presión de un sistema POS, pueden fallar estrepitosamente y provocar errores constantes y corrupción de datos.
Los sistemas POS suelen estar diseñados para una variedad de clientes y los usuarios finales pueden programarlos para satisfacer sus necesidades. Algunos grandes clientes escriben sus propias especificaciones para que las implementen los proveedores. En algunos casos, los sistemas POS son vendidos y respaldados por distribuidores externos, mientras que en otros casos son vendidos y respaldados directamente por el proveedor.
La selección de un sistema POS para restaurante es fundamental para el funcionamiento diario del restaurante y es una inversión importante que la dirección y el personal del restaurante deben soportar durante muchos años. El sistema POS del restaurante interactúa con todas las fases de la operación del restaurante y con todos los involucrados en el restaurante, incluidos los huéspedes, proveedores, empleados, gerentes y propietarios. La selección de un sistema POS para restaurante es un proceso complejo que debe realizar el propietario del restaurante y no delegarse a un empleado. El proceso de compra se puede resumir en tres pasos: Diseñar, Comparar y Negociar. El paso de Diseño requiere una investigación para determinar qué características del POS del restaurante son necesarias para la operación del restaurante. Con esta información, el propietario o gerente del restaurante puede comparar varias soluciones POS de restaurante para determinar qué sistemas POS cumplen con sus requisitos. El último paso es negociar el precio, las condiciones de pago, la capacitación incluida, la garantía inicial y los costos de soporte continuo. [ cita necesaria ]
Los sistemas POS registran las ventas con fines comerciales y fiscales. En los dispositivos POS se pueden utilizar software ilegales denominados "zappers" para falsificar estos registros con el fin de evadir el pago de impuestos.
En algunos países se están introduciendo leyes para hacer más seguros los sistemas de cajas registradoras. Por ejemplo, se estima que el tesoro francés no recauda aproximadamente 14 mil millones de euros de ingresos por IVA cada año. El Proyecto de Ley de Finanzas de 2016 tenía como objetivo abordar parte de esta pérdida al obligar a los contribuyentes a operar en “sistemas seguros”. Por lo tanto, a partir del 1 de enero de 2018, todos los comercios minoristas en Francia deberán registrar los pagos de los clientes mediante software de contabilidad seguro certificado o sistemas de caja registradora.
Un sistema de caja registradora certificado debe prever (i) inconmutabilidad, (ii) seguridad y (iii) almacenamiento y archivo de datos. Todas las empresas que deban cumplir deben obtener un certificado del proveedor del sistema de caja registradora que certifique que el sistema cumple con estos requisitos. Esto se debe a que es posible que los contribuyentes del IVA deban presentar un certificado a las autoridades tributarias que demuestre que su sistema de gestión de efectivo cumple con los nuevos requisitos.
Si la empresa no puede proporcionar este certificado a las autoridades fiscales, pueden recibir una multa. Y, si las autoridades fiscales pueden demostrar un uso fraudulento del sistema, tanto la empresa como el proveedor de software pueden enfrentar sanciones fiscales, multas y sanciones penales. La certificación se puede obtener de: un organismo acreditado por el Comité francés de acreditación (Comité français d'accréditation o COFRAC) o del proveedor de software del sistema de caja registradora.
A pesar de la tecnología más avanzada de un sistema POS en comparación con una simple caja registradora, el sistema POS sigue siendo vulnerable al robo por parte de los empleados a través de la ventana de ventas. Un cajero deshonesto en una tienda minorista puede confabularse con un amigo que se hace pasar por un cliente común y corriente. Durante el proceso de pago, el cajero puede omitir el escaneo de ciertos artículos o ingresar una cantidad menor para algunos artículos, beneficiándose así de los productos "gratuitos".
La capacidad de un sistema POS de anular un recibo de venta cerrado con fines de reembolso sin necesidad de una contraseña de un superior autorizado también representa una laguna de seguridad. Incluso una función para emitir un recibo con un importe negativo que puede resultar útil en determinadas circunstancias, puede ser aprovechada por un cajero para sacar dinero fácilmente del cajón de efectivo.
Para evitar este tipo de robo por parte de los empleados, es fundamental que un sistema POS proporcione una ventana de administración para que el supervisor o administrador genere e inspeccione una lista diaria de recibos de venta, especialmente en lo que respecta a la frecuencia de recibos cancelados antes de su finalización, recibos reembolsados y recibos negativos. . Esta es una forma eficaz de alertar a la empresa sobre cualquier actividad sospechosa que pueda estar ocurriendo, como un gran número de ventas canceladas por parte de un determinado cajero, y de tomar medidas de seguimiento.
Para disuadir aún más el robo por parte de los empleados, el mostrador de ventas también debe estar equipado con una cámara de televisión de circuito cerrado apuntando al sistema POS para monitorear y registrar todas las actividades.
En el back-end, los cambios de precio y otros cambios, como descuentos en artículos del inventario a través del módulo de administración, deben protegerse con contraseñas proporcionadas a administradores confiables. Cualquier cambio realizado también debe registrarse y poder recuperarse posteriormente para su inspección.
Los registros de ventas y el inventario son importantes para la empresa porque proporcionan información útil a la empresa en términos de preferencias de los clientes, detalles de membresía de los clientes, cuáles son los productos más vendidos, quiénes son los proveedores y qué márgenes obtiene la empresa de ellos, ingresos y costos totales mensuales de la empresa, entre otros.
Es importante que los informes sobre estos asuntos generados en el back-end administrativo se limiten al personal de confianza. La base de datos a partir de la cual se generan estos informes debe protegerse mediante contraseñas o mediante cifrado de los datos almacenados en la base de datos para evitar copias o alteraciones.
A pesar de todas estas precauciones, el sistema POS nunca podrá ser completamente hermético en cuanto a seguridad contra el mal uso interno si un empleado inteligente y deshonesto sabe cómo explotar muchas de sus capacidades que de otro modo serían útiles.
Los informes de noticias sobre piratería de sistemas POS muestran que los piratas informáticos están más interesados en robar información de tarjetas de crédito que cualquier otra cosa. La facilidad y la ventaja que ofrece la capacidad de un sistema POS de integrar el procesamiento de tarjetas de crédito tienen, por tanto, un inconveniente. En 2011, los piratas informáticos pudieron robar datos de tarjetas de crédito de 80.000 clientes porque los estándares de seguridad y configuración de POS de Subway para el cumplimiento de PCI , que rigen la seguridad de los sistemas de pago con tarjetas de crédito y débito, fueron "directa y descaradamente ignorados" por los franquiciados de Subway. [25]
En junio de 2016, varios cientos de restaurantes de comida rápida de Wendy's sufrieron ataques en sus sistemas POS mediante malware instalado ilegalmente. [26] El informe continúa diciendo que "se espera que el número de restaurantes franquiciados afectados por estos ataques de seguridad cibernética sea considerablemente mayor que los 300 restaurantes ya implicados" y que "los piratas informáticos realizaron cientos de miles de compras fraudulentas a crédito". y tarjetas de débito emitidas por varias instituciones financieras después de violar los sistemas informáticos de Wendy's a finales del año pasado".
Estos ataques de los piratas informáticos solo fueron posibles porque las tarjetas de pago se procesaron a través del sistema POS, lo que permitió que el malware interceptara los datos de la tarjeta durante el procesamiento o robara y transmitiera datos de la tarjeta no cifrados que se almacenan en la base de datos del sistema.
En abril de 2017, investigadores de seguridad identificaron vulnerabilidades críticas en sistemas de punto de venta desarrollados por SAP y Oracle [27] y comentaron: "Los sistemas POS están plagados de vulnerabilidades y los incidentes ocurrieron porque sus inconvenientes de seguridad quedaron en el centro de atención". [28] Si se explotan con éxito, estas vulnerabilidades brindan al perpetrador acceso a todas las funciones legítimas del sistema, como cambiar precios e iniciar y detener terminales de forma remota. Para ilustrar el vector de ataque, los investigadores utilizaron el ejemplo de hackear POS para cambiar el precio de una MacBook a 1 dólar. Los problemas de seguridad se informaron al proveedor y poco después de la notificación se lanzó un parche. Oracle confirmó que el error de seguridad [29] afecta a más de 300.000 sistemas POS de Oracle
En algunos países, las tarjetas de crédito y débito sólo se procesan a través de terminales de pago . Así, se pueden ver numerosos terminales de este tipo para diferentes tarjetas abarrotando un mostrador de venta. Este inconveniente se compensa con el hecho de que los datos de las tarjetas de crédito y débito son mucho menos vulnerables a los piratas informáticos, a diferencia de cuando las tarjetas de pago se procesan a través del sistema POS, donde la seguridad depende de las acciones tomadas por los usuarios finales y los desarrolladores.
Con el lanzamiento del pago móvil , particularmente Android Pay y Apple Pay en 2015, se espera que debido a su mayor comodidad junto con buenas características de seguridad, eventualmente eclipsará otros tipos de servicios de pago, incluido el uso de terminales de pago. Para que los pagos móviles se generalicen por completo, los dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes habilitados para NFC primero deben volverse universales. Esto sería cuestión de varios años a partir del momento de escribir este artículo (2017), ya que se espera que cada vez más modelos de nuevos teléfonos inteligentes estén habilitados para NFC para tal propósito. Por ejemplo, el iPhone 6 está totalmente habilitado para NFC para pagos móviles, mientras que el iPhone 5 y modelos anteriores no. Los desastrosos riesgos de seguridad antes mencionados relacionados con el procesamiento del uso de tarjetas de pago a través de un sistema POS se reducirían considerablemente.
