Cuando encuentra un archivo extrae la siguiente información y la guarda en un archivo de índice: Una vez los documentos existentes han sido indexados, el rastreador indexa los nuevos documentos en tiempo real.Durante las búsquedas, el motor de búsqueda relaciona las consultas realizadas por el usuario con los elementos indexados (mira en el archivo de índice) para encontrar los archivos más rápidamente.La búsqueda de escritorio se hace muy complicada debido a que existen muchos tipos de archivos, los cuales pueden ser estructurados o no estructurados.Otro objetivo importante es que los motores de búsqueda no carguen demasiado la memoria y los recursos del ordenador, por lo tanto deben ser lo más eficientes posible.Hoy en día los buscadores de escritorio son más eficientes que hace una década.
Esquema básico del funcionamiento de un buscador de escritorio.
