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Flujo de trabajo

Flujo de trabajo de la microscopía electrónica criogénica
Un modelo IMRAD para desarrollar artículos de investigación

El flujo de trabajo es un término genérico para patrones de actividad orquestados y repetibles, posibilitados por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información. [1] Puede representarse como una secuencia de operaciones, el trabajo de una persona o grupo, [2] el trabajo de una organización de personal o uno o más mecanismos simples o complejos.

Desde una perspectiva más abstracta o de nivel superior, el flujo de trabajo puede considerarse una vista o representación del trabajo real. [3] El flujo que se describe puede referirse a un documento , servicio o producto que se está transfiriendo de un paso a otro.

Los flujos de trabajo pueden considerarse un elemento fundamental que debe combinarse con otras partes de la estructura de una organización, como la tecnología de la información, los equipos , los proyectos y las jerarquías . [4]

Desarrollo histórico

El desarrollo del concepto de flujo de trabajo se produjo a lo largo de una serie de épocas superpuestas y poco definidas.

Los inicios de la fabricación

La historia moderna de los flujos de trabajo se remonta a Frederick Taylor [5] y Henry Gantt , aunque el término "flujo de trabajo" no se utilizaba como tal durante sus vidas. [6] Uno de los primeros casos del término "flujo de trabajo" fue en una revista de ingeniería ferroviaria de 1921. [7]

Taylor y Gantt iniciaron el estudio de la organización deliberada y racional del trabajo, principalmente en el contexto de la fabricación. Esto dio origen a los estudios de tiempos y movimientos . [8] Conceptos relacionados incluyen talleres de trabajo y sistemas de colas ( cadenas de Markov ). [9] [10]

El libro de 1948 Cheaper by the Dozen introdujo los conceptos emergentes en el contexto de la vida familiar.

Maduración y crecimiento

La invención de la máquina de escribir y la fotocopiadora ayudó a difundir el estudio de la organización racional del trabajo desde el taller de fabricación hasta la oficina. Los sistemas de archivo y otros sistemas sofisticados para gestionar los flujos de información física evolucionaron. Varios eventos probablemente contribuyeron al desarrollo de flujos de trabajo de información formalizados. En primer lugar, el campo de la teoría de la optimización maduró y desarrolló técnicas de optimización matemática . Por ejemplo, el matemático y economista soviético Leonid Kantorovich desarrolló las semillas de la programación lineal en 1939 a través de esfuerzos para resolver los problemas de optimización de la producción de un fabricante de madera contrachapada. [11] [12] En segundo lugar, la Segunda Guerra Mundial y el programa Apolo impulsaron la mejora de procesos con sus demandas de la organización racional del trabajo. [13] [14] [15]

La era de la calidad

En la era de posguerra, el trabajo de W. Edwards Deming y Joseph M. Juran condujo a un enfoque en la calidad, primero en las empresas japonesas, y más globalmente a partir de la década de 1980: hubo varios movimientos que iban desde la gestión de calidad total hasta Six Sigma , y ​​luego nociones más cualitativas de reingeniería de procesos de negocios . [16] Esto condujo a más esfuerzos para mejorar los flujos de trabajo, tanto en los sectores de la economía del conocimiento como en la fabricación. Las demandas variables en los flujos de trabajo se reconocieron cuando se consideró la teoría de las rutas críticas y los cuellos de botella móviles. [17]

Gestión del flujo de trabajo

Basu y Kumar señalan que el término "gestión del flujo de trabajo" se ha utilizado para referirse a las tareas asociadas con el flujo de información a través de la cadena de valor, en lugar de al flujo de bienes materiales: caracterizan la definición, el análisis y la gestión de la información como "gestión del flujo de trabajo". Señalan que el flujo de trabajo puede gestionarse dentro de una sola organización, donde se asignan funciones distintas a los recursos individuales, y también en múltiples organizaciones o ubicaciones distribuidas, donde es necesario prestar atención a las interacciones entre las actividades que se encuentran en los límites organizativos o de ubicación. La transmisión de información de una organización a otra es una cuestión crítica en este contexto interorganizacional y plantea la importancia de las tareas que describen como "validación", "verificación" y "análisis del uso de datos". [18]

Sistemas de gestión de flujo de trabajo

Un sistema de gestión de flujo de trabajo (WfMS) es un sistema de software para configurar, ejecutar y supervisar una secuencia definida de procesos y tareas, con los objetivos generales de aumentar la productividad, reducir los costos, volverse más ágil y mejorar el intercambio de información dentro de una organización. [19] Estos sistemas pueden estar centrados en procesos o en datos, y pueden representar el flujo de trabajo como mapas gráficos. Un sistema de gestión de flujo de trabajo también puede incluir una interfaz extensible para que se puedan integrar aplicaciones de software externas y brindar soporte para flujos de trabajo de área amplia que brinden tiempos de respuesta más rápidos y una productividad mejorada. [19]

Conceptos relacionados

El concepto de flujo de trabajo está estrechamente relacionado con varios campos de la investigación de operaciones y otras áreas que estudian la naturaleza del trabajo, ya sea cuantitativa o cualitativamente, como la inteligencia artificial (en particular, la subdisciplina de planificación de IA) y la etnografía . El término "flujo de trabajo" se utiliza más comúnmente en industrias específicas, como la impresión o en dominios profesionales como los laboratorios clínicos , donde puede tener significados especializados particulares.

  1. Procesos : Un proceso es una noción más general que el flujo de trabajo y puede aplicarse, por ejemplo, a procesos físicos o biológicos, mientras que un flujo de trabajo es típicamente un proceso o conjunto de procesos descritos en el contexto del trabajo, como todos los procesos que ocurren en un taller de máquinas.
  2. Planificación y programación : Un plan es una descripción de un conjunto de actividades lógicamente necesarias y parcialmente ordenadas que se requieren para lograr un objetivo específico dadas ciertas condiciones iniciales. Un plan, cuando se complementa con un cronograma y cálculos de asignación de recursos , define por completo una instancia particular de procesamiento sistemático en pos de un objetivo. Un flujo de trabajo puede verse como una realización a menudo óptima o casi óptima de los mecanismos necesarios para ejecutar el mismo plan repetidamente. [20]
  3. Control de flujo : Se trata de un concepto de control aplicado a los flujos de trabajo, que se distingue del control estático de los buffers de material o de los pedidos, y que se refiere a un control más dinámico de la velocidad y los volúmenes de flujo en movimiento y en proceso. Esta orientación hacia los aspectos dinámicos es la base para prepararse para controles de taller más avanzados, como el justo a tiempo o el justo en secuencia.
  4. Visibilidad en tránsito : este concepto de monitoreo se aplica tanto al material transportado como al trabajo en proceso o en progreso, es decir, flujos de trabajo.

Ejemplos

Modelado de procesos de negocio

Los siguientes ejemplos ilustran la variedad de flujos de trabajo que se observan en diversos contextos:

  1. En los talleres de máquinas, en particular en los talleres de trabajo y de flujo, el flujo de una pieza a través de las distintas estaciones de procesamiento es un flujo de trabajo.
  2. El procesamiento de reclamaciones de seguros es un ejemplo de un flujo de trabajo intensivo en información e impulsado por documentos. [21]
  3. La edición de Wikipedia se puede modelar como un flujo de trabajo estocástico.
  4. El sistema Getting Things Done es un modelo de gestión de flujo de trabajo personal para trabajadores de la información.
  5. En el desarrollo de software, soporte y otras industrias, el concepto de "seguir el sol" describe un proceso de pasar trabajo inacabado a través de zonas horarias. [22]
  6. En la impresión offset y digital tradicional, el concepto de flujo de trabajo representa el proceso, las personas y, generalmente, los controladores de tecnología de software (procesadores de imágenes rasterizadas RIP o front-end digital DFE) que desempeñan un papel en el procesamiento previo y posterior de los archivos relacionados con la impresión, por ejemplo, la verificación previa del PDF para asegurarse de que las fuentes estén incorporadas o que la salida de la imagen a la plancha o prensa digital pueda reproducir la intención del documento correctamente para las capacidades de salida de imagen de la prensa que imprimirá la imagen final.
  7. En los experimentos científicos, el proceso general (tareas y flujo de datos) se puede describir como un gráfico acíclico dirigido (DAG). Este DAG se conoce como flujo de trabajo, por ejemplo, flujos de trabajo de imágenes cerebrales. [23] [24]
  8. En el análisis de datos de atención médica, se puede identificar o utilizar un flujo de trabajo para representar una secuencia de pasos que componen un análisis de datos complejo. [25] [26]
  9. En las arquitecturas orientadas a servicios , una aplicación puede representarse a través de un flujo de trabajo ejecutable, donde diferentes componentes de servicio, posiblemente distribuidos geográficamente, interactúan para proporcionar la funcionalidad correspondiente bajo el control de un sistema de gestión de flujo de trabajo. [27]
  10. En los servicios compartidos , una aplicación puede estar en la práctica de desarrollar la automatización de procesos robóticos (llamada RPA o RPAAI para RPA 2.0 autoguiada basada en inteligencia artificial) que da como resultado la implementación de agentes de software asistidos o no asistidos en el entorno de una organización. Estos agentes de software, o robots, se implementan para realizar conjuntos de tareas o procesos comerciales estructurados y repetitivos predefinidos. Los robots de software de inteligencia artificial se implementan para manejar conjuntos de datos no estructurados y se implementan después de realizar e implementar la automatización de procesos robóticos.

Características y fenomenología

  1. Modelado: Los problemas de flujo de trabajo se pueden modelar y analizar utilizando formalismos basados ​​en gráficos como redes de Petri .
  2. Medición: Muchos de los conceptos que se utilizan para medir los sistemas de programación en la investigación de operaciones son útiles para medir flujos de trabajo generales, como el rendimiento, el tiempo de procesamiento y otras métricas habituales.
  3. Connotaciones especializadas: El término "flujo de trabajo" tiene connotaciones especializadas en tecnología de la información, gestión de documentos y procesamiento de imágenes . Desde 1993, un consorcio comercial se centró específicamente en la gestión del flujo de trabajo y la interoperabilidad de los sistemas de gestión del flujo de trabajo, la Workflow Management Coalition . [28]
  4. Sistemas de flujo de trabajo científicos : estos sistemas tuvieron una amplia aceptación en los campos de la bioinformática y la quimioinformática a principios de la década de 2000, cuando satisficieron la necesidad de contar con múltiples herramientas interconectadas que manejaran múltiples formatos de datos y grandes cantidades de datos. Además, el paradigma de los flujos de trabajo científicos se asemeja a la práctica bien establecida de la programación Perl en las organizaciones de investigación de ciencias biológicas, lo que hace que esta adopción sea un paso natural hacia la configuración de una infraestructura más estructurada.
  5. Interacción hombre-máquina: Se han estudiado varias conceptualizaciones de flujos de trabajo de iniciativa mixta, en particular en el ámbito militar, donde los agentes automatizados desempeñan funciones iguales a las de los humanos. Para que el trabajo humano sea innovador, adaptativo y colaborativo, se requieren técnicas de gestión de la interacción humana .
  6. Análisis de flujo de trabajo: Los sistemas de flujo de trabajo permiten a los usuarios desarrollar procesos ejecutables sin necesidad de estar familiarizados con los conceptos de programación formal. Las técnicas de análisis de flujo de trabajo automatizado pueden ayudar a los usuarios a analizar las propiedades de los flujos de trabajo de los usuarios para verificar ciertas propiedades antes de ejecutarlos, por ejemplo, analizar el control de flujo o el flujo de datos. Se han desarrollado y utilizado ejemplos de herramientas basadas en marcos de análisis formal para el análisis de flujos de trabajo científicos y se pueden extender al análisis de otros tipos de flujos de trabajo. [29]

Teorías de mejora del flujo de trabajo

Se han propuesto e implementado varias teorías de mejora del flujo de trabajo en el lugar de trabajo moderno, entre ellas:

  1. Seis Sigma
  2. Gestión de calidad total
  3. Reingeniería de procesos de negocio
  4. Sistemas lean
  5. Teoría de las restricciones

La evaluación de los recursos, tanto físicos como humanos, es esencial para evaluar los puntos de transferencia y el potencial para crear transiciones más fluidas entre tareas. [30]

Componentes

Un flujo de trabajo puede describirse generalmente mediante técnicas de diagramas de flujo formales o informales, que muestran flujos dirigidos entre los pasos de procesamiento. Los pasos de procesamiento individuales o los componentes de un flujo de trabajo pueden definirse básicamente mediante tres parámetros:

  1. Descripción de entrada: la información, el material y la energía necesarios para completar el paso.
  2. Reglas de transformación: algoritmos que pueden ser ejecutados por personas o máquinas, o ambas.
  3. Descripción de salida: la información, el material y la energía producidos por el paso y proporcionados como entrada a los pasos posteriores.

Los componentes solo se pueden conectar entre sí si la salida de un componente (o conjunto de componentes) anterior es igual a los requisitos de entrada obligatorios de los componentes siguientes. Por lo tanto, la descripción esencial de un componente en realidad comprende solo la entrada y la salida que se describen completamente en términos de tipos de datos y su significado ( semántica ). Las descripciones de los algoritmos o reglas solo deben incluirse cuando existen varias formas alternativas de transformar un tipo de entrada en un tipo de salida, posiblemente con diferente precisión, velocidad, etc.

Cuando los componentes son servicios no locales que se invocan de forma remota a través de una red informática, como los servicios web , también se deben considerar descriptores adicionales (como QoS y disponibilidad ). [31]

Aplicaciones

Existen muchos sistemas de software que respaldan los flujos de trabajo en dominios específicos. Dichos sistemas gestionan tareas como el enrutamiento automático, el procesamiento parcialmente automatizado y la integración entre diferentes aplicaciones de software funcionales y sistemas de hardware que contribuyen al proceso de adición de valor subyacente al flujo de trabajo. También hay proveedores de software que utilizan el servicio de mensajería impulsado por procesos tecnológicos basado en tres elementos: [ cita requerida ]

Véase también

Referencias

  1. ^ "Glosario del Centro de Excelencia en Gestión de Procesos Empresariales" (PDF) . 27 de octubre de 2009. Archivado desde el original (PDF) el 31 de enero de 2017 . Consultado el 31 de marzo de 2015 .
  2. ^ Véase, por ejemplo, ISO 12052:2006, ISO.org
  3. ^ Véase, por ejemplo, ISO/TR 16044:2004, ISO.org
  4. ^ "Automatización del flujo de trabajo". Archivado desde el original el 7 de septiembre de 2013. Consultado el 31 de marzo de 2015 .
  5. ^ Taylor, 1919
  6. ^ Visor de Ngram
  7. ^ Lawrence Saunders; SR Blundstone (1921). El ingeniero ferroviario.
  8. ^ Michael Chatfield ; Richard Vangermeersch (5 de febrero de 2014). Historia de la contabilidad (RLE Accounting): una enciclopedia internacional. Routledge. pp. 269–. ISBN 978-1-134-67545-6.
  9. ^ Michael L. Pinedo (7 de enero de 2012). Scheduling: Theory, Algorithms, and Systems [Programación: teoría, algoritmos y sistemas]. Springer. ISBN 978-1-4614-2361-4.
  10. ^ Visor de Ngram
  11. ^ Katseneliboigen, A. (1990). "Capítulo 17: El ganador del Premio Nobel y del Premio Lenin LV Kantorovich: El dilema político en la creatividad científica". La Unión Soviética: imperio, nación y sistema . Transaction Publishers. pp. 405–424. ISBN 978-0887383328. Recuperado el 20 de enero de 2018 .
  12. ^ Choudhury, K. (2002). "Capítulo 11: Leonid Kantorovich (1912-1986): Pionero de la teoría de la asignación óptima de recursos y galardonado en 1975". En Wahid, ANM (ed.). Fronteras de la economía: premios Nobel del siglo XX . Greenwood Press. págs. 93-98. ISBN 978-0313320736. Recuperado el 20 de enero de 2018 .
  13. ^ Smith, JL (julio de 2009). "La historia de la calidad moderna". PeoriaMagazines.com . Central Illinois Business Publishers, Inc. Consultado el 20 de enero de 2018 .
  14. ^ Shrader, CR (2009). "Capítulo 9: ORSA y el Ejército, 1942-1995 - Una evaluación" (PDF) . Historia de la investigación de operaciones en el Ejército de los Estados Unidos: Volumen III, 1973-1995 . Vol. 3. Ejército de los Estados Unidos. págs. 277-288 . Consultado el 20 de enero de 2018 .
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  17. ^ Goldratt, Eliyahu M. "Mi saga para mejorar la producción". MANAGEMENT TODAY-LONDRES- (1996).
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  19. ^ ab Elmagarmid, A.; Du, W. (2012). "Capítulo 1: Gestión del flujo de trabajo: estado del arte frente a estado de los productos". En Doğaç, A.; Kalinichenko, L.; Özsu, T.; Sheth, A. (eds.). Sistemas de gestión del flujo de trabajo e interoperabilidad . Springer Science & Business Media. págs. 1–17. ISBN 9783642589089. Recuperado el 18 de enero de 2018 .
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Lectura adicional

Enlaces externos

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